Из опыта составления сводной номенклатуры дел предприятия

570
Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел. Если номенклатура дел разработана в соответствии с установленными правилами, то более четко осуществляются процессы обоснованного распределения документов в дела, формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел, а также предварительного определения сроков хранения документов. Данная статья рассказывает о процессе создания сводной номенклатуры дел для ФГУП «Аэропорт «Пулково»» (сегодня у этого предприятия уже другая форма собственности). ГУП «Аэропорт «Пулково» (далее – «Пулково») - мощное предприятие, имеющее большую разветвленную структуру: количество подразделений - более ста, некоторые из них расположены на довольно большом расстоянии друг от друга, что ранее чрезвычайно снижало эффективность работы при отсутствии автомобиля. Предприятие находилось в процессе введения системы электронного документооборота (СЭД), работа которой невозможна без наличия сводной номенклатуры дел всего предприятия. Такой номенклатуры в «Пулково» не существовало, поэтому руководство приняло решение заказать разработку этого документа профессионалу. Данная сводная номенклатура дел разрабатывалась на 2007 г. в течение шести месяцев.

Нормативная база

При создании номенклатуры дел (НД) следует руководствоваться как общегосударственными, так и внутренними (локальными) нормативными документами. Из общегосударственных документов необходимо упомянуть следующие:

  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536).
  • Различные Перечни документов с указанием сроков хранения, необходимые и достаточные для определения сроков хранения документов ФГУП «Аэропорт «Пулково».

На тот момент в стране действовали два перечня, необходимых и достаточных для определения сроков хранения документов ФГУП «Аэропорт «Пулково»:

Сегодня данная инструкция утратила свою силу и заменена нормативным документом «Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти» (утв.постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), предназначенный для определения сроков хранения в том числе и документации по капстроительству, которая имелась в «Пулково».

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), предназначенный для определения сроков хранения управленческой документации.

Из локальных нормативных документов при создании НД были использованы: «Структура организации», в которой закреплены наименования и индексы структурных подразделений, и «Инструкция по делопроизводству», в которой указаны места хранения подлинников и копий. Необходимо также использовать НД прошлого года и Опись дел временного хранения, но в «Пулково» последние два документа отсутствовали.

Номенклатуры дел структурных подразделений

Чтобы создать сводную номенклатуру дел, для начала нужно иметь номенклатуры дел структурных подразделений.

В «Пулково» довольно большой секретарский корпус: практически в каждом структурном подразделении имеется секретарь. Некоторые секретари работают не один десяток лет, но не все знали, что такое номенклатура дел.

Проблема № 1. Своевременное получение номенклатур от структурных подразделений.

Секретарский состав в структурных подразделениях неоднороден: кто-то исполнителен и прислал номенклатуру уже через несколько дней, а кто-то тянул до последнего. Чтобы решить данную проблему, руководству пришлось издавать распоряжения и приказы о своевременной сдаче номенклатур. Некоторые подразделения отказывались от этой работы, мотивируя свой отказ нехваткой времени.

Совет: прежде чем приступить к созданию сводной номенклатуры, следует подготовить и издать распорядительный документ – приказ – за подписью директора предприятия, в котором указать сроки сдачи номенклатур структурными подразделениями и назначить ответственных за эту работу.

Проблема № 2. Уровень профессиональной подготовки секретарей: некоторые номенклатуры оформлялись как простой перечень заголовков дел, стоящих на полках.

Совет: каждая организация обязана иметь внутренний нормативный документ «Инструкцию (регламент) по делопроизводству», в котором один из  разделов нужно посвятить правилам составления номенклатуры, подробнейшим образом описав весь процесс. Доступ к этой инструкции должен быть у каждого работника, занимающегося делопроизводством.

Этапы создания сводной номенклатуры дел

Создание номенклатуры дел проходит через шесть этапов:

  1. Определение состава документов.
  2. Группировка документов в дела.
  3. Составление заголовка к каждому делу.
  4. Определение срока хранения дела.
  5. Оформление номенклатуры.
  6. Удостоверение номенклатуры.

Определение состава документов

К моменту появления в организации автора статьи, в канцелярии «Пулково» уже имелись номенклатуры дел некоторых структурных подразделений, что позволило приступить к определению состава документов, необходимых для включения в номенклатуру, к корректному формированию дел и к определению правильности составления заголовков дел.

Любое структурное подразделение (далее - СП) должно иметь определенный состав документов, диктуемый десятью стандартными управленческими функциями:

  • Организация системы и процессов управления (положение о СП, должностные инструкции работников, внутренние правила, инструкции).
  • Прогнозирование и планирование (план работы).
  • Регулирование деятельности (приказы из вышестоящих органов, дирекции (в копиях), распоряжения руководителя СП, Из опыта составления сводной номенклатуры дел предприятияпротоколы и др.).
  • Контроль деятельности (акты ревизий, проверок, отчеты и др.).
  • Финансовое обеспечение (в Пулково каждое СП имело свои бюджеты в копиях).
  • Материально-техническое обеспечение.
  • Научно-техническое обеспечение.
  • Международное сотрудничество (не всегда).
  • Обеспечение кадрами.
  • Документационное обеспечение (номенклатура дел, журналы регистрации и др.).

В целом совокупность документов в СП оказалась полноценной. Но в некоторых СП отсутствовали документы организационно-правовой группы: Положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников. Их отсутствие мотивировалось тем, что подлинники этих документов имеются, но хранятся по месту разработки. В такой ситуации нужно убедить руководителей структурных подразделений в необходимости включения данных документов в номенклатуру даже в копиях.

Группировка документов в дела

При группировке документов в дела документы с разными сроками хранения не следует формировать в одно дело. Это правило особенно касается документов, имеющих долговременный (свыше 10 лет) и кратковременный (менее 10 лет) срок хранения.

 

Классическим примером, иллюстрирующим это положение, служит документ «Приказ». Сроки хранения приказов подразделяются на: «постоянно» (приказы по основной деятельности), «5 лет» (приказы по административно-хозяйственным вопросам) и «75 лет» (приказы по личному составу).

При группировке очень часто в одно дело помещают документы со сроками хранения 5 лет и «до минования надобности» (это, как правило, копии), что не противоречит правилам. Такие дела не нужно перегруппировывать, т. к. больший срок поглотит меньший.

Что касается приказов по личному составу, то сроки их хранения определяются в зависимости от разновидности приказа.

Так, например, приказы о краткосрочных внутрироссийских командировках должны храниться только 5 лет, а приказы о зарубежных командировках – 75 лет, так что формировать их в одно дело нельзя.

Составление заголовков дел

Данный этап несет с собой серьезные трудности для создателей номенклатуры. Как показал личный опыт, анализ представленных заголовков оказался наиболее трудоемкой частью работы. По некоторым заголовкам было невозможно понять (особенно человеку, не связанному с авиацией), какие документы находятся в данных делах.

Например, одно дело имело заголовок «Баллоны». У непосвященного человека такой заголовок вызовет недоумение, а у специалиста-делопроизводителя – улыбку, т. к. в таком заголовке нарушены все правила его составления.

Согласно  п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), «в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле». ().

Чтобы выяснить, какие документы находятся в данном деле, пришлось сделать телефонный запрос. Оказалось, что под заголовком «Баллоны» имеются в виду различные документы по вопросу технического состояния взрывоопасного оборудования. Таким образом, заголовок данного дела трансформировался в следующий вариант: «Документы по техническому состоянию взрывоопасного оборудования (заключения, замечания, отчеты служб, протоколы, списки допущенных работников и др.)».

А дело с заголовком «Земля» после консультации с сотрудниками приобрело название «Правоустанавливающие документы на земельные участки, фактически используемые ФГУП «Аэропорт «Пулково» (кадастровые планы, свидетельства о государственной регистрации, распоряжения КГА, переписка).

Несмотря на увеличение количества печатных знаков (а к их минимизации интуитивно стремится всякий непрофессионал), заголовок полностью раскрывает содержание дела.

Если в деле собраны инструкции по технике безопасности, то оно не может иметь заголовок «Техника безопасности», а должно называться «Инструкции по технике безопасности». Если же в деле отложены разные документы, относящиеся к вопросу техники безопасности, то заголовок такого дела должен иметь следующий вид: «Документы по технике безопасности (инструкции, ведомости ознакомления и др.).

Во многих учебниках и учебных пособиях пишут, что  нельзя назначать делу заголовок «Руководящие документы». Но дела с таким заголовком в изобилии присутствовали почти во всех структурных подразделениях «Пулково». Причем, под этим заголовком подразумевались совершенно разные документы: у одних  это были приказы из Министерства Росавиации, у других – приказы генерального директора, у третьих – переписка с Росавиацией, а у некоторых даже  должностные инструкции работников.

Хотелось бы обратить внимание еще на одну распространенную ошибку при создании заголовка дела – указание на копийность, которое приводится в конце заголовка через точку. Таким образом, заголовок дела, например, с копиями приказов должен выглядеть так: «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2007 г. Копии», а не «Копии приказов генерального директора по основной деятельности за 2007 г».

Сроки хранения

При определении сроков хранения решающее значение имеет статус организации, т.е. отнесение ее к источнику (или не-источнику) комплектования Государственного архива РФ.

ФГУП «Аэропорт «Пулково» не являлся источником комплектования Госархива, а это означает, что в нем не могли образовываться документы со сроком хранения «постоянно».

Таким образом, всем подлинникам приказов по основной деятельности был присвоен срок хранения «хранить до ликвидации ФГУП «Аэропорт «Пулково»».

Половина структурных подразделений прислала номенклатуру без указания сроков хранения, и их пришлось определять самостоятельно, а присланные номенклатуры – перепроверять, т.к. на практике оказалось, что некоторые секретари определяют срок хранения, что называется, «на глаз».

 Наконец, вся черновая работа по созданию номенклатуры была завершена и начался процесс ознакомления руководителей структурных подразделений с новым вариантом номенклатуры, с которым им придется работать в дальнейшем. Был составлен график посещения ими канцелярии. Работа по ознакомлению продолжалась около месяца и потребовала огромной выдержки и настойчивости, т. к. пришлось убеждать работников делопроизводственных служб, многие из которых проработали на предприятии всю жизнь и не желали менять привычный уклад, в необходимости соблюдения определенных правил.

Оформление номенклатуры

Форма, которая была предложена для оформления номенклатуры, приведена в нормативно-методическом документе «Основные правила работы архивов организаций». В процессе утверждения по требованию Отдела качества форма была изменена -  дополнена еще одной графой «Ответственный». Необходимость в этой графе диктовалась тем, что предприятие прошло процедуру сертификации Системы управления качеством, которая требует персонификации ответственности на всех этапах создания продукции. В данном случае продукцией является документ.

Таким образом, за каждым делом в структурном подразделении закреплялось определенное должностное лицо. В одних подразделениях ответственный закреплялся за всеми делами, в других ответственность распределялась между сотрудниками, отвечающими за комплекс дел, соответствующий их участку работы.

Нюансы заполнения других граф номенклатуры дел были следующими. Индекс дела в одноименной графе формируется из индекса СП и номера дела, которое оно занимает в номенклатуре. В «Пулково» уже долгие годы существует довольно сложная система индексации структурных подразделений, объясняющаяся многоступенчатым иерархическим делением СП, например:

02.00.00.00 - Дирекция  по экономике и финансам.

02.03.00.00 – Бухгалтерия.

02.03.01.00 - Отдел бухгалтерского учета.

02.03.01.01 - Расчетная группа.

Дела в графе «Заголовок дела» должны располагаться по степени важности и начинаться с документов организационно-правовой группы, т.е. с устава (положения).

В нашем случае документы были расположены начиная с распорядительной группы (приказов из Росавиации). Объясняется такая перестановка требованием, выдвигаемым Санкт-Петербургским Госархивом (автор столкнулась с этим требованием некоторое время назад, выполняя НД для одного из предприятий Санкт-Петербурга, являющегося источником комплектования Госархива). Несмотря на то, что Пулково не является источником комплектования, автор не стала нарушать традиции.

При создании сводной номенклатуры дел (это происходило в организации впервые), графа «Примечание» осталась практически не заполненной, т. к. информации о переходящих делах, о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.п. еще не было. Эта графа, как правило, дополняется ссылками на используемые перечни, но лучше это сделать в предисловии к НД. Реквизит «Текст» номенклатуры дел заканчивается таблицей под названием «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 г.».

Удостоверение номенклатуры

Удостоверение номенклатуры - это процесс согласования номенклатуры с Экспертной комиссией (ЭК) организации, подписания и утверждения. Так, в «Пулково»  была создана ЭК, состоявшая из руководителей головных подразделений (дирекций) предприятия. При согласовании не возникло дополнительных вопросов, т. к. все проблемы были решены на этапах создания номенклатуры дел. Номенклатура была подписана руководителем канцелярии, утверждена генеральным директором и вступила в силу с момента подписания.

***

Анализируя итоги работы над номенклатурой, хотелось бы обозначить «стратегические» и «тактические» выводы и рекомендации.

Под «стратегическими» выводами имеется в виду следующее: чтобы качественно и не нарушая сроков создать такой объемный и сложный документ, как сводная номенклатура дел, необходима высокая профессиональная подготовка сотрудников всех уровней, занимающихся работой с документами. Для этого требуется постоянное повышение квалификации персонала, так как жизнь не стоит на месте и появляются все новые нормативные документы. Создание номенклатуры высокого качества невозможно без полноценной профессиональной подготовки, поэтому иногда имеет смысл привлекать специалистов со стороны.

Что касается «тактических» рекомендаций, то под этим понимается создание локального документа - Инструкции по делопроизводству данной организации - и поддержание ее в актуальном состоянии, а также доступность этой инструкции для всех сотрудников предприятия. Начинать работу над НД надо с издания приказа в сентябре каждого года, так как времени, отведенного для работы над НД, часто бывает недостаточно, особенно если номенклатура создается впервые.

Н.В. Пензина, преподаватель Центра обучения руководителей и специалистов г. Санкт-Петербурга

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль