Исследования и аналитика в службе ДОУ

422
В организации с высокой культурой отношения к документам служба ДОУ – это не просто отдел, который регистрирует письма, а стратегически важное подразделение, принимающее активное участие в жизни организации и несущее ответственность за обеспечение порядка в ее документационном фонде. Помимо выполнения всех делопроизводственных процессов, служба ДОУ ведет серьезную исследовательскую и аналитическую деятельность. Только так она может выполнить свою основную задачу: точно указать место нахождения любого документа, созданного или поступившего в организацию за весь период ее существования. В этой статье рассмотрим основные исследования, проводимые службой ДОУ в течение года, их цели, а также методы проведения.

Полноценной службе ДОУ не обойтись без исследовательской и аналитической работы. Во-первых, потребность в регулярном сборе информации относительно каждого из делопроизводственных процессов ответственные за него работники отдела почувствуют сами.

Невозможно, например, уточнить номенклатуру дел, не обратившись в каждое из подразделений организации.

Во-вторых, постоянного мониторинга процессов делопроизводства требуют и положения «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). Если компания стремится соответствовать требованиям системы менеджмента качества, то внимательное отношение к документам – ее обязанность (см. п. 10 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) :

10. Мониторинг и аудит

Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

Исследования, проводимые службой ДОУ

Все исследования, проводимые службой документационного обеспечения управления, можно разделить на две группы:

  • регулярные
  • ситуационные

Регулярные исследования

Регулярные исследования необходимы для поддержания работоспособности процессов делопроизводства в организации. Многие из них являются частью своего процесса, поэтому не выполнять их нельзя. Перечислим и прокомментируем эти исследования.

Подсчет и оценка объема документооборота

Выполняется ежегодно со следующими целями:

  • установить общий объем документооборота в организации;
  • проследить динамику объема документооборота как в целом, так и (при необходимости) по отдельным видам документов;
  • оценить качество работы службы ДОУ и, исходя из результатов оценки, перераспределить обязанности, провести кадровые перестановки, оптимизировать численность персонала.

Общий объем документооборота организации – это количество входящих, исходящих и внутренних документов, зарегистрированных в организации за отчетный период. Если нужно, потоки могут дробиться, и тогда количество определенных документов будет подсчитываться отдельно.

Так, во входящем потоке это могут быть заявления от физических лиц, судебная переписка, претензии и т.п.Исследования и аналитика в службе ДОУ

Приведем пример формы таблицы, в которую с периодичностью раз в месяц вводятся сведения об объеме документов в организации. Ведение такой таблицы в программах, подобных MS Excel, позволит настроить автоматический подсчет сумм в графах. Системы электронного документооборота собирают эту статистику в режиме реального времени и выдают актуальные данные по запросу.

Анализ исполнения задач по документам

Выполняется постоянно и является неотъемлемой частью процесса контроля исполнения документов. Цель анализа – оценить качество исполнительской дисциплины в компании, чтобы при необходимости принять корректирующие меры.

Отчет по анализу исполнения задач формируется по периодам, установленным внутренними правилами организации: за месяц, за квартал и за год. В отчете обычно устанавливается количество исполненных и просроченных задач по документам, а также количество задач с перенесенным сроком исполнения. Большую помощь в формировании этой статистики оказывает система электронного документооборота: как правило, СЭД формирует ее автоматически, а в задачи работников службы ДОУ входит только оформление отчета и представление его руководству.

Приведем пример отчета об исполнении документов в организации за прошедший квартал.

Анализ локальных нормативных актов по делопроизводству с целью внесения актуальных изменений 3 ур.

Такой анализ рекомендуется проводить ежегодно. Цель исследования – установить, что реальное выполнение делопроизводственных процессов в компании соответствует регламентам, а дополнительные функции выполняются именно теми работниками, которые фигурируют в соответствующих приказах. Если в результате анализа обнаруживаются расхождения, корректируются или процесс, или регламент (приказ).

Любой процесс меняется со временем, и не всегда эти перемены к худшему. Если участникам удалось оптимизировать свою работу – отлично, только изменения нужно зафиксировать в регламентах. Если же оказывается, что изменения процесса не идут ему на пользу, принимаются меры по его корректировке и приведению в порядок. В любом случае, без анализа и оценки расхождений между словом и делом обнаружить нельзя.

Кроме регламентов изучению и возможной корректировке подвергаются приказы о назначении ответственных за делопроизводство в структурных (обособленных) подразделениях, за хранение документов, заверение копий и т.п.

Люди, на которых были возложены эти обязанности, могли перевестись на другую должность, уйти в долгосрочный отпуск или на повышение, наконец, попросту уволиться. Тогда приказы придется переделать и указать в них фамилии тех, кто реально выполняет сейчас указанные функции.

Уточнение номенклатуры дел

Выполняется ежегодно в соответствии с п. 3.4.6. Основных правил работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)(далее — Основные правила). Цель исследования – обнаружить и зафиксировать в номенклатуре дел изменения в составе дел подразделения.

Очевидно, что проследить за всеми делами, образующимися в деятельности подразделений компании служба ДОУ не в состоянии. Какие-то дела появились в середине года, другие, наоборот, были закрыты и в ближайшие годы уже не появятся. Только работники подразделения могут вычеркнуть из номенклатуры старые и определить новые дела, корректно озаглавить их и установить по перечням, либо рекомендовать срок хранения.

Организация и участие в экспертизе ценности документов

Выполняется ежегодно в соответствии с гл. 2 Основных правил «Экспертиза ценности документов». Несмотря на то, что экспертиза ценности проводится специально созданной для этого экспертной комиссией, на практике ее члены за год успевают забыть и о своем участии в комиссии, и о необходимости ее проведения. Так что каждый раз инициировать экспертизу ценности документов и координировать ее деятельность приходится службе ДОУ.

Экспертиза ценности – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

В результате экспертизы ценности будут сформированы описи дел постоянного, временного хранения, дел по личному составу, а также составлен перечень дел для уничтожения в связи с истечением сроков хранения и утраты документами практической ценности.

Составление графика передачи документов в архив

Рекомендуется выполнять ежегодно. Цель составления графика – планирование и оптимизация работы архива. Прием документов на хранение по графику избавит архив от чередования периодов авралов и простоев.

Структурное подразделение

Период передачи документов

Примечание

Руководство

16 – 20.03.2015

Отв. лицо  помощник генерального директора

Бухгалтерия

23 – 27.03.2015

Отдел кадров

30.03 – 03.04.2015

Документы по личному составу – учесть конфиденциальность!

Юридическая служба

06 – 10.04.2015

Отдел охраны труда

13 – 17.04.2015

Отдел закупок

20 – 24.04.2015

Отметим, что большая часть регулярных исследований относятся к архивному делу. Это объясняется тем, что хранение документов – единственный из обязательных и контролируемых на государственном уровне процессов делопроизводства.

Ситуационные исследования

Ситуационные исследования выполняются по необходимости, если:

  • снизилась эффективность бизнес-процесса (необязательно делопроизводственного), и нужно выяснить причины этого явления;
  • компанию ждут локальные организационные изменения самого разного масштаба: от внедрения СЭД до реорганизации;
  • изменения в федеральном законодательстве касаются процессов делопроизводства (недавняя отмена обязательности печати юридического лица) или методического регулирования этой деятельности, например, издание нового ГОСТа.

Таким образом, ситуационные исследования проводятся в зависимости от потребностей всей организации или отдельных ее подразделений. Перечислить их представляется затруднительным: слишком велико разнообразие поводов. Но нельзя забывать, что большую помощь в проведении этих исследований могут оказать сведения, которые служба ДОУ собирает на регулярной основе.

Методы исследования

При выполнении своих исследований служба ДОУ использует несколько методов. Перечислим и охарактеризуем их.

Личное интервью

Пожалуй, это самый действенный, но и самый затратный по времени метод получения информации:

 с целью получить ответ на вопрос работник службы ДОУ разговаривает лично с работниками организации и руководством.

Личное интервью может проходить как с глазу на глаз, так и сразу с группой работников в форме совещания.

Приведем пример списка вопросов, вооружившись которым, представитель службы ДОУ отправится на беседу с руководителем, в подчинении которого находятся несколько отделов компании. Исследование в нашем примере  – начальный этап мероприятий по оптимизации процесса согласования документов. Итак, вопросы которые можно задать руководителю в ходе интервью с ним:

  • Как часто вам приходится согласовывать проекты документов?
  • Существует ли стандартный срок, в течение которого вы должны вернуть исполнителю согласованный (не согласованный) проект документа?
  • Вы рассматриваете проекты сами или поручаете это кому-то из подчиненных?
  • (Если ответ на предыдущий вопрос – поручение) В какой срок Ваши подчиненные должны рассмотреть проект документа и представить Вам свое решение?
  • Вы согласуете проекты документов только в части, имеющей отношение к Вашему подразделению, или обращаете внимание и на другие стороны (финансовую, юридическую)?
  • Должны ли Вы согласовывать документы, не имеющие прямого отношения к деятельности Вашего подразделения?
  • Осуществляет ли секретарь проверку правильности оформления реквизитов проекта документа, прежде чем передать его Вам на согласование?

В качестве примера интервью с группой работников можно привести обсуждение сроков хранения для документов, которые не входят в типовые перечни, или сроки хранения которых слишком короткие и нуждаются в увеличении. Никто, кроме непосредственных участников производственного или бизнес-процесса, не может назначить или продлить срок хранения документов, поэтому приходится поднимать этот вопрос на оперативных или других совещаниях. Другой метод исследования для этого не подходит, потому что вопрос нуждается в обсуждении.

Предложение респондентам анкет и опросных листов

Анкеты хороши, если респонденту нужно выбрать из нескольких вариантов ответов один или ответить коротким предложением. Когда нужно собрать количественную информацию и представить ее в определенной форме, прибегают к опросным листам. Полученные от коллег заполненные опросные листы сводятся в один, после чего можно приступать к анализу информации.

Пример опросного листа, который получили для заполнения структурные подразделения в рамках изучения документального фонда

№ п/п

Наименование документа

Копия или оригинал

Срок хранения

Нормативный документ, регламентирующий срок хранения

Формат: бумажный, электронный

1

2

3

4

5

6

Наименование структурного подразделения

1

2

3

Наблюдение

Этот метод сбора информации по праву заслуживает звания одного из самых точных, правда, применим он только для оценки качества выполнения процесса или сбора поведенческих маркеров его участников. Количественную информацию методом наблюдения собрать не удастся, зато он незаменим, если нужно описать для дальнейшей оценки действия участников процесса.

Самостоятельное изучение документов

В этом случае работник службы ДОУ, ответственный за проведение анализа, лично усаживается за документы и работает с ними, не привлекая коллег из других отделов.

Например, анализирует в конце года локальные нормативные акты, проверяя соответствие их реальному положению вещей.

Исследования, которые проводятся регулярно, обычно описаны в локальных нормативных актах организации: в инструкции по делопроизводству, правилах оформления дел и передачи их на хранение и т.п. Ситуационные исследования требуют специального распоряжения руководителя, оформляемого обычно приказом по основной деятельности.

Таким образом, работа службы ДОУ – это отнюдь не только регистрация документов и распределение их по адресатам. Это еще и постоянный сбор и анализ информации. Можно проследить интересную закономерность: чем лучше идут дела у организации, тем больший порядок царит в ее документах, и никогда наоборот. А основа этого порядка – постоянный мониторинг делопроизводственных процессов.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль