Воры времени и как с ними бороться

811
Планирование не работает, если отвлекаться от работы по пустякам. Однако окружающие часто беспокоят помощника руководителя именно по тем вопросам, с которыми могли бы справиться самостоятельно, или просто приходят поболтать о жизни. Что делать, чтобы сохранить хорошие отношения с коллективом и в то же время успевать делать работу? Работа помощника руководителя видна всем, с одной стороны, и часто остается незаметной, с другой. Основная его задача – сделать так, чтобы все необходимые процессы шли как бы сами собой: чтобы работа делалась, встречи проходили ровно в назначенное время, письма находили адресатов, распоряжения выполнялись и т.д. Однако на практике всегда возникает один элемент, о котором никак нельзя забывать – это те люди, которые участвуют во всех этих процессах. В этой статье мы поговорим об основных причинах нерациональной траты времени и о том, как ее избегать в своей работе.

Поглотитель времени № 1 – другие люди

При выборе будущей специальности основное разделение происходит по следующему  принципу: на профессии, связанные с другими людьми, и на профессии, связанные с делом. Большинство помощников руководителя приходят в профессию из гуманитарных ВУЗов, например, педагогических, языковых и т.д., однако некоторые получают первое техническое образование (например, по профилю деятельности компании). При ответе на простой вопрос: «Почему ты считаешь, что это дело важнее других»? одним из критериев выбора при принятии решения является то, какая ценность для человека выше. Если эта ценность – «люди», то те дела, которые связаны с общением, воспринимаются как более значимые. Если же ориентация на «дело», то люди могут подождать. Эта неосознаваемая стратегия, по которой происходит выбор, работает ежесекундно. Обычно «гуманитарии» намного общительнее, чем «технари».

Типичная ошибка

Помощник руководителя ориентируется на свою собственную стратегию принятия решений, а не на стратегию самого руководителя. Правильно – когда вы учитываете обе стратегии и по мере возможности делаете так, чтобы успевать вовремя выполнять все дела, либо делегируете другим то, что не можете выполнить самостоятельно. 

В любом случае возникают сильные и слабые стороны. В работе помощника руководителя очень важно правильно наладить баланс в общении. При повышенной общительности много времени уходит на разговоры, причем часть из них оказывается «пустыми» – это так называемый small talk, т.е. общение для поддержания отношений. Да, это тоже нужно, т.к. не всегда помощник узнает важную информацию от своего непосредственного начальника: иногда необходимые в работе сведения дают другие люди – водитель, руководители отделов и т.д. Если перестать с ними общаться «по пустякам», то потом можно упустить важную информацию, потому что никто вовремя не расскажет.

Проблема с излишним общением возникает либо по внутренним причинам (помощнику кажется, что необходимо постоянно всем нравиться, а для этого надо общаться), либо по внешним (посетители хотят произвести на секретаря хорошее впечатление, не понимая, что отвлекают его от дел).

Если причины внутренние – следует работать над повышением самооценки. Невозможно понравиться каждому, а в работе ассистента руководителя бывают непростые ситуации, когда нужно донести до сотрудника неприятные слова от начальника или заставить выполнять то, что человек делать не хочет. Если причины внешние – постарайтесь посмотреть на ситуацию шире, понять, почему все эти люди стремятся «поболтать» с вами. Самое простое решение – убрать из приемной стулья, чтобы посетители не засиживались. Если есть переговорная комната, можно вежливо предложить посетителю подождать в ней, принести чай или кофе.

Поглотитель времени № 2 – «Сделай это сам!»

Существует поговорка: «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам»! Нервные срывы, болезни, ошибки в работе и еще много других неприятных последствий начинались с этой фразы. Если вы ловите себя на этой мысли – это верный признак того, что необходимо менять систему работы.

Почему людям свойственно делать чужую работу? Помощник первого руководителя часто занимается очень серьезными вещами, и ошибки в его работе либо совсем недопустимы, либо обходятся очень дорого. Конечно, хотелось бы передать задание другим сотрудникам, а самой заняться накопившимися делами, однако опыт подсказывает, что цена ошибки может быть слишком большой. Что же делать? Воспитывать сотрудников! Процесс передачи нового поручения другому человеку занимает разное время в зависимости от двух основных факторов: компетентности сотрудника и сложности задачи. Очень часто к этим двум составляющим добавляется третья – нежелание работников выполнять задания, стремление «отфутболить» их обратно – к тому, кто сделает это сам.

Почему плохо делать работу за других людей? Во-первых, зарплату за это получат они, а напрягаться придется вам, и впоследствии вы, возможно, будете недовольны своей зарплатой. Во-вторых, стремление все сделать самостоятельно может привести к тому, что вы перестанете успевать выполнять собственные дела вовремя и с надлежащим качеством, что приведет к тому, что вы приобретете привычку оставаться на работе по вечерам, а это сократит время на отдых, в результате чего увеличится количество ошибок, появится желание все более тщательно контролировать (перфекционизм) и т.д. Очевидно, что это – замкнутый круг, который ни к чему хорошему не ведет. Как выйти из него (а лучше – не заходить в него вовсе)? Если работу, которую вам дает руководитель, могут и должны делать другие люди – передайте ее им, однако не пускайте на «самотек», а тщательно контролируйте. Поначалу у вас может уходить много времени на то, чтобы объяснить и проверить, но если вы будете настойчивой, то со временем окружающие сотрудники станут меньше отвлекать вас по мелочам.

Типичная ошибка

Никогда не надейтесь на то, что человек сам догадается, что именно вы от него хотите. Если вам не нужны «сюрпризы» – контролируйте во всех важных для выполнения задания точках. Самое худшее, что может случиться – это когда вы узнаете о том, что работа не выполнена или сделана неправильно в тот момент, когда это уже невозможно исправить.

Чтобы уменьшить количество ошибок, помните о правиле постановки целей по методике SMART  (конкретные, измеримые, амбициозные, реалистичные и привязанные ко времени). Если есть возможность, пишите короткую записку (или рисуйте схему), пользуйтесь современными возможностями сделать фотографию или записать на видео. Самое главное – определите заранее точки, в которых вы будете контролировать работу исполнителей, и своевременно делайте это. И тогда через некоторое время окружающие вас люди привыкнут, что свои дела они выполняют самостоятельно, а не перекладывают на вас.

SMART является аббревиатурой, которую ввел Питер Друкер в 1954 г. SMART содержит в себе 5 критериев постановки целей:  S-pecific (конкретная), M-easurable (измеримая), А-chievable (достижимая), R-elevant (сопоставимая), Т-imebound (определена во времени).

Случай из практики

Секретарь Мария рассказала, что ее очень раздражает поведение одного из сотрудников, который становится рядом с копировальным аппаратом и говорит ей: «Ну-ка, девочка, сделай мне копию этой странички»! Выход из ситуации простой – необходимо сделать понятное описание, как делаются копии, и дружелюбным тоном предложить обучение этому простому навыку. Если данный сотрудник не имеет права перекладывать свою работу на помощника руководителя, то этот прием позволит вернуть ему обратно ответственность за выполнение своей работы.

Поглотитель времени № 3. Беспорядок  

Помощник руководителя должен задавать тон всей организации. Вы не только являетесь «лицом компании», но и делаете так, что и остальные сотрудники тоже в той или иной мере «подтягиваются».

Случай из практики

В организацию пришло важное письмо о том, что должен приехать иностранец, которого требовалось встретить. Руководитель взял в руки письмо и некоторое время ходил с ним по офису. Потом письмо потерялось. Через несколько дней Воры времени и как с ними боротьсяоно внезапно обнаружилось на столе одной из сотрудниц в пачке других документов.

Чтобы такие истории не происходили, понадобится ввести систему документооборота, которая исключает пропажу важных документов. Если за руководителем водится привычка терять документы – сделайте так, чтобы оригиналы после того, как руководитель с ними поработает, сохранялись в надежном месте, а то, что может потеряться, существовало бы в виде копий документов. Что касается других сотрудников – заведите журнал, в котором они будут расписываться, если берут на руки оригинал документа (тогда в случае потери можно будет доказать, кто именно потерял бумагу). Второй важный момент – внедрив систему хранения и учета документов, вы перестанете сталкиваться с тем, что кому-то «не сказали», что кто-то «не видел» и т.д.

На заметку

 Позаботьтесь о том, чтобы было документальное подтверждение того, что человеку передали то или иное распоряжение или документ.

Например, это можно делать с помощью е-mail, журналов или специализированных программ по документообороту. Тогда у вас прекратятся споры по поводу того, забыл человек или не знал.

Внешний вид офиса тоже очень важен. Не всегда возможно работать с «чистым столом». Обычно стол без бумаг может позволить себе только руководитель, т.к. потом все эти бумаги поступают к подчиненным, которые с ними работают. Однако навести относительный порядок можно и нужно. Сейчас есть огромный выбор разнообразных накопителей, лотков, папок, файлов и т.д.

Руководствуйтесь простым эргономическим принципом: то, что требуется в работе ежесекундно, должно быть на расстоянии вытянутой руки (например, в настольном органайзере). То, что требуется немного реже – на близлежащих полках, в лотках, ящиках стола и т.д. То, что требуется время от времени, может быть размещено несколько дальше. А то, что требуется крайне редко, но выбрасывать пока нельзя, лучше вынести в архив, желательно – в отдельном помещении.

Не стремитесь «упорядочить» всех сотрудников - это невозможно. Наверняка найдется сисадмин или бухгалтер, у которых такая система работы, когда все лежит кучами на рабочем столе. Если это не мешает общей работе – оставьте этих людей в покое. Если вам это мешает – оговорите правила общей работы с документами и требуйте соблюдения договоренностей, касающихся тех бумаг, которые идут к вам.

Поглотитель времени № 4. Эмоциональные состояния 

Порой люди рассматривают себя как механизм, однако такой упрощенный подход не всегда приносит хорошие результаты. Если вилка или шариковая ручка работают одинаково в любое время суток, то у человека есть биоритмы, и в зависимости от времени суток работоспособность может примерно в 2 раза отличаться от номинала в большую или меньшую сторону. Но если биоритмы можно приблизительно учитывать заранее, то эмоции – не всегда. Иногда одной эмоциональной беседы достаточно для того, чтобы человек надолго выпал из рабочего ритма.

Эмоциями можно и нужно управлять. Не все люди знают, что между тем, как мы получаем из внешнего мира информацию, и тем, когда мы принимаем решение, как к ней относиться, существует краткий миг, когда можно поменять свое отношение и не впадать в негативные эмоциональные состояния (отчаяние, гнев, плач и т.д.).

Простой прием: если вы забыли, выключили ли дома чайник, у вас болеет ребенок и т.д. – лучше немедленно позвонить домой на 1-2 минуты и успокоиться, чем целый день страдать от неизвестности.

Поглотитель времени № 5 – неправильные стратегии

Еще люди склонны запоминать последовательность действий, и дальше повторяют ее уже на «автомате» – т.е. без раздумий. Выявление подобных автоматизмов и замена на более совершенные может высвободить очень много времени.

Например, если вы еще не овладели слепым 10-пальцевым методом печати – стоит научиться! Предположим, вы итак печатаете со скоростью 90 знаков в минуту (а вы знаете свою скорость?), а после обучения стали печатать со скоростью 180 ударов в минуту (т.е. в 2 раза быстрее). В краткосрочной перспективе вроде бы ничего особенного. Но если вы подсчитаете, сколько времени сэкономите в течение всей своей жизни всего лишь с помощью одного простого навыка, который можно изучить всего за 1 месяц, – скорее всего, у вас появится сильная мотивация научиться этому приему.

То же самое относится к навыкам коммуникации (быстро и четко объяснить подчиненному задачу, поставленную им руководителем), владению иностранными языками, скорочтению и многим другим полезным в работе умениям.

На заметку

Психологи установили, что навык формируется, если 21 день подряд тренироваться в его практическом использовании.

Типичная ошибка

Многие люди ошибочно считают, что если прочитать хорошую книгу или посетить тренинг, то навык будет приобретен автоматически. К сожалению, это не так.

Стивен Кови написал несколько книг о привычках высокоэффективных людей. Действительно, речь идет именно о выявлении неэффективных привычек и замене их на более успешные. Как принять решение о том, какие полезные навыки развивать в первую очередь? Проведите хронометраж одного или нескольких типичных дней, и вы тут же увидите, на какие дела уходит ваше время. К сожалению, не на все мы можем повлиять, но на то, что можно – влиять необходимо. Напишите план, в каких направлениях вы собираетесь развиваться и что конкретно будете делать для этого. Лучше наметить небольшие, но реально достижимые цели, чем запланировать себе много дел, а потом все их не выполнить. Развивайте навыки по одному. Хвалите себя за достижения, пусть даже незначительные – со временем они могут существенно поднять вашу компетенцию и стоимость на рынке труда.

Стивен Кови (англ. Stephen R. Covey; 24 октября 1932, Солт-Лейк-Сити, штат Юта – 16 июля 2012, штат Айдахо) – специалист по вопросам руководства, управления жизнью, преподаватель и консультант по организационному управлению. Обладатель степени МВА Гарвардского университета. Имел докторскую степень Университета Бригама Янга, степень магистра экономики управления. Отец девяти детей и дед 52 внуков. Известен как лектор и автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», которая в августе 2011 г. была названа журналом «TIME» одной из 25 наиболее влиятельных бизнес-книг.

Поглотитель времени № 6 – приятные отвлечения  

Один из наглядных примеров – это поиск информации в Интернете. Большинство людей сталкивались с ситуацией, когда в процессе поиска в поле зрения попадает цепляющий заголовок или баннер, щелкнув по которому мышкой, вы попадаете на страницу, где обсуждается интересная вам тема. Такие отвлечения могут воровать до нескольких часов времени в день, оставаясь при этом незамеченными. Многие из нас привыкли проводить много времени в социальных сетях, нам нравится рассматривать забавные картинки, узнавать новости о жизни наших друзей и знакомых, получать другую интересную информацию. Особенность Интернета в том, что он – безграничен. Следовательно, границы вам придется установить самостоятельно.

Простой алгоритм поиска:

  1. Сформулируйте, что именно вы ищете. Очень сложно «пойти туда, не знаю куда, найти то, не знаю что…» – это может занять все свободное время.
  2. Подберите подходящий поисковый запрос, например: «Авиабилеты в Москву». Введите в поисковик. Если выводится слишком много информации и она вам не подходит – уточните запрос.
  3. Например: «Авиабилеты в Москву расписания цены» (поисковик часто подсказывает наиболее популярные варианты запросов).

Если все равно не удалось найти то, что вы искали – попробуйте использовать другой поисковик.

  1. Как только вы нашли то, что необходимо – переходите к работе. Если информации достаточно, то не надо искать дальше. Скопируйте то, что нужно, и закройте браузер.

При оформлении результатов поиска для руководителя руководствуйтесь числом 3. Для начальника оптимально предлагать не более 3-х вариантов (если, конечно, он не попросит больше) – оптимальный, тот, который немного лучше, и тот, который немного хуже оптимального. Часто выбирают с учетом ряда факторов – времени, удобства, цены и т.д. Руководители не любят большие таблицы с десятками вариантов, старайтесь сокращать их количество перед тем, как показывать начальнику.

Другие виды приятных отвлечений – поболтать с кем-то из сотрудников, выпить чаю, покурить, послушать музыку или почитать что-то. Да, иногда ситуация складывается так, что в какой-то момент времени работы нет. Однако, чтобы не перенапрягаться в авралах, желательно в такие моменты делать несрочные и неважные дела, такие как уборка, упорядочивание, создание инструкций для подчиненных и т.д. И лишь во вторую очередь «вознаграждать» себя чем-то приятным, но для работы бесполезным. Если ввести это в привычку, то количество авралов постепенно уменьшится, и вы приучите себя работать в более предсказуемом и четком ритме.

Поглотитель времени № 7 – обстоятельства 

Иногда даже самые тщательно разработанные планы разбиваются вдребезги об внезапное стечение обстоятельств. Разделим их на несколько типов:

  1. Предсказуемые обстоятельства. Чаще всего их можно заранее предвидеть и подготовиться к ним.

Например, собрать людей на срочно назначенное совещание. Чтобы сделать это за 5 минут, потребуется список телефонов, несколько помощников (чем больше, тем быстрее все получится), договоренности с людьми (которые готовы бросить то, что запланировали, и немедленно прибыть на совещание) и т.д. Если вы едете куда-то, где с высокой долей вероятности возможно длительное стояние в очередях – подумайте, как с пользой провести это время.

  1. Вероятные обстоятельства. Это то, что может случиться, но может и не случиться.

Нередко люди трактуют подобные вещи «в свою пользу», например, закладывая на дорогу минимально необходимое время. Более оптимальная стратегия – всегда делать запас времени на «всякий случай» и находить, чем заняться, если это время окажется свободным.

  1. Форс-мажор. Обстоятельства этого типа обычно сложно заранее предсказать.

Если найти способ справиться с обстоятельствами непреодолимой силы не получается – лучше перенести встречи на другое время, после окончания действия неблагоприятных условий.

В основном виноваты в нарушении планов не обстоятельства, а мы сами. Проанализируйте бланк своего хронометража, постарайтесь сделать это с точки зрения независимого наблюдателя.

На заметку!

Заведите себе полезную привычку – если что-то не получается, искать причину не в других людях или обстоятельствах, а в том, как вы планируете и что потом делаете.

Выявление поглотителей времени – очень важный шаг для повышения своей личной эффективности. Часто, приходя на тренинг, люди неправильно формулируют свою цель: «Я хочу научиться успевать все». В данной статье мы с вами исследовали, что снижает эффективность и как этого избежать. Но чтобы не просто прочитать эту полезную информацию, а выработать реальные навыки, выполните простое домашнее задание:

  1. Проведите хронометраж своего рабочего дня (минимум 1 день).
  2. Проанализируйте, что было наиболее эффективно, а на чем вы теряли свое время.
  3. Наметьте шаги на будущее – как можно минимизировать потери времени с помощью советов, изложенных в данной статье.

В следующем номере мы поговорим о практических приемах, способных помочь вам сэкономить время, справиться со стрессом, быстро сделать те дела, которые вы привыкли откладывать «на потом». Применив эти приемы на практике, вы убедитесь, что они действительно работают.

Инна Иголкина, психолог, бизнес-тренер.
преподаватель Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль