Выбор СЭД для организации. Как сделать рациональный выбор из нескольких потенциальных систем?

180
Сколько бы ни было представлено в СМИ (в тематических журналах, на интернет-сайтах) материалов как теоретической, так и практической направленности касательно выбора СЭД, эта тема до сих пор является актуальной, и будет актуальна для любой компании, имеющей в своих планах работу в СЭД. В данной статье мы предложим вам новый практический подход, позволяющий организации при необходимости сравнения нескольких СЭД и конкретных расчетов по каждой из них выбрать одну наиболее полно удовлетворяющую предъявляемым требованиям (критериям) систему.

На сегодняшний день рынок СЭД и профилирующих компаний, предлагающих услуги по подбору и внедрению системы, разнообразен, что и вызывает у организаций затруднения при выборе СЭД.

Аналитическое агентство «IDC» опубликовало данные исследования рынка управления контентом (ECM) за 2013 год. В общем списке компаний-разработчиков СЭД ведущую позицию занимает компания «EMC» ($23,95 млн). На втором месте идет «Cognitive Technologies» ($16.83 млн). За ними следуют «IBM» ($11.7 млн) и «Microsoft» ($10.93 млн).

IDC – ведущий поставщик информации и консультационных услуг, организатор мероприятий на рынках информационных технологий, телекоммуникаций и потребительской техники.

Среди российских разработчиков СЭД «Cognitive Technologies» уверенно занимает первое место, превышая практически в два раза доли таких компаний, как «Directum» ($9.4 млн) и «ЭОС» ($7.28 млн), более чем в три раза – доли компаний «Логика бизнеса» (включившей в себя «БОСС-референт») – $4.75 млн, «Ланит» ($4.72 млн) и «ИнтерТраст» ($4.5 млн), а долю DocsVision ($3.43 млн) – практически в 5 раз. Российский рынок поставщиков СЭД в настоящее время представлен более чем 250 компаниями.

С одной стороны, по данным аналитиков, продукты лидеров рынка имеют примерно одинаковый набор ключевых функций (регистрация документов, контроль жизненного цикла, маршрутизация, формирование отчетов и т.д.). С другой стороны, при выборе системы повышенный интерес представляют возможности, которые входят в число трендов рынка и являются крайне необходимым дополнением к функционалу СЭД (у некоторых разработчиков они наряду с основными возможностями входят в базовый функционал) при работе с документами в организациях разного уровня.

К таким возможностям относят следующие сервисы: ведения договоров, управления работами, интеграции с «1С», ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также работы с обращениями граждан.

Словарь

OCR (англ. optical character recognition – оптическое распознавание символов) – механический или электронный перевод изображений рукописного, машинописного или печатного текста в текстовые данные.

Из опыта выбора СЭД в ОАО «ВНИИЖТ»

Для нашей компании было важным рассмотреть возможность обучения сотрудников при помощи инновационного для России метода геймификации. Это своего рода новый этап развития СЭД, допускающий представление информации в игровой форме.

Он удачно реализован в сети отелей «Marriott» и Академии Лидерства Делойт (Deloitte Leadership Academy).

Именно предлагаемое на рынке разнообразие продуктов и решений вполне обоснованно ставит перед организацией вопрос: как подобрать систему, работа которой в рамках деятельности организации и поставленных перед ней задач была бы максимально эффективной и  произвела положительный эффект?

По опыту нашей организации дадим вам совет: на первом этапе не нужно пытаться самостоятельно проводить сравнение между поставщиками услуг (программных продуктов), лучше обратиться непосредственно к ним. Чем это может быть вам полезно?

  1. Некоторые компании предоставляют доступ к своей демо-версии СЭД (как правило, это так называемая «коробочная» версия). Таким образом, можно увидеть предлагаемую вам систему вживую, протестировать ее и оценить, насколько она подходит именно вам.
  2.  Также есть компании, которые могут сделать демонстрационное решение конкретно под ваши требования, чтобы вы могли убедиться в квалификации исполнителя и оценить возможность выбора именно этого исполнителя.

Демонстрационные решения разрабатываются не всеми исполнителями, потому что  это своего рода мини-подсистема, создание которой требует очень значимых затрат.

  1.  Некоторые компании организовывают выезд к  своим предыдущим заказчикам, у которых уже реализована система, чтобы вы могли посмотреть, насколько удовлетворены заказчики и насколько качественно выполнила работы компания-исполнитель.

Только уверенная в качественной разработке и реализации СЭД компания-исполнитель предлагает такую услугу. Однако не все заказчики компании-исполнителя согласятся с присутствием на своей территории сторонней организации и будут готовы тратить  время на то, чтобы поделиться всеми нюансами работы во внедренной системе.

  1. Практически все компании могут подготовить для вас коммерческое предложение с описанием работ по проекту, цен и сроков.

Опытные компании-исполнители, как правило, в течение непродолжительного времени обследуют действующую в вашей компании систему делопроизводства, взаимодействуя со службой делопроизводства/руководством компании/проектной командой по внедрению СЭД (зависит от внутреннего решения причастных лиц).

Когда сформированы общие требования к СЭД,осуществляется выбор производителя самого решения и компании-исполнителя.

Каким образом вы будете выбирать систему и поставщика – решение за вами, но есть два основных пути:

  1. Самостоятельно – запросив предложения поставщиков и выбрав оптимальное решение, а также основываясь на обзорах решений, результатах посещения встреч, выставок, конференций, полученных рекомендациях.
  2. Переложив оценку систем на  компанию,  специализирующуюся  на предоставлении таких услуг.

Этот вариант возможен для мультивендорных компаний,  в которых есть представители всех выбранных вами решений (продуктов). Таких компаний немного,  но они присутствуют на рынке.

Для этого вам необходимо ограничиться предварительным выбором нескольких систем, а менеджер специализированной (мультивендорной) компании пригласит на общую встречу представителя по каждой выбранной вами системе.

Словарь

Мульвендорная компания – компания, предлагающая товар, услуги разных производителей (вендоров).

Критерии оценки СЭД

Предлагаемый алгоритм для оценки и выбора СЭД принадлежит автору данной статьи и основан на методе объективного выбора объекта, который был разработан заведующим аспирантурой научной организации железнодорожной отрасли, профессором Г.В. Гогричиани, в 2006 году и с тех пор достаточно широко используется для выбора различных объектов на железнодорожном транспорте. В качестве объектов оценки выступают различные материалы, изделия, системы (в проекте) и т.п. Предложенный алгоритм ранее успешно применялся для оценки и выбора персонала при кадровых перемещениях в нашей организации, а сейчас он адаптирован для решения задачи по выбору СЭД.

Если вы будете принимать решение по выбору СЭД самостоятельно, нужно иметь систему критериев оценки (набор критериев), чтобы была возможность объективно оценивать СЭД и при необходимости компанию-поставщика.

В целом набор критериев для оценки СЭД нельзя стандартизировать, так как он для каждой организации будет своим в зависимости от поставленных перед СЭД задач и предъявляемых  к ней требований.

На практике зачастую складывается ситуация, когда выбор СЭД затруднителен по той причине, что по набору критериев Выбор СЭД для организации.  Как сделать рациональный  выбор из нескольких потенциальных систем?организации подходят несколько систем (например, три). Что делать в этом случае? Как осуществить правильный выбор?

Далее в качестве примера будут рассмотрены три условных СЭД, а также даны анализ и расчеты по выбору одной наиболее подходящей, в соответствии с изложенной методикой.

Для начала необходимо определить набор критериев, предъявляемых к СЭД. Обычно это 20–35 критериев, которые не могут быть оценены объективными числовыми показателями, поскольку относятся к различным группам.

Критерии оценки СЭД можно условно разделить на три группы:  качественные,  количественные  и комбинированные.

К первой группе, например, могут относиться качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, безопасности, защищенности, ко второй – показатели, по которым возможна количественная оценка (например, первоначальная стоимость СЭД и стоимость ее развития).  Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, требования к численности и квалификации персонала системы).

Задача выбора СЭД относится к многокритериальным задачам, основная идея которых состоит в том, чтобы множество важных параметров свести к единому показателю. Одним из наиболее эффективных методов решения многокритериальных задач является создание обобщенного показателя в виде алгебраической суммы мест основных критериев с учетом  их весовых коэффициентов. Весовые коэффициенты характеризуют степень важности каждого критерия среди других.

В соответствии с поставленной задачей по выбору одной СЭД из трех условных формируется список трех потенциальных СЭД (обозначим его условно буквой Р). Для выбора наилучшей из этих систем (S1-S3), определяются основные критерии (К) ее оценки (табл. 1).

В качестве примера воспользуемся шестью критериями. Предположим, что они являются ключевыми (основными).

                                                                                                                     Таблица 1

Основные критерии оценки СЭД

1

2

Название критерия

Обозначение критерия

     Автоматизация перечня процессов и процедур

К1

     Удаленная работа пользователей

К2

     Реализация модулей

К3

     Защищенность системы

К4

     Стоимость владения одним рабочим местом

К5

Возможность самостоятельной доработки системы

К6

Для решения поставленной задачи по выбору оптимальной системы прибегнем к широко применяемому на практике методу экспертных оценок. Для этого  используется следующая схема:

  • специалистам (экспертам) рассылаются опросные листы с просьбой оценить каждую СЭД по предложенным критериям по определенной системе;
  • в опросном листе эксперт оценивает степень важности каждого критерия и присваивает ему цифровое значение (балл);
  • полученные в ходе опроса оценки веса (важности критерия среди других) и баллы по каждому критерию усредняются. 

Отметим, что количество экспертов прямо не влияет на результат оценки системы, однако большее число экспертов позволяет лицу, принимающему решение, получить более точную информацию.

Далее поставленная задача по выбору СЭД решается следующим образом:

Шаг 1. Определим важность критериев между собой (весовое значение критериев –  ВЗК).

Условимся, что для конкретности будем принимать ВЗК в пределах от 0 до 1.

Для получения корректных расчетов, на данном этапе условимся, что чем большую важность имеет критерий среди других критериев, тем меньшее ВЗК ему присваивается.

По результатам экспертных мнений рассчитываем среднее ВЗК по каждому критерию. Для конкретности в нашем рассмотрении примем ВЗК (К16)следующими:

Таблица 2

Весовые значения критериев (ВЗК)

1

2

3

Название критерия

Обозначение критерия

ВЗК

Возможность самостоятельной доработки системы

К6

0,95

Защищенность системы

К4

0,9

Удаленная работа пользователей

К2

0,7

Автоматизация перечня процессов и процедур

К1

0,6

 Реализация модулей

К3

0,5

Стоимость владения одним рабочим местом

К5

0,2

Как видно из таблицы, указанные критерии по важности ранжируются следующим образом:

1. Стоимость владения одним рабочим местом.

2. Реализация модулей.

3. Автоматизация перечня процессов и процедур.

4. Удаленная работа пользователей.

5. Защищенность системы.

6. Возможность самостоятельной доработки системы.

Соответственно, их ВЗК по степени уменьшения указаны в третьем столбце табл. 2.

Шаг 2.  Рассчитаем среднее значение (баллы) каждого критерия по каждой СЭД.

Баллы присваиваются в пределах от 1 до 10. Затем баллы по каждому критерию усредняются.

Например, в табл. 3 наглядно показано, что по критерию К1 «Автоматизация перечня процессов и процедур» системы S1–S3 (столбец 1) получили следующий средний балл (столбец 2): S1 – 10; S2 – 8,5; S3 – 8 баллов.

Данные по средним баллам по критериям К2–К6 размещены во вторых столбцах таблиц 4–8.

Шаг 3. Определим места критериев по баллам. Места определяются для того, чтобы сравнивать полученные результаты в единой системе измерений. Условимся, что СЭД с наибольшим баллом присваиваем первое место, соответственно, СЭД с наименьшим баллом – 3 место.  В табл. 3 (столбец 3) представлены места критерия К1 «Автоматизация перечня процессов и процедур» по баллам для каждой системы.

Например, первое место занимает самый высокий балл – 10, второе место занимает значение балла 8,5; третье место – более низкий балл 8.

Аналогично представлена информация по критериям К26 в столбце 3 табл.  48 для всех систем.

Шаг 4. Определим места по критерию с учетом ВЗК. Ранее определенные ВЗК по каждому критерию перемножим с полученными местами (в нашем случае от 1 до 3, в соответствии с количеством СЭД).  То есть данные в столбце 3 табл. 2 (для удобства читателей значения ВЗК добавлены в названия таблиц 3–8) по каждому критерию умножаются на места критерия по баллам. Данные о местах критериев по баллам находятся в столбцах 3 таблиц 3–8.

Рассмотрим расчеты для всех трех СЭД по критерию К1, который имеет ВЗК 0,6.

Рассчитаем места по критерию К1 с учетом ВЗК для СЭД S1. Для этого 0,6 (значение ВЗК для данного критерия) умножаем на 1 (значение места критерия по баллам (1 место), полученное путем сравнения средних баллов), в результате значение 0,6 – это место по критерию К1 с учетом ВЗК для S1.

Аналогично проведем расчеты для СЭД S2 и S3.

Для S2:  0,6 (значение ВЗК для данного критерия) умножаем на 2 (значение места критерия по баллам (2 место), полученное путем сравнения средних баллов), в результате значение 1,2  – это место по критерию К1 с учетом ВЗК для S2.

Для S3:  0,6 (значение ВЗК для рассматриваемого критерия) умножаем на 3 (значение места критерия по баллам (3 место), полученное путем сравнения средних баллов), в результате значение 1,8  – это место по критерию К1 с учетом ВЗК для S3.

Для критериев К26 результаты расчетов мест по критериям «Стоимость владения одним рабочим местом», «Возможность самостоятельной доработки системы», «Реализация модулей», «Защищенность системы» и «Удаленная работа пользователей» размещены в столбце 4 табл. 4–8.

Таблица 3

Результаты экспертных оценок СЭД по критерию К1 «Автоматизация перечня процессов и процедур», среднее значение веса  К1 – 0,6

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

10

1

0,6

S2

8,5

2

1,2

S3

8

3

1,8

                                                                                                      

Таблица 4

Результаты экспертных оценок СЭД по критерию К2 «Удаленная работа пользователей», среднее значение веса  К2 – 0,7

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

6

2

1,4

S2

5

3

2,1

S3

8,5

1

0,7

Таблица 5

Результаты экспертных оценок СЭД  по критерию К3 «Реализация модулей», среднее значение веса  К3 – 0,5

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

8

1

0,5

S2

6,5

3

1,5

S3

7

2

1,0

Таблица 6

Результаты экспертных оценок СЭД по критерию К4 «Защищенность системы», среднее значение веса  К4 – 0,9

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

8

1

0,9

S2

7,5

2

1,8

S3

6

3

2,7

Таблица 7

Результаты экспертных оценок СЭД по критерию К5 «Стоимость владения одним рабочим местом», среднее значение веса  К5 – 0,2

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

5,5

3

0,6

S2

8

1

0,2

S3

7,5

2

0,4

Таблица 8

Результаты экспертных оценок СЭД по критерию К6 «Возможность самостоятельной доработки системы», среднее значение веса  К6  – 0,95

1

2

3

4

СЭД

Средний балл по критерию

Место критерия по баллам

Места по критерию с учетом ВЗК

S1

6,75

3

2,85

S2

8

1

0,95

S3

7,5

2

1,9

Шаг 5. Рассчитываем рейтинг СЭД.

Рейтинг рассчитывается отдельно для каждой СЭД путем суммирования значений мест по шести критериям.

Для этого складываем числовые значения мест по каждому критерию с учетом ВЗК (столбец 4 табл. 38)  для каждой СЭД отдельно.

Например, для СЭД S1: 0,6 (по критерию К1) +1,4 (по критерию К2) +0,5 (по критерию К3) +0,9 (по критерию К4) +0,6 (по критерию К5) +2,85 (по критерию К6). Итоговое число 6,85 зафиксировано в столбце 2 табл. 9.

Аналогично рассчитывается сумма мест по критериям с учетом ВЗК для S1 и S2. Рейтинг по всем системам представлен в табл. 9.

Таблица 9

Расчет рейтинга СЭД по результатам сравнения суммы мест по критериям с учетом ВЗК

1

2

3

СЭД

Сумма мест по критерию

Места

S1

6,85

(1 место)

S2

7,75

(2 место)

S3

8,5

(3 место)

По принятому нами условию, большему значению критерия по десятибалльной шкале мы присваивали первое место. В результате при определении сумм мест по критериям для каждой СЭД чем меньше сумма мест по критериям, тем больше вероятность совпадения возможностей СЭД и требований к ней, предъявляемых организацией. Рейтинг расчета демонстрирует, что система S1 получила самое высокое место среди прочих систем. Это значит, что внедрение в организации СЭД  S1 станет лучшим решением.

Еще раз подчеркнем, что на рынке сегодня представлено немало решений и поставщиков, которые  предлагают различные условия, поэтому к вопросу выбора СЭД необходимо подходить очень внимательно, стараясь трезво оценивать все плюсы и минусы той или иной системы.

Какие из предлагаемых условий являются более выгодными и более гибкими именно для вас, можно определить самостоятельно с использованием описанного выше алгоритма. Данный алгоритм можно использовать как дополнительную объективную оценку, позволяющую при помощи расчетов продемонстрировать получение наиболее верного решения. В целом практическое применение приведенного в статье алгоритма довольно разностороннее. Для службы делопроизводства этот алгоритм может применяться, например, при кадровых перемещениях внутри структурного подразделения (отдел, управление), что очень важно при назначении работников на ключевые должности.  

Так, в ОАО «ВНИИЖТ» алгоритм использовался при выборе одного из четырех кандидатов на вакантное место руководителя отдела документационного обеспечения. С того момента прошло более года, и показатели деятельности демонстрируют правильность принятого решения в вопросе кадровой расстановки, т.к. потенциал работника раскрылся, он замечательно справляется со своими обязанностями, что однозначно положительно влияет на уровень производительности всей организации.

Возможность объективного сравнения между собой критериев, относящихся к различным группам оценки, которую демонстрирует данный алгоритм, позволяет со степенью наибольшей вероятности выбрать именно ту СЭД, которая будет максимально соответствовать предъявляемым к ней требованиям со стороны пользователей – работников организации. При этом уровень объективности повышается с увеличением качества присвоенных критериям весовых значений, которые являются значимыми и участвуют в процессе сравнения нескольких систем.

Т.И. Сыродоева, начальник Управления делами ОАО «ВНИИЖТ»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль