Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа

202
Договорной процесс, на мой взгляд, является одним из самых сложных, востребованных и важных процессов, требующих автоматизации, процесс осуществления которой находит массу сторонников среди сотрудников и руководителей различных функциональных направлений в компании. Что же такое договорной процесс и из каких подпроцессов он состоит? В своем простейшем представлении договорной процесс - это жизненный цикл договора с момента его создания («рождения») до момента направления в архив. Между этими двумя стадиями жизни документа существует стадия согласования и стадия подписания. Стадия согласования часто бывает сложной и многоступенчатой и может включать параллельное, последовательное и повторное согласование документа. Сложный договорной процесс - это жизненный цикл договоров и связанных с ними документов с момента их создания до направления в архив. Упрощенный договорной процесс предполагает автоматизацию движения только договоров различных видов, без связанных с ними документов. Поняв, какой именно договорной процесс (упрощенный или сложный) необходимо автоматизировать, переходим непосредственно к определению последовательности действий для создания и успешного проведения проекта автоматизации договорного процесса.

В нашем холдинге был принят следующий вариант подготовки и проведения автоматизации упрощенного договорного процесса:

  1. Создание и внедрение в управляющей компании и компаниях группы Регламента движения договоров.
  2. Проверка действия Регламента движения договоров в управляющей компании и компаниях группы. Составление акта о недостатках и их устранение.
  3. Издание приказа о начале проекта с назначением спонсора, руководителя и участников проектной группы.
  4. Проведение тендера на выбор поставщика по автоматизации договорного процесса. Представление обоснованных результатов тендера руководству компании. Выбор поставщика.
  5. Внедрение системы по автоматизации договорного процесса в управляющей компании холдинга на основании действующего Регламента движения договоров. Проверка работы системы, совершенствование и устранение недостатков.
  6. Тиражирование системы автоматизации договорного процесса в компаниях группы с учетом особенностей действующих регламентов движения договоров в каждой компании.

ОАО «Энергостройинвест-Холдинг» занимает одну из лидирующих позиций в области проектирования, строительства и сервисного обслуживания объектов электроэнергетической отрасли, объединяя ведущие предприятия и институты, реализующие комплексные проекты на территории всей страны. Основные направления деятельности ОАО «Энергостройинвест-Холдинг»: строительство тепловых электростанций единичной мощностью блоков до 800 МВт; строительство электрических сетей и подстанций высокого и сверхвысокого классов напряжения 110-750 кВ; строительство волоконно-оптических линий связи; проектирование энергетических и электросетевых объектов. 

Рассмотрим подробнее каждый пункт.

Создание и внедрение в управляющей компании и компаниях группы Регламента движения договоров

Для создания вышеуказанного Регламента требуется тщательное изучение бизнес-процессов, связанных с движением договоров в каждой компании, описание, оптимизация и унификация вышеуказанных процессов. Результатом этой огромной работы будет являться Регламент движения договоров. Примерное содержание Регламента и схема движения договоров (приложение № 1) из вышеуказанного Регламента рассмотрены ниже.

Содержание:

Глоссарий

Термины

Сокращения

1.     Общие положения

1.1.     общие положения

1.2.        Нормативно-методические документы и приложения

2.     описание процесса

2.1.     регистрация и анализ договора, поступившего от контрагента

2.2.     согласование договора, поступившего от контрагента

   2.3.       ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ, ИХ СОГЛАСОВАНИЕ

   2.4.       РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

   2.5.        КРИТЕРИИ АНАЛИЗА, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО СОГЛАСУЮЩИМИ ЛИЦАМИ

                 ПРИ СОГЛАСОВАНИИ  ДОГОВОРОВ

3.     КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

3.1.     Контроль  выполнения процедур

3.2.     Ответственность участников процесса за соблюдение данного регламента

Проверка действия Регламента движения договоров в управляющей компании и компаниях группы. Составление акта о недостатках и их устранение

Проверка действия Регламента может быть глобальной и локальной. При глобальной проверке в управляющей компании утверждается план проверки нормативно-регламентирующих документов холдинга, создается комиссия для проверки каждого документа (в составе не менее 3-х человек), по результатам проверки готовится акт о выявленных недостатках, который предоставляется руководству компании для принятия решения о сроках исправления недостатков и наказания виновных. Комиссия по проверке нормативно-регламентирующих документов обычно включает в себя:

  • сотрудника отдела стандартизации/отдела качества;
  • специалиста, отвечающего за направление деятельности нормативно-регламентирующего документа;
  • сотрудника службы безопасности.

При локальной проверке всю вышеуказанную работу исполняет не комиссия, а руководитель направления деятельности нормативно-регламентирующего документа или его заместитель. Как правило, это сотрудник управляющей компании, являющийся автором/соавтором нормативно-регламентирующего документа. В нашем случае этим документом является Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типаРегламент движения договоров. Как мы уже обсуждали ранее, этот документ издается в управляющей компании и далее тиражируется в компаниях холдинга с учетом особенностей деятельности той или иной компании. В нашем холдинге проверка осуществлялась  локальным образом. Ответственный за договорной процесс сотрудник юридического департамента выполнял следующие действия:

  • проверял соответствие бизнес-процессов, действующих в компаниях, утвержденному ранее Регламенту;
  •  составлял акт о недостатках.

Например, пропускалось обязательное согласование договоров с руководителями функциональных направлений и договоры подписывались сразу руководителем дочерней компании. Таким образом, не учитывались риски, которые могли быть предотвращены на этапах согласования договора;

  •  представлял свои рекомендации о сроках и вариантах устранения недостатков руководству управляющей компании.

На основании экспертного заключения вышеуказанного специалиста издавался приказ, в котором указывались сроки и ответственные за устранение недостатков с обязательным предоставлением письменного отчета о результатах проделанной работы в адрес генерального директора/заместителя генерального директора управляющей компании.

Издание приказа о начале проекта с назначением спонсора, руководителя и участников проектной группы

После приведения в соответствие бизнес-процессов по договорному процессу Регламенту движения договоров можно переходить к началу проекта по автоматизации.

Издается приказ по организации, включающий в себя следующие пункты:

  1. Название проекта.
  2. Срок действия проекта.
  3. Должности, ФИО, зоны ответственности участников проектной группы (спонсора, менеджера проекта, участников проекта).
  4. График проекта с укрупненным названием этапов проектов и контрольных точек их начала и окончания.
  5. Ответственность за контроль исполнения приказа.

Образец приказа прилагается.

Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа

Проведение тендера на выбор поставщика по автоматизации договорного процесса. Представление обоснованных результатов тендера руководству компании. Выбор поставщика

Выбор платформы для автоматизации договорного процесса зависит от того, руководитель какого направления является заказчиком данного проекта.

Если заказчиком проекта является финансовый блок, очень часто платформой для автоматизации договоров становится система «1С» или родственная ему «Инталев». Таким образом, выбирается та система, которая будет хранилищем всех бухгалтерских документов.

Если заказчик – юридический блок, то выбор системы чаще всего предоставляется отделу ИТ.

В нашем холдинге отдельный тендер на выбор поставщика на автоматизацию договорного процесса не проводился, так как было решено автоматизировать договорной процесс совместно с блоком «Канцелярия». А для «Канцелярии» у нас была выбрана система на платформе Share Point – «Wss Docs». Заказчиком автоматизации договорного процесса в нашем случае был юридический блок.

Внедрение системы по автоматизации договорного процесса в управляющей компании холдинга на основании действующего Регламента движения договоров. Проверка работы системы, совершенствование и устранение недостатков

После того, как мы определились с вариантом совмещения проекта по автоматизации делопроизводства (блок «Канцелярия») с проектом по автоматизации договорного процесса (блок «Договоры») и решили осуществлять реализацию вышеуказанных проектов на единой платформе Share Point, начался непосредственно процесс автоматизации договорного процесса. Пилотным проектом по автоматизации договорного процесса была автоматизация в управляющей компании. Непосредственно внедрение блока «Договоры» состояло из следующих этапов:

  • Настройка маршрутов движения договоров в соответствии с бизнес-процессами, представленными в блок-схеме Регламента движения договоров (адаптация системы под задачи конкретной компании).

Выполняется компанией-разработчиком системы в течение 5-10 рабочих дней, в зависимости от сложности маршрутов.

В техническом описании системы, подготовленном компанией-разработчиком, схема договорного процесса выглядела следующим образом (см. приложение № 2).

  • Обучение ключевых пользователей, указанных в блок-схеме Регламента движения договоров,  работе с системой.

Обучение проводится компанией-разработчиком системы в течение одного-двух рабочих дней.

  • Приемка адаптированной системы.

Ключевые пользователи проверяют правильность работы маршрутов движения договоров. Презентацию системы проводит компания-разработчик. По результатам приемки подписывается акт сдачи-приемки системы.

  • Обучение всех сотрудников компании работе с системой.

Сотрудники компании делятся на группы по 10-12 человек, составляется график обучения сотрудников, который утверждается приказом по организации. Обучение проводится компанией-разработчиком при участии ключевых пользователей компании.

Присутствие ключевых пользователей на обучении сотрудников является обязательным, так как во время обучения возникает много вопросов, на которые лучше ответят сотрудники, являющиеся специалистами конкретной предметной области. В нашем случае - договорного процесса.

  • Опытная эксплуатация системы.

После обучения сотрудников работе с системой она устанавливается на компьютеры пользователей и начинается опытная эксплуатация. Она длится примерно 2-3 месяца.

В этот период проектная группа собирает заявки о доработках/улучшениях бизнес-процессов, а также об ошибках и неточностях в работе системы. Компания-разработчик производит доработку системы, описывает нововведения в работе системы и сдает доработанный вариантпо акту проектной группе.

  • Промышленная эксплуатация системы.

Работа системы в рабочем режиме. Издание приказа о запуске системы в промышленную эксплуатацию. Окончание проекта автоматизации договорного процесса.

Ниже привожу пример приказа одной из наших дочерних компаний о введении СЭД в промышленную эксплуатацию.

Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа

Тиражирование системы автоматизации договорного процесса в компаниях группы с учетом особенностей действующих Регламентов движения договоров в каждой компании

После успешной автоматизации договорного процесса в управляющей компании был подготовлен и утвержден приказом план автоматизации компаний холдинга. После этого в каждой компании холдинга была создана проектная группа; контроль за автоматизацией договорного процесса в компаниях холдинга был возложен на проектную группу управляющей компании. Тиражирование систем автоматизации договорного процесса происходило по аналогии с проектом автоматизации договорного процесса в управляющей компании.

В качестве заключения, хочу отметить, что проект автоматизации договорного процесса в управляющей компании и компаниях холдинга бы признан успешным.

Итогом автоматизации движения договоров можно считать следующие результаты:

  • существенное сокращение времени согласования договоров;
  • контроль местонахождения договора;
  • система оповещений-напоминаний о необходимости согласовать/доработать договор;
  • исключение возможности потери документов;
  • электронный архив договоров, ускоряющий и облегчающий поиск документов.

Приложение № 1

Рис.1. Схема движения договорного процесса. Маршрут движения договоров в Управляющей компании

Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа

Приложение № 2

Рис. 2. Схема договорного процесса из технического описания системы, подготовленного компанией-разработчиком

Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа
 

В. Ю. Валуева, директор департамента ДОУ ОАО "Энергостройинвест-Холдинг"

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль