О модернизации ГОСТ Р 6.30-2003

138
Наконец пришло время переработки ГОСТ Р 6.30-2003, вступившего в силу почти десять лет назад, и это неудивительно - ведь это естественный процесс, потому что любой национальный стандарт должен подвергаться процедуре обновления. Каким хочется видеть переработанный стандарт? Специалисты-документоведы считают, что, прежде всего, он должен быть более конкретным.

Что подразумевается под этим понятием и какие еще существенные замечания есть у специалистов ДОУ по поводу обновления стандарта – об этом и пойдет речь ниже.

Первое и самое главное замечание: в первом разделе стандарта «Область применения» должны быть перечислены  все документы, относящиеся к организационно-распорядительным документам (далее – ОРД). Да, существует преграда для включения в этот перечень всех видов документов – не все ОРД унифицированы, но эту проблему рано или поздно решить необходимо. Ситуация, когда ГОСТ есть, но его действие распространяется не на все организационно-распорядительные документы – абсурдна. Во-вторых, следует сопровождать иллюстрациями с примерами правила оформления всех без исключения реквизитов ОРД, закрепленных в стандарте. Также автор статьи хотела бы поделиться с разработчиками нового стандарта и другими соображениями и предложениями по формулировке некоторых пунктов.

Так, первый абзац пункта 3.8 (реквизит «Наименование организации») можно изложить следующим образом: «Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать ее наименованию, закрепленному в ее уставе (положении)», так как  устав или положение – это организационные документы, в которых закрепляется наименование организации, как полное, так и сокращенное. Пишутся на сегодняшний день наименования по-разному, поэтому их необходимо проиллюстрировать примерами:

Открытое акционерное общество

(ОАО «Квант»)

Открытое акционерное общество «Квант»

(ОАО «Квант»)

Открытое акционерное общество «Квант» (пример, когда нет сокращенного наименования)

 Требуется пример и для написания наименований филиалов и представительств. Так как филиалы и представительства в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ по своей сути являются структурными подразделениями юридического лица, их создавшего (они включаются в штатное расписание этого юридического лица), в их бланке обязательно будет присутствовать наименование этого юридического лица.

При наличии сокращенного наименования головной организации в уставе (положении) пример будет выглядеть так:

 ОАО «Квант»

Новосибирский филиал

     При отсутствии сокращенного наименования головной организации в уставе (положении) корректным будет такой пример:

Открытое акционерное общество «Квант»

Новосибирский филиал

     Следует уточнить и пункт 3.18. Представляется целесообразным дополнить его фразой о количестве строк и печатных знаков, таким образом положив конец «творчеству» исполнителей при формулировке кратких заголовков, которое иногда не О модернизации ГОСТ Р 6.30-2003знает границ, установив, что краткий заголовок не должен превышать 5 строк, а в каждой строке должно быть не более 28 печатных знаков. Также надо уточнить, что заголовок пишется с заглавной буквы и точка в его конце не ставится. Требуют конкретизации примеры согласования заголовков с видами документов. Существующие примеры приводят к появлению титульных листов при оформлении организационных документов, которые согласно четвертому разделу ГОСТ Р 6.30-2003 должны оформляться на общих бланках. Например:

Открытое акционерное общество «Квант»

(ОАО «Квант»)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

12.03.2012 № 05

г. Воронеж

Ведущего эксперта

    Безусловно, значительной корректировки требует пункт 3.20, посвященный тексту документа. Возможно, правила изложения текста надо разделить на три группы в соответствии с принятой классификацией ОРД, отдельно прописав правила изложения текста для организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, выделив отдельно протокол, а также следует решить вопрос о написании глагола ПРИКАЗЫВАЮ и констатирующей части распорядительных документов в пользу ее обязательного наличия.

Это важно в первую очередь для исполнителей, так как если в констатирующей части присутствуют документы, явившиеся основанием для издания распорядительного документа, исполнитель знакомится с документами-основаниями и это способствует качественному выполнению задания. Если распорядительный документ пишется по личной инициативе руководителя, вызванной производственной необходимостью, это является подсказкой исполнителю, что документы-основания искать не надо.

В пункте 3.22 необходимо уточнить порядок расположения подписей должностных лиц, вошедших в состав комиссии, так как среди специалистов постоянно идут споры: располагать их в алфавитном порядке (как это представлено в примере сегодняшнего ГОСТа) или так, как они расположены в вводной части акта. На взгляд автора, лучше выбрать второй вариант.

    В пункте 3.23 должны быть четко определены расположение грифа согласования и правила оформления листа согласования, если грифы согласования проставляются на отдельном листе. Например:

 «Гриф согласования …… проставляют на подлиннике документа после реквизита «Подпись» вдоль нижней части листа документа или на листе согласования, который оформляется как приложение к документу. Например:

                                                                                            Приложение к приказу

                                                                                            Генерального директора

                                                                                            от________ №________ 

                                                        Лист согласования  

     Пункт 3.25 об оттиске печати необходимо дополнить правилом проставления печати:

«печать проставляется таким образом, что бы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ». 

Отсутствие этой фразы приводит к неутихающим спорам в организациях, хотя и в ГСДОУ, и в Методических рекомендациях для федеральных органов власти  это правило присутствует.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.- М.: Главархив, 1991; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

     Пункт 3.28, посвященный оформлению метки об исполнении документа и направлении его в дело требует иллюстрации примером:

В дело № 01-17

А.О. Орлова 12.03.2012

или

В дело № 01-17. Отправлено письмо от11.03.2012. № 67

А.О. Орлова 12.03.2012

   Раздел 4 «Требования к бланкам документов» также требует большой корректировки. Это касается перечня реквизитов в бланках - общем бланке и бланке письма. В текущем варианте стандарта довольно много ошибок.

Например, левое поле ОРД следует увеличить до прежних 35 мм, поскольку поле до 20 мм ведет к нарушению правил формирования документов дела. При полях шириной в 20 мм поместить 250 листов в дело просто невозможно.

            После отмены «Методических указаний по внедрению и применению государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72)  РД 50-161-79» в 1986 г., где давались примеры оформления конкретных  видов ОРД, делопроизводственные службы и управленческий аппарат остались без правил оформления конкретных видов документов. Сегодня практики испытывают затруднения при составлении раздела «Документирование» в инструкции по делопроизводству, а преподаватели высших и средних учебных заведений при изложении правил составления и оформления в учебниках или на лекциях пользуются правилами, изложенными в отмененных методических указаниях, так как других просто-напросто нет. Очевидно, что в новом варианте ГОСТа следует в приложениях дать конкретные примеры оформлении всех видов ОРД с текстом. Тогда закончатся споры по поводу оформления записок (докладных, служебных, аналитических), актов, доверенностей и т.д.

    И последнее замечание: учитывая реалии сегодняшнего дня, когда управленческий аппарат использует в процессе документирования компьютерные технологии, в обновленном ГОСТе обязательно нужно уделить внимание и процедурам подготовки и придания юридической силы в том числе и электронным документам.

Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доцент РГГУ

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль