К определению понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ»

909
Перечисленные в названии статьи понятия неизменно вызывают споры среди специалистов, что свидетельствует об отсутствии однозначности в их определении. Не требуется особых доказательств того, что однозначно понимаемые и определяемые понятия необходимы не только тем, кто занимается теорией и методологией науки, но и тем, кто занимается решением прикладных задач, практической работой, поскольку любая практическая деятельность – это по сути реализация теории либо ее отдельных положений. Понятно, что термины в плане выражения – это язык, на котором говорят специалисты, а в плане содержания – это понятийный аппарат, отражающий уровень (глубину) познания объекта исследования.

К определению понятия «документ»

Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.

Достаточно привести в качестве примера Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, вместе с тем включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ». Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена. Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если мы определяем электронный документ через понятие «документированная информация», носитель просто исчезает, и вопросы о том, как фиксируется информация в электронной форме и на каком носителе, становятся просто неправомерными.

В качестве отправной точки рассмотрения заявленной темы напомним дискуссию, которая состоялась в 2005 году между двумя учеными – представителями разных школ – К.Б. Гельманом-Виноградовым и Ю.Н. Столяровым. Ее суть заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, который несет какую-либо информацию (такое предельно широкое толкование понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые трехмерные объекты – произведения скульптуры, архитектуры и др., но и объекты природного происхождения), а, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ – это объект особого рода, результат сознательного запечатления (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности. Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса».

При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена».

Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.

Признаки документа

В попытке разобраться в том, что же такое документ, и определить, достаточно ли нам, документоведам, только этого понятия, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и зафиксированных в словарях и стандартах, и попробуем выделить те признаки документа, на которых строятся определения этого информационного объекта:

  1. документ – результат сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов;
  2. документ – материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.;
  3. документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
  4. документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

В представленных определениях выделены следующие признаки документа как информационного объекта:

  1. наличие носителя (документ – материальный объект);
  2. наличие семантической информации (содержание, контент);
  3. наличие информации о явлениях объективной действительности;
  4. способ записи информации (способ записи создан человеком);
  5. информация в форме документа создается и сохраняется организацией или физическим лицом;
  6. целевое назначение фиксации информации – для передачи во времени и пространстве, для использования в качестве доказательства (подтверждения) обязательств или деловой деятельности;
  7. наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать зафиксированную информацию (как подчеркивает К.Г. Митяев, – «на языке слов», и отметим при этом, что реквизиты идентифицируют не только информацию документа, но и сам документ).

Выделим еще несколько обстоятельств, на два из которых обращал внимание еще К.Г. Митяев: 1) документирование – сознательный акт (это, на наш взгляд, так или иначе связано с тем, что документирование осуществляется организацией или физическим лицом); 2) каким бы способом ни осуществлялось документирование, обязательным является идентификация запечатленного на языке слов (очевидно, в данном случае имеются в виду не столько текстовые документы, сколько графические или фото-, кино-, видеодокументы, для которых наличие идентифицирующих реквизитов, представленных в текстовой форме, является обязательным).К определению понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ»

Немаловажным является и то, что носитель, даже на заре документирования, – это  материальный объект, который специально создавался для записи информации, и если это был природный материал (глина, папирус, береста, пергамент), то он специальным образом обрабатывался для использования его в качестве материала для письма.

Суммировав и проанализировав выделенные признаки, можно сказать, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (специально созданном для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности созданным человеком способом для ее сохранения и передачи во времени и пространстве, в т.ч. для использования в качестве подтверждения обязательств и деловой деятельности.

Определение получилось достаточно тяжелым для восприятия, но оставим его в таком виде, поскольку для нас главное – выделить и зафиксировать основные признаки документа, позволяющие отличать его от иных информационных объектов, прежде всего таких, как книги, газеты, журналы, которые не всегда являются носителями информации о явлениях объективной действительности.

Наличие реквизитов

За рамками данного определения остался, по сути дела, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, то есть позволяющих установить автора, время создания и др. Если мы рассматриваем современный документ, то действительно, наличие реквизитов – один из важнейших признаков документа, но формуляр современного документа – результат длительного многовекового развития.

Первые из дошедших до нас документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих определенное место и имеющих определенную форму. Документ представлял собой сплошной текст, а последующее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов с течением времени оформлялась именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, то есть позволяет соотнести документ с автором, местом, в котором создан документ, временем создания, адресатом и др. Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой создается документ, содержится в тексте документа.

Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов – не обязательное условие для признания информационного объекта документом, но при этом документ не может быть документом, если он не содержит информации, которая позволяет его идентифицировать (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не принципиально). Из этого мы можем сделать вывод, что наличие реквизитов как таковых, не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов).

В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.

Официальный документ – документ, имеющий установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, – это, по сути дела, не что иное, как юридически значимый документ, то есть документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.

За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав этой части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, дневники, мемуары, или воспоминания), не существует установленных правил, в соответствии с которыми создаются эти виды документов, и мы вряд ли можем говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны использоваться при создании этой группы документов.

В дальнейшем говоря о документах будем иметь в виду именно официальные документы.

Понятие «электронный документ»

Обратимся теперь к понятию «электронный документ». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как «документированную информации, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

В начале статьи мы уже говорили о недостатках этого определения, в частности, о том, что видовое понятие «электронный документ» определяется не через родовое понятие «документ», а через понятие «документированная информация», что является типичной логической ошибкой. Но у этого определения есть и еще один недостаток: понятие «электронный документ» фактически определяется через самоё себя: электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Вторая часть определения («…, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин…») – это лишь уточнение, пояснение в отношении особенностей использования данного объекта, но не раскрытие его сущностных особенностей.

Рассмотрим еще некоторые из существующих определений понятия «электронный документ»:

  • электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;
  • документ электронный (ДЭ): информационный объект, состоящий из двух частей:

– реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, место и время создания, данные об авторе и т.д. и электронную цифровую подпись);

– содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого;

  • электронный документ – информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, неквалифицированной, простой).

При определении понятия «электронный документ» необходимо соблюдать классическое правило терминологии: определение через ближайший род, в данном случае, – через понятие «документ», а также выделение таких признаков, которые являются видовыми и отличают электронный документ от других документов.

К числу признаков, отличающих электронный документ от иных документов (на бумажном и прочих материальных носителях), относятся:

  •             цифровая среда существования электронного документа и цифровая форма документа;
  •             существование документа в информационной системе (электронный документ создается в информационной системе или включается в нее как документ, созданный в другой системе) на протяжении всего жизненного цикла документа; при этом важно отметить, что фактически именно информационная система обеспечивает и поддерживает такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
  •             формат электронного документа (формат файла) – существенная характеристика электронного документа, причем один и тот же документ может быть записан в различных форматах; от формата записи зависят дальнейшие возможности работы с документом: редактируемые форматы позволяют вносить изменения в документ, графические или неизменяемые форматы не позволяют редактировать документ – в этих форматах документ сохраняет свою неизменность;
  •             иная структура электронного документа (по сравнению, например, с документом на бумажном носителе): документ на бумажном носителе имеет формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на стандартном листе бумаги; электронный документ состоит из контента (содержания) и метаданных. Метаданные электронного документа не только содержат сведения регистрационно-учетного характера (реквизитные метаданные), но и обеспечивают управление электронным документом в информационной системе (функциональные метаданные) на протяжении всего жизненного цикла документа;
  •             иное соотношение между понятиями «подлинник документа» и «копия документа». Специалисты по информационным технологиям вообще не считают возможным применять эти понятия к электронным документам, тем не менее с документоведческой точки зрения при исследовании электронных документов и при организации работы с ними необходимо различать электронный документ как цифровой объект в информационной системе (условно говоря – подлинник) и воспроизведение (визуализацию) электронного документа на экране монитора или в виде распечатки на бумажном носителе. По сути дела, визуализация электронного документа – это одна из форм его реализации в иной – аналоговой – среде, в форме, пригодной для восприятия человеком.

Основные признаки электронного документа

В результате рассмотрения особенностей электронного документа мы можем выделить следующие основные признаки электронного документа, которые нужно будет положить в основу его определения:

  •             цифровая форма существования;
  •             существование в информационной системе;
  •             наличие метаданных, обеспечивающих управление им.

Формат файла, на наш взгляд, – это признак, если можно так сказать, второго уровня, он важен для классификации электронных документов различных типов (видов) между собой. Для отделения понятия «электронный документ» от документов на бумажном и иных видах материальных носителей на первый план выступает среда существования документа – цифровая, в отличие от аналоговой среды, в которой существуют, например, документы на бумажном носителе.

Таким образом, мы можем предложить следующее определение понятия «электронный документ»: документ, представленный в цифровой форме в информационной системе и имеющий метаданные, обеспечивающие управление им.

Как уже было сказано выше, человек не может воспринимать непосредственно цифровой объект, человек способен воспринимать не электронный документ, а его воспроизведение, иначе говоря, – его визуализированную копию. В данном случае термин «копия» употребляется в своем прямом значении («экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа») и одновременно в значении «экземпляр электронного документа, представленный в воспринимаемой человеком форме).

Очевидно, что, применяя понятия подлинника и копии к электронным документам, мы должны понимать, что значения и соотношение этих понятий иные, чем при их использовании применительно к документам на бумажном носителе. Если при работе с документами на бумажном носителе человек может работать, как с подлинником документа, так и с его копией (копиями), то, работая с электронными документами, человек имеет дело только с визуализированной копией этого документа.

Еще одним весьма актуальным вопросом является вопрос о визуализированных копиях электронных документов, извлекаемых из информационной системы и представленных, как на бумажном носителе, так и на обособленном электронном носителе (диске, флеш-карте и др.). Актуальными в данном случае являются и вопросы понятийного аппарата (определение понятия «копия электронного документа», вопросы организации работы с такими копиями, в частности, порядок свидетельствования их верности). Эти вопросы могут быть предметом отдельного рассмотрения.

Представленный анализ понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ» свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем, в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление о природе названных информационных объектов. Для выработки таких определений, которые бы устраивали специалистов, занимающихся проблемами использования электронных документов и электронного документооборота, а также получили закрепление в законодательстве, нужна широкая дискуссия, обсуждение различных подходов и точек зрения. В конце концов, именно в споре рождается истина.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль