Предпроектное обследование организации перед внедрением СЭД

152
Одной из первоначальных задач, решаемых при внедрении СЭД в любой организации, является проведение предпроектного обследования документооборота с целью определения требований к документационным процессам, запускаемым в СЭД, и информационным системам. С какими трудностями приходится сталкиваться специалистам, которые проводят предпроектное обследование? Каково состояние делопроизводства во многих российских организациях? Как оптимизировать работу с документами перед внедрением СЭД? Своими наблюдениями делится практик с огромным опытом работы.

Проблемы, возникающие  в ходе предпроектного обследования

По роду деятельности специалистам нашей компании часто приходится бывать на предприятиях различных форм собственности и проводить там обследование состояния документооборота перед внедрением СЭД. К сожалению, далеко не все предприятия полноценно готовы к внедрению СЭД, как правило, не разработана или определена лишь частично политика в области управления документами:

  • отсутствуют альбомы форм документов;
  • не разработан табель форм документов;
  • отсутствуют локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами,  в т. ч. описывающие сроки,  маршруты движения в процессе создания, согласования и утверждения, а также зоны ответственности при работе с документами;
  • не разработана номенклатура дел предприятия и т. д.

В связи с этим почти в каждой организации уместно ставить вопрос о разработке стратегии документирования управленческой деятельности, которая должна определить, какие документы будут включены в систему управления, в т. ч. с учетом внедрения СЭД. При этом особенно важно учесть мнение работников организации, в первую очередь представителей служб ДОУ, которые обеспечивают и поддерживают процессы движения управленческой документации.

В отдельных случаях одной из серьезных причин появления проблем в процессе проведения предпроектного обследования организации перед внедрением СЭД является недостаточная квалификация специалистов, занимающихся делопроизводством.

Опытные секретари, руководители отделов ДОУ с многолетним стажем работы, но не имеющие базового образования, зачастую лишены возможности (в силу загрузки,  отсутствия запланированных денежных средств) регулярно повышать свой Предпроектное обследование организации перед внедрением СЭДпрофессиональный уровень, что не может не сказаться на общей постановке делопроизводства в организации. Даже регулярно занимаясь самоподготовкой, они не застрахованы от ошибок. Прочитав, к примеру, в интернете  рекомендации по организации делопроизводства, опирающиеся неизвестно на какую нормативную и методологическую базу, они спешат их тут же реализовать на практике.

У нас в России есть замечательные специалисты в области делопроизводства: Андреева В.И., Янковая В.Ф., Храмцовская Н.А., Варламова Л.Н. и многие другие, которым надо доверять в первую очередь. Но, к сожалению, о них не всегда знают работники служб ДОУ, т. к. руководство даже не считает необходимым оформить подписку на соответствующие журналы, где можно ознакомиться с публикациями этих авторов.

При отсутствии в компании, внедряющей СЭД, работников соответствующей квалификации в области делопроизводства разработчики вместо того, чтобы оказать в ходе предпроектного обследования помощь в нормализации процессов ДОУ, вынуждены адаптировать программу под особенности конкретной организации в части работы с документами, возможно поставленной неграмотно.

Важно знать!

Реализация функций и задач управления осуществляется наиболее эффективно при наличии табеля и альбома форм документов. И это становится очевидно именно в ходе проведения предпроектного обследования.

С чем мы прежде всего сталкиваемся, приезжая в организацию, руководство которой выразило желание внедрить у себя электронный документооборот, предполагая таким образом решить все проблемы работы с информацией и исключить риски в работе с документами?

Оформление документов: бланки и реквизиты

«Ну что такое оформление документов? И зачем это нужно? На наши письма и так реагируют (правда, к слову сказать, не всегда)». Вот далеко не полный перечень высказываний специалистов предприятий, а то и руководства к вопросу о поддержании единого фирменного стиля в виде бланков установленного образца. На бланках нередко отсутствует наименование организации, соответствующее уставу, или справочные данные об организации, отсутствуют бланки конкретных видов документов, в частности писем. Поверьте мне как практику – за свою многолетнюю деятельность я видела такие «бланки» не раз.

Даже в организациях, где регламентировано использование бланков, то и дело проскакивают письма, оформленные на неизвестно откуда взятых бланках с устаревшими справочными данными об организации.

А при чем тут СЭД? – спросите вы? Да притом, что документ конкретного вида, созданный на основе шаблона в СЭД, не позволит инициатору использовать бланк неустановленного образца с отсутствием необходимых или наличием излишних реквизитов. Более того, уже заполненные скрытые поля, например на бланке письма, не позволят внести в него какие-либо изменения.

Я упомянула – отсутствие необходимых реквизитов. Приведу пример:

Следствием отсутствия на бланке письма места для реквизита «ссылка на дату и номер входящего документа» явится запоздалое выявление связки «запрос – ответ», что немаловажно для принятия решения по проблеме. Наличие в ответном письме информации в предусмотренной для этого строке реквизита позволит моментально связать документы между собой в СЭД и повысить степень информации по поставленной задаче.

Приводя подобные примеры, хочу подчеркнуть, как важно убедить представителей организации Заказчика в необходимости разработки шаблонов форм документов, запускаемых в СЭД, в соответствии со стандартами по оформлению ОРД, возможно с помощью Исполнителя.

Участвуя в работе семинаров для работников служб делопроизводства в качестве преподавателя, я часто задаю вопрос – у кого разработан табель форм документов?                  И поверьте, ни разу я еще не слышала положительного ответа.

Важно знать!

При внедрении систем автоматизации невозможно оптимизировать маршруты движения документов в условиях их сегодняшнего хаотичного, зачастую неуправляемого движения.

Отсюда мы и имеем приказы, изданные, как говорят, «задним» числом, письма, подписанные должностными лицами, не имеющими на то право, и т. п.

Кстати, возвращаясь к теме семинаров или проведения предпроектного обследования. На вопрос об использовании запрещенных приемов работы с документами, как правило, следует положительный ответ.

Организационно-распорядительные документы

Особенно трудно давать рекомендации по оптимизации процессов делопроизводства при отсутствии на предприятии каких-либо документов, регламентирующих эти процессы, – инструкций, положений, распорядительных документов. В этих случаях приходится буквально вытягивать из сотрудников компании информацию по работе с документами и их оформлению. Бывают случаи, когда разные специалисты озвучивают очень противоречивую информацию (вполне вероятно, что они не только ее озвучивают, но и реализуют). Как правило, в подобных условиях нет четкого порядка движения документов, начиная с его создания, последующего согласования и подписания, о соблюдении сроков движения документов говорить вообще не приходится. За ними в лучшем случае следит исполнитель, а если это менеджер, который, как «фигаро», сегодня здесь, завтра там, то следить за ними просто некому. А если это очень важная переписка? Тогда с удачно, казалось бы, намечающейся сделкой можно распрощаться. И все это в нашей текучке кажется незаметным до тех пор, пока «жареный петух не клюнет». А он обязательно рано или поздно «клюнет». Вот тогда и начинаем анализировать причины упущенной выгоды, рисков, их последствий и искать пути оптимизации. Здесь СЭД как нельзя кстати, естественно, при условии предварительного наведения порядка, в чем также приходится убеждать Заказчика.

Номенклатура дел предприятия

На предприятиях, где номенклатура дел уже имеется и поддерживается в актуальном состоянии, предпроектное обследование значительно упрощается. Единственное, что нужно в этом случае – дать рекомендации по привязке данных к маршрутам движения документов: месту и срокам их хранения. А вот там где номенклатуры дел нет, приходится срочно принимать решение о том, что мы можем совместно очень быстро сделать, чтобы не остановить внедрение.

Распределение и закрепление зон ответственности при работе с документами

О чем мы еще постоянно говорим в ходе предпроектного обследования, так это о распределении и закреплении зон ответственности при работе с документами, в т. ч. и в СЭД. Здесь также необходимо расставить все точки над i. При определении четких прав на подписание документа система никогда не позволит, например, подписать письмо финансового характера начальнику метрологического отдела, что в условиях традиционного бумажного документооборота не исключено. То же самое касается согласования документов, их регистрации, пополнения справочников системы и т. п. И все это, возвращаясь к ранее озвученному, определяется табелем форм документов.

Нередки случаи, когда появившуюся проблему пытаются решить за счет снятия ответственности с себя или с подразделения, вместо того чтобы устранить причины появления проблемы.

Например, принимая к отправке документы в запечатанных конвертах, служба ДОУ снимает с себя ответственность за вложения, а это, извините, ее функционал. И имеем мы впоследствии нарекания от адресата по приложениям к документу, не соответствующим описанию; а кого устраивают письма, подписанные работниками, не имеющими на то право, и т. п.? 

Или, например, инициатор приказа отправил документ на согласование. Он ждет, когда подписанный и зарегистрированный приказ придет к нему уже по рассылке, совершенно не обременяя себя задачей отслеживания его движения, в то время как приказ пролеживает в юридическом отделе, т. к. начальник этого отдела, будучи уже три дня на заседании в суде, просто забыл о нем или не назначил исполняющего эти обязанности сотрудника. А ответственные за ведение делопроизводства есть далеко не в каждом подразделении. Между тем сроки нарушаются или не соблюдаются вовсе. Поверьте – эти примеры не вымышленные, они все из практики. И только за счет внедрения СЭД эти проблемы не решить.

Написала и задумалась, не вызовет ли моя статья волну возмущений? Настолько ли у нас в организациях все плохо с делопроизводством, как я пытаюсь описать? Действительно, у меня есть высококвалифицированные коллеги, которые достаточно эффективно работали совместно с исполнителем в процессе проведения предпроектного обследования и успешно справились с поставленной задачей по внедрению СЭД в своих организациях. Но это лишний раз убеждает – давайте наводить порядок в работе с документами перед внедрением СЭД, это еще никому и никогда не повредило, чтобы не вышло, как в поговорке «Сначала стреляем, а потом прицеливаемся».

Г.В. Подкорытова, зав. сектором делопроизводства ЗАО «ФИНЭКС Качество»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль