Оформление реквизитов и бланков документов в государственных органах

178
Вам вернули важный документ обратно? Почему? Вы теряетесь в догадках. А все просто – составленный вами документ не имеет юридической силы, следовательно – он недействителен. Может быть, вы пропустили какой-то реквизит, влияющий на юридическую силу документа? Проверьте ваши знания, которые особенно важны для государственных служащих!

Юридическая сила документа

 Определение «юридическая сила документа» относится к основным понятиям, которые необходимо усвоить всем государственным служащим, имеющим дело с официальными документами.

СЛОВАРЬ

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документ, не имеющий юридической силы, недействителен и не вызывает тех правовых последствий, на которые рассчитывает его исполнитель.

Например, не могут использоваться документы государственных органов и органов местного самоуправления без официальной символики, даты, регистрационного номера, текста, подписи, оттиска печати и т. п.

Поэтому особое значение для придания документу юридической силы имеют определенные атрибуты внешнего оформления, называемые реквизитами. Исполнители документов должны знать, что юридическая сила (действительность) официального документа признается при наличии у него реквизитов, уточненный перечень которых установлен постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее – Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

Согласно указанному постановлению, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Перечень обязательных реквизитов конкретного вида документа определяется его видом и назначением.

Например, реквизиты «справочные данные о федеральном органе исполнительной власти», «адресат», «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» применяются в служебных письмах.

Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» распространяет порядок оформления реквизитов, установленный Правительством РФ для федеральных органов исполнительной власти на иные государственные органы и органы местного самоуправления.

Наличие реквизитов в документе обязательно, поскольку позволяет идентифицировать его создателя, выразившего свою волю, раскрывает правовое значение документа, что играет особую роль для актов управления (распорядительных Оформление реквизитов и бланков документов в государственных органахдокументов) и иных управленческих документов. Без юридической силы нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти не имеют законной силы.

СЛОВАРЬ

Законная сила ведомственного нормативного правового акта – возможность его применения после регистрации в Министерстве юстиции РФ и опубликования в Бюллетене ведомственных нормативных правовых актов.

Кроме правовой функции реквизиты, как и документ в целом, осуществляют информационную функцию, сообщая сведения о документе, совокупность которых позволяет отличить его от других документов.

Оформление бланков документов

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного положения составляет своеобразную
модель или формальную конструкцию документа, устанавливающую область его применения, форматы, размеры полей
(образец бланка), именуемую формуляром или унифицированной формой документа (УФД), которая утверждается нормативным
правовым актом. Для федеральных органов исполнительной власти образцы бланков представлены в Методических рекомендациях
по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива
от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству).

СЛОВАРЬ

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности; унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 установлено, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

Важным нововведением в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства) является норма об утверждении образцов бланков приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству организация работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

  • получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);

  • оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной  продукции в типографии;

  • осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения
федерального органа исполнительной власти бланки документов нумеруются типографским способом или
нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны
бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

Требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Государственный герб Российской Федерации

На официальных бланках федеральных органов исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизводится в одноцветном варианте с геральдическим щитом Государственный герб Российской Федерации, являющийся одним из основных обязательных идентифицирующих реквизитов документа, придающих ему юридическую силу.

Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. постановлений Правительства РФ от 08.06.2001 № 450, от 14.12.2006 № 767) предусмотрено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Обязательный на бланках Государственный герб Российской Федерации является юридическим символом, который может рассматриваться как средство закрепления (удостоверения, подтверждения) государственных полномочий, которыми наделены федеральные органы исполнительной власти.

Как юридический символ Российского государства его Государственный герб помещается на документах и используется в специальном процедурном порядке, а также:

1) свидетельствует о принадлежности автора (адресата) документа к государственному аппарату и его праве действовать от имени государства в пределах установленной компетенции;

2) создается или санкционируется государством в особом административно-процессуальном порядке и охраняется государством;

3) применяется в порядке, установленном законом;

4) служит для выражения и закрепления социально значимого юридического содержания.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле бланка  документа 
посередине  зоны,  занятой  реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

Наименование федерального органа исполнительной власти

Указывается полное и сокращенное названия федерального органа исполнительной власти в соответствии с положением о нем.

Например, Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).

Над наименованием федеральной  службы  (федерального агентства), находящейся в ведении федерального
министерства, указывается  полное или сокращенное наименование федерального министерства.

Должность лица, подписавшего документ

Может указываться в его персональном бланке или реквизите «подпись» в полном или сокращенном варианте.

Наименование должности   лица   указывается   под   наименованием (полным, сокращенным) федерального
органа исполнительной власти.

Вид документа

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит определяется как «наименование вида документа». Предусматривается ОКУД (класс 0200000): «приказ», «распоряжение», «постановление» и т. д.

Данный реквизит включается в бланк соответствующего вида  документов  или  указывается составителем
при подготовке документа.

Наименование вида и  разновидности  документа  не  указывается  в служебных письмах.

Место составления (издания) документа

Указывается населенный пункт, в котором составлен документ. Данный реквизит, как и другие, имеет юридическое значение при обжаловании документа.

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные  о  федеральном  органе  исполнительной  власти указываются  в  бланках  писем  и  включают: 
почтовый  адрес федерального  органа  исполнительной  власти,  номер телефона,  аппарата факсимильной связи,
электронной почты,  Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Адресат

В качестве адресата могут выступать коллективные и индивидуальные субъекты. При адресовании документа индивидуальному субъекту его инициалы помещаются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации

Департамент государственной службы и кадров

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Директору Департамента правового регулирования, анализа и контроля подведомственных федеральных служб

Н.Н. Николаеву

Министерство юстиции Российской Федерации

Начальнику отдела документационного обеспечения

С.С. Сергееву

Если документ направляется нескольким адресатам, то их указывают обобщенно, например:

Территориальные органы Федеральной регистрационной службы (по списку)

Допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Директору Департамента управления, организации и контроля Минюста России

И. И. Ивановой

В состав реквизита может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы    государственной власти,
другие федеральные органы исполнительной власти,  территориальные органы федерального органа
исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Волгоградское управление

ФССП России

Садовая ул., д. 44, г. Волгоград, 686012

При адресовании документа индивидуальному субъекту (частному лицу) указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес, например:

Егорину В. М.

ул. Советская, д. 21, кв. 235,

г. Жуковский,

Московская обл., 251015

Дата документа

Дата – 1) реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; 2) календарное время какого-нибудь события, а также помета, указывающая время (год, месяц, число) написания чего-нибудь (письма, статьи и т.п.). Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка / Под ред. проф. Л.И. Скворцова. – 26-изд., испр. и доп. – М.: ООО «Оникс»; ООО «Мир и Образование», 2009

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» дата оформляется цифровым (например, 03.07.2010) и словесно-цифровым (например, 03 июля 2010 г.) способами в установленных полях документов.

Дата документа, образовавшегося в деятельности федерального органа исполнительной власти, является одним из основных обязательных реквизитов, с помощью которого осуществляется соблюдение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Сюда входят следующие сроки:

1) вступления в юридическую и законную силу правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

2) исполнения, начала и продолжительности регламентных административных действий;

3) исполнения (рассмотрения) контрольных документов (в том числе федеральных законов, актов Президента РФ и Правительства РФ, их поручений, предписаний и др.);

4) рассмотрения обращений (предложений, жалоб, заявлений) граждан;

5) исполнения и обжалования федеральными органами исполнительной власти судебных решений, протестов и предписаний прокурора, запросов Уполномоченного по правам человека и иных уполномоченных органов и должностных лиц;

6) исполнения обязательств, предусмотренных международными, административно-правовыми, гражданско-правовыми, трудовыми и иными договорами (государственными контрактами), служебными контрактами, соглашениями и т. п.;

7) иные сроки, связанные с исполнением полномочий федеральными органами исполнительной власти.

Например, если в тексте приказа федерального органа исполнительной власти не указана дата начала его действия, то он вступает в юридическую силу (становится действительным) с даты данного документа (приказы о замещении должностей государственной службы, присвоении классных чинов, воинских и специальных званий государственным служащим и т. п.).

При этом нарушение сроков работы с документами, определяемых на основании их даты, в большинстве случаев квалифицируется как правонарушение (проступок) и влечет юридическую ответственность.

Для обеспечения исполнительской дисциплины в федеральных органах исполнительной власти функционируют встроенные в их документооборот различные системы контроля соблюдения сроков работы с документами, в том числе автоматизированные. Даты документов отмечаются в регистрационно-контрольных формах (журналах, книгах, карточках и электронных базах).

 Большое значение реквизита «дата документа» для исполнения всех полномочий федеральными органами исполнительной власти предполагает четкое нормативное правовое установление административной процедуры датирования документа.

Представляется, что данная процедура в связи с ее юридической значимостью должна подробно раскрываться в регламентах (инструкциях по делопроизводству) федеральных органов исполнительной власти и включать:

1) способы датирования различных видов документов, образующихся в деятельности конкретных федеральных органов исполнительной власти;

2) состав административных действий по датированию документов различных видов с указанием сроков и порядка их осуществления;

3) утвержденный перечень федеральных государственных служащих, уполномоченных совершать соответствующие административные действия, с указанием возможностей их замещения;

4) правовые возможности исправления даты документа или введения его в действие с прошедшей даты;

5) систему правовых мер, предотвращающих волевое датирование документов «задним числом», и ответственность руководителей за принуждение к подлогу.

Обычно реквизит «дата документа» исходящей корреспонденции, внутренней переписки и распорядительных актов оформляется одновременно с реквизитом «регистрационный номер документа» одним и тем же работником службы делопроизводства.

В целях исключения имеющего неблагоприятные юридические последствия манипулирования датами документов в регламентных актах федеральных органов исполнительной власти в инструкциях по делопроизводству следует употреблять следующую нормативную формулу: «датой документа, как правило, является дата его подписания или утверждения, она оформляется при регистрации документа».

Регистрационный номер документа

Является обязательным реквизитом, обеспечивающим в совокупности с другими реквизитами уникальность документа.

Состоит из его порядкового номера по регистрационно-контрольной форме, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например, реквизит «регистрационный номер документа» в приказах и распоряжениях включает знак «№», а также различные буквенные индексы: например, по личному составу – «к» или «л/с» (№ 281-к или № 1509 – л/с»); по основной деятельности – «р» (№ 507-р); по загранкомандировкам – «зк» (№ 41-зк).

Особенности оформления имеет реквизит «регистрационный номер» во входящих документах, например:

а) регистрационный номер состоит из порядкового номера документа:

№ 50348, где 50348 – порядковый номер в регистрационной форме;

б) регистрационный номер состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре дел государственного органа:

№ 1238/01-04, где 1238 – порядковый номер в регистрационной форме; 01-04 – индекс дела, в которое при его формировании помещаются соответствующие документы.

Присвоение исходящему документу регистрационного номера и даты может осуществляться в порядке, аналогичном регистрации входящих документов. Например:

а) регистрационный номер состоит из порядкового номера документа: 

№ 11379, где 11379 – порядковый номер в регистрационной форме;

б) регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел государственного органа и порядкового номера документа:

№ 01-24/490, где 01-24 – индекс номенклатурного дела, в которое помещаются соответствующие документы,

490 – порядковый номер в регистрационной форме;

в) регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, инициалов имени и фамилии руководителя:

№ 01/10568-НП, где 01 – индекс структурного подразделения, подготовившего документ, 10568 – порядковый номер в регистрационной форме; НП – инициалы имени и фамилии руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, подписавшего документ.

Реквизиты «дата документа» и «регистрационный номер документа» всегда рассматриваются в совокупности при ссылках на конкретные документы в текстах правовых актов. Это связано с возможностью повторения регистрационных номеров однотипных документов в связи с ежегодным обновлением порядковой нумерации. Поэтому без указанной пары реквизитов затруднительно обеспечить индивидуализацию юридико-управленческих документов.

    Регистрационный номер документа проставляется  в  соответствии с системой регистрации, принятой 
в федеральном органе исполнительной власти.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных 
номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей
 перечню организаций-авторов, данному в реквизите «наименование федерального органа исполнительной власти».

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

В установленном месте бланка указывается дата и регистрационный номер документа, на который дается ответ.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур государственного управления.

Гриф утверждения

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указанный реквизит располагается на документе справа вверху над текстом документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», реквизитов «подпись» и «дата» (фактически это комбинация реквизитов).

УТВЕРЖДАЮ

Председатель согласительной комиссии  

(подпись)                      И.О. Фамилия

Дата

Допускается центровать текст реквизита относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель согласительной комиссии

(личная подпись)      И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Рассматриваемый реквизит придает юридическую силу многим разновидностям управленческих документов в федеральных органах исполнительной власти.

Это различные планы, описи, акты, отчеты, должностные регламенты и инструкции. Многие из них имеют постоянный срок хранения и включаются в Архивный фонд Российской Федерации.

Представляется, что способ придания юридической силы грифом утверждения не подходит для нормативных правовых актов по следующим двум причинам:

1. Не существует формального способа признания такого акта утратившим силу из-за отсутствия в нем распорядительной части. Обычно вместо действующего акта грифом утверждения вводится в полном объеме новый акт. Тогда действующим считается акт с более поздней датой.

2. Из-за отсутствия распорядительной части использовать предписания распорядительной части не представляется возможным вносить фрагментные изменения в реквизит «текст». Изменения могут вноситься только способом утверждения новой редакции акта в целом. В этом случае исполнитель испытывает затруднения при определении различий новой редакции акта и предшествующего текста.

Кроме того, реквизит «гриф утверждения» часто неправомерно воспринимается исполнителями как упрощенный способ оформления правовых актов, не требующий применения других реквизитов (Государственного герба Российской Федерации, регистрационного номера, виз и т. д.) для придания им юридической силы. Указанное ошибочное представление приводит к появлению недействительных (не имеющих юридической силы) документов.

Например, правильное оформление должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих включает кроме грифа утверждения с подписью представителя нанимателя реквизиты, относящиеся к общему угловому бланку: Государственный герб Российской Федерации, регистрационный номер, дата, наименование (полное и сокращенное) федерального органа исполнительной власти, а также оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, визы и др.

Упрощенно оформленные должностные регламенты (только с грифом утверждения) не имеют юридической силы.

О новых правилах оформления остальных реквизитов документов в государственных органах власти читайте в следующих номерах журнала.

В.В. Борискин, канд. юрид. наук, действительный государственный советник юстиции Российской Федерации 3 класса



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль