Внесение изменений в распорядительные документы организации

446
Распорядительные документы создаются в деятельности каждой организации, и часто наступает момент, когда в силу самых разнообразных причин изданные ею распорядительные документы теряют свою актуальность и нуждаются в изменении. В зависимости от того, насколько значительными являются необходимые изменения, можно либо признать такие документы утратившими силу и издать вместо них новые по тем же вопросам, либо внести в документы требуемые исправления. К системе распорядительной документации относятся издаваемые действующими на основе принципа коллегиальности органами управления постановления и решения, а также издаваемые в условиях единоличного принятия решений приказы, распоряжения и указания.

Внесением изменений в распорядительный документ считаются любые из следующих действий:

  • замена слов, цифр в заголовке, тексте документа или в приложениях к нему;
  • исключение слов, цифр, предложений из заголовка, текста документа или приложений к нему;
  • исключение или признание утратившими силу структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т.д.);
  • дополнение заголовка, структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т.д.) или приложений к нему в виде слов, цифр, предложений;
  • дополнение документа структурными единицами (пунктами, абзацами и т.д.);
  • изложение в новой редакции заголовка документа, его структурных единиц (пунктов, абзацев и т.д.) или приложений к нему и т.д.

Таким образом, внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов.

Порядок внесения изменений в распорядительный документ

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов, организации могут использовать, например:

  • Регламент Правительства Москвы  (утв. постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 г. № 112-ПП);
  • Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов  (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.

Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т.п. Если какой-либо документ был утвержден приказом, то изменения в него вносятся также приказом.

Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

  1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
  2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:

Внесение изменений в распорядительные документы организации

В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:

Внесение изменений в распорядительные документы организации

Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте Правительства Москвы (п. 3.2.1):

"Подготовка проекта распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ или о его отмене (признании утратившим силу) осуществляется тем органом исполнительной власти города Москвы и структурным подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы, которые подготовили (представили) распорядительный документ, подлежащий изменению (дополнению) или отмене (признанию утратившим силу), либо при наличии их согласования.".

Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, не смотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

Составление заголовка к тексту документа о внесении изменений

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:

  • независимо от конкретного содержания документа, т.е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры; исключает слова, цифры, предложения; излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т.д.), начинать заголовок следует словами "О внесении изменений в…" (или "О внесении изменения в…", если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

"О внесении изменений в приказ от 16 февраля 2011 г. № 24";

  • в случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов "О признании утратившими силу…" (или "О признании утратившим силу…"), после которых указываются эти структурные единицы;
  • в целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
  • если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:

"О внесении изменений в приказы от 11 августа 2010 г. № 57 и от 18 марта 2011 г. № 32";

  • если разрабатываемый документ вносит изменения в три и более документа, заголовок должен формулироваться обобщенно, например:

"О внесении изменений в отдельные приказы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка".

Перечисленные рекомендации следует соблюдать при составлении заголовков к тексту документов, создаваемых исключительно для внесения изменений в ранее изданные документы организации. В том случае, когда внесение изменений не является основной целью издания распорядительного документа и этому вопросу посвящены только некоторые его положения, заголовок должен выражать основное содержание создаваемого документа. Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.

Требования к структуре и содержанию документа о внесении изменений

Текст распорядительного документа о внесении изменений, как и любого другого распорядительного документа организации, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части необходимо привести обоснование внесения изменений. В качестве обоснования может Внесение изменений в распорядительные документы организациивыступать:

  • ссылка на законодательный акт, нормативный правовой акт вышестоящей организации или изданный самой организацией документ, принятием которого вызвано внесение изменений;
  • цели, которые преследует внесение изменений;
  • факты или события, послужившие причиной внесения изменений.

Приведем некоторые примеры таких обоснований:

В связи с принятием Федерального закона от 29 декабря 2010 г. № 437-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О некоммерческих организациях" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"…

Во исполнение постановления Правительства Москвы от 14 апреля 2009 г. № 289‑ПП "Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им организациям"…

В соответствии с пунктом 3 приказа от 12 сентября 2011 г. № 63 "Об утверждении инструкции по делопроизводству"…

В целях приведения приказов генерального директора в соответствие с действующим законодательством…

В целях совершенствования системы защиты персональных данных работников…

В связи с изменением структуры и штатной численности Финансового департамента…

Распорядительную часть документа, как правило, начинают со слов "Внести в (вид, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа, в который вносятся изменения) следующие изменения:….".  Например:

Внести в распоряжение финансового директора от 20 ноября 2008 г. № 86-фр "Об утверждении Положения о премировании работников Финансового департамента" следующие изменения:…

В том случае, когда изменения в распорядительный документ вносятся не в первый раз, необходимо после его наименования в скобках уточнить редакцию документа, в которую вносятся изменения, перечислив в хронологическом порядке все документы, вносившие изменения. Например:

Внести в приказ от 11 января 2010 г. № 1 "Об утверждении Правил внутреннего распорядка" (в редакции приказа от 12 февраля 2011 г. № 12) следующие изменения:…

Если одним документом вносятся изменения в несколько документов организации, изменения в каждый из них оформляются отдельным пунктом. Изменяемые документы при этом упоминаются в хронологическом порядке. Например:

1. Внести в приказ от 19 августа 2009 г. № 67 "Об утверждении Положения о Финансовом департаменте" следующие изменения:

2. Внести в приказ от 30 апреля 2010 г. № 39 "Об утверждении Положения о Юридическом департаменте" следующие изменения:

3. Внести в приказ от 10 июня 2010 г. № 47 "Об утверждении Положения о Департаменте маркетинга" следующие изменения:

Основные требования к текстам распорядительных документов о внесении изменений таковы:

  • вносимые в документы изменения должны излагаться последовательно: вначале по порядку перечисляются изменения, которые вносятся непосредственно в текст распорядительного документа, и только затем – изменения, которые вносятся в приложения к нему;
  • каждое изменение оформляется отдельным пунктом (подпунктом, абзацем);
  • при внесении изменений необходимо сначала указать конкретную структурную единицу документа, в которую вносятся изменения (пункт, часть, абзац, предложение и т.д.), начиная с наименьшей, после чего сообщить характер изменений;
  • при внесении изменений соответствующий текст заключается в кавычки.

Для того чтобы понять какие формулировки использовать в текстах документов о внесении изменений, стоит всего лишь ознакомиться с несколькими нормативными правовыми актами аналогичного характера. Встречающиеся в них фразы вполне применимы для распорядительных документов, издаваемых в любых организациях.

Приведем некоторые наиболее типичные формулировки из нормативных правовых актов, которые используются при внесении различного рода изменений:

  • при замене слов, цифр:

в пункте 3 слова "По окончании" заменить словами "В течение двух месяцев после окончания";

в абзаце втором пункта 4 слова "в одном экземпляре" заменить словами "в двух экземплярах";

в третьем предложении пункта 5 слова "до 30 сентября" заменить словами "до 31 октября";

в пункте 6 слова "служба документационного обеспечения управления" заменить словами "Управление делами" в соответствующих падежах;

в пункте 3 приложения к приказу цифры "3-5" заменить цифрами "2-10";

в пункте 5.3 приложения к приказу слова "более 250 листов" заменить словами "более 200 листов";

  • при дополнении словами, цифрами, предложениями:

пункт 3 после слова "передается" дополнить словами "для уничтожения";

первое предложение абзаца второго пункта 7.3 после слов "внутренней описи" дополнить словами "по специальной форме";

пункт 8.12 дополнить новым предложением следующего содержания:

"Лист-заверитель и внутренняя опись не нумеруются";

  • при дополнении структурными единицами:

пункт 3.11 дополнить новым абзацем следующего содержания:

"При частичном оформлении дела внутренняя опись документов дела может не составляться";

подпункт "а" пункта 7 дополнить новым шестым абзацем следующего содержания:

"иные заявления (в хронологическом порядке);";

  • при исключении слов, цифр, предложений:

в пункте 2 слово "итоговая" исключить;

в абзаце третьем пункта 3 слова "служебной записки или" исключить;

из первого предложения пункта 4 слова "отдел кадров" исключить;

  • при исключении или признании утратившими силу структурных единиц:

в пункте 2 абзацы пятый и шестой исключить;

пункт 4 признать утратившим силу.

Следует обратить внимание на то, что, в соответствии с существующей практикой, при отмене, признании утратившим силу пункта документа нумерация следующих за ним пунктов не меняется.

Если структурную единицу документа требуется существенно изменить или изменения в нее уже неоднократно вносились, внесение изменений целесообразно оформить путем изложения такой единицы в новой редакции. Например:

пункт 5.7 изложить в следующей редакции:

5.7. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел";

абзац первый пункта 5.10 изложить в следующей редакции:

"5.10. При заведении дело помещается в обложку, производится нумерация листов.".

Свои особенности имеет внесение изменений в текст документа, оформленного в виде таблицы. Приведем некоторые формулировки, которые можно использовать в таком случае:

в таблице в приложении № 2 название графы 4 изложить в следующей редакции:

"Номер тома (части тома)";

в таблице в приложении № 3:

графу 1 считать графой 2;

дополнить новой графой 1 "№ п/п";

дополнить раздел второй таблицы в приложении № 5 пунктом 2.8 следующего содержания:…

В случае внесения в таблицу существенных изменений, а также при затруднениях с изложением существа необходимых изменений, рекомендуется оформить их путем приведения в создаваемом документе новой редакции таблицы.

Учет изменений, внесенных в распорядительные документы организации

Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений. Очевидно, что при работе с распорядительными документами необходимо иметь однозначную и непротиворечивую информацию о том, когда и какие изменения в них были внесены.

При использовании в организации системы электронного документооборота (СЭД) данная проблема решается довольно легко – внесением в электронные регистрационные карточки измененных распорядительных документов соответствующих отметок, а также простановкой ссылок на документы, которыми в них были внесены изменения.

Если в организации используется журнальная форма регистрации документов, то в журнале (бумажном или электронном) следует предусмотреть дополнительную графу, в которой по мере внесения изменений в распорядительные документы организации будет указываться необходимая информация.

От того, насколько четко и подробно будет описана процедура внесения изменений в распорядительные документы организации, зависит не только количество времени, затрачиваемого на подготовку документов, вносящих изменения в ранее изданные, но и количество ошибок, допускаемых работниками организации в связи с использованием в своей деятельности неактуальных версий документов.

Главное, о чем важно помнить!

  • Внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается.
  • Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.
  • Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.
  • Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

- Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.

       - В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

  • Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений.

И. Н. Мелещеня,главный эксперт-методист консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль