Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

62
В одном из предыдущих номеров журнала мы уже рассмотрели, как можно предоставить доступ к документу GoogleDocs для редактирования или для просмотра. Такой способ распространения документа носит название ivate (Частный), это означает, что документ предназначен для редактирования или просмотра тем кругом лиц, который определил владелец документа или пользователь, имеющий на это права. Чтобы получить доступ к документу, являющемуся «частным», нужно авторизоваться – ввести адрес электронной почты и пароль для доступа. Помимо такой формы распространения GoogleDocs предоставляет возможность публикации документа в сети Интернет без ограничения доступа.

При выполнении публикации документа GoogleDocs создает облегченную веб-страницу, которую может просматривать любой человек, имеющий ссылку на нее, или вообще любой человек, в зависимости от настроек при публикации.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 1. Меню Действия – команда Поделиться

Чтобы опубликовать документ в сети Интернет, раскройте список Actions (Действия) напротив названия файла, который должен быть опубликован, – выберите команду Share (Предоставить доступ Поделиться) и в раскрывшемся дополнительном меню выберите также команду Share (Поделиться) (рис. 1).

В результате откроется окно Sharing settings (Параметры предоставления доступа) (рис. 2). Напомним, что в этом окне указываются соавторы документа, если таковые существуют. Документ на данной иллюстрации имеет статус  Private (Частный), что означает, что только те, кто указан в списке данного окна, имеют доступ к данному документу.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 2. Окно Sharing settings Параметры предоставления доступа

В строке с параметрами доступа (в данном примере Private – Only the people listed below can access) располагается кнопка Change (Изменить), нажатие на которую приводит к открытию окна настройки параметров публикации (рис. 3). При открытии данного окна переключатель установлен на опцию  ivate (Частный), то есть требуется авторизация для доступа к документу.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 3. Окно настройки параметров публикации

  • Опция Public on the web (Открыто в сети) подразумевает самый открытый тип публикации – опубликованный таким образом документ индексируется поисковыми системами и может выдаваться ими в результатах поиска.
  • Опция Anyone with the link (Любой, имеющий ссылку) предполагает также открытый тип публикации, но для доступа нужно иметь ссылку на данный документ.

Параметры разрешения на редактирования: если поставить галочку Allow anyone to edit (Разрешить редактирование всем), то принять участие в редактировании документа сможет любой человек, открывший его.

Опции Anyone with the link и Public on the web

По действиям, которые мы должны выполнить для предоставления доступа, эти две опции не различаются.

Установим переключатель на опцию Anyone with the link и нажмем кнопку Save (Сохранить) в нижней части окна. В результате данное окно примет вид, представленный на рис. 4: появится строка с URL, который присвоен документу, и предложение вставить данную ссылку в письмо электронной почты или используя систему мгновенных сообщений (IM – Instant messaging, к примеру ICQ) – Past this link in email or IM.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 4. Окно Sharing settings Параметры предоставления доступа после установки опции Anyone with the link

Непосредственно из этого окна можно опубликовать ссылку в социальных сетях на своей странице в Facebook, Twitter или Buzz.

Google Buzz «Живая лента Google» инструмент социальной сети, разработанный Google. С помощью Google Buzz можно оперативно распространять сообщения, содержащие ссылки, фотографии и видео среди своих друзей и/или неограниченного круга пользователей.

Публикация ссылки в Facebook происходит следующим образом: как только вы нажали одноименную кнопку (Facebook), в окне Sharing settings (рис. 4) открывается окно регистрации в Facebook, в котором необходимо ввести логин и пароль, после чего будет предложено опубликовать ссылку, к примеру на своей «стене» (On your own Wall), и ввести комментарий к ссылке (рис. 5).

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 5. Окно публикации ссылки в Facebook

После нажатия кнопки Share Link (Поделиться ссылкой) ссылка на документ GoogleDocs появится на вашей страничке (рис. 6).

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 6. Окно Facebook с опубликованной ссылкой на документ GoogleDocs

Отмена публикации

Отменить публикацию так же легко, как и осуществить. Откройте окно Sharing settings (Параметры предоставления доступа) так, как описано выше (из раскрывающегося меню Actions (Действия) напротив названия файла, который должен стать снова частным), либо непосредственно при работе с файлом нажмите кнопку, которая отображает режим предоставления доступа рядом с названием файла в верхней части окна (рис. 7). После этого откроется уже известное нам окно параметров доступа, затем нажмите кнопку Change (Изменить) и в появившемся окне (см. рис. 3) выберите опцию Private – документ снова станет частным.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

Рис. 7. Настройка параметров доступа из документа

Таким образом, мы можем не только совместно работать над документом, обсуждая возникающие вопросы, но и очень быстро опубликовать результат, как для дальнейшей доработки, так и просто для ознакомления.

Спуститься с облаков в сети. Публикация документов GoogleDocs в Интернет

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. каф. ДиДОУ, ГУУ   

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль