Документы годового общего собрания акционеров

264
Порядок проведения общего собрания акционеров, включая его документирование, в конкретном обществе закрепляется во внутренних нормативных документах: уставе, положении об общем собрании акционеров, регламенте проведения общего собрания акционеров и т.п.

Общая последовательность действий по проведению собрания и его документационному обеспечению может быть представлена следующим образом:

Документы годового общего собрания акционеров

Для проведения общего собрания должна быть создана счетная комиссия. Требования к формированию и деятельности счетной комиссии установлены Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее − ФЗ «Об акционерных обществах») и иными правовыми актами. Счетная комиссия принимает самое активное участие в проведении собрания и оформлении его итогов, так как в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» в ее функции входит следующее:

  • проверка полномочий и регистрация лиц, участвующих в собрании;
  • определение кворума общего собрания акционеров;
  • разъяснение вопросов, которые возникают при реализации права голоса на собрании;
  • разъяснение порядка голосования;
  • обеспечение порядка голосования;
  • подсчет голосов и подведение итогов голосования; составление протокола об итогах голосования;
  • передача в архив бюллетеней для голосования.

Счетная комиссия является независимым рабочим органом, так как в ее состав нельзя включать членов коллегиальных и единоличных исполнительных органов общества (ФЗ «Об акционерных обществах», гл. 7, ст. 56, п. 2) и контроля (совета директоров, ревизионной комиссии и т.п.). Она обязательно создается в обществе с числом акционеров – владельцев голосующих акций более ста. В случае если счетная комиссия не создана, ее функции осуществляют специально уполномоченные на это лица, т.е. создается счетная комиссия специально для проведения данного собрания.

На заметку!

В акционерном обществе с числом акционеров – владельцев голосующих акций более 500 деятельность счетной комиссии осуществляет регистратор (держатель реестра акционеров данного общества).

В любом случае при проведении общего собрания акционеров реализация функций счетной комиссии обязательна.

Основными документами общего собрания акционеров ФЗ «Об акционерных обществах» называет протокол общего собрания акционеров, протокол счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании и отчет об итогах голосования на общем собрании. Именно эти документы фиксируют ход и результаты деятельности высшего органа управления в акционерном обществе. Однако данным перечнем состав документов, которые составляются во время проведения собрания, не ограничивается.

Так, например, одним из важнейших документов является еще один протокол, который составляется счетной комиссией, − протокол об итогах регистрации.

Рассмотрим подробнее перечисленные выше процедуры проведения собрания и соответствующие им документы.

Регистрация участников общего собрания

ФЗ «Об акционерных обществах» установлено, что общее собрание акционеров правомочно (т.е. имеет кворум), если в нем приняли участие акционеры, владеющие в совокупности более чем половиной голосов (голосующих акций общества). Принявшими участие в собрании акционерами считаются акционеры, которые зарегистрировались, и акционеры, бюллетени которых были получены обществом не позднее чем за два дня до даты проведения общего собрания акционеров. Если в повестку дня включены вопросы, голосование по которым осуществляется разным составом голосующих (например, участники владеют разными типами привилегированных акций, которые предоставляют владельцам право голоса не по всем вопросам повестки дня), определение кворума осуществляется по каждому вопросу отдельно. Собрание открывается, если к моменту начала его проведения имеется кворум хотя бы по одному вопросу повестки дня.

Документы годового общего собрания акционеров

Наличие кворума, т.е. возможности проведения собрания, определяется по итогам регистрации. Порядок регистрации (место, время начала, условия проведения) должен определяться во внутренних документах общества.

Нужно сказать, что начало общего собрания не прекращает регистрацию лиц, имеющих право участвовать в собрании. Акционеры, прибывшие после начала собрания, имеют право участвовать в принятии решений (голосовании) по вопросам, которые рассматриваются после их регистрации.

Итоги регистрации участников общего собрания акционеров, количественные данные о розданных (оставшихся не розданными) бюллетенях оформляются соответствующим протоколом счетной комиссии.

Протокол об итогах регистрации составляется на основании данных журнала регистрации (или иной регистрационной формы) лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров.

Важно знать!

В протоколе фиксируется количество прошедших регистрацию участников собрания, а также количество розданных и оставшихся не розданными бюллетеней для голосования. Именно это позволяет определить правомочность (кворум) собрания.

Нужно отметить, что помимо основных данных ФЗ «Об акционерных обществах» установил обязательность включения в протоколы счетной комиссии блока сведений о самом собрании. Данная информация включается во все протоколы как по итогам регистрации, так и по итогам голосования (которые будут рассмотрены далее). Данную информацию можно условно назвать вводной частью протокола счетной комиссии. Она должна содержать следующие сведения (см. Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 № 3578):

  • полное фирменное наименование и место нахождения общества;
  • вид общего собрания (годовое или внеочередное);
  • форма проведения (собрание или заочное голосование);
  • дата проведения общего собрания;
  • место проведения собрания (адрес, по которому проводится собрание);
  • повестка дня общего собрания;
  • время начала и время окончания регистрации участников собрания;
  • дата составления протокола счетной комиссии.

(См. Пример протокола счетной комиссии об итогах регистрации участников годового общего собрания акционеров в приложении к статье)

Все не розданные при регистрации бюллетени для голосования опечатываются, заверяются подписями членов счетной комиссии и скрепляются печатью общества. Оставшиеся не розданными бюллетени обязательно оставляются на хранении в обществе наряду с другими документами общего собрания акционеров.

Подсчет голосов и подведение итогов голосования

При подсчете голосов счетная комиссия учитывает, сколько бюллетеней проголосовало и какое количество из них может быть признано недействительными. ФЗ «Об акционерных обществах» и Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 № 3578) установлено, в каких случаях бюллетени для голосования могут быть признаны недействительными.

Например, акционер должен оставить только один вариант голосования, и если бюллетень заполнен с нарушениями указанного требования, бюллетени признаются недействительными и голоса по содержащимся в них вопросам не подсчитываются. Именно поэтому в бюллетени для голосования следует обязательно включать подробные разъяснения по их заполнению. Должен быть понятен порядок проставления в бюллетенях для голосования соответствующих отметок или внесения в них данных о принятых акционером решениях (См.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. № 6.)

Данные подсчета голосов включаются счетной комиссией в протокол по итогам голосования. Напомним, что вопросы повестки дня годового общего собрания касаются, во-первых, подведения итогов финансово-хозяйственного года и, во-вторых, выборов руководящего состава и контрольных органов, поэтому целесообразно составлять  два протокола по итогам голосования.

В протоколы по итогам голосования также включаются обязательные данные о собрании.

Однако в отличие от протоколов по итогам регистрации в протоколы по итогам голосования дополнительно включаются сведения о времени открытия и закрытия собрания. Если принятые решения оглашались на собрании, также указывается время начала подсчета голосов.

Кроме того, требуется отдельно указывать число голосов (см. п. 5.3. Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 № 3578):

  • которыми обладали лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, по каждому вопросу повестки дня;
  • которыми обладали реальные участники собрания по каждому вопросу и с указанием, имелся ли кворум;
  • отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против», «воздержался») по каждому вопросу повестки дня;
  • число голосов по каждому вопросу повестки дня, которые не подсчитывались в связи с признанием бюллетеней недействительными.

Как уже говорилось, эти сведения являются общими для обоих протоколов по итогам голосования. Однако итоги самого голосования в данных протоколах представлены по-разному.

(См. Примеры протоколов счетной комиссии по итогам голосования на годовом общем собрании акционеров в приложении к статье)

Итоги голосования, зафиксированные протоколом, рекомендуется оглашать до завершения общего собрания акционеров. Если этого не сделано, они доводятся в форме отчета до сведения лиц, имеющих право на участие в собрании, не позднее 10 дней после составления протокола об итогах голосования:

Как уже отмечалось, ФЗ «Об акционерных обществах» называет отчет об итогах голосования в числе основных документов общего собрания акционеров. Назначение этого документа состоит, прежде всего, в том, чтобы довести до сведения акционеров  результаты голосования по каждому вопросу повестки дня и принятые по ним решения, если по каким-либо причинам они не услышали их на собрании.

На заметку!

Порядок предоставления акционерам отчета об итогах голосования соответствует порядку, предусмотренному для сообщения о проведении общего собрания акционеров: отчет может быть направлен акционерам или опубликован в печатных средствах массовой информации.

Отчет не имеет нормативно установленной формы, однако Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров закреплен состав обязательной информации, которая включается в данный документ:

  • полное фирменное наименование и место нахождения акционерного общества;
  • вид и форма проведения общего собрания;
  • дата и место (адрес, по которому проводилось общее собрание в форме собрания) проведения собрания;
  • повестка дня общего собрания.

Далее следуют те же сведения о числе голосов акционеров и/или их представителей, что и включенные в протокол счетной комиссии.

Кроме того, в отчете должны содержаться формулировки решений, принятых собранием по каждому вопросу повестки дня, и имена членов счетной комиссии или имена уполномоченных лиц, выполняющих функции счетной комиссии.

Несмотря на то, что отчет практически повторяет данные протоколов счетной комиссии, он подписывается не членами комиссии, а председателем и секретарем общего собрания. (См. Пример отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров в приложении к статье)

О составлении протокола общего собрания акционеров читайте в следующем номере журнала.

СЛОВАРЬ

  • Регистратор - юридическое лицо, осуществляющее деятельность по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.
  • Кумулятивное голосование — порядок голосования на общем собрании акционеров, позволяющий акционеру голосовать по ряду вопросов (кандидатур) не одним, а несколькими голосами в результате их накопления за счет отказа голосовать по другим вопросам (кандидатурам).

Т.А.Быкова, канд. ист. наук., доцент РГГУ

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример протокола счетной комиссии об итогах регистрации участников годового общего собрания акционеров.doc
  • Документ. Пример 2 протокола счетной комиссии по итогам голосования на годовом общем собрании акционеров.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример 1 протокола счетной комиссии по итогам голосования на годовом общем собрании акционеров.doc
  • Документ. Пример отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль