text
Секретариат

Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

  • 31 мая 2016
  • 366

Обработку документов при их поступлении в организацию и подготовку документов к отправке называют экспедиционной обработкой документов, поскольку в организациях с большим объемом документооборота подразделение, выполняющее эту работу, называют экспедицией.

В других организациях экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или фельдъегерской связи. Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

  • проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех документов и приложений);
  • фиксацию факта поступления документов;
  • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

При этом корреспонденция, предназначенная другому адресату (поступившая не по адресу), возвращается в почтовое отделение. Если обнаруживается повреждение упаковки (конверта, пакета) или документов, составляется акт (в двух экземплярах), в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде (один экземпляр акта направляется отправителю, другой остается в службе делопроизводства организации).

При проверке комплектности документов может обнаружиться:

  • отсутствие отдельных приложений к документу или сопроводительного письма к приложениям,
  • присутствие документов, адресованных другой организации или должностному лицу.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма, отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением корреспонденции, имеющей на конверте гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" или иной) или отметку "Лично".Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

  • при поступлении обращений граждан;
  • если на конверте отсутствуют отметки, ограничивающие доступ к информации, а при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
  • если только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа или только по конверту можно установить адрес отправителя;
  • при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются с документами и в таком виде передаются на рассмотрение и далее - исполнителю.  

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления документов.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

К нерегистрируемым документам, как правило, относятся:

 

рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др.

Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации в соответствии с их содержанием и назначением.

Документы, подлежащие регистрации, передаются на участок регистрации.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

  • проверку комплектности документов;
  • сортировку;
  • нанесение адреса на конверт;
  • фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
  • отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными. Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы, телефонограммы отсылаются (передаются) незамедлительно.

При обработке документов для отправки проводится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Для отправки документов могут использоваться конверты с окнами, через которые прочитывается адрес, напечатанный на документе.

Организации отправляют корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) в тех случаях, когда, в соответствии с действующим законодательством, им необходимо иметь подтверждение отправки письма или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию, оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами· или иные знаки, наносимые типографским способом).

Франкировальные (маркировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя, его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера

Передачей документов в отделение связи завершается экспедиционная обработка документов.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.