Перечни типовых документов со сроками хранения: настоящее и будущее их применения

601
Вступил в силу новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», являющийся основой отбора документов на хранение и уничтожение. Как это повлияет на работу с документами в организациях в настоящее время и какие вопросы повлечет за собой в будущем? Свое мнение на этот счет высказывает М. П. Жукова, канд. ист. наук, зав. сектором ВНИИДАД.

     Документальный фонд Российской Федерации включает все создаваемые в организациях документы, но только часть из них, ценная для человека, государства,  общества, не только сиюминутно, но и на долгое время (вечно) должна быть сохранена и войдет в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения…». Из этого следует, что задача определения ценных документов грандиозна по замыслу и сложна по выполнению с точки зрения пополнения Архивного фонда, т. е. отбора новых ценных документов. Решается она путем анализа документов – экспертизы ценности документов. Большая работа по исследованию проблемы ценности документов, проведенная историками, источниковедами, архивистами, нашла свое логическое закрепление в системе перечней документов со сроками хранения. Появившиеся в 20-е годы ХХ века перечни документов постоянно совершенствовались. В настоящее время система перечней  включает: перечни типовых документов и перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций (далее в тексте – перечни ведомств).

Перечни типовых документов включают документы, образующиеся в процессе документирования общих для всех или большинства организаций функций. Перечни ведомств включают типовые документы и документы, образующиеся в процессе документирования функций установленной для ведомства сферы деятельности.

     В настоящее время действуют два перечня типовых документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения». Перечней ведомств пока немного. Они охватывают: документы банков, Прокуратуры, МВД, МЧС, судов общей юрисдикции, мировых судей, Государственной фельдъегерской связи, Минфина, ОАО «Российские железные дороги»; примерные номенклатуры дел включают документы вузов, таможни, Фонда социального страхования и др.

Новый перечень типовых управленческих документов

     Новый перечень типовых управленческих документов уже вступил в действие и применяется при подготовке номенклатур дел на 2011 г. Однако для документов, образовавшихся до 2010 г. и еще не принятых на хранение, применяется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», вступивший в действие в 2000 г. (далее – Перечень 2000 г.).

     Следует отметить, что новый Перечень и Перечень 2000 г. имеют одну идеологию построения и наполнения. С 2000 г. впервые типовые перечни действуют в однозвенном варианте, т. е. сроки хранения документов приводятся в одной графе и едины для всех организаций. Кроме того, перечни содержат только типовые управленческие документы. НТД и отдельные группы отраслевых документов, приводимые ранее в перечнях типовых документов, теперь отсутствуют. Причина – новые условия социальной и политической жизни России с 1990-х годов ХХ века. Развитие негосударственной формы собственности привело к изменению представлений об источниках комплектования государственных, муниципальных архивов. Деление организаций по степени значимости изменилось, т. к. целый ряд организаций вышел из системы централизованного государственного управления в «свободное плавание». Необходимость полного представления о современном обществе в составе Архивного фонда Российской Федерации диктует прием их документов на вечное хранение по принципу выборки. В настоящее время практически все виды организаций входят в число источников комплектования государственных, муниципальных архивов, но не все конкретные организации определенного вида включаются в выборочную совокупность. Кроме того, негосударственные организации имеют право самостоятельно хранить свои документы, при этом могут хранить их постоянно. Следовательно, разделять, как это было ранее, организации по сроку хранения на источники и неисточники комплектования  нельзя.

     Наполнение перечней только типовыми управленческими документами обусловлено современными реалиями.

Для включения в перечни отраслевых документов необходимо провести не только колоссальную работу, но, прежде всего, провести согласование с целым рядом ведомств, что в условиях разработки и изменения соответствующего законодательства нереально.

     Новый Перечень является уточненной редакцией Перечня 2000 г., сохраняет его схему построения и звенность. Но объем документов вырос вдвое за счет раскрытия ряда статей и ввода новых документов:

по вопросам имущества, по вопросам регистрации создания и ликвидации организаций, по проведению конкурсов на получение госзаказов и грантов, по вопросам применения  электронного делопроизводства, по кадровому обеспечению, по Перечни типовых документов со сроками хранения: настоящее и будущее их примененияинформационному обеспечению и т. д.

Важно знать!

Сроки хранения основных групп документов в целом сохранились по сравнению с Перечнем 2000 г., но в ряде статей приведены их уточнения.

Главным же отличием является введение в новый Перечень большего числа документов государственных органов и органов местного самоуправления.

     Перечень стал детальнее. Хорошо это или плохо? И то, и другое. Компактный вариант позволил бы более гибко подходить к отбору документов, подбирая их под типовые статьи, но потребовал бы высокой квалификации работников. Детальный вариант заведомо обречен на отсутствие отдельных документов, образующихся в конкретных организациях, но проще по применению.

Использование типового Перечня для подготовки Перечня ведомств

     Как отмечено выше, перечней ведомств пока мало. Кроме того, в связи с появлением нового Перечня их следует уточнять. Однако появление нового Перечня определенно даст толчок работе по созданию перечней ведомств. В связи с этим выскажем свою точку зрения на организацию данной работы.

     Совершенно точно можно утверждать, что «точечный подход» к подготовке перечней ведомств себя не оправдывает с точки зрения количества и качества. Нужен системный подход, т. е. не просто выделение денег на подготовку перечней, а организация «поточного метода» их подготовки. Его суть: организация работы одновременно над группой перечней, смена стадий работы. Росархив уже в рабочем порядке подготовил предложения по очередности разработки перечней ведомств. На наш взгляд, дело не только в очередности работы, но и в ее организации.

Известно, что наиболее сложными являются два этапа работы: разработка схемы построения и звенности перечня и определение сроков хранения документов. Образовав группу специалистов из числа наиболее квалифицированных архивистов и работников ведомств, можно поручить им эту работу, а сбор и анализ состава документов по функциям – специалистам разных организаций. Кроме того, уже давно высказывались предложения о подготовке ведомствами только отраслевых разделов перечней, т. к. типовые (а их 2/3 от общего объема) разделы содержатся в перечне типовых документов. ВНИИДАД подготовил проект Методических рекомендаций по разработке перечней ведомств.  Это поможет в работе. Но главное все же, на наш взгляд, не методическое обеспечение работы, а ее организация в целом.

Переход к системе электронного документооборота

     Новый Перечень рассчитан на бумажные и электронные документы, т. к. сроки их хранения едины. На наш взгляд, приводить специальную графу или примечание в перечнях ведомств о носителе документов нецелесообразно, т. к. назначение перечней – в определении сроков хранения документов. Однако абсолютно ясно, что внедрение электронного документооборота должно быть отражено и в общих чертах и более подробно в нормативных документах по делопроизводству, что в настоящее время, к сожалению, в достаточной мере не сделано.

     Важно знать!

Перечни документов со сроками хранения являются базой определения документов, создание, хранение, использование которых осуществляется или будет осуществляться в форме электронных документов.

     По заданию Росархива ВНИИДАД готовил предложения по данному вопросу и проект соответствующих Рекомендаций. Могут быть разные точки зрения о составе электронных документов:

  • все, за редким исключением, перейдут в электронную форму;
  • будет только часть документов, специально предназначенных для функционирования на электронных носителях;
  • в электронной форме будут документы определенного срока хранения и содержания.

     На наш взгляд, наиболее вероятен последний вариант. Опыт применения электронных документов в других странах показал, что идея «безбумажного учреждения, офиса» нереальна. Документы, защищающие (охраняющие) интересы гражданина и государства, создаются на бумажных носителях. Ограничение перевода в электронную форму только отдельных документов (например, реестров) нереально, хотя бы учитывая наличие электронной почты. Постепенное введение электронного документооборота также вызывает вопросы. Оставим за рамками рассмотрения чисто технические и технологические аспекты – их решат профессионалы в соответвующей сфере деятельности.

Изучение состава документов федеральных органов исполнительной власти на примере нового Перечня показало, что выделяются следующие группы документов, которые могут функционировать в форме электронных документов:

проекты документов; плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению; информационные документы; справочные документы; документы оперативного характера; определенная переписка; документы регистрации, контроля, учета.

В их число входят документы в основном временных сроков хранения внутреннего документооборота. Но есть и документы постоянного срока хранения, и с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

     Следует отметить, что названные группы документов касаются не только категории управленческих документов, но и документов, образующихся в установленной для каждого федерального органа исполнительной власти сферы деятельности (отраслевых, ведомственных).

     В принципе тот же подход может быть применен и к документам любых организаций.

     Современная практика установления сроков хранения документов предполагает соблюдение правил рассмотрения, согласования, утверждения перечней последовательно – ЦЭК (ЭК) ведомства, ЭПК государственного архива, ЦЭПК при Росархиве. Если сроки хранения отдельных  документов указаны в законах и иных нормативных правовых актах, то эти документы должны быть согласованы с Росархивом. К сожалению, данное правило не всегда соблюдается.

     Как уже отмечалось, указание носителя не есть задача перечней документов со сроками хранения, но в номенклатурах дел отметка о носителе обязательна  в графе «примечание».

     Указанные выше положения – это применение перечней документов со сроками  хранения в настоящее время.

Вопросы применения перечней документов со сроками хранения в будущем

     На наш взгляд, можно сделать следующие выводы

  • Представляется, что вопрос о взаимозаменяемости перечней документов и номенклатур дел, обсуждаемый в середине ХХ века, не возникнет вновь.

Оба документа выполняют свои задачи: номенклатура дел – формирование документов в дела; перечень документов – установление сроков хранения документов.

  • Уже ясна необходимость возрождения классификаторов видов документов как промежуточного звена между перечнями и номенклатурами дел.
  • Нуждается в совершенствовании правовое поле работы с документами, как в целом, так и в конкретных организациях, в том числе применительно к электронным документам.
  • Абсолютно ясна необходимость разработки системы унифицированных и стандартизированных документов разных категорий.
  • совершенно ясна необходимость развития не просто электронного документооборота, но и перехода электронных документов из делопроизводства в Архивный фонд Российской Федерации;
  • Основная проблема дня – защита информации, особенно для электронных документов в архивах организаций и архивной отрасли в целом. При этом следует иметь в виду, что в государственные, муниципальные архивы электронные документы поступят еще не скоро, учитывая срок хранения ценных документов в организациях – 15, 10, 5 лет после окончания их делопроизводством  в зависимости от уровня организации-фондообразователя. 

Это далеко не полный список вопросов, связанных с применением перечней документов со сроками хранения. Мы назвали только первоочередные.

СЛОВАРЬ

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – совещательный орган численностью не менее трех человек, создающийся приказом руководителя для проведения экспертизы ценности документов в организации.

ЦЭК (центральная экспертная комиссия)  - совещательный орган в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

ЦЭПК  (Центральная экспертно-проверочная комиссия)  при Федеральном архивном агентстве (далее - Росархив) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

Архивный фонд  -  совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Фондообразователь - организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд. 

М.П. Жукова,  канд. ист. наук, зав. сектором ВНИИДАД

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль