Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

967
Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (Федеральный закон от 07.05.2013 № 99-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона "О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных" и Федерального закона "О персональных данных").

Однако цепочка выполняемых действий с персональными данными – от их получения, обработки, передачи и до хранения и т.д. – не всегда этими специалистами соблюдается в соответствии с внутренними нормативными актами организации и законодательством РФ. Таким образом происходит прямое нарушение права работников на защиту их персональных данных. Как работодателю и работнику обезопасить себя в этом вопросе? Ведь жесткая мера ответственности работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, нередко весьма губительна для имиджа компании.

Деятельность практически каждой компании связана с набором персонала, когда требуется проводить получение, обработку, хранение и передачу сведений о сотрудниках. Зачастую при устройстве на новую работу соискателя просят предоставить сведения о своей личности.

На основании действующей редакции Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) используется следующее ключевое понятие: персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (ст. 3 Закона о персональных данных).

В разрезе рабочих отношений это информация, которая требуется работодателю для знакомства с трудовой деятельностью нового сотрудника: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное положение, образование и профессия, доходы и др. – приведенный перечень является открытым.

 Первыми кадровыми документами при приеме на работу, включающими персональные данные, будут анкета или личный листок по учету кадров, разработанные и утвержденные приказом по организации.

Личный листок по учету кадров

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными деламиЛичный листок по учету кадров – документ, содержащий биографические данные о работнике, в т.ч. и личные. Личный листок по своей структуре напоминает анкету, которую работник заполняет при приеме на работу. Но между этими документами есть отличие: анкета работником заполняется до начала приема на работу (подшивается в личное дело при положительном результате), личный листок по учету кадров заполняется уже после приема на работу.

Каждый работодатель, руководствуясь постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», обязывался заводить на весь персонал личную карточку формы Т-2. Однако с 1 января 2013 года возникли значительные изменения в связи с введением Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этим законом не утверждается настоятельное применение стандартизированных форм для оформления первичной учетной документации. Частные компании имеют право использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими индивидуально. С другой стороны, оформление документации с применением индивидуально изготовленных форм для учета труда и его оплаты может повлечь за собой некоторые вопросы со стороны проверяющих органов. Поэтому компаниям рациональнее пользоваться стандартными формами, указанными в вышеозначенном постановлении.

Документы, содержащие персональные данные

После приема на работу собирается пакет документов на каждого работника, который составляет личное дело сотрудника. В процессе всей трудовой деятельности работника работодатель копит и хранит документы, содержащие персональные данные.

Документы, содержащие персональные данные работника:

  1. Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, заявление о приеме.
  2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
  3. Трудовая книжка.
  4. Трудовой договор.
  5. Документы воинского учета.
  6. Документы об образовании, квалификации и наличии специальных знаний.
  7. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
  8. Свидетельство о заключении брака, рождении детей.
  9. Справка о доходах с предыдущего места работы.

Содержать персональную информацию могут также:

приказы по личному составу, личная карточка работника, докладные и аналитические записки, материалы служебных проверок и расследований, иные документы, представляемые работником (справки, резюме, грамоты и др.).

Обратите внимание! Поскольку личные данные носят конфиденциальный характер, работодатель не может требовать от работника представления информации, которая касается третьих лиц.

Обработка персональных данных работника

Статья 3 Закона о персональных данных определяет значение еще одного понятия:

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными.

Например, формирование списков работников по организации, по структурным подразделениям, по профессии, образованию и др.

Компания, которая обрабатывает личную информацию своих собственных сотрудников, по действующему законодательству имеет статус оператора персональных данных.

Под оператором понимается государственный или муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели и содержание обработки персональных данных.

Руководствуясь ст. 86 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), работодатель производит обработку персональных данных сотрудника для обеспечения полноценности прав и свобод человека и гражданина. При этом необходимо выполнять важные требования, касающиеся данной процедуры:

  • обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться также Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
  • все персональные данные работника следует получать от него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

  • работодателю не позволяется принимать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни;
  • работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ;
  • при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
  • защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
  • работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
  • работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
  •  работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Правила передачи персональных данных третьей стороне

Особым образом регламентированы в Законе о персональных данных правила передачи персональных данных третьей стороне. Из этого следует, что работодателю запрещается передавать персональные данные какой-либо третьей стороне без письменного согласия на передачу персональных данных от самого работника. Составляют исключения лишь те случаи, когда присутствует угроза для жизни или здоровья работника. Работодатель обязуется предупреждать получателей личных сведений сотрудника о том, что они могут использоваться только лишь в определенных конкретных целях, и запрашивать у этих лиц доказательства выполнения ими данного требования согласно законодательству.

Соблюдение конфиденциальности персональных данных и меры ответственности 

При работе с персональными данными должен строго соблюдаться режим конфиденциальности (секретности). В пределах компании документом, регулирующим этот вопрос, будет утвержденный локальный нормативный акт, в соответствии с которым будут производиться работы с персональными данными работников. Допуск к этим данным разрешается только уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Ниже представлено обязательство о соблюдении конфиденциальности персональных данных работников, которое подписывает уполномоченное лицо.

Все виновники нарушения норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных сотрудника, в соответствии со ст. 90 ТК РФ могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности, что определяется федеральными законами.

По условиям трудового договора и должностных инструкций, за распространение персональных данных ответственность в первую очередь несут работодатель и ответственные сотрудники. Четко регламентированные обязанности персонала отдела кадров, обеспечение работодателем надлежащей защиты документов, файлов, карточек, учетных журналов и баз данных сотрудников и т.д. создают благоприятные условия для охраны личной информации от незаконного доступа.

Статьей 192 ТК РФ предусматривается, что в случае утечки конфиденциальных сведений работодатель имеет все права и полномочия на применение дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или увольнения к сотруднику, который является ответственным за сохранность личной информации.

Моральный урон, нанесенный работнику незаконными деяниями или бездействием работодателя, восполняется работнику в материальной форме в объеме, определяемом согласием сторон (ст. 237 ТК РФ).

Административная ответственность наступает после нарушения законодательства при несанкционированном сборе, сохранении, использовании или распространении данных о гражданах. Как следствие, это нарушение ведет к предупреждению или наложению административного штрафа.

Гражданско-правовая ответственность ведет к наказанию в виде денежного возмещения за нанесенный моральный ущерб, обязует опровергнуть неверные сведения, которые нанесли вред чести, достоинству и репутации гражданина.

Не исключена и уголовная ответственность для сотрудников, нарушивших установленный законом порядок получения, обработки и защиты персональных данных. Угроза уголовной ответственности имеется в случае совершения намеренных, корыстных действий, действий из личных интересов, которые привели к нарушению прав и свобод граждан.

Правила работы с личными делами

К перечню документов, находящихся в личном деле, относятся:

анкета, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу, копии диплома об образовании, справка о прохождении медицинской комиссии, рекомендации и характеристики, трудовой договор, выписка из приказа о приеме на работу, выписки из протоколов об избрании на должность, выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность, личная карточка и прочее.

Изначально в личное дело прикрепляют документацию, которую работник предоставил лично при приеме на работу на основании ТК РФ.

Документы, включаемые в состав личного дела и дополняемые в течение трудовой деятельности:

  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • копии документов, подтверждающих изменения биографических данных (свидетельства о браке, о расторжении брака, о рождении детей и т. д.);
  • акты, уведомления и т. д.

Оформлять личные дела работников работодателю не обязательно, но имеет смысл их все-таки вести, особенно когда организация имеет большой штат сотрудников. Однако законодательством РФ предполагается ведение личных дел для сотрудников государственной службы.

Порядок оформления личных дел государственных служащих урегулирован соответственно Указу Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Также отраслевым нормативным актом может быть возложена ответственность оформления личных дел на работодателя, под которым подразумевается государственная организация.

Что касается остальных организаций или предприятий, то решение о необходимости ведения личных дел сотрудников и решение, на какие категории работников следует их заводить, принимает руководитель компании. На практике часто формируются личные дела на ряд сотрудников, находящихся в руководящем составе компании, и на тех сотрудников, которые согласно законодательству несут материальную ответственность.

Поскольку личное дело является важным источником информации о сотруднике, включающим в себя все необходимые копии персональных документов, приказов по данному работнику и т.д., многие частные организации предпочитают оформлять личные дела на всех работников, независимо от их должности и положения в организации.

Отдел кадров или специально уполномоченный сотрудник несут ответственность за надлежащее пользование личными делами, их дальнейшее ведение и оформление, в том числе за сохранность документов личного дела.

При формировании личного дела документы подшиваются в отдельную папку, что обеспечивает его надежную сохранность и удобное дальнейшее использование. Перед началом формирования папки личного дела оформляется лицевая сторона обложки.

Оформление обложки (титульного листа) личного дела работника осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), приложение 11.

При первичном оформлении личного дела ему присваивается номер (учетный номер), заполняются соответствующие графы на передней обложке и корешке, добавляется внутренняя опись.

Следует нумеровать все листы, которые подшиваются в личное дело. Внутренняя опись отображает необходимые данные, содержащиеся в этих документах (см. приложение 13 к Основным правилам работы архивов организаций).

Все оригиналы документов возвращаются работнику после завершения внесения документов в личное дело. При необходимости предварительно с этих документов снимаются и заверяются копии, которые также вкладываются в личное дело. Личные дела входят в перечень дел отдела кадров под обобщенным грифом «Личные дела» с установленным сроком хранения. Каков же срок хранения личных дел?

С данным вопросом обратимся к нормативному документу и про­анализируем сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

Личные дела хранятся в отделе кадров в специально обустроенном для этой цели помещении, отдельно от других дел. Зачастую там находятся только личные дела работающих сотрудников, а личные дела уволенных сотрудников, как правило, передаются в соответствующем порядке на сохранность в архив компании или в местный архив.

Надежная сохранность личных дел и размещенных в них сведений от хищения и разглашения обеспечивается соблюдением условий хранения документов. Так, личные дела требуется сохранять в специализированных шкафах или сейфовых ящиках строго в вертикальном положении, корешками наружу. Работать с личными делами имеют право только определенные должностные лица и их непосредственные руководители. При больших объемах личных дел эти дела должны заноситься в специальный журнал или реестр.

Выдача личных дел сотрудникам компании во временное использование для ознакомления с внесенными в них данными может производиться только с разрешения начальника отдела кадров.

Уполномоченный сотрудник, ответственный за работу с личными делами, осуществляет ознакомление работников с ними под расписку.

При этом сотрудники компании не имеют права исправлять какие-либо записи, сделанные ранее в личном деле, вносить новые записи, забирать из личного дела документы или вкладывать новые, тратить на ознакомление с личным делом больше времени, чем это положено.

Только четко обозначенному списку лиц позволена выдача во временное пользование личных дел с целью включения в них новых документов и внесения записей. Время для выполнения соответствующих действий не должно превышать фактически необходимого времени для выполнения этих задач. А список сотрудников, которые имеют право на получение личных дел, утверждается непосредственно руководителем компании.

С помощью контрольной карточки или контрольного журнала регистрируется факт выдачи личного дела.

Работодателю нужно обеспечить ведение журнала учета выданных личных данных работников, в котором записываются все запросы и данные о лице, пославшем запрос. Лицу, не имеющему прав на получение этих данных, выдается письменное извещение об отказе в передаче персональных данных со ссылкой на соответствующие нормативные акты.

Ознакомление с личными делами сотрудников должно производиться в специально выделенном для таких целей помещении, а время ознакомления не должно превышать одного рабочего дня. В конце времени ознакомления ответственное лицо должно удостовериться в том, что все временно выданные личные дела сотрудников возвращены по месту хранения, а в случае их отсутствия – принять меры их розыска и возвращения.

Выдача личных дел сотрудников во временное пользование другим учреждениям и организациям может состояться только после правильно оформленного запроса и после разрешения руководителя компании. В случае если разрешение получено, должен быть составлен акт о выдаче личного дела в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делом запрашивающей стороне, а второй остается в организации до возврата дела запрашивающей стороной.

Изъятие каких-либо документов из личного дела можно производить только с разрешения руководителя организации и только при создании соответствующей записи в графе «Примечания» внутренней описи личного дела.

Для обеспечения и реализации контроля за целостностью личных дел компания должна ежегодно, но не позднее первого квартала года производить полную проверку наличия и состояния личных дел сотрудников.

Процедура по оформлению личного дела для передачи его в архив выполняется кадровой службой компании и должна включать в себя:

  • подшивку и переплет личного дела;
  • проверку нумерации листов;
  • написание листа-заверителя;
  • проверку внутренней описи дела;
  • корректировку реквизитов на лицевой обложке дела.

Для обеспечения полной сохранности личных дел сотрудников желательно:

  • совмещать личные дела сотрудников, которые уволились, под одну обложку;
  • в пределах тома размещать личные дела пофамильно в алфавитном порядке, разделяя различные личные дела чистым листом бумаги, на котором указывается Ф.И.О. уволенного работника;
  • каждый том дел снабжать внутренней описью с перечнем Ф.И.О. и номеров страниц расположения соответствующий личных дел.

Личные дела должны быть переданы в архив не позднее чем через три года после завершения их использования в делопроизводстве.

Подводя итоги, хотелось бы сказать, что Закон о персональных данных продолжает видоизменяться путем внесения в него дополнений. Многие положения в нем не до конца проработаны, а кадровые специалисты пока еще учатся работать по этим новым для нашего общества нормам. Конечно же, закон будет и далее дорабатываться, изменяться, улучшаться для оптимальной защиты интересов субъекта персональных данных. Кроме того, работодателям ни в коем случае нельзя забывать, что при несоблюдении действующего Закона о персональных данных и необеспечении безопасности персональных данных они могут понести как дисциплинарную (ст. 81, 90, 195, 237, 391 ТК РФ), так и уголовную (ст. 137, 140, 155, 171, 183, 272, 273, 274, 292, 293 УК РФ) и административную (ст. 5.27, 5.39, 13.11-13.14, 13.19, 19.4-19.7, 19.20, 20.25, 32.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) ответственность.

Также работодатель, соблюдающий все пункты Закона о персональных данных, в т.ч. и ст. 19, которая гласит: «Оператор обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных», получает возможность снять с себя дополнительные вопросы по регулированию судебных разбирательств с работниками на основании того же Закона о персональных данных (ст. 17 «Право на обжалование действий или бездействия оператора»). А кто хорошо защищен – тот всегда находится во всеоружии!

И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту,
OОО Юридическое агентство «ПРОФЕССИОНАЛ»

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма. Рекомендуемая форма листка по учету кадров .doc
  • Форма. Обязательство о соблюдении конфиденциальности персональных данных работников.doc
  • Форма. Внутренняя опись документов дела.doc
Доступно только подписчикам
  • Форма. Согласие на передачу персональных данных третьей стороне.doc
  • Форма. Оформление лицевой стороны обложки личного дела.doc
  • Форма. Контрольная карточка.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль