Особенности документационного обеспечения управления в акционерных обществах. Порядок хранения документов акционерных обществ

101
Как нужно хранить документы в акционерных обществах? Каков порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение? Помните, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов классифицируется как административное правонарушение. Напомним, что общий порядок хранения документов в акционерных обществах определяется Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утв. постановлением ФКЦБ России от 31.05.2002 № 17/пс (далее – Положение), методика организации хранения содержится в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Номенклатура дел

Организация хранения предполагает составление номенклатуры дел общества, формирование дел и собственно порядок хранения документов с соблюдением определенных условий.

Словарь

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Из определения следует, что, во-первых, номенклатура закрепляет систематизацию всех документов общества; во-вторых, она содержит сроки хранения каждого дела; в-третьих, чтобы стать действующим документом, номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими правилами.

Номенклатура дел составляется на общем бланке организации по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах.

Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество единиц хранения, сроки хранения и примечание.

Основными правилами установлены требования к формированию индексов дел, их заголовков, определению сроков хранения дел при включении их в номенклатуру и т. д.

Самая сложная часть работы при составлении номенклатуры – это составление заголовков дел. Общее требование, которое обязательно нужно учитывать, заключается в следующем: заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Он должен содержать указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), а также уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах и т. д.

На заметку!

Степень конкретизации, детализации наименований дел в номенклатуре должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве, а также быстрого поиска необходимой информации.

Формулировка заголовков зависит и от видов документов, содержащихся в деле. Так, в наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется; с одним или несколькими корреспондентами, являются ли они однородными или нет и т. п.

Например, заголовок дела, содержащего переписку с разнородными корреспондентами по одному вопросу, не содержит Особенности документационного обеспечения управления в акционерных обществах. Порядок хранения документов акционерных обществуказание на корреспондента,  указывается лишь вопрос: «Переписка об организации выставки “Строительные технологии”». Если  дело составляет переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с дошкольными образовательными учреждениями о поставке детского питания» и т. п.

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую, отчетную и другие категории документации.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т. е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он зависит от организационно-структурного построения аппарата управления,  выполняемых им функций, степени важности документов и их взаимосвязи.

Так, вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности общества в целом (устав, положения), далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самого общества (решения коллегиальных органов, приказы, распоряжения) и т. д.

Внутри каждой группы дела также располагают по степени их важности, например вначале помещают годовые планы, затем квартальные и после них – месячные.

Порядок оформления номенклатуры дел во многом зависит от наличия в акционерном обществе договора с Государственным архивом о передаче ему на хранение документов общества.

Если общество не передает свои документы на государственное хранение,  номенклатура дел согласовывается и удостоверяется внутри общества. Если общество сдает свои документы на хранение в Государственный (или муниципальный) архив, номенклатура должна пройти согласование с архивным учреждением.

В любом случае для придания номенклатуре дел юридической силы она должна быть подписана руководителем службы ДОУ и после подписания утверждена руководителем общества (генеральным директором).

Порядок формирования дел

Формирование дел предполагает помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.  Количество дел (скоросшивателей, регистраторов), которые заводят в начале каждого календарного года, определяется номенклатурой.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер:  на обложку дела выносится только тот необходимый минимум сведений, который дает возможность сразу определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ.

Такими сведениями являются: название организации, название структурного подразделения, индекс дела, точно соответствующий его индексу в номенклатуре дел, заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений, срок хранения дела.

Таким образом, данные на обложке должны точно и однозначно указать на состав документации, находящейся в папке, и, таким образом,  позволить быстро найти нужный документ. Полному оформлению подлежат дела, которые по истечении определенного срока будут передаваться на хранение в архив организации.

После заведения и оформления папок начинается следующий этап – собственно работа по формированию дел.  Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Работа по формированию дел складывается из следующих операций:

  • распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
  • расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

В деятельности предприятий и организаций создаются и используются самые разные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т. д. Чтобы был возможен их быстрый поиск и обеспечена сохранность документации, формирование дел проводится с учетом определенных правил.

Важно знать!

Нужно иметь в виду, что есть правила общие для всех документов независимо от их видовой принадлежности, особенностей содержания и т. д., и правила, которые определяют  систематизацию отдельных категорий документов: распорядительных документов; переписки; документов, оформляющих деятельность коллегиальных органов управления; плановых и отчетных документов и др.

Можно привести такой пример:

часто организационные документы (положения, инструкции и т. п.) утверждаются распорядительными документами. В этом случае они являются приложениями к распорядительным документам и помещаются в дела вместе с ними. Однако они могут утверждаться и в качестве самостоятельных документов (например, положение о структурном подразделении утверждается генеральным директором, а не его приказом). В этом случае из соответствующих организационных документов формируют отдельные дела.

Сформированные дела хранятся в структурных подразделениях, секретариате или других местах, определенных самим обществом. Порядок хранения должен обязательно учитывать требования государственных межотраслевых документов.

Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

Для отбора документов на их дальнейшее хранение или уничтожение проводится экспертиза ценности документов. В Положении нормативно закреплена обязанность обществ по созданию экспертных комиссий и проведению экспертизы ценности документов.

Основное назначение экспертизы ценности документов – это определение сроков их хранения. В результате ее проведения определяются:

  • документы, подлежащие постоянному хранению, как правило, в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях.

Обратим внимание на документы постоянного срока хранения.  Как известно, отношения негосударственных организаций с архивными органами в настоящее время строятся на договорной основе. Заключать или не заключать соответствующий договор с учреждением Росархива – это право самой организации. Положение рассматривает порядок действий в обеих ситуациях.

Так, если документы общества отнесены к составу Архивного фонда РФ, и оно имеет договор с архивным учреждением, документы передаются на государственное хранение. Если договор не заключен, документы могут не передаваться в государственный архив, а храниться в архиве общества до его ликвидации. В этом случае единоличный исполнительный орган  (руководитель общества) несет персональную ответственность за сохранность документации.

Еще одним важным направлением экспертизы ценности документов является выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для уничтожения, так же как и на постоянное и временное хранение в делопроизводстве организаций, проводится ежегодно. Отбор этих категорий документов должен производиться в точном соответствии с утвержденной номенклатурой дел общества за определенный год. 

На документы постоянного хранения и по личному составу общества должны составляться описи дел. По описи дела передаются в архив организации, а в архиве опись является основным учетным документом.

Документы (дела) с истекшими сроками хранения включаются в акт, который рассматривается и одобряется экспертной комиссией.

Акт на уничтожение документов имеет типовую форму и строго установленный порядок оформления и удостоверения. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов.

Фактически именно экспертная комиссия определяет возможность и правовую обоснованность уничтожения управленческих документов. Однако юридическим основанием для реального уничтожения документации является утверждение акта руководителем организации. 

Нужно сказать, что вопрос о том, должна ли проводиться экспертиза ценности документов в организациях и на предприятиях негосударственных форм собственности, задавался достаточно часто. Положение дало на него однозначный ответ: экспертиза должна обязательно проводиться по методике, определенной Основными правилами. Это гарантия от возможного уничтожения ценных документов и сохранения документной информации, важной в т. ч. для самих акционерных обществ.

Таким образом, обязанность общества хранить свои документы установлена государством. Согласно ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов классифицируется как административное правонарушение. Нужно иметь в виду, что под «архивными документами» понимаются не только документы, хранящиеся в государственном архиве, но и документы, которые должны храниться в организациях. Именно поэтому важно знать не только общий порядок организации хранения, но и уметь применять конкретные методические наработки.

Мы попытались дать общее представление об основных направлениях деятельности, которая называется «документационное обеспечение управления». Работники негосударственных предприятий разных уровней управления должны хорошо ориентироваться в современных правовых требованиях, которые определяют состав документов, особенности их содержания и формы, порядок работы с ними в тех или иных управленческих ситуациях. Это важно для руководителей, которые несут персональную ответственность за соблюдение процедурных требований в процессе управленческой деятельности в акционерных обществах, для специалистов, которые работают с документной информацией и отвечают за соответствие документов современным правовым нормам, а также для должностных лиц, обеспечивающих организационное и документационное обслуживание органов управления акционерных обществ.

На заметку!

Правовая культура – это не только показатель профессионализма, но и залог юридической силы принимаемых в акционерных обществах управленческих решений.

Конечно,  в рамках одной статьи невозможно детально рассмотреть все вопросы, связанные с управленческой документацией. Это будет сделано в последующих публикациях.

Т.А. Быкова, канд. ист. наук. доцент РГГУ

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль