О стандартах и сертификации в сфере управления электронными документами

213
Как вы думаете, почему страна, чьи программисты признаны одними из лучших в мире, не имеет продаж систем управления электронными документами (СУЭД), например, на европейском рынке?

Оказывает ли влияние на это отсутствие сертифицированных программных продуктов, отвечающих установленным международным требованиям и национальным нормам качества? Чтобы ответить на этот вопрос, следует рассмотреть две основные проблемы: первая – применение в национальной практике стандартов, определяющих требования к программным продуктам; вторая – наличие мотивации и инструментария экспертной оценки и сертификации товаров, услуг, а также персонала.

Современное состояние рынка СУЭД

Системы управления электронными документами (СУЭД) применяются в нашей стране уже более четверти века, они работают во многих управленческих структурах, но единых национальных стандартов их построения и функционирования до сих пор не существует. Нужны ли они? Ведь рынок СУЭД существует, разработчики производят программные продукты и успешно продают, а заказчики не менее успешно их применяют. Стихийно сформировался устойчивый национальный образ СУЭД, ее комплектность и функциональность.

Чтобы продемонстрировать существующее положение дел в правовом обеспечении электронного документооборота, воспользуюсь следующей аллегорией. Представьте себе улицу с оживленным движением, где каждый автомобиль движется не по общим, законодательно утвержденным правилам дорожного движения, а по правилам стихийно сложившимся, которые каждый водитель понимает и применяет по-своему. Представить это сложно, но приблизительно в таком положении находится электронный документ сегодня.

Разработчики и заказчики СУЭД, безусловно, имеют представление об основных требованиях, предъявляемых к системам управления электронными документами. К сожалению, эти знания не опираются на национальные стандарты. Сегодня на отечественном рынке присутствует более 100 программных продуктов, каждый из которых в общих чертах соответствует аналогичным разработкам конкурентов.

Зачем нужны международные и национальные стандарты?

Потребителю крайне сложно сопоставить свои потребности в обеспечении полноценного документооборота с возможностями той или иной системы управления электронными документами. Пока он вынужден покупать то, что ему навязывает рынок. Любой производитель будет настаивать на том, что его разработка оптимальна по качеству и цене и имеет необходимый набор функций. Проверить это не представляется возможным, поскольку перечень решаемых задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Кроме того, решающей силой при выборе СУЭД являются или специалисты службы IT, или руководители делопроизводственных подразделений, причем ни те, ни другие не в состоянии в достаточной степени точности комплексно оценить проблему с позиций специалистов, равноценно владеющих как информационными технологиями, так и проблемами ДОУ.

СЭД (системы электронного документооборота) и СУЭД (системы управления электронными документами) абсолютно идентичные понятия. Аббревиатура СУЭД встречается не так часто. Автор пользуется этой аббревиатурой, так как именно понятие СУЭД было включено в MoReq2 в русском переводе.

Крайне редко СУЭД выбирается с учетом глубокого изучения рынка, детального тестирования предложенных программных продуктов, тщательного сопоставления их возможностей с решением внутренних корпоративных задач, поскольку, по мнению экспертов, для изучения только одной системы требуются месяцы, следовательно, самостоятельно изучить рынок весьма сложно.

Зачастую разработчики систем электронного документооборота идут на поводу у заказчика и создают продукт, на котором настаивают специалисты делопроизводственных служб конкретного предприятия. Таким образом, создается не стройная система управления документами, соответствующая национальным или международным требованиям, а автоматизируется привычный для сотрудников службы ДОУ этого предприятия доморощенный порядок или, по существу, беспорядок в делопроизводстве.

Разработчики заинтересованы продать свою продукцию любыми средствами, поэтому их односторонняя, бесконтрольная реклама может вводить в заблуждение пользователей. Причина данной проблемы заключается в отсутствии единых национальных стандартов, с помощью которых потребитель смог бы понять, каким функционалом должны обладать СУЭД для конкретного уровня предприятий, а производители автоматизированных систем – предложить оптимальный программный продукт, пригодный для нужд конкретного аппарата управления.

На заметку!

Единые требования построения систем могли бы исправить существенные дефекты различных СУЭД, которые сегодня не мешают, поскольку к ним привыкли как к стоптанным башмакам.

Сегодня существует только один документ, который мог бы быть помощником при выборе и развитии системы управления электронными документами. Это справочно-методическое пособие, выпущенное «Гильдией Управляющих Документацией»,О стандартах и сертификации в сфере управления  электронными документами – «Системы электронного документооборота: анализ и выбор», переработанное и переизданное в 2010 году. Других документов в помощь потребителям СУЭД не существует. Имеющиеся аналитические материалы описывают, как правило, продажи, стоимость систем, количество внедрений и т. д.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что отсутствие стандартов приводит к отрицательным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных СУЭД, построенных без учета единых стандартов, непредсказуемо их качество, размыты требования к технологиям делопроизводства. Одним словом, существует острая потребность в единых требованиях к системам электронного документооборота.

О стандартах и сертификации программного обеспечения

Как разработать требования к системам управления электронными документами? Как аналогичные документы формировались, например, в странах Европейского Союза? Общеевропейский стандарт MoReq (Model Re-quirementes for the Management of Electronic Records), регламентирующий функциональность систем управления электронными документами в органах государственной власти Объединенной Европы был утвержден в 2008 г. и создавался шесть лет. Европейская Комиссия выделила существенные средства, группа экспертов разработала первую, а затем вторую версию MoReq, обсуждение которых осуществлялось международным профессиональным сообществом, в том числе и российскими экспертами. В настоящее время ведется работа над третьей версией стандарта. Можем ли мы себе позволить такую «роскошь» сегодня? Теоретически можем, но о перспективе следует судить по результатам рассмотрения Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии предложения о разработке национальных стандартов для электронного документа. Было рекомендовано работы проводить на собственные средства заявителя. На чьи «собственные» средства должны создаваться национальные стандарты, необходимые в первую очередь аппаратам органов государственной власти?

Вместе с тем работы по созданию национальных стандартов в сфере электронного документооборота продолжаются.

При участии «Гильдии Управляющих Документации» создан и утвержден стандарт ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»; по инициативе профильного подкомитета Ростехрегулирования ПК 6 началось обсуждение ГОСТ-Р ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Ведутся работы по созданию типовых требований к управлению электронными документами с опорой на MoReq. На первом этапе будет разработан стандарт предприятия (Гильдии Управляющих Документацией), в который войдут словарь терминов и требования к системам электронного документооборота.

Как и было рекомендовано, работы осуществляются на собственные средства ведущих компаний производителей СУЭД, весьма заинтересованных в наличии национальных стандартов. Надеемся, что появление стандартов и установление высокой планки качества благотворно повлияют на состояние рынка, и это поможет пользователям сверить свои разработки с эталонными решениями.

Вместе с тем пока национальные стандарты не появились, MoReq остается пособием для подготовки технического задания конструкторам систем управления электронными документами, инструкцией для самостоятельной оценки имеющихся в эксплуатации систем, рекомендацией по модернизации действующих решений.

Существует мнение, что стандарты являются тормозом прогресса. Видимо, это утверждение могло быть справедливым, когда большинство участников рынка уже достигли установленной «планки» и стандарты не позволяют совершенствовать качество продукции. В нашем случае предполагаемого уровня может достичь весьма ограниченный круг производителей СУЭД. Если говорить о национальном рынке систем управления электронными документами, то стандарты – инструмент повышения общего уровня качества товаров и услуг. Когда высоко установленную «планку» преодолеет большинство, можно думать о требованиях следующего, более высокого уровня.

Предположим, ГОСТы разработаны и утверждены, решит ли проблему качества программных продуктов их появление?

Для получения качественных программных продуктов наличие стандартов –условие необходимое, но совершенно не достаточное. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» сделал применение стандартов делом добровольным. Хочешь – применяешь, не хочешь – не применяешь.

Это обстоятельство заметно влияет на качество продукции, и сегодня, по существу, отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей следовать стандартам. На Западе, где добровольная сертификация существует давно, освидетельствованию подвергается абсолютное большинство товаров и услуг, представленных на рынке. Является нормой, когда производитель самостоятельно предъявляет товар для сертификации.

Почему в России пробуксовывает система добровольной сертификации, в частности программного обеспечения?

Производители не спешат сертифицировать свои разработки, поскольку потребитель не требует сертификата качества. Потребитель не требует сертификации СУЭД, поскольку государство не настаивает на качестве программных продуктов. Многие попросту не знают о существовании системы добровольной сертификации.

Президент Д.А. Медведев недавно посетовал на отсутствие у национального бизнеса стремления к повышению эффективности производства, качеству производимой продукции. Вместе с тем стремление к качеству должно быть встречным, как у бизнеса, так и у государства. Государство, как правило, выступает в качестве катализатора процесса. Предпочтение сертифицированным товарам и услугам являлось бы абсолютно естественным требованием при проведении тендерных закупок, проводимых органами власти.

Будем надеяться, что настанет время, когда потребность в сертифицированных программных продуктах станет жизненно важной нормой, и без экспертной оценки ни один из них не будет принят рынком.

Вместе с тем система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ», зарегистрированная три года назад, остается практически невостребованной. Видимо, «Гильдия Управляющих Документацией», как всегда, «бежит впереди паровоза», как это было со стандартом о взаимодействии систем управления электронными документами. Четыре года он не был нужен, но когда Президент РФ потребовал межведомственного взаимодействия органов власти, вспомнили о стандарте. По всей видимости, государственные учреждения начнут требовать качества установленных систем управления электронными документами, когда очередной раз на это укажет руководитель страны.

Проблема взаимодействия систем управления электронными документами назрела давно, но стала актуальной, когда Правительством РФ была организована работа по созданию межведомственного документооборота в органах исполнительной власти (МЭДО). Взаимодействие СУЭД вообще и МЭДО в частности потребуют от участников межведомственного документооборота сертификации программных продуктов на соответствие установленным требованиям. Сегодня разработчики программных продуктов выбирают другой путь решения проблемы.

На заметку!

Сертификат соответствия, подтверждающий отсутствие дефектов в программном продукте, позволит новым участникам безболезненно подключаться к единому информационному пространству.

Недавно у меня состоялся разговор с руководителем службы ДОУ одной крупной компании, который надеялся найти программный продукт, сертифицированный по Европейской спецификации MoReq. Удивительный факт, но в большинстве опрошенных компаний утверждали, что их системы электронного документооборота полностью соответствуют требованиям этого стандарта, но никто не мог представить подтверждающий документ.

Компания EMC (Documentum) в официальной рекламе сообщает о полном соответствии предлагаемого программного обеспечения требованиям MoReq2. Однако до сих пор только одна в мире СУЭД получила такой сертификат, и произведена она австрийской компанией FABASOFT.

Профессиональное сообщество производителей СУЭД продолжает терпеть такое состояние дел, когда качественные разработки ведущих компаний котируются наравне с продукцией скороспелой, сомнительного качества. Недобросовестная реклама вводит пользователей в заблуждение, в то время как лучшие должны выглядеть лучшими, а несоответствующие установленным нормам программные продукты находиться на более низкой рыночной ступени. Однако это не означает дискриминацию малых фирм, вмешательство в здоровую конкуренцию. Всем участникам рынка найдется место с учетом стоимости их товара и сложности решаемых задач.

Уже есть примеры, когда заказчики еще на стадии проектирования задумываются о качестве программного продукта, ставят условие о соответствии будущей СУЭД существующим международным требованиям.

Создатели ГЦП «Электронной Москвы», прежде чем сформулировать техническое задание производителю СУЭД, поставили задачу добиться соответствия новой разработки европейским требованиям. Представленной системе управления электронными документами был выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Это абсолютно верный подход заказчика, когда новый продукт формируется согласно заданным требованиям стандарта. Крайне сложно перелицовывать уже готовую систему под новые требования.

«Гильдия Управляющих Документацией» предпринимает шаги, чтобы стать уполномоченным сертификационным центром по MoReq в Восточно-Европейском регионе, и мы надеемся на успешное решение этой задачи.

Оценка профессионального уровня персонала

Мы говорим о качестве программных продуктов и технологий, обеспечивающих документационное обеспечение управления, но забываем о проблеме оценки профессионального уровня персонала, работающего в этой сфере. К сожалению, следует констатировать, что работа по сертификации кадров в сфере управления документацией практически не ведется, поскольку отсутствуют методики оценки качества специалистов.

При приеме на работу сотрудника канцелярии, как в органах государственной власти, так и в коммерческих структурах, заключение о его профессионализме делается достаточно формально, как правило, по результатам устных собеседований. Можно ли получить объективную оценку знаний и квалификации сотрудника таким «дедовским» методом? Кроме того, сам сотрудник должен быть заинтересован в наличии документа об уровне своей квалификации.

Полезно знать!

Помимо послужного списка, который не отражает в достаточной степени уровня квалификации, наличие сертификата об уровне профессиональной подготовки позволит работодателю не допустить ошибки при подборе специалиста.

В других сферах деятельности существует практика оценки профессионального уровня соискателей при приеме на работу. Сотрудник может надеяться на зачисление на должность только в случае положительного результата тестирования. Кроме того, существует система сертификации специалистов квалификации по определенному уровню, например низший, средний и высший.

«Гильдия Управляющих Документацией» в настоящее время работает над созданием такой системы сертификации персонала службы ДОУ. С помощью интернет-технологий заинтересованному лицу будет предоставлена возможность пройти тестирование, находясь в любой точке страны.

Надеемся, что поднятые в статье проблемы стандартизации в сфере управления электронными документами, а также сертификации персонала, управляющего документацией, и предлагаемые пути их решения позволят сделать очередной шаг к цивилизованному рынку, который должен, наконец, появиться в нашей стране.

Афанасьев С.И., исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль