Документ в системе менеджмента качества (СМК)

947
Документ – ядро любой системы менеджмента качества. Документ оформляет каждую процедуру или процесс СМК. Каждое структурное звено в СМК имеет свое документальное подтверждение и обоснование. Система документации СМК – ее кровеносная система. Она обеспечивает слаженную и эффективную работу организации в целом. Из статьи вы узнаете: о роли и месте документа в СМК; основополагающих понятиях в СМК; уровнях и структуре управления документами в СМК; видах документов в системе.

Стандарты СМК в организации

Система менеджмента качества давно вошла в жизнь отечественных предприятий. О чем говорит наличие СМК? О соответствии организации требованиям международных стандартов серии ISO 9000.

 ISO – международная организация по стандартизации (International Organisartion for Standartization). Это глобальная сеть. Она определяет, какие стандарты нужны для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Разработкой стандартов занимаются технические комитеты ISO.

Так, разработка и внедрение стандартов (серии 9000 и пр.) в сфере СМК – прерогатива технического комитета № 176. Он помимо своей основной деятельности консультирует все технические комитеты ISO.

Он обеспечивает целостность общих стандартов системы качества и реализацию политики качества.

Разработка международных норм и стандартов по информации и документации в ISO поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация».

Этот комитет стандартизирует:

– информационную деятельность;

– издательское дело;

– деятельность по индексированию и реферированию;

– практическую деятельность библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Отметим, что разделы по управлению документами содержатся практически во всех стандартах ISO. В том числе в стандартах серии 9000, а не только в стандартах комитета № 46.

            Итак, в организации успешно разработана и внедрена СМК. Это основание для получения сертификата качества. Он дает организации ряд преимуществ на рынке. 

Во-первых, сертификация качества по СМК повышает общую эффективность компании. Во-вторых, она увеличивает производительность труда сотрудников с помощью дисциплины и мотивации. В-третьих, СМК уменьшает затраты и улучшает качество продукции и услуг. В-четвертых, сертификат качества СМК работает на репутацию компании, как среди клиентов, так и среди конкурентов. Наконец,  сертификат качества продукции – это залог привлечения новых клиентов.

 Для предприятий некоторых отраслей сертификат СМК обязателен.

Например, без него строительная организация не сможет участвовать в тендере на подрядные работы. Заказчик может потребовать такой сертификат у организации-претендента помимо лицензий и т.п.

СМК может сертифицироваться как международным, так и национальным сертификационным органом. Национальные органы сертификации полностью адаптированы к международным. Разница в этих системах минимальна. Все зависит от ориентации предприятия на внешние рынки.

Если организация поддерживает контакты с зарубежными партнерами, то следует выбрать международную СМК и сертификат международного образца. Если организация работает на отечественном рынке, можно ограничиться национальной адаптированной системой. К тому же она обходится гораздо дешевле.          

Документ и запись – основополагающие понятия СМК

            Как мы определили, выработкой требований к управлению документами занимаются технические комитеты ISO. В статье мы воспользуемся терминологией норм, разработанных 176 Комитетом.

Сегодня основополагающими стандартами СМК являются:

– стандарты международные (ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008);

– адаптированные к ним национальные стандарты (ГОСТ ISO 9000:2011 и ГОСТ ISO 9001:2011).

Упомянутые ISO серии 9000 обновлены и существенно дополнены осенью 2015 г. (ISO 9000:2015 и ISO 9001:2015). Для перехода сертификационных органов и организаций-обладателей сертификата на новые стандарты дается три года. А пока Документ в системе менеджмента качества (СМК)можно ссылаться на содержание и пользоваться терминологией стандартов 2005 и 2008 гг.

Согласно ISO 9000 документ – это информация  и соответствующий носитель.  

Национальный ГОСТ ISO 9000-2011 содержит более детальное определение. «Документ – это информация, представленная на соответствующем носителе».

В примечании уточняется, что носитель может быть:

– бумажным;

– магнитным;

– электронным или оптическим;

– компьютерным диском;

– фотографией или эталонным образцом или их комбинацией.

            Международный стандарт ISO 9000-2011 уделяет большое внимание характеристике документации в целом и ее оценке. Так, согласно разделу 2.7.1 документация дает возможность передать смысл и последовательность действий.  

            Она способствует:

1) соответствию требованиям потребителя (заказчика) и улучшению качества;

2) обеспечению подготовки персонала;
3) повторяемости и прослеживаемости процессов;
4) обеспечению объективных свидетельств (доказательств, подтверждений того или иного действия);

5) оценке эффективности и постоянной пригодности (валидности) СМК.

В стандарте закреплено, что разработка документации не должна быть самоцелью. Она должна добавлять ценность для ее пользователей. Иными словами, создавать (разрабатывать, вносить изменения, актуализировать) документы следует для выполнения какой-либо задачи.

Например, упорядочить работу подразделения, закрепить должностные обязанности сотрудника, оформить процедуру сдачи дел на хранение и т.п.

Виды документов в СМК

Перечислим виды документов, применяемых в системах менеджмента качества:

1) документы, предоставляющие согласованную информацию об СМК. Эта информация предназначена как для внутреннего, так и внешнего пользования (например, руководство по качеству);  

2) документы, описывающие, как СМК применяется к конкретной продукции, проекту или договору (планы качества);

3) документы, устанавливающие требования (спецификации);

4) документы с рекомендациями или предложениями (методические документы);

5) документы, описывающие последовательность выполнения действий и процессов (стандарты, рабочие инструкции, чертежи и т.п.);

6) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий̆ или достигнутых результатов (записи).

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носителей сама. Это зависит от ее размера, сложности структуры, требований потребителей и/или заказчиков и т.п.

Какой стандарт является основным стандартом по работе с документами в ряде стран, в том числе и России? Это национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами». Он перечисляет следующие возможности документов:

  • осуществление деятельности упорядоченно, эффективно и подотчетно;
  • предоставление услуг последовательно и беспристрастно;
  • обеспечение и документирование формирования политики и принятия управленческих  решений;
  • обеспечение согласованности, непрерывности и производительности деловой и управленческой деятельности;
  • повышение эффективности деятельности всей организации;
  • обеспечение бесперебойности деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
  • соблюдение требований законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
  • обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
  • защита интересов организаций и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
  • обеспечение и документирование текущих и будущих научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, деятельности по развитию, разработке и достижению, а также исторических исследований;
  • предоставление документированных доказательств деловой, личной и общественной деятельности;
  • обеспечение делового, персонального и социального своеобразия;
  • сохранение корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Теперь перейдем к определению и характеристике понятия «запись». Упомянутый российский стандарт 15489-1-2007 объединяет термины «документ» и «запись». Аргумент – то, что в документационном обеспечении управления и в теории документоведения термин «запись» не используется.  Терминологически и при переводе на русский язык это действительно так. В английском языке термины «records» и «document» – синонимы.

Однако в рамках СМК термины «документ» и «запись» разделяются. Поэтому примем за основу определение записи, данное ГОСТ ISO 9000:2011. Согласно нему, «запись – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности». Проще говоря, запись – это фиксация результата.

Примеры записей: отчеты, акты выполненных работ, журналы учета, протоколы совещаний, листы согласования договоров и т.п. Все эти документы содержат информацию о каком-либо достигнутом результате. Отметим также, что чаще всего записи оформляются по шаблонам (формам, бланкам). Записи содержат обязательные реквизиты. Например, подпись лица, удостоверяющего документ, дату оформления, при необходимости – номер и печать.

Итак, записи СМК должны быть четкими, датированными, понятными и удобными для идентификации.

Запись фактически является видом документа по СМК. Но требования к записям и их управлению выделены в самостоятельный раздел.

Что помимо других обязательных документированных процедур особо выделяет ГОСТ ISO 9001-2011?

Это необходимость разработки специальных стандартов по управлению документами и управлению записями.

Процессы управления документами и записями пронизывают всю деятельность предприятия. Они делают ее прозрачной как для руководства и сотрудников, так и для всех заинтересованных сторон.

Особенности внешнего и локального нормативного регулирования

В рамках СМК есть два направления нормативного регулирования: внешнее и внутреннее (локальное).

Направление внешнего нормативного регулирования делится на несколько групп. Рассмотрим подробно каждую из них:

  1. федеральное законодательство о  техническом регулировании;
  2. международные стандарты серии 9000;
  3. национальные стандарты, адаптированные к международным, и межгосударственные стандарты;
  4. руководящие указания.

Федеральный закон «О техническом регулировании» в гл. 3 устанавливает цели и принципы стандартизации в РФ. Он перечисляет документы и требования к ним в области стандартизации, используемые на территории РФ. Среди них:

 – международные стандарты;

– надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов;

– национальные стандарты и т.п.

Статья 17 гл. 3 ФЗ «О техническом регулировании» разрешает разработку стандартов организациями самостоятельно.

Международные стандарты серии ISO, как мы уже выяснили, устанавливают требования к СМК. Они затрагивают различные аспекты управления качеством на международном уровне. Также они могут служить основой для разработки собственных стандартов организаций.

Разница между национальными и межгосударственными стандартами заключается в зоне их действия.

Национальные действуют на территории Российской Федерации. Межгосударственные – на территории стран-разработчиков (в рамках СНГ). При условии, если они не противоречат национальному законодательству.

Цель национальных и межгосударственных стандартов в области СМК совпадает. Это адаптация текстов международных стандартов в России. Зачастую такие стандарты являются полными переводными аналогами международных.

Например, в преамбуле ГОСТ ISO 9001-2011 заявлено, что он идентичен международному стандарту ISO 9001:2008.

Наконец, руководящие указания (чаще также в форме стандартов) содержат требования и/или разъяснения той или иной процедуры управления качеством.

Например, в чем суть ГОСТ Р ИСО 10013-2007 «Руководство по документированию систем менеджмента качества»? Он содержит подробные рекомендации по разработке и внедрению документов СМК в организации. Этот ГОСТ идентичен  ISO/TR 10013:2001 «Guidelines for quality management system documentation».

Второе направление нормативного регулирования СМК – локальные акты. Среди них прежде всего нужно выделить Руководство по качеству (далее – РК) и шесть обязательных документированных процедур. Их наличие регламентировано ISO 9001:2008.

Требования к разработке РК и документированных процедур содержатся в разделах 4.2.1-4.2.3 гл. 4 Стандарта.

Руководство по качеству – основной документ СМК. Это ее своеобразная программа. В РК имеет смысл включить:

– полное описание СМК предприятия;

– перечень лиц, ответственных за процессы СМК;

– описание процедур;

– особенности их документирования.

Обязательные документированные процедуры посвящаются следующим направлениям СМК:

– управление документами;

– управление записями;

– управление несоответствующей продукцией;

– проведение внутренних аудитов;

– проведение корректирующих мероприятий;

– проведение предупреждающих мероприятий.

Мы не будем описывать эти процедуры в нашей статье. Ограничимся замечанием, что каждая из них имеет набор форм записей (шаблонов). Ими оформляются те или иные действия в рамках СМК.

Таким образом, какой напрашивается вывод? Система менеджмента качества организации – самостоятельное направление деятельности со своей нормативной базой.

Управление документами в СМК: уровни и направления

Структура документации СМК – это строгая иерархическая система взаимосвязанных документов. Часть этих документов прямо оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Следовательно, эту структуру можно разделить на два уровня: постоянный и переменный. Постоянный уровень четко прописан в стандартах. Переменный – зависит от конкретной организации.

Неизменные составляющие структуры документации СМК:

  • Политика в области качества.
  • Цели в области качества.
  • Руководство по качеству.
  • Шесть обязательных процедур системы качества.
  • Записи по качеству.

Переменный уровень структуры в стандарте обозначен в разделе 4.2.1.d 9001:2008. А именно: «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими».

К таким документам относятся:

– различные планы, карты или схемы процессов;

– рабочие инструкции, отчетные формы и шаблоны;

– договоры и контракты;

– письма и приказы;

– локальные нормативные документы, накладные и пр.

Общий вид структуры документации СМК представлен на схеме в Приложении 1.

В рамках СМК есть три направления управления документами:

−      управление внешними нормативными документами;

−        управление внутренними (локальными) нормативными документами;

−        управление организационно-распорядительными документами.

Рассмотрим каждое направление подробно.

Что нужно сделать для эффективного управления внешней документацией?

Следует разработать перечень внешней нормативной документации. Например: федеральное законодательство, подзаконные акты, государственные и национальные стандарты, СНиП, рабочие документации, рабочие инструкции, своды правил и пр. Этот перечень будет регламентировать деятельность предприятия. Его можно изменять или дополнять.

Форму такого перечня смотрите в Приложении 2.

Управление внутренними (локальными) документами СМК – особая процедура. Это определенный порядок разработки, согласования, утверждения, внесения изменений и отмены внутренних локальных актов. Причем актов, регулирующих как область СМК, так и деятельность организации в целом. Часто требования к такому порядку закрепляют в отдельной документированной процедуре (стандарте).

Структура управления внутренними нормативными документами СМК приведена в Приложении 3.

Управление организационно-распорядительными документами в СМК ведется при взаимодействии со службой ДОУ. А также в соответствии с локальными нормативными актами по делопроизводству.

Здесь важна плавная интеграция СМК в уже сложившуюся структуру ДОУ. Нужно не допустить «конфликта интересов» двух систем. Этому и другим вопросам взаимодействия ДОУ и СМК мы посвятим следующие статьи.

Итак, какой можно сделать вывод из нашей статьи? Роль документа в СМК достаточно велика. Именно документы – единственное подтверждение и доказательство того или иного шага в рамках СМК.

Основное требование стандартов СМК – создание и поддержание документированной системы менеджмента качества в организации. То есть нужно не только создавать дополнительные документы помимо основных обязательных. Следует наладить механизмы разработки и внедрения документации СМК.

Приложение 1. Структура документации СМК

Приложение 2. Перечень внешней нормативной документации СМК

№ п/п

Обозначение документа

Наименование документа

Примечания

1.

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ

О техническом регулировании

2.

Федеральный закон от 08.08.2001 № 128-ФЗ

О лицензировании отдельных видов деятельности

3.

ГОСТ Р 12.1.009-2009

Электробезопасность. Термины и определения

4.

СНиП П-26-76

Кровли

5.

ISO/TR 10013:2001/ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007

Руководство по документированию системы менеджмента качества

Приложение 3. Структура управления локальными

нормативными документами СМК

№ п/п

Этап работы

Описание

1.

Принятие решения о разработке нового/переработке существующего документа

Разработке локального документа предшествует анализ объекта

2.

Создание проекта документа

Разработка ведется в соответствии с законом РФ

3.

Согласование проекта документа, внесение изменений и поправок в документ

Проект направляется на согласование заинтересованным должностным лицам в электронном/бумажном виде. Они согласовывают документ в свободной форме. По результатам согласования (при необходимости) уточняется окончательная редакция проекта

4

Утверждение локального документа руководством (генеральным директором) организации

Локальный документ утверждается подписью генерального директора

5.

Присвоение регистрационного номера

Регистрационный номер присваивается из реестра локальных нормативных документов

6.

Внесение документа в перечень локальных нормативных документов организации

Перечень локальных нормативных документов ведется в электронном виде службой качества

7.

Введение документа в действие, рассылка, ознакомление

Приказ о введении нормативного документа готовит исполнитель. Затем его передают на подпись генеральному директору. После чего приказ рассылается по листу рассылки и ознакомления

8.

Хранение документа

Подлинники утвержденных документов и извещения об их изменении хранятся в службе ДОУ

9.

Пересмотр документа

Нормативные документы регулярно пересматривают и утверждают заново

10.

Изменения в документе

Извещения об изменении действующих нормативных документов оформляют в виде приказа/распоряжения. После чего изменения вносят в текст документа. Об этом делается соответствующая отметка в Листе регистрации изменений нормативного документа

11.

Отмена документа

При отмене нормативного документа на подлинник наносят надпись «Аннулировано». Остальные бумажные копии документа изымают из обращения или уничтожаются по приказу/ распоряжению генерального директора

Дубовицкая М.А., зам. генерального директора ЗАО ХК «СТРОЙЭНЕРГОСЕРВИС»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль