Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документации

209
В этой статье мы продолжаем разговор на тему автоматизации кадрового документооборота. Для определения перспектив перехода к системе электронного документооборота кадровой документации предварительно кратко охарактеризуем основные достижения в данной области и проанализируем, как в настоящее время решаются вопросы автоматизации кадрового делопроизводства некоторыми ведущими разработчиками СЭД.

Так, компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), бесспорно относящаяся к ведущим российским производителям систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов, предлагает пользователям в качестве одного из своих продуктов систему автоматизации кадрового делопроизводства «Кадры». Согласно рекламному проспекту компании, система «Кадры» - это автоматизированное решение по работе с кадровой информацией, обеспечивающее автоматизацию всех основных функций кадрового учета (ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельного учета, резерва и др.). Как отмечают разработчики, в системе реализовано жесткое разграничение прав доступа, гарантируется конфиденциальность персональных данных и она пригодна к использованию в организациях любого масштаба, что, безусловно, является ее достоинством.

Компания «БОСС. Кадровые системы», входящая в группу компаний АйТи, одного из лидеров в сфере информационных технологий, управленческого и ИТ-консалтинга в РФ, является специализированным разработчиком программного обеспечения в области управления персоналом. Эта компания предлагает систему «БОСС-Кадровик» с такими функциональными возможностями, как учет кадров (в том числе ведение кадрового делопроизводства), расчет заработной платы, управление кадровыми процессами (включая анализ этих процессов).

Компания «ЛегПромСофт» разработала сетевой программный комплекс «РАДОСТЬ КАДРОВИКА», предназначенный для управления кадровой деятельностью средних и больших предприятий. Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности: ведение личной карточки работника, оперативный доступ к кадровой информации, подготовка и издание приказов, изменение штатного расписания, быстрое получение и выдача стандартных справок, подготовка аналитических данных и др.

Перечень аналогичных компаний, работающих в разных регионах страны по названной проблематике, можно было бы еще долго продолжать, но уже из приведенных примеров ясно, в каком направлении ведутся разработки и что они меняют в традиционной (ручной) технологии обработки кадровой документации.

Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документацииЕстественно, все программные продукты призваны облегчить трудовую деятельность работников кадровых служб, ускорить и упростить процессы подготовки и поиска документов, упорядочить хранение данных о работниках организации, сократить трудозатраты на создание разносторонних аналитических материалов о движении персонала и его качественном и количественном составе.

Тем не менее следует отметить, что современные разработки в области автоматизации кадрового делопроизводства облегчают именно труд работников кадровых служб, устраняя наиболее трудоемкие ручные операции (например, регистрацию кадровых документов в книгах, журналах или на карточках), но не меняют давно сложившиеся схемы работы с кадровой документацией и далеко не всегда помогают кадровикам высвободить достаточное количество времени для работы с людьми (а не с бумагами, подготовленными с помощью компьютера).

Принципиальные вопросы, которые не затрагиваются при автоматизации кадрового делопроизводства

При автоматизации кадрового делопроизводства, как правило, не затрагиваются такие принципиально важные вопросы, как:

  • состав документов, необходимых для документирования тех или иных функций кадровой службы;
  • совершенствование содержания и форм создаваемых документов;
  • отмена устаревших документов, уже не предусмотренных действующим законодательством, но все еще создаваемых во многих организациях «по традиции»;
  • возможность замены некоторых документов на бумажном носителе электронными документами и др.

Заметим, что по последнему из перечисленных вопросов уже неоднократно издавались соответствующие постановления и распоряжения Правительства РФ. Правда, речь в них не шла непосредственно о кадровой документации, но по аналогии с названными Правительством РФ документами можно говорить о переводе в электронную форму и некоторых кадровых документов, о чем еще будет сказано ниже.

Например, распоряжение Правительства РФ от 28.12.2011 № 2415-р предписывает федеральным органам исполнительной власти:

  • до 01.03.2012 -  завершить  размещение  в   федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных  и муниципальных услуг (функций)" форм заявлений и иных  документов, необходимых для получения государственной услуги (функции), и обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде;
  • до 01.07.2012 - обеспечить возможность для заявителей в  целях получения государственных услуг (функций) представлять  документы в электронном  виде  с  использованием  федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и  муниципальных услуг (функций)";
  • до 01.01.2013 - обеспечить возможность для заявителей осуществлять в электронном виде  мониторинг  хода   предоставления государственной услуги или исполнения государственной функции;
  • до 01.01.2014 - обеспечить возможность получения результатов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в электронном виде в отношении тех государственных услуг (функций), электронный вид представления  результатов  которых  не  запрещен федеральными законами.

Таким образом, в перспективе хотелось бы совершения некоего своеобразного «прорыва» в области автоматизации кадрового делопроизводства, ухода от изживших себя форм документирования кадровых функций и устаревших представлений о носителях кадровой информации.

Наш совет!

Представляется необходимым и актуальным по-новому осмыслить и состав кадровой документации, и ее электронный документооборот.

Казалось бы, а что же здесь можно пересмотреть и изменить, если все основывается на нормах ТК РФ и подзаконных актов и если многие кадровые документы прямо называются в этих нормах? Что ж, очевидно, назревает объективная необходимость пересмотра некоторых правовых норм, отказа от ряда привычных, но уже не актуальных представлений о документировании работы с персоналом.

Думается, что никакие самые совершенные современные программные продукты уже не способны существенно изменить ситуацию с загруженностью кадровика бумагами из-за ранее сложившихся, «узаконенных» и обязательных к применению форм работы с документами.

Чего, например, стоит такая «автоматизация»: личную карточку работника (форма № Т-2) заполняют в компьютере и продолжают вести в электронном виде, но при этом ее параллельно распечатывают и одновременно ведут от руки, потому что и кадровик, и работник должны в этой карточке расписываться, о чем говорят соответствующие нормативные правовые акты.

Таким образом, по мнению автора, разработке и внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве должно предшествовать принятие серьезных по юридической значимости решений в области трудового права и документоведения, что позволит:

  • упростить кадровое делопроизводство по количеству оформляемых документов;
  • устранить имеющиеся разночтения и ошибки в документировании многих ситуаций, возникающих в процессе работы с кадрами;
  • эффективно применять в кадровых службах современные информационные технологии.

Наиболее актуальные предложения по упрощению кадрового делопроизводства

Для практического воплощения высказанного выше пожелания сформулируем далее некоторые наиболее актуальные предложения по упрощению кадрового делопроизводства.

1. Оформление приема на работу руководителя организации.

Руководителя негосударственной организации (например, акционерного общества, общества с ограниченной ответственностью), как правило, в соответствии с уставом избирают (назначают) на должность на общем собрании акционеров или участников общества на определенный срок. По окончании срока руководитель организации решением общего собрания акционеров или участников общества должен быть уволен по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора). Нередко руководителем организации в течение многих лет является один и тот же работник, которого не увольняют по истечении срока трудового договора, как требует ТК РФ, а «переизбирают» на должность руководителя или с которым продляют (пролонгируют) трудовой договор несмотря на то, что подобные действия не предусмотрены соответствующими федеральными законами (об акционерном обществе, об обществе с ограниченной ответственностью).

Представляется целесообразным рассмотреть вопрос о возможности заключения с руководителем организации нового трудового договора после очередного избрания на должность без оформления его увольнения, что позволит значительно сократить документооборот по процедуре избрания (назначения) на должность руководителя организации за счет прекращения оформления следующих документов:

  • документов, связанных с увольнением руководителя организации (составление приказа о сложении полномочий и записки-расчета при увольнении (форма № Т-61), «закрытие» личной карточки работника и личного дела, заполнение трудовой книжки и выдача ее работнику);
  • документов о приеме руководителя организации на работу (заполнение новой личной карточки работника и оформление нового личного дела, регистрация трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и внесение в нее записи об избрании (назначении) на должность).

Следует заметить, что во многих организациях уже давно применяется на практике то, о чем здесь сказано (руководителя организации не увольняют, а переизбирают на новый срок). Полагаем, что надо искать выход из ситуации, связанной с массовым нарушением действующего законодательства.

2. Оформление совместителя, когда его работа в данной организации становится основной работой.

Одним из спорных случаев документирования является ситуация, когда работник поступает на работу на условиях совместительства, а в дальнейшем, уволившись с работы, которая являлась для него основной, хочет, чтобы его работа по совместительству стала основным местом работы.

На практике повсеместно применяется трудоемкая процедура увольнения совместителя по собственному желанию и прием его на основное место работы (с соответствующим оформлением всех документов по увольнению и приему на работу). Вместе с тем более правильным и гораздо менее трудоемким представляется внесение в трудовой договор совместителя дополнения о признании с такой-то даты работы по совместительству основной работой. Таким образом, трудовые отношения с работником будут продолжаться, изменится лишь одно из условий трудового договора, что приведет к значительному уменьшению количества оформляемых документов: вместо документов об увольнении работника и приеме его на работу нужно будет лишь оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать соответствующий приказ, а также зарегистрировать трудовую книжку бывшего совместителя, внести в нее запись о признании работы по совместительству основной работой и сделать необходимое исправление в личной карточке работника.

Подчеркнем, что данную точку зрения разделяют и специалисты Федеральной службы по труду и занятости (письма Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1 и от 26.10.2007 № 4365-6-1).

Приведенная схема оформления факта признания работы по совместительству основной работой должна быть закреплена в нормах ТК РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

3. Документирование некоторых ситуаций, наиболее часто встречающихся в практике работы организаций.

Длительное время в нашей стране, до принятия в 2001 г. ТК РФ, действовал Кодекс законов о труде, в соответствии с которым документировалась работа с персоналом. При этом трудовой договор не заключался в письменной форме - основанием приема на работу и перевода на другую работу являлось заявление работника, а при оформлении процедур, связанных с движением кадров, с предоставлением отпусков, командированием работников и др., составлялось множество докладных записок и заявлений, собирались бесчисленные визы согласования документов.

 С принятием ТК РФ изменились многие правовые нормы, но почти не изменились традиции документирования. В результате сейчас нередко можно увидеть «параллельное» существование «старых» и «новых» систем документирования тех или иных ситуаций.

Например, при временном отсутствии работника на работе (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) возникает необходимость его замены. Выполнявшиеся работником функции часто передаются другому работнику без освобождения его от работы, обусловленной трудовым договором. При этом в большинстве организаций сначала создаются такие документы, как докладные записки с предложением кандидатуры на замену отсутствующего работника и заявления работников о согласии заменить отсутствующего, и только затем составляются дополнительные соглашения к трудовому договору и приказы об исполнении обязанностей отсутствующего работника.

Согласно ТК РФ (ст. 602 и ст. 151) никаких «предварительных» документов в данном случае не требуется, юридическое значение имеют лишь дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. Однако лишние документы создаются в большинстве организаций и убедить работников кадровых служб в разумности отказа от них бывает непросто. Более того, во многих организациях данная ситуация документируется исключительно «по-старому», т.е. без составления дополнительного соглашения к трудовому договору (только докладная записка и приказ), и именно в такой форме входит в электронный документооборот кадровой службы, что приводит к грубому нарушению норм ТК РФ.

4. Ведение личной карточки работника.

Этот традиционный, долгие годы применяющийся в нашей стране документ, давно требует совершенствования как по составу информации, так и по технологии работы с ним.

Из личной карточки, например, следует исключить не применяющиеся в настоящее время сведения о непрерывном стаже.

Ведение карточки должно осуществляться в разных формах:

  • в небольших организациях карточку можно традиционно заполнять от руки;
  • в крупных организациях ее целесообразно вести в электронном виде в течение всего периода трудовой деятельности работника.

Подписи кадровика и работника могут быть внесены в карточку после ее распечатки в день увольнения работника.

5. Ведение трудовой книжки работника.

Для трудовой книжки необходимо широко, с привлечением как теоретиков трудового права, так и кадровиков-практиков, обсуждать и решать следующие вопросы:

  • поэтапная отмена трудовой книжки в обозримом будущем;
  • прекращение оформления трудовой книжки для впервые поступающих на работу (с учетом возраста);
  • замена сведений о профессиональном стаже работника, содержащихся в трудовой книжке, сведениями из соответствующих автоматизированных баз данных (по опыту работы многих зарубежных стран), доступ к которым устанавливается в законодательном порядке.

На заметку!

В базах данных содержится полная информация о местах работы гражданина, его достижениях, проступках и т.п. Идентификация гражданина в данном случае происходит, как правило, по номеру его страхового свидетельства.

6. Другие предложения:

  • определить состав документов-оснований для увольнения работника в случае, когда увольнение является дисциплинарным взысканием;
  • установить порядок документирования увольнения работников, которые длительное время отсутствуют на работе по невыясненным обстоятельствам (в случае затруднения выяснения этих обстоятельств), с целью исключения составления многочисленных актов об отсутствии работника и писем в его адрес;
  • установить порядок документирования процедуры замены работников, не вышедших на работу в свою смену;
  • упростить работу с приказами по личному составу за счет увеличения количества их унифицированных форм и др.

Итак, мы перечислили некоторые решения и подробно рассмотрели все основные проблемы, касающиеся автоматизации кадрового документооборота.

В заключение автору еще раз хотелось бы подчеркнуть, что автоматизация работы с кадровой документацией не должна сводиться к применению программных и технических средств только для исключения рутинных, трудоемких операций из практики работы кадровых служб – ведь разработка систем электронного документооборота для кадрового делопроизводства предполагает решение комплекса проблем по совершенствованию и правовых норм, и форм документирования практических ситуаций, в противном случае придется автоматизировать устаревшие или ошибочные технологические процессы, что дискредитирует саму идею применения современных информационных технологий в кадровой службе организаций.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль