Государственное регулирование документационного обеспечения управления в акционерных обществах

692
В предыдущих публикациях был выделен круг вопросов, имеющих наибольшую актуальность для документационного обеспечения управленческой деятельности в акционерных обществах. Одной из ключевых проблем является правовое регулирование в организации всех процессов, связанных с управленческой документацией. Речь идет и о роли государства, и о внутреннем регулировании ДОУ. Какие же вопросы документационного обеспечения управления в организациях негосударственной формы собственности, в частности в акционерных обществах, в настоящее время регулируются государством и с чем связаны существующие проблемы?

В соответствии с официальным определением, данным государственным терминологическим стандартом, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Рациональная организация и эффективное функционирование данной отрасли и должны являться объектом государственного регулирования и управления.

Как  любая сфера деятельности, документационное обеспечение управления имеет две составляющие: организационную и технологическую. В числе задач государственного регулирования можно выделить следующие:

  • организация системы ДОУ (выбор оптимальной организационной формы работы с документами, создание специализированных служб, регламентация функций служб, их работников и технологии выполнениями данными работниками своих должностных обязанностей);
  • установление определенных правил и методов создания документов, обладающих юридической силой (определение состава документов для решения типовых управленческих задач, требований к эффективному информационному обеспечению управленческих решений на различных уровнях, унификации форм документов);
  • разработка правил и норм организации работы с документами (организации документооборота), внедрение современных рациональных технологий работы с документами;
  • установление требований к формированию документальных фондов организаций, контроль за обеспечением сохранности управленческой документации.

Все это в полной мере актуально и для акционерных обществ.

При определении того, какие вопросы документационного обеспечения управления в акционерных обществах и в какой степени регулируются государством, нужно иметь в виду, что часть действующих актов и документов устанавливает общие правовые основы документационного обеспечения управления в российских организациях независимо от их организационно-правовых форм. Вместе с тем можно выделить правовые нормы, которые регламентируют определенные документационные процессы, присущие исключительно акционерным обществам.

Организация системы документационного обеспечения управления

Одним из важнейших направлений, которое, по нашему мнению, должно быть регламентировано на государственном уровне, является организация системы документационного обеспечения управления, связанная с созданием специализированных служб, определением их функций и т. п. 

Службы ДОУ – это функциональные структурные подразделения, входящие в аппарат управления исполнительного органа акционерного общества. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Федеральный закон «Об акционерных обществах») закрепляет компетенцию исполнительного органа, но не раскрывает вопросы организации и порядок деятельности его аппарата. Эти вопросы регулируются внутренними документами, состав которых законодательством также не определен, и каждое общество решает эти вопросы самостоятельно. Существуют некоторые типовые подходы к формированию служб ДОУ. Они сложились в 1970–1990 гг.

Можно сослаться на Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 года, в которой были зафиксированы типовые названия служб, их структура, функции. В ГСДОУ содержалось примерное положение о службе ДОУ, на основании которого организации могли разрабатывать свои индивидуальные положения. Позднее общие требования к функционированию служб  ДОУ были включены в Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Там же можно найти образец оформления положения о службе ДОУ. Действие Типовой инструкции как нормативного документа распространялось только на органы исполнительной власти. Что касается акционерных обществ, то подобные нормы для них установлены не были, и Типовая инструкция могла рассматриваться только как методический документ при определении структуры и функций служб и как рекомендуемая основа для составления ими положений о службах  ДОУ обществ. В настоящее время единственным документом, который определяет статус службы и ее общую задачу, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, которые фактически отменили Типовую инструкцию по делопроизводству.

Как видно из названия документа Правила, как и Типовая инструкция, устанавливают нормы делопроизводства только для органов исполнительной власти. Конечно,  для акционерных обществ они могут служить неким ориентиром, но в целом при организации служб делопроизводства общества имеют возможность опираться только на отмененные документы: ГСДОУ и т. п. 

К группе внутренних организационных документов, которые наряду с положениями служат регуляторами деятельности службы ДОУ, можно отнести и должностные инструкции, так как в них должны быть зафиксированы конкретные задачи работников службы по делопроизводственному обслуживанию.

На заметку!

Должностные инструкции можно рассматривать и как регуляторы трудовых отношений в организации. Хотя в Трудовом кодексе данный документ конкретно не называется, он  может быть отнесен к локальным нормативным актам, содержащим нормы трудового права (ст. 8).

Должностная инструкция разграничивает права и обязанности работников, закрепляет требования к квалификации, которая необходима, чтобы занять определенную должность и т. д. Документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Это означает, что  форма документа, структура текста, а также требования к оформлению унифицированы на государственном уровне. Это важно, так как с помощью подобных организационных документов реализуются типовые управленческие функции. Однако  следует обратить внимание на то, что УСОРД была разработана в 1980-е гг. За прошедшие с тех пор тридцать лет альбом форм системы не пересматривался.

 Все, что было сказано о положении о службе ДОУ, в полной мере можно отнести к инструкции по делопроизводству локальному нормативному акту, регулирующему порядок документирования и организации работы с документами в акционерных обществах. Инструкция по делопроизводству определена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти как документ, на основе которого осуществляется делопроизводство в государственных органах управления.

С 2010 г. в Российской Федерации действуют Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» обязал и иные государственные органы, включая органы местного самоуправления, вести свое делопроизводство в соответствии с правилами, установленными для федеральных органов исполнительной власти. Однако для других организаций и предприятий, в том числе и для акционерных обществ, обязательность разработки инструкции по делопроизводству  нормативно не установлена. На практике это часто приводит либо к отсутствию этого необходимого документа, либо к появлению многочисленных инструкций, правил, положений, которые определяют решение отдельных задач документационного обеспечения управления, например только организации документооборота или только составления и оформления распорядительных документов и т. п.

Документирование управленческой деятельности

Следующим направлением государственного регулирования является документирование управленческой деятельности.

По определению, данному ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. О каких правилах идет речь?

Ряд специалистов считает, что основополагающий характер для документационного обеспечения управления имеет федеральный закон об информации. Это утверждение действительно может иметь отношение к Федеральному закону от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», в котором было записано: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов». Однако в принятом в Федеральном законе от 27.07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» данной нормы  нет.

В соответствии с законом требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон. Так как закон о документации в стране не принят, налицо сужение роли государства в разработке подходов к документированию управленческой информации. Единственным документом, который содержит общие требования к составлению и оформлению документов системы организационно-распорядительной документации, является в настоящее время национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта касаются бланков документов, состава и оформления реквизитов, составления текстов и т. д. Однако Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ
 «О техническом регулировании» определил принципы стандартизации, в числе которых добровольное применение национальных стандартов. Таким образом, стандарты не имеют статуса обязательного к применению документа, и названный ГОСТ может быть только рекомендован к использованию, в т. ч. и в акционерных обществах.

Правовые нормы по документационному обеспечению, в частности по документированию деятельности органов управления акционерных обществ, установлены Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В ряде статей закона содержатся нормы, определяющие порядок работы органов управления (общего собрания акционеров, совета директоров), конкретные сроки выполнения тех или иных организационных действий (например, сроки и этапы подготовки и проведения общего собрания акционеров). Это определило и требования к составу документов и содержащейся в них информации, порядку удостоверения соответствующих документов и т. п. Требования являются обязательными, и их нарушение приводит к тому, что управленческие решения и действия лишаются юридической силы.

Особая роль в регулировании вопросов организации управленческой деятельности и ее документационного обеспечения в акционерных обществах принадлежит нормативным актам, принятым до 2004 г. федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг,  – Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) России.

В 2004 г. функции ФКЦБ России  переданы образованной тогда Федеральной службе по финансовым рынкам  (ФСФР России).

Так, постановлениями ФКЦБ утвержден ряд нормативных актов – положений, которыми регулируется порядок ведения реестра владельцев ценных бумаг (реестра акционеров), уточняются требования к подготовке и проведению общих собраний акционеров и т. д.

Одним из таких актов является Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 за № 3578). В нем уточняются требования Федерального закона «Об акционерных обществах» к документации, которая образуется при подготовке, созыве и проведении годовых и внеочередных общих собраний акционеров. Положением определяются порядок и сроки подготовки ряда документов, Государственное регулирование документационного обеспечения управления в акционерных обществахтребования к их составу и содержанию. В частности, закрепляется перечень информации, обязательной для предоставления участникам общего собрания акционеров при подготовке собрания; уточняются данные, которые должен содержать годовой отчет общества, выносимый на утверждение общего собрания. Значительное внимание уделяется такому важному документу, как бюллетень для голосования.

Нельзя не остановиться еще на одном документе, принятие которого оказало влияние на порядок документирования управленческой деятельности в акционерных обществах. В 2001 г. ФКЦБ был разработан Кодекс (Свод правил) корпоративного поведения. Он был одобрен на заседании Правительства РФ от 28.11.2001 (протокол № 49) и введен в действие распоряжением ФКЦБ «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения» от 04.04.2002.

На заметку!

Кодекс содержит стандарты, устанавливающие правила и процедуры созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров; правила организации деятельности совета директоров и исполнительного органа.

Большинство включенных в Кодекс правил касается требований к составу соответствующих документов, их содержанию и порядку работы с ними.

Например, в разделе «Созыв и подготовка к проведению общего собрания акционеров» содержатся рекомендации по включению в сообщение о созыве общего собрания акционеров и другие документы более полной информации, чем та, которая предусмотрена законодательством. Уточняется, какие именно сведения должны быть дополнительно включены в документы. Правила, содержащиеся в кодексе, распространяются и на ряд других документов.

Нужно сказать, что перечисленные правовые акты действительно уделяют значительное внимание составу и содержанию документации органов управления, однако формы документов ничем не закреплены. Вместе с тем отметим, что данные документы оформляют стандартные процедуры созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров и организации деятельности совета директоров, имеют типовой состав информации. Это делает возможным унификацию текстов и форм документов и разработку их типовых комплексов на государственном уровне, например Федеральной службой по финансовым рынкам.

В Федеральном законе «Об акционерных обществах» практически ничего не говорится о документировании деятельности исполнительного органа. Это не случайно, так как деятельность аппарата управления генерального директора (правления) оформляется документами, входящими в систему организационно-распорядительной документации. Отмеченные выше общие проблемы, связанные с государственным регулированием документирования управленческих процессов (вернее с его отсутствием), имеют непосредственное отношение к данной сфере деятельности акционерных обществ.

Особенности документирования деятельности органов управления в акционерных обществах будут подробно рассмотрены в следующих публикациях.

Использование в управленческой практике электронных документов

Еще один актуальный вопрос связан с  использованием в управленческой практике электронных документов. Серьезной проблемой является возможность удостоверения документов на электронных носителях. На ее решение направлены, в частности, нормы Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», принятого Государственной Думой РФ в декабре 2001 г. Закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи на документах и признания ее равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, что оказывает непосредственное влияние на документирование деятельности любых, в том числе и негосударственных организаций. Нужно сказать, что далеко не все вопросы в данной сфере решены. Государственное регулирование направлено в основном на разработку государственных программ (например, «Электронное правительство»), правовых норм, обеспечивающих обмен информацией в электронном виде государственных органов власти и управления, и организацию внутреннего электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

Вопросы внедрения и функционирования электронного документооборота негосударственных организаций регулируются в настоящее время соответствующими локальными (внутрикорпоративными) нормативными актами. Однако они также должны основываться на нормах государственных правовых актов, которые, видимо, еще предстоит разработать.

Помимо документирования в понятие «документационное обеспечение управления» входит организация документооборота и текущего хранения документов в делопроизводстве.

Организация документооборота

К сожалению, говорить о современном государственном регулировании вопросов, связанных с организацией документооборота, также не приходится. Данному направлению можно дать ту же характеристику, что и государственному регулированию решения организационных проблем. В настоящее время считается, что организация документооборота вполне может регулироваться локальными нормативными актами, что и происходит на практике. Общие подходы к данным процессам содержались в ГСДОУ. Все редакции Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти закрепляли требования к организации работы с документами применительно к государственным органам власти и управления. Как уже говорилось, в настоящее время при организации документационных процессов в акционерных обществах можно руководствоваться только Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству как действующими  документами или использовать документы отмененные.

Хранение документов

Наиболее регламентированными в документационном обеспечении управления акционерных обществ могут считаться вопросы хранения документов. В настоящее время в Российской Федерации действует Федеральный закон от 22.10.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».  В соответствии с ним находящиеся на территории нашей страны документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя и места хранения входят в состав Архивного фонда РФ, а значит, подлежат хранению. Архивный фонд включает не только документы, находящиеся в государственной собственности (документы государственных организаций), но и документы, находящиеся в частной собственности, в т. ч. в собственности акционерных обществ.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» обязывает общества хранить определенные категории документов по месту нахождения их исполнительных органов. В статье 89 «Хранение документов» содержится перечень документов, подлежащих хранению. Нужно сказать, что данная норма обществами в основном соблюдается, то есть указанные документы хранятся. Однако перед работниками встают вопросы: как, где и в течение каких сроков должны храниться документы. 

Ответы на эти вопросы содержатся в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

На заметку!

Положение является нормативным актом, действие которого распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории страны.

Им регулируются практически все вопросы, связанные с хранением документов: сроки и порядок хранения;  порядок отбора документов общества на хранение и уничтожение; порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Однако большинство норм  носит достаточно общий характер и не содержит конкретной методики работы по организации хранения и обработке документации. Поэтому, чтобы грамотно организовать все эти процессы и сохранить информацию, важную, прежде всего, для самих обществ, Положение должно применяться вместе с действующими в настоящее время государственными нормативно-методическими документами межотраслевого действия, разработанными федеральными органами управления архивным делом.  

В 2010 г. был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время это основной документ, нормативно устанавливающий сроки хранения основных документов, которые составляются и используются в процессе управления на предприятиях и в организациях.  В состав перечня включены и управленческие документы негосударственных организаций и предприятий. Сроки хранения типовых документов должны в обязательном порядке использоваться при подготовке номенклатур дел компаний, формировании документов в дела и т. д. 

 Документом, который определяет порядок хранения управленческой документации в организациях, в т. ч. и негосударственных форм собственности, являются Основные правила работы архивов организаций, разработанные Росархивом в 2002 г.  

Можно сказать, что Основные правила содержат механизм реализации норм Положения, так как устанавливают конкретные требования к составлению, оформлению и удостоверению номенклатур дел; правила формирования дел; правила организации и методику проведения экспертизы ценности документов; порядок подготовки дел к передаче в архив организации и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Все сказанное свидетельствует о том, что система хранения документов акционерных обществ в достаточной степени регламентирована государством. Более того, в настоящее время установлена мера ответственности за нарушение установленных правил.

В целом, говоря о государственном регулировании документационного обеспечения управления, можно сделать вывод, что с начала 1990-х годов произошло снижение роли государственных органов в сфере управления документационным обеспечением деятельности российских организаций различных форм собственности. Действующие в  настоящее время правовые акты регламентируют в основном ДОУ в государственных органах власти и управления.

В связи с этим существенное значение приобретает внутреннее нормативное регулирование ДОУ в негосударственных организациях, в частности в акционерных обществах.

О локальных нормативных актах в сфере ДОУ – в следующей публикации.

       Т.А.Быкова, канд. ист. наук, доцент РГГУ



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль