О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»

131
Согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Этим же законом дано четкое определение стандарта как документа, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Принципы стандартизации, установленные Федеральным законом, предусматривают применение международных стандартов (прежде всего, стандартов ИСО и МЭК) в качестве основы разработки национальных стандартов Российской Федерации.

В этом случае национальные стандарты подлежат разработке на основе официальной версии международного стандарта (или международного документа, не являющего  международным стандартом) на русском языке, официального перевода, признанного ИСО, МЭК или Европейской Комиссией, а также официального перевода, зарегистрированного национальным органом по стандартизации (см. Межгосударственный стандарт ГОСТ 1.3 - 2008).

Что мы видим, рассматривая разработанный вариант стандарта?

Представленный проект документа подготовлен методом перевода технического отчета ИСО – ISO/TR 18492:2005 «Long-term eservation of electronic document-based information». Заметим сразу, что технический отчет не является международным стандартом.

Технические отчеты ИСО или МЭК (Technical Report, TR) представляют собой международные документы информационного характера (имеют статус «международный документ», а не «международный стандарт»), содержащие различного рода сведения и данные, полученные в результате анализа и обобщения лучших практик. Они также могут содержать некоторые методические рекомендации при отсутствии согласованных международных рекомендаций, закрепляемых в международных стандартах.

Поскольку технические отчеты  имеют информационный характер,  в практике международной стандартизации ИСО и МЭК  предусматривается, что  национальным органом по стандартизации данные документы  подлежат  рассмотрению в том же статусе.

В соответствии с п. 4.3 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 1.7 – 2008 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе применения международных  стандартов» международные документы, не являющиеся международными стандартами, могут применяться  в качестве основы для разработки нормативно-технического документа определенного вида – Рекомендаций по стандартизации.      

Рекомендации по стандартизации разрабатываются с целью предварительной проверки на практике в Российской Федерации О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»и принятия решения о целесообразности применения международных документов, которые содержат рекомендации, советы или иные положения, которые ещё не стали общепризнанными в международном профессиональном сообществе. По нашему мнению, именно в этом качестве рецензируемый документ и должен быть введен в орбиту профессиональных знаний для последующего использования в качестве исходного материала для конкретных решений, касающихся данной предметной области.

Специалисты ВНИИДАД уже давали разработчикам проекта свое заключение о необходимости изменить статус данного документа в соответствии с его назначением, однако, как видим, к мнению профессионалов они не прислушались.  Полагаем, что в данном виде стандарт не отвечает своему строго очерченному законодательством назначению. Рецензируемый проект документа содержит много общих рассуждений, очевидных, давно известных специалистам истин. Он не решает ни одной актуальной с точки зрения практиков (документоведов, а особенно архивистов) проблемы долговременного хранения электронных документов в делопроизводстве и в государственных архивах. А таких вопросов действительно много. Особенно важными они представляются в контексте решения Росархива о создании в структуре РГАНТД Центра хранения электронных документов.

Трудности перевода

Кроме того, подготовленный перевод технического отчета, по нашему мнению, содержит неточности, связанные с качеством перевода.

Например,  адекватным переводом термина «document-based information» является не «неструктурированная или слабоструктурированная документированная информация» (п. 3.2), а  «документированная информация».

 Рассматриваемый проект касается сохранения электронной информации, содержащейся в так называемых «документографических» информационных системах, ориентированных на поддержание «письменной формы документа»  вне зависимости от формата  - текстового, графического (tiff, jpeg) или структурированного (электронные таблицы, таблицы баз данных). Именно «письменная форма документа» является сутью понятия «документированная информация» в  Федеральном законе №149-ФЗ.

Определение термина «электронное архивирование, электронная архивация» также нельзя признать удачным переводом английского термина.

В контексте данного технического отчета более точным был бы перевод  «архивирование, архивирование электронных документов», что соответствует п.6.7 официального перевода  стандарта МЭК 82045-1.

Не вполне удачным является и перевод термина «long-term eservation» как «долговременная сохранность».

В «Словаре архивной терминологии», изданном Международным советом архивов в 1988 г., термин «eservation» имеет два русских соответствия: 1) «хранение архивных документов» как выполнение основных функций архивов по сбору и защите документов, и 2) «обеспечение сохранности архивных документов» как совокупность процессов и операций, направленных на физическую защиту документов».

Очевидно, что в рассматриваемом проекте документа термин «eservation» должен употребляться в своем основном значении - «хранение». Соответственно, полностью термин должен переводиться как «долговременное хранение», что соотносится с другими аналогичными отечественными терминами – «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение», которые непосредственно указывают на сроки хранения документов.

Совершенно неудачным является перевод термина «storage repository» как «хранитель информации».

В отечественной архивной практике под «хранителем» подразумевается должностное лицо, например, «хранитель архивных фондов». В то же время перевод определения данного термина («специализирующаяся на хранении информации организация либо подразделение, на которые возложена ответственность за хранение и поддержание аутентичности электронных документов») однозначно указывает на термины «архив» или «архивная служба (организации)», с чем согласуются и русские переводы терминов «storage» и «repository». Кроме того, в ИТ-терминологии «repository» означает хранилище информационной системы/системы электронного документооборота.

Общее заключение

Представленный проект национального стандарта (первая редакция), подготовленный методом прямого аутентичного перевода технического отчета  ISO/TR 18492:2005, не может рассматриваться в данном статусе и не должен быть утвержден в качестве национального стандарта Российской Федерации.

На основе представленного перевода  международного документа возможны разработка Рекомендаций по стандартизации в качестве специального нормативно-технического документа, простое доведение выполненного перевода до сведения профессионального сообщества методом опубликования или подготовка текста официального перевода при условии его регистрации национальным органом по стандартизации.  При этом необходимо определить и четко указать область стандартизации/сферу применения  (возможно, «информационные системы»), провести обязательную работу по гармонизации терминологии и устранить ошибки в оформлении документа.

Рекомендуем также при выборе формы дальнейшего использования подготовленного перевода технического отчета ИСО обратить внимание на  общие положения, структуру и оформление руководящего нормативного документа РД 50-524-84 «Методические указания «Порядок хранения документов на машинных носителях», разработанного еще в советское время.

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД, д-р. ист. наук, проф.
В.С. Иритикова, зав. отделом документоведения ВНИИДАД,  член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль