Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

757
Выставки, конференции, торговые ярмарки являются важным инструментом продвижения компании и установления контактов как с клиентами, так и с партнерами. Дни таких мероприятий очень насыщены, компании стараются провести их с максимальной эффективностью. Чтобы достичь хороших результатов, необходимо провести тщательнейшую подготовительную работу, которая зачастую ложится на плечи помощника руководителя.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставкахВ переписке, которая возникает при организации встреч на выставках, можно выделить следующие направления:

  • Согласие на встречу.
  • Инициация встречи на выставке на стенде компании.
  • Согласование даты и времени встречи.
  • Уточнение состава участников встречи и другой информации.
  • Изменение времени встречи.

Инициация встречи на выставке на стенде компании

Форма приглашения ко встрече на стенде компании зависит от того, установлены ли вашей компанией деловые связи с приглашаемой стороной или же это первые деловые контакты.

Вот пример сообщения, адресованного компании, с которой не было деловых контактов – они только устанавливаются:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Теперь приведем пример приглашения, предназначенного партнерам или клиентам, с которыми уже были установлены деловые связи до данной выставки:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Даже если в подготовке таких сообщений принимает самое активное участие помощник руководителя или секретарь, подписать его должен руководитель организации, руководитель регионального подразделения либо подразделения, отвечающего за развитие продукта, направления и т.п.

Встреча на конференции может проходить с партнерами, с которыми вы уже работали или встречались: тогда предложение пообщаться может иметь более неформальный характер.

Пример сообщения неформального характера 1

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Пример сообщения неформального характера 2

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Согласие на встречу

Если руководителя компании, которой выслано подобное приглашение, оно заинтересовало, он может попросить своего помощника включить встречу с представителями данной компании в свое расписание, например:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Здесь приведен пример внутренней переписки, а она чаще всего очень неформальна и не предполагает использование формальных обращений, указание должностей и т.п.

Согласование даты и времени встречи

Выставки, конференции, торговые ярмарки и другие подобные мероприятия – всегда очень напряженное время как для экспонентов (участников выставки), так и для посетителей. Большая часть времени расписана еще до начала выставки. Поэтому, получив такое сообщение от руководителя, менеджер/помощник начинает переписку по согласованию деталей. Чтобы назначить время встречи, следует определить несколько временных интервалов с тем, чтобы партнеры могли выбрать для себя удобное время.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Выбрав время из предложенных временных интервалов, можно дать такой ответ:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Если потенциальные участники встречи не могут определиться со временем сразу, вы можете получить следующий ответ:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Если вы хотите напомнить партнерам, что они должны сообщить вам время встречи, воспользуйтесь таким сообщением:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В ответ могут быть получены как информация о возможных временных интервалах, так и извинения с объяснением причин, по которым партнеры не дают информации о возможном времени встречи:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Поблагодарите партнеров за извинения и предоставьте информацию о наиболее удобном для вас времени встречи:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Еще один, более неформальный, вариант согласия посетить стенд компании может быть таким:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В случае если была достигнута предварительная договоренность о встрече, уточните детали следующим сообщением:Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Некоторые фразы, которые можно использовать для согласования времени:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Уточнение состава участников встречи и другой информации

Возможно, участникам встречи нужно знать, кто именно будет на стенде и кто будет принимать участие во встрече. Со своей стороны, партнеры предоставляют перечень участников от своей компании:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В ответном сообщении можно как предоставить список участников со своей стороны, так и подтвердить время встречи и дополнительно сообщить телефон или другую информацию, необходимую для осуществления оперативной связи в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

По мере приближения даты и времени встречи имеет смысл обменяться телефонами с тем, чтобы у вас была возможность подсказать партнеру, как лучше добраться до вашего стенда.

Если номера телефонов для связи не сообщили, их можно запросить следующим образом:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Изменение времени встречи

Не всегда получается так, что договоренности остаются в силе. Зачастую происходят какие-нибудь изменения, скажем, во времени встречи.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Согласие на перенос встречи может быть дано следующим образом:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Достаточно очевидно, что следует поблагодарить за согласие на перенос времени встречи – к примеру, следующей фразой: «Thank you for your flexibility».

В заключение хотим дать еще раз ценный совет: чтобы получить максимальную отдачу от участия в выставках и конференциях, уделите пристальное внимание их подготовке, составлению графика встреч и согласованию деталей, и тогда затраты и усилия принесут свои плоды.

Задание 

Найдите в тексте примеров писем, опубликованных в статье, соответствующие эквиваленты на английском языке и заполните таблицу:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. каф. ДиДОУ, ГУУ

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль