Значение документа в судебном споре

101
В любой компании случались ситуации, когда документы терялись, пропадали или не были подписаны со стороны руководства. Однако важность таких документов ощущается только тогда, когда их нет, а они очень нужны. И бывают они крайне необходимы в судебном споре, когда может решаться судьба компании.

Значение документа в судебном споре

Начнем с того, что согласно Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ, компания, подавая исковое заявление, должна приложить к заявлению сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, а также перечень прилагаемых документов (ст. 125). Таким образом, если в иске будет указано, что прилагаются документы, а они не будут приложены, то суд может просто отказать в принятии искового заявления. Аналогичные требования содержатся и в Гражданском процессуальном кодексе Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ. Так, в исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон; перечень прилагаемых к заявлению документов (ст. 131).

В арбитражном процессе к исковому заявлению в обязательном порядке прилагаются:

  •  уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;
  •  документ, подтверждающий уплату государственной пошлины
  •  документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования;
  •  копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  •  доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;
  •  копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;
  •  документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;
  •  проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор;
  •  выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

К исковому заявлению в гражданском процессе прилагаются:

  •  копии искового заявления в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;
  •  документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
  •  доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;
  •  документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;
  •  текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;
  •  доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;
  •  расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Если вышеупомянутые документы отсутствуют, то суд может просто отказать в принятии искового заявления.

Однако это не все негативные последствия, связанные с отсутствием документов.

К рискам компании можно отнести следующие:

  • отсутствие оплаты при выполнении работ, если отсутствуют акты, подтверждающие осуществление данных работ, и иные документы;
  •  споры в отношении заключения договора в случае отсутствия в компании подписанного оригинала;
  •  споры с налоговыми органами и фондами при отсутствии документов, подтверждающих направление деклараций и иной отчетности, а также платежных поручений, подтверждающих уплату соответствующих налогов и сборов;
  •  невозврат переплаты по таможенным и налоговым платежам в случае отсутствия подтверждающих документов (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2012 по делу № А40-75592/12-147-715);
  •  аннулирование лицензии, которая имеется у компании (постановление ФАС Московского округа от 24.12.2012 по делу № А40-47516/12-139-454 «Об аннулировании лицензии на розничную продажу алкогольной продукции» в связи с реализацией продукции при отсутствии документов, подтверждающих легальность производства и оборота данной продукции).

Но риски могут возникнуть и у работников:

  • невыплата заработной платы при незаключении или отсутствии трудового договора или договора оказания услуг;
  • - наложение дисциплинарного взыскания на работника, утратившего документ;
  • - невыплата премий работникам;
  • - решение спора о восстановлении на работе не в пользу работника.

В этой связи компаниям следует руководствоваться следующим алгоритмом.

Алгоритм подготовки документов к судебному спору

Если компания выступает в качестве истца, то в исковом заявлении установлен перечень необходимых документов для участия в судебном заседании. Наличие оригиналов данных документов следует сверить с перечнем документов в исковом заявлении. При этом с документов должны быть сделаны копии и заверены печатью организации.

Например, в случае если компания хочет получить денежные средства по договору поставки, к доказательствам могут Значение документа в судебном спореотноситься:

  •  договоры поставки, оказания услуг, кредитные договоры, договоры подряда, залога, поручительства (основание для возникновения обязательств);
  •  документы, подтверждающие передачу товара, выдачу кредита (накладные, платежные поручения, мемориальные ордеры, акты приема-передачи товара, сдачи-приемки работ и услуг);
  •  выписки со счетов, подтверждающие движение денежных средств;
  •  акты сверки задолженности;
  •  претензии, требования о полном досрочном истребовании долга, переписка с должником;
  •  документы, подтверждающие направление необходимых извещений, претензий.

Количество копий документов должно соответствовать количеству сторон в деле. При этом копии документов также передаются в суд. Компания, выступающая в качестве истца, должна быть готова представить в суд оригиналы документов.

Если компания направляет исковое заявление по почте, то необходимо составить опись вложения, в которой указывается перечень передаваемых документов.

Пример описи вложения в ценное письмо

Опись вложения в ценное письмо
вложения в ценное письмо с уведомлением о вручении
Куда 115191, г. Москва, ул. Большая Тульская, д. 17.
На имя Арбитражный суд г. Москвы
 

№ п/п

Наименование предметов

Кол-во предметов

Ценность
(руб.)
 

1

Оригинал Искового заявления от 15 марта 2013 года с приложениями:

- оригинал платежного поручения об оплате госпошлины;

- оригинал квитанции и описи вложения, подтверждающие отправку копии искового заявления ответчику;

- копия Устава ОАО «Надежда»;

- копия Свидетельства о государственной регистрации ОАО «Надежда»;

- копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе ОАО «Надежда»;

- копия выписки из ЕГРЮЛ в отношении ОАО «Надежда»;

- копии иных документов, прилагаемых к исковому заявлению

1

один

Общий итог ценности 1 рубль.

Отправитель ______________(_______________________)
                              подпись                   расшифровка
    

______________
(календарный                                          Проверил _________________________________________
   штемпель                                                                                   (подпись работника связи)
     места 
   приёма)
                                                                  

Если компания выступает в качестве ответчика по делу, то обычно в определении о принятии искового заявления указывается перечень документов, которые должны быть предоставлены в суд, или компания предоставляет документы самостоятельно в доказательство правоты своей позиции.

Однако что делать, если документы в компании отсутствуют?

Отсутствие документов

На практике случаи, когда в компании отсутствуют какие-либо документы, которые необходимо представить в суд, не являются редкостью.

.Но даже в этом случае не стоит отчаиваться. В этом случае возможно несколько вариантов:

  •  направление соответствующего запроса контрагенту, в государственный орган исполнительной власти для выдачи дубликата документа;
  •  замена документа иными документами (например, возможно воспользоваться выпиской из документа, заверенной госорганом);
  •  ходатайство об истребовании документов в суде.

Приведем пример запроса контрагенту.

Компания ведет спор с налоговым органом и не может подтвердить правомерность своих действий в связи с утерей таких документов, как счет-фактура и акт выполненных работ.

Соответственно, компания направляет письмо своему контрагенту с запросом об истребовании документа.

Пример запроса контрагенту

ОАО «Надежда»

Адрес: 121232 Москва,

ул. Большая Черногрязская, д.2

Телефон 111 11 11

Факс 222 22 22

Генеральному директору

ООО «Строитель»

А.А. Герасимову

Уважаемый Анатолий Алексеевич!

Прошу предоставить дубликаты следующих документов к договору оказания услуг от 13.01.2013 № 44/55:

- счета-фактуры № 000156 от 18.01.2013;

- акта выполненных работ № 0000128 от 18.01.2013.

С уважением,

Генеральный директор                                               С.А.Козлов

Соответственно, у контрагента могут сохраниться соответствующие документы. Если они не сохранились, то часто руководство принимает решение о замене данных документов альтернативными документами, например, если компания не имеет оригинал документа для суда, то она может обратиться в орган власти с запросом о предоставлении выписки из документа.

Контрагент компании не исполнил обязательства. Однако, возможно контрагент находится на стадии ликвидации. Чтобы выяснить данный вопрос, нужно сделать запрос в налоговый орган.

Пример запроса о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ

В _ИФНС № 31 по г.Москве___

(наименование налогового органа)

От генерального директора ОАО «Надежда»,

Козлова С.А.

Адрес: 121232 Москва,

ул. Большая Черногрязская, д.2,

(фамилия, инициалы, адрес заявителя)

Паспорт серия 45 06 № 48 233 87

выдан ОВД района Бабушкинская,

г. Москвы, 12.12.2004,

(данные документа, удостоверяющего личность, ИНН)

телефон 111 11 11, факс 222 22 22,

эл. почта _________

Запрос

о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ о ликвидации должника

На  основании  п. 2 ст. 6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц  и  индивидуальных предпринимателей», п. 20 Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» и пп.  «и»  п.  1  Приложения № 2 к Правилам ведения Единого государственного реестра   юридических   лиц   прошу  предоставить  сведения  о  прекращении деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Электроугли», ИНН 6165165319, юридический адрес: Ростов-на-Дону, ул. Брестская, д. 7 с  указанием  способа  прекращения  деятельности  юридического  лица,  даты принятия   решения   о   прекращении   деятельности,  наименования  органа, принявшего решение о прекращении деятельности юридического лица.

Приложение: квитанция об уплате государственной пошлины.

Генеральный директор                                                            С.А.Козлов

20.02.2013

Таким образом, компания может легко самостоятельно получить недостающие документы для суда. Если же их истребовать не представляется возможным, то, как правило, такие документы будут истребованы в рамках судебного заседания по ходатайству.

Пример ходатайства по истребованию документов

В Арбитражный суд г. Москвы 

107996, г. Москва, пр. Академика Сахарова, д. 18 

Истец: ООО «МеридианФиш»

127118, г. Москва, ул. Моторостроителей, д. 183. Ответчик: ООО «РыбФронт»,

121059, г. Москва, ул. Киевская, д. 7 

Ходатайство об истребовании доказательств

по делу № А40-132082/11

В производстве Арбитражного суда г. Москвы находится дело № А40-132082/11 по иску ООО «МеридианФиш» к ООО «РыбФронт» о взыскании денежных средств по договору купли-продажи № 17/06 от 17.06.2012 в сумме 299494 руб. 00 коп.,

из них: долг в сумме 255901 руб., проценты за пользование чужими денежными средствами в сумме 43503 руб. за период с 30.06.2012 по 30.06.2012.

В ходе судебного разбирательства истец представил доказательства того, что ответчик поставил товар в адрес истца лишь на общую сумму 338 098 руб. 80 коп. (товарные накладные № 24 от 17.06.2012  и № 27 от 26.06.2012 ).

Вместе с тем у ответчика ООО «РыбФронт» отсутствуют подлинники товарных накладных, представленных истцом.

На основании изложенного, в соответствии со ст. 51 АПК РФ

ПРОШУ:

Истребовать из уголовного дела № 15115 копии имеющихся в нем товарных накладных по причине отсутствия у него подлинников данных накладных.

Приложение: 1. Доверенность от 12 февраля 2012 г.

                        2. Подтверждающая полномочия представителя ответчика О.Е. Филимонова.

Представитель ответчика                                        О.Е. Филимонов

19.01.2013

Конечно, вопрос документального подтверждения своей правоты является очень сложным, поскольку трудно заранее предугадать и исход дела, и то, какие документы могут понадобиться, но мы дадим несколько важных советов.

Рекомендации компаниям  по документальному сопровождению судебных споров

Основной проблемой компаний при предоставлении документов в суд является либо их отсутствие, либо неправильное оформление.

Так, компания может потерпеть поражение в судебном споре, если:

  •  документы подписаны неуполномоченным или неустановленным лицом

Например, постановление ФАС Московского округа от 10.10.2012 по делу № А40-7415/12-75-36;

  •  предоставлены документы, не имеющие никакого отношения к делу;
  •  в документах отсутствуют реквизиты.

Поэтому каждый документ следует проверять на наличие соответствующих реквизитов.

Например, для бухгалтерских документов обязательными являются следующие реквизиты:

  •  наименование документа;
  •  дата составления документа;
  •  наименование экономического субъекта, составившего документ;
  •  содержание факта хозяйственной жизни;
  •  величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  •  наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  •  подписи лиц (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Также если документы подписаны не генеральным директором компании, то к такому документу целесообразно приложить доверенность на подписание.

Кроме того, если компания не обеспечивает надлежащее хранение документов, то соответственно и не сможет предоставить документы в суд, поэтому очень важно обеспечить хранение документов в течение нормативного срока хранения. Ведь если документ будет уничтожен, то его придется восстанавливать. При этом на восстановление документов уходит значительное время, а это может означать, что компания не получит вовремя денежные средства, не сможет решить вопрос исполнения контрагентом обязательств.

Таким образом, халатное отношение к подписям и реквизитам документов в целом может решить исход дела не в пользу компании.

В качестве примера можно назвать постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2012 № 17АП-11327/2012-АК по делу № А71-8615/2012, в котором суд указал на отсутствие реквизитов для уплаты задатка и информации о его получателе.

Однако многих проблем в суде возможно избежать, если проверять документы заранее, проводить документационный аудит. Если документы в порядке, компания не только может выиграть суд, но и взыскать с оппонента штрафные санкции, если же компания относится к документам спустя рукава, то и исход судебного спора может быть не в ее пользу, а с организации могут быть взысканы штрафные санкции, неустойка, убытки.

Шестакова Е.В., канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль