Документ нашего времени: отчет в области устойчивого развития

119
Изменения, происходящие в современном обществе, порождают новые требования к управлению организацией. Во многих российских компаниях внедряются подходы к менеджменту, базирующиеся на международных стандартах и их российских аналогах. Как следствие, появляются новые виды документов, вызывающие интерес с точки зрения их статуса и места в системе документации. Возникновение новых документных объектов, обусловленное различными социально-экономическими явлениями, требует постоянного внимания со стороны специалистов по управлению документацией.

Как документ становится «открытым»

Сегодня явления, обозначаемые такими управленческими терминами как, например, бизнес-процесс, социальная ответственность, устойчивое развитие, все активнее осваиваются административным персоналом, и, возможно, скоро без них уже сложно будет представить успешную деятельность компаний.

Внутреннее совершенствование системы менеджмента современная организация, стремящаяся к росту и развитию, должна совмещать с информированием целевой общественности о результатах своей работы, стратегиях и планах. Любой компании необходимо взаимодействовать с различными аудиториями – органами власти, партнерами, клиентами, населением. Для формирования благоприятной информационной среды, позволяющей легко двигаться вперед и достигать целей, выделяются порой немалые средства.

Взаимосвязанные управленческие процессы определили появление новых видов документов. С одной стороны, документы, о которых идет речь, являются частью «внутренней кухни» организации. Их подготовка требует серьезных усилий и высокого уровня компетенции от специалистов самых разных сфер, всестороннего понимания сущности работы организации.

С другой – мы стремимся сделать их максимально привлекательными для общественности с точки зрения содержания и характера представления информации.  

Для кого создаются подобные документы, получающие сегодня все большее распространение? Являются ли они значимыми инструментами системы управления организацией или скорее презентационными материалами вроде листовки или буклета?

Одним из инструментов предоставления информации о деятельности организации заинтересованным сторонам является отчет о деятельности в области устойчивого развития.

Что такое устойчивое развитие?

Под устойчивым развитием принято понимать удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для возможности будущих поколений удовлетворять свои собственные потребности. В основе концепции устойчивого развития лежит беспокойство за будущее планеты. Экономическое развитие, открывающее новые возможности для улучшения качества жизни людей, сегодня радует так же, как огорчает постоянно поступающая информация о состоянии окружающей среды и – в противоречие прогрессу – бедности и голоде миллионов людей. Работу над исправлением ситуации предлагается начать с изменения образа мыслей и действий.

Предполагается, что организация, стремящаяся к собственному росту и развитию, не должна забывать о том, что так или иначе несет социальную, экономическую и экологическую ответственность. Воздействие (как положительное, так и отрицательное), которое деятельность компании оказывает на общество, окружающую среду и экономику, должно быть прозрачным и понятным заинтересованным сторонам. А самим юридическим лицам следует постоянно анализировать свою деятельность с этих позиций.

Для этого международной организацией Global Reporting Initiative (GRI, в переводе на русский язык – «Глобальная инициатива по отчетности») определены общие рекомендации по составлению отчетов данного вида, зафиксированные в Руководстве по отчетности в области устойчивого развития. Целью создания указанной инициативы в 1997 г. как раз и была разработка принципов добровольно публикуемой отчетности и критериев оценки экономической, социальной и экологической деятельности компаний. Результатом работы сотен специалистов стал документ, сегодня используемый по всему миру организациями, осознающими значимость устойчивого развития и заботящимися о своей деловой репутации.

Руководство GRI содержит общие понятия и систему показателей, являющиеся ориентиром при подготовке и последующей оценке документа.

Дополнительную информацию об этой организации и актуальную версию Руководства GRI можно получить по адресу  www.globalreporting.org

Качественно подготовленный отчет должен беспристрастно отражать результаты деятельности организации в отношении устойчивого развития за отчетный период.

О публичной отчетности

Отрадно, что сегодня все больше российских предприятий уделяет внимание политике устойчивого развития, предполагающей внедрение новых принципов управления и взаимодействия с целевыми аудиториями. Многие организации в рамках данной деятельности ориентируются на международные стандарты и опыт зарубежных компаний.

Бесспорно положительное влияние отчетности на имидж юридического лица, социальная ответственность и вовсе рассматривается в качестве стратегических инвестиций в развитие долгосрочных отношений с целевыми аудиториями.

В управленческой деятельности мы привыкли воспринимать отчет как внутренний документ, содержащий сведения о деятельности организации за отчетный период. Однако отчет в области устойчивого развития отличается открытостью, ярко выраженной имиджевой составляющей, что оказывает влияние на процесс его составления и оформления. Ведь в данном случае документ становится своего рода визитной карточкой организации.

На официальных сайтах компаний, публикующих отчеты в области устойчивого развития, как правило, предусмотрены специальные разделы, содержащие архивы этих документов, а также дополнительные сведения о принципах социальной, Документ нашего времени: отчет в области устойчивого развитияэкономической и экологической ответственности. Конечно, масштабы деятельности организации влияют на качество отчетности. Примером могут послужить документы предприятий топливно-энергетического комплекса России. Например, ОАО «НК «Роснефть», ОАО «Газпром нефть», ОАО «Газпром» (и др.) – влияние их производственной деятельности на окружающую среду, место в российской экономике определяют особые требования к ответственности и взаимодействию с заинтересованными сторонами. Практика подготовки ими данного вида отчетности уже прошла определенные этапы развития.

Рассматривались отчеты компаний, размещенные на их официальных сайтах.

Существуют и другие виды публичных отчетных документов. Наиболее распространенным и известным является годовой отчет. Несмотря на то, что годовой отчет – это, прежде всего, сборник информации финансового характера, сегодня многие организации включают в него дополнительные, нефинансовые сведения (об экологической и социальной политике), а также уделяют повышенное внимание оформлению и презентации. Это позволяет раскрывать значимую информацию о разных аспектах деятельности организации за отчетный период, используя единый инструмент.

Однако организации, активно развивающие политику социальной ответственности и устойчивого развития, справедливо разграничивают эти виды отчетности. Особенно актуальным это становится в случаях, когда отчетность предоставляется для прохождения независимой верификации.

Структура отчета

Отчет в области устойчивого развития – это многостраничный документ, оформленный с использованием различных графических элементов (фотографий, рисунков, схем), отражающий корпоративный стиль организации и включающий информацию, позволяющую оценить вклад юридического лица в устойчивое развитие за отчетный период.

Отчеты не обладают строгой структурой, однако преимущественно включают следующие компоненты.

1. Титульный лист. Содержит фотографии и рисунки, оформляется с использованием корпоративных цветов и разнообразных шрифтов. Все элементы титульного листа предназначены для отражения сферы деятельности организации и ее индивидуальности. В числе реквизитов титульного листа:

наименование вида документа (с указанием отчетного периода), эмблема организации, наименование организации.

Широко распространено использование слоганов, привлекающих внимание аудитории и задающих определенное настроение перед прочтением отчета.

Один из наиболее интересных подходов к оформлению отчета можно представить на примере документов ОАО «Газпром нефть».

С отчетами в области устойчивого развития ОАО «Газпром нефть» можно ознакомиться в сети Интернет.

2. Содержание. Приводятся порядковые номера и заголовки разделов (подразделов), обозначения и заголовки приложений, номера страниц, например:

С отчетами в области устойчивого развития ОАО «НК «Роснефть» можно ознакомиться по ссылке: http://www.rosneft.ru/Development/reports/

Документ нашего времени: отчет в области устойчивого развития

3. Справочная информация об отчете. Излагается история издания отчетности данного вида в организации, краткая информация о совершенствовании отчетности по сравнению с предыдущим периодом; формулируются принципы и границы отчета, например:

 «Настоящий отчет за 2013 год является восьмым отчетом компании в области устойчивого развития. Публикация отчетов в области устойчивого развития производится Компанией на ежегодной основе. Предыдущий отчет за 2012 год был опубликован в августе 2013 года…»

При этом информация может излагаться как в строгом соответствии с нормами официально-делового стиля, как мы видим из приведенных выше примеров, так и быть более «ориентированной» на широкого адресата:

 «Перед Вами – очередной выпуск Отчета компании «Газпром нефть» в области устойчивого развития. Компания стремится последовательно повышать уровень прозрачности своей деятельности и с 2008 г. публикует такие отчеты одновременно с Годовым отчетом, дополняя информацию о производственно-финансовых результатах сведениями о принципах и практике решения социальных и экологических задач, а также о реализации принципа социальной ответственности».

4. Обращение к читателю руководства организации. Представлен текст обращения руководителя организации к читателю, включающий обзор результатов деятельности компании с позиции ее высшего руководства. Структуру данного раздела можно представить следующим образом:

Заголовок («Обращение генерального директора»)

Фотография

Текст

Подпись

Расшифровка подписи

5. Основной текст отчета, состоящий из разделов и подразделов. Традиционно в отчете получают отражение:

  • общая информация об организации;
  • результаты деятельности за отчетный период;
  • принципы устойчивого развития и особенности их реализации в организации, достигнутые результаты;
  • определение заинтересованных сторон и характер взаимодействия с ними;
  • информация об управленческой деятельности организации (экономическое и инновационное развитие; управление рисками, управление качеством и т.д.);
  • результаты деятельности организации в области управления персоналом;
  • вклад в обеспечение промышленной и экологической безопасности, охраны труда, энергосбережение и энегроэффективность;
  • описание социальной политики, благотворительной и спонсорской деятельности и т.д.

6. Все отчеты включают себя приложения – таблицы количественных показателей результативности, соответствия отчета Руководству GRI, глоссарий и т.д.

Широко распространена практика оформления отчета с использованием невербальных элементов – рисунков, фотографий, графиков.

Тексты отчетов в области устойчивого развития во многом соответствуют нормам официально-делового стиля: характеризуются констатирующе-предписывающим характером изложения, широким использованием терминологии, аббревиатур, сложных отыменных предлогов и т.д. Безупречность стиля играет существенную роль в положительной оценке отчета, и к работе над текстом могут привлекаться специалисты служб документационного обеспечения управления.

Порядок подготовки отчета

Реальность такова, что далеко не все организации могут позволить себе содержание целых подразделений, занимающихся внедрением принципов устойчивого развития и подготовкой отчетности. Часто ответственность за сбор информации для формирования отчета возлагается на специалистов по связям с общественностью. Однако эта задача может быть поставлена и перед другими подразделениями или специально созданной рабочей группой.

Представим основные этапы подготовки отчета в рамках создания рабочей группы.

1. Определение структуры отчета. На данном этапе формируется перечень разделов, включаемых в отчет, а также определяются структурные подразделения, ответственные за предоставление информации по направлениям деятельности. Например:

Наименование раздела отчета

Структурное подразделение, ответственное за предоставление информации

Кадровый потенциал:

(характеристика персонала, политика в области управления персоналом, оплата труда, социальные программы, коллективный договор и взаимодействие с профсоюзами, обучение и аттестация, система мотивации).

Отдел по работе с персоналом

Промышленная безопасность, экологическая безопасность, охрана труда (управление деятельностью, готовность к нештатным ситуациям, воздействие на атмосферу, обеспечение безопасных условий труда, результаты, достигнутые за отчетный период)

Отдел охраны труда и окружающей среды

Компания и общество (благотворительная, спонсорская, социальная деятельность, основные показатели взаимодействия с заинтересованными сторонами)

Отдел по работе с общественностью и средствами массовой информации

2. Создание рабочей группы и определение сроков предоставления информации по разделам отчета. Организовать работу по формированию отчета можно путем издания распорядительного документа – приказа «О подготовке отчета в области устойчивого развития».

В приказе необходимо определить состав рабочей группы, ее задачи (сбор и оформление данных по разделам отчета), а также обязанность структурных подразделений предоставлять информацию по направлениям деятельности в установленный срок. В состав рабочей группы включаются наиболее компетентные в поставленных вопросах сотрудники.

Приведем пример:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЭКВАТОР»

(ОАО «ЭКВАТОР»)

ПРИКАЗ

          12 января 2015 г.                                                                                            № 2

Москва

В целях формирования отчета в области устойчивого развития за 2014 год, для раскрытия информации о деятельности внутренним и внешним заинтересованным сторонам

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать рабочую группу по подготовке отчета в составе:

Руководитель группы: Иванов И.И. – начальник отдела по работе с общественностью и средствами массовой информации.

Члены группы:

Сидоров И.П. – специалист отдела по работе с общественностью и средствами массовой информации;

Петрова Н.И. – начальник отдела по работе с персоналом;

Леонтьева Г.И. – начальник службы по контролю качества услуг;

Некрасова Е.Г. – начальник службы документационного обеспечения управления.

2. Руководителям подразделений, указанных в приложении* к настоящему приказу, обеспечить сбор, анализ, обработку и предоставление информации руководителю рабочей группы в срок до 02.02.2015.

3. Руководителю рабочей группы – начальнику отдела по работе с общественностью и средствами массовой информации Иванову И.И. обеспечить подготовку и согласование проекта отчета в срок до 10.03.2015.

4. Рабочей группе при подготовке отчета руководствоваться принципами Руководства по отчетности в области устойчивого развития GRI, а также локальными нормативными актами.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор                                     Николаев                                                         В.П. Николаев

* В данном случае в качестве приложения к приказу может быть оформлена таблица, созданная в рамках 1 этапа работы.

Отметим, что представленный в качестве примера текст приказа отражает лишь некоторые действия в рамках подготовки отчетности.

Также в приказе можно установить сроки предоставления отчета для прохождения независимого аудита и т.д.

3. Сбор и аналитико-синтетическая обработка источников информации (управленческих документов). Данный этап предполагает работу структурных подразделений: анализ результатов деятельности за отчетный период, изучение документов, изложение информации для предоставления рабочей группе.

4. Обработка данных рабочей группой – то есть работа над текстом: анализ представленной информации и ее адаптация для восприятия целевыми группами общественности, группировка по разделам, приведение к стилевому единообразию.

5. Согласование проекта отчета. Далее обработанная, обобщенная информация направляется на согласование в структурные подразделения.

В целях подтверждения адекватности, корректности представленных данных можно рекомендовать оформление листа согласования, предусматривающего проставление подписей компетентных в отраженных в отчете вопросах сотрудников.

6. Прохождение независимой верификации. Оценка документа третьими лицами осуществляется для обеспечения доверия к документу со стороны внешних и внутренних аудиторий. Наличие заключений подчеркивает официальный статус отчета как документа. 

7. Разработка и согласование дизайна отчета. Чаще всего для разработки дизайна привлекаются специализированные организации.

8. Публикация и тиражирование отчета, его размещение на официальном сайте организации.

Отчет в области устойчивого развития – это официальный документ, содержащий значимую, подтвержденную независимой оценкой информацию о деятельности организации в отношении устойчивого развития за определенный период.  Факт инициированности компанией, наличие обращений руководства, персонифицированный характер которых часто подтверждается подписью, подчеркивают признание организацией того обстоятельства, что эффективное управление невозможно без соблюдения принципа информационной открытости. Являясь значимым управленческим документом, отчет в области устойчивого развития способствует формированию положительного имиджа компании. 

Таким образом, многочисленные изменения, происходящие в современном мире, способствуют появлению новых подходов к менеджменту и, как следствие, новых видов документов, зачастую наделенных специфическими особенностями. Это определяет как необходимость постоянного углубления знаний специалистами-практиками, так и появление новых объектов исследования в рамках теории документоведения.    

Буслаева Е. С., начальник отдела делопроизводства и контроля

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль