Документ в системе менеджмента качества (СМК)

766
Документ – ядро любой системы менеджмента качества. Документ оформляет каждую процедуру или процесс СМК. Каждое структурное звено в СМК имеет свое документальное подтверждение и обоснование. Система документации СМК – ее кровеносная система. Она обеспечивает слаженную и эффективную работу организации в целом. Из статьи вы узнаете: о роли и месте документа в СМК; основополагающих понятиях в СМК; уровнях и структуре управления документами в СМК; видах документов в системе.

Стандарты СМК в организации

Система менеджмента качества давно вошла в жизнь отечественных предприятий. О чем говорит наличие СМК? О соответствии организации требованиям международных стандартов серии ISO 9000.

 ISO – международная организация по стандартизации (International Organisartion for Standartization). Это глобальная сеть. Она определяет, какие стандарты нужны для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Разработкой стандартов занимаются технические комитеты ISO.

Так, разработка и внедрение стандартов (серии 9000 и пр.) в сфере СМК – прерогатива технического комитета № 176. Он помимо своей основной деятельности консультирует все технические комитеты ISO.

Он обеспечивает целостность общих стандартов системы качества и реализацию политики качества.

Разработка международных норм и стандартов по информации и документации в ISO поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация».

Этот комитет стандартизирует:

– информационную деятельность;

– издательское дело;

– деятельность по индексированию и реферированию;

– практическую деятельность библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Отметим, что разделы по управлению документами содержатся практически во всех стандартах ISO. В том числе в стандартах серии 9000, а не только в стандартах комитета № 46.

            Итак, в организации успешно разработана и внедрена СМК. Это основание для получения сертификата качества. Он дает организации ряд преимуществ на рынке. 

Во-первых, сертификация качества по СМК повышает общую эффективность компании. Во-вторых, она увеличивает производительность труда сотрудников с помощью дисциплины и мотивации. В-третьих, СМК уменьшает затраты и улучшает качество продукции и услуг. В-четвертых, сертификат качества СМК работает на репутацию компании, как среди клиентов, так и среди конкурентов. Наконец,  сертификат качества продукции – это залог привлечения новых клиентов.

 Для предприятий некоторых отраслей сертификат СМК обязателен.

Например, без него строительная организация не сможет участвовать в тендере на подрядные работы. Заказчик может потребовать такой сертификат у организации-претендента помимо лицензий и т.п.

СМК может сертифицироваться как международным, так и национальным сертификационным органом. Национальные органы сертификации полностью адаптированы к международным. Разница в этих системах минимальна. Все зависит от ориентации предприятия на внешние рынки.

Если организация поддерживает контакты с зарубежными партнерами, то следует выбрать международную СМК и сертификат международного образца. Если организация работает на отечественном рынке, можно ограничиться национальной адаптированной системой. К тому же она обходится гораздо дешевле.          

Документ и запись – основополагающие понятия СМК

            Как мы определили, выработкой требований к управлению документами занимаются технические комитеты ISO. В статье мы воспользуемся терминологией норм, разработанных 176 Комитетом.

Сегодня основополагающими стандартами СМК являются:

– стандарты международные (ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008);

– адаптированные к ним национальные стандарты (ГОСТ ISO 9000:2011 и ГОСТ ISO 9001:2011).

Упомянутые ISO серии 9000 обновлены и существенно дополнены осенью 2015 г. (ISO 9000:2015 и ISO 9001:2015). Для перехода сертификационных органов и организаций-обладателей сертификата на новые стандарты дается три года. А пока Документ в системе менеджмента качества (СМК)можно ссылаться на содержание и пользоваться терминологией стандартов 2005 и 2008 гг.

Согласно ISO 9000 документ – это информация  и соответствующий носитель.  

Национальный ГОСТ ISO 9000-2011 содержит более детальное определение. «Документ – это информация, представленная на соответствующем носителе».

В примечании уточняется, что носитель может быть:

– бумажным;

– магнитным;

– электронным или оптическим;

– компьютерным диском;

– фотографией или эталонным образцом или их комбинацией.

            Международный стандарт ISO 9000-2011 уделяет большое внимание характеристике документации в целом и ее оценке. Так, согласно разделу 2.7.1 документация дает возможность передать смысл и последовательность действий.  

            Она способствует:

1) соответствию требованиям потребителя (заказчика) и улучшению качества;

2) обеспечению подготовки персонала;
3) повторяемости и прослеживаемости процессов;
4) обеспечению объективных свидетельств (доказательств, подтверждений того или иного действия);

5) оценке эффективности и постоянной пригодности (валидности) СМК.

В стандарте закреплено, что разработка документации не должна быть самоцелью. Она должна добавлять ценность для ее пользователей. Иными словами, создавать (разрабатывать, вносить изменения, актуализировать) документы следует для выполнения какой-либо задачи.

Например, упорядочить работу подразделения, закрепить должностные обязанности сотрудника, оформить процедуру сдачи дел на хранение и т.п.

Виды документов в СМК

Перечислим виды документов, применяемых в системах менеджмента качества:

1) документы, предоставляющие согласованную информацию об СМК. Эта информация предназначена как для внутреннего, так и внешнего пользования (например, руководство по качеству);  

2) документы, описывающие, как СМК применяется к конкретной продукции, проекту или договору (планы качества);

3) документы, устанавливающие требования (спецификации);

4) документы с рекомендациями или предложениями (методические документы);

5) документы, описывающие последовательность выполнения действий и процессов (стандарты, рабочие инструкции, чертежи и т.п.);

6) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий̆ или достигнутых результатов (записи).

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носителей сама. Это зависит от ее размера, сложности структуры, требований потребителей и/или заказчиков и т.п.

Какой стандарт является основным стандартом по работе с документами в ряде стран, в том числе и России? Это национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами». Он перечисляет следующие возможности документов:

  • осуществление деятельности упорядоченно, эффективно и подотчетно;
  • предоставление услуг последовательно и беспристрастно;
  • обеспечение и документирование формирования политики и принятия управленческих  решений;
  • обеспечение согласованности, непрерывности и производительности деловой и управленческой деятельности;
  • повышение эффективности деятельности всей организации;
  • обеспечение бесперебойности деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
  • соблюдение требований законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
  • обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
  • защита интересов организаций и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
  • обеспечение и документирование текущих и будущих научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, деятельности по развитию, разработке и достижению, а также исторических исследований;
  • предоставление документированных доказательств деловой, личной и общественной деятельности;
  • обеспечение делового, персонального и социального своеобразия;
  • сохранение корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Теперь перейдем к определению и характеристике понятия «запись». Упомянутый российский стандарт 15489-1-2007 объединяет термины «документ» и «запись». Аргумент – то, что в документационном обеспечении управления и в теории документоведения термин «запись» не используется.  Терминологически и при переводе на русский язык это действительно так. В английском языке термины «records» и «document» – синонимы.

Однако в рамках СМК термины «документ» и «запись» разделяются. Поэтому примем за основу определение записи, данное ГОСТ ISO 9000:2011. Согласно нему, «запись – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности». Проще говоря, запись – это фиксация результата.

Примеры записей: отчеты, акты выполненных работ, журналы учета, протоколы совещаний, листы согласования договоров и т.п. Все эти документы содержат информацию о каком-либо достигнутом результате. Отметим также, что чаще всего записи оформляются по шаблонам (формам, бланкам). Записи содержат обязательные реквизиты. Например, подпись лица, удостоверяющего документ, дату оформления, при необходимости – номер и печать.

Итак, записи СМК должны быть четкими, датированными, понятными и удобными для идентификации.

Запись фактически является видом документа по СМК. Но требования к записям и их управлению выделены в самостоятельный раздел.

Что помимо других обязательных документированных процедур особо выделяет ГОСТ ISO 9001-2011?

Это необходимость разработки специальных стандартов по управлению документами и управлению записями.

Процессы управления документами и записями пронизывают всю деятельность предприятия. Они делают ее прозрачной как для руководства и сотрудников, так и для всех заинтересованных сторон.

Особенности внешнего и локального нормативного регулирования

В рамках СМК есть два направления нормативного регулирования: внешнее и внутреннее (локальное).

Направление внешнего нормативного регулирования делится на несколько групп. Рассмотрим подробно каждую из них:

  1. федеральное законодательство о  техническом регулировании;
  2. международные стандарты серии 9000;
  3. национальные стандарты, адаптированные к международным, и межгосударственные стандарты;
  4. руководящие указания.

Федеральный закон «О техническом регулировании» в гл. 3 устанавливает цели и принципы стандартизации в РФ. Он перечисляет документы и требования к ним в области стандартизации, используемые на территории РФ. Среди них:

 – международные стандарты;

– надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов;

– национальные стандарты и т.п.

Статья 17 гл. 3 ФЗ «О техническом регулировании» разрешает разработку стандартов организациями самостоятельно.

Международные стандарты серии ISO, как мы уже выяснили, устанавливают требования к СМК. Они затрагивают различные аспекты управления качеством на международном уровне. Также они могут служить основой для разработки собственных стандартов организаций.

Разница между национальными и межгосударственными стандартами заключается в зоне их действия.

Национальные действуют на территории Российской Федерации. Межгосударственные – на территории стран-разработчиков (в рамках СНГ). При условии, если они не противоречат национальному законодательству.

Цель национальных и межгосударственных стандартов в области СМК совпадает. Это адаптация текстов международных стандартов в России. Зачастую такие стандарты являются полными переводными аналогами международных.

Например, в преамбуле ГОСТ ISO 9001-2011 заявлено, что он идентичен международному стандарту ISO 9001:2008.

Наконец, руководящие указания (чаще также в форме стандартов) содержат требования и/или разъяснения той или иной процедуры управления качеством.

Например, в чем суть ГОСТ Р ИСО 10013-2007 «Руководство по документированию систем менеджмента качества»? Он содержит подробные рекомендации по разработке и внедрению документов СМК в организации. Этот ГОСТ идентичен  ISO/TR 10013:2001 «Guidelines for quality management system documentation».

Второе направление нормативного регулирования СМК – локальные акты. Среди них прежде всего нужно выделить Руководство по качеству (далее – РК) и шесть обязательных документированных процедур. Их наличие регламентировано ISO 9001:2008.

Требования к разработке РК и документированных процедур содержатся в разделах 4.2.1-4.2.3 гл. 4 Стандарта.

Руководство по качеству – основной документ СМК. Это ее своеобразная программа. В РК имеет смысл включить:

– полное описание СМК предприятия;

– перечень лиц, ответственных за процессы СМК;

– описание процедур;

– особенности их документирования.

Обязательные документированные процедуры посвящаются следующим направлениям СМК:

– управление документами;

– управление записями;

– управление несоответствующей продукцией;

– проведение внутренних аудитов;

– проведение корректирующих мероприятий;

– проведение предупреждающих мероприятий.

Мы не будем описывать эти процедуры в нашей статье. Ограничимся замечанием, что каждая из них имеет набор форм записей (шаблонов). Ими оформляются те или иные действия в рамках СМК.

Таким образом, какой напрашивается вывод? Система менеджмента качества организации – самостоятельное направление деятельности со своей нормативной базой.

Управление документами в СМК: уровни и направления

Структура документации СМК – это строгая иерархическая система взаимосвязанных документов. Часть этих документов прямо оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Следовательно, эту структуру можно разделить на два уровня: постоянный и переменный. Постоянный уровень четко прописан в стандартах. Переменный – зависит от конкретной организации.

Неизменные составляющие структуры документации СМК:

  • Политика в области качества.
  • Цели в области качества.
  • Руководство по качеству.
  • Шесть обязательных процедур системы качества.
  • Записи по качеству.

Переменный уровень структуры в стандарте обозначен в разделе 4.2.1.d 9001:2008. А именно: «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими».

К таким документам относятся:

– различные планы, карты или схемы процессов;

– рабочие инструкции, отчетные формы и шаблоны;

– договоры и контракты;

– письма и приказы;

– локальные нормативные документы, накладные и пр.

Общий вид структуры документации СМК представлен на схеме в Приложении 1.

В рамках СМК есть три направления управления документами:

−      управление внешними нормативными документами;

−        управление внутренними (локальными) нормативными документами;

−        управление организационно-распорядительными документами.

Рассмотрим каждое направление подробно.

Что нужно сделать для эффективного управления внешней документацией?

Следует разработать перечень внешней нормативной документации. Например: федеральное законодательство, подзаконные акты, государственные и национальные стандарты, СНиП, рабочие документации, рабочие инструкции, своды правил и пр. Этот перечень будет регламентировать деятельность предприятия. Его можно изменять или дополнять.

Форму такого перечня смотрите в Приложении 2.

Управление внутренними (локальными) документами СМК – особая процедура. Это определенный порядок разработки, согласования, утверждения, внесения изменений и отмены внутренних локальных актов. Причем актов, регулирующих как область СМК, так и деятельность организации в целом. Часто требования к такому порядку закрепляют в отдельной документированной процедуре (стандарте).

Структура управления внутренними нормативными документами СМК приведена в Приложении 3.

Управление организационно-распорядительными документами в СМК ведется при взаимодействии со службой ДОУ. А также в соответствии с локальными нормативными актами по делопроизводству.

Здесь важна плавная интеграция СМК в уже сложившуюся структуру ДОУ. Нужно не допустить «конфликта интересов» двух систем. Этому и другим вопросам взаимодействия ДОУ и СМК мы посвятим следующие статьи.

Итак, какой можно сделать вывод из нашей статьи? Роль документа в СМК достаточно велика. Именно документы – единственное подтверждение и доказательство того или иного шага в рамках СМК.

Основное требование стандартов СМК – создание и поддержание документированной системы менеджмента качества в организации. То есть нужно не только создавать дополнительные документы помимо основных обязательных. Следует наладить механизмы разработки и внедрения документации СМК.

Приложение 1. Структура документации СМК

Приложение 2. Перечень внешней нормативной документации СМК

№ п/п

Обозначение документа

Наименование документа

Примечания

1.

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ

О техническом регулировании

2.

Федеральный закон от 08.08.2001 № 128-ФЗ

О лицензировании отдельных видов деятельности

3.

ГОСТ Р 12.1.009-2009

Электробезопасность. Термины и определения

4.

СНиП П-26-76

Кровли

5.

ISO/TR 10013:2001/ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007

Руководство по документированию системы менеджмента качества

Приложение 3. Структура управления локальными

нормативными документами СМК

№ п/п

Этап работы

Описание

1.

Принятие решения о разработке нового/переработке существующего документа

Разработке локального документа предшествует анализ объекта

2.

Создание проекта документа

Разработка ведется в соответствии с законом РФ

3.

Согласование проекта документа, внесение изменений и поправок в документ

Проект направляется на согласование заинтересованным должностным лицам в электронном/бумажном виде. Они согласовывают документ в свободной форме. По результатам согласования (при необходимости) уточняется окончательная редакция проекта

4

Утверждение локального документа руководством (генеральным директором) организации

Локальный документ утверждается подписью генерального директора

5.

Присвоение регистрационного номера

Регистрационный номер присваивается из реестра локальных нормативных документов

6.

Внесение документа в перечень локальных нормативных документов организации

Перечень локальных нормативных документов ведется в электронном виде службой качества

7.

Введение документа в действие, рассылка, ознакомление

Приказ о введении нормативного документа готовит исполнитель. Затем его передают на подпись генеральному директору. После чего приказ рассылается по листу рассылки и ознакомления

8.

Хранение документа

Подлинники утвержденных документов и извещения об их изменении хранятся в службе ДОУ

9.

Пересмотр документа

Нормативные документы регулярно пересматривают и утверждают заново

10.

Изменения в документе

Извещения об изменении действующих нормативных документов оформляют в виде приказа/распоряжения. После чего изменения вносят в текст документа. Об этом делается соответствующая отметка в Листе регистрации изменений нормативного документа

11.

Отмена документа

При отмене нормативного документа на подлинник наносят надпись «Аннулировано». Остальные бумажные копии документа изымают из обращения или уничтожаются по приказу/ распоряжению генерального директора

Дубовицкая М.А., зам. генерального директора ЗАО ХК «СТРОЙЭНЕРГОСЕРВИС»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль