Служба документационного обеспечения управления и генеральный директор

155
Продолжаем цикл статей о взаимодействии службы ДОУ с другими отделами. Он был бы неполным без статьи о работе с генеральным директором. Что такое служба ДОУ в глазах генерального? Какие функции канцелярии интересны собственнику или управляющему? Как бороться с трудновыполнимыми идеями шефа? Разберемся с этими и другими вопросами в статье.

Редкий генеральный директор знает, как выстроена система делопроизводства в его организации. В лучшем случае он понимает, что такое регистрация документов. А для некоторых и наличие архива может стать приятным открытием. Возможно, это вполне оправданно. Руководителю надо заниматься профильной деятельностью. Для всего остального существуют наемные специалисты.

Что нужно генеральному директору от службы ДОУ? Можно провести аналогию с верхушкой айсберга. Основная работа участия генерального, как правило, не требует. Директору всегда интересен практический результат. Ему не важно, сколько есть стандартов по работе архива. Он хочет, чтобы ему быстро принесли нужные документы за 2010 год. Регистрационные индексы и план расстановки шкафов его также не занимают.

Процессы делопроизводства, интересные руководству

 Начальнику службы ДОУ важно понимать, чего хочет от него руководитель организации, какая информация ему интересна, а какая нет. Рассмотрим те процессы делопроизводства, которые обычно интересуют руководство в первую очередь.

Контроль исполнения задач

Гораздо больше, чем отчет о том, сколько документов было зарегистрировано в компании за последний год, генерального директора интересует отчет руководителя службы ДОУ о выполнении задач, поставленных в компании. Это – реальный показатель исполнительской дисциплины. В связи с этим задача начальника службы ДОУ состоит в том, чтобы выстроить прозрачную и достоверную систему контроля исполнения заданий.

Без автоматизации этого процесса не обойтись. Конечно, система электронного документооборота – самый подходящий вариант, но он не всем по карману. Заменить СЭД могут бюджетные решения: Microsoft Outlook, облачные сервисы (например, Google Calendar), а также разработки собственных программистов. Главное, чтобы в программе были зафиксированы:

  • дата и время постановки задачи;
  • срок исполнения;
  • прием задачи исполнителем в работу;
  • дата и время отчета.

Важна также способность выбранного электронного решения формировать отчет об исполнении и делать из него выборки:

фильтровать  по задачам (исполненным и неисполненным), по исполнителям, по подразделениям и т.п.

Лучше всего начальнику службы ДОУ договориться с директором, как часто и в какой форме он  желает получать отчеты об исполнении заданий. Какая информация интересна руководителю и  как он собирается ее использовать. По показателям исполнения задач руководитель может распределять бонусы или, наоборот, депремировать нарушителей. В этом и состоит цель контроля.

Автоматизация делопроизводства

Служба ДОУ – непрофильное подразделение и дохода владельцу бизнеса, как правило, не приносит. А вот оптимизировать расходы организации может. Секрет оптимизации – автоматизация процессов делопроизводства.

Если служба ДОУ действует в условиях ограниченного бюджета, можно рассмотреть альтернативные версии, о которых уже говорилось выше. Полноценную СЭД они не заменят, но основные функции СЭД на себя возьмет (например, согласование).

Автоматизация процессов делопроизводства способна сэкономить человеческие, денежные, временные ресурсы компании, а Служба документационного обеспечения управления и генеральный директортакже офисное пространство. Руководитель службы ДОУ по собственной инициативе может выполнить предпроектное исследование и показать генеральному директору его результаты и ожидаемые выгоды. Более серьезное исследование будет выполнять компания, внедряющая систему. Российский рынок СЭД может предложить решения любой стоимости. Тенденция такова, что даже самые консервативно настроенные организации приходят к автоматизации делопроизводства.

Ведение архива

Генеральному директору не интересно, по правилам или нет действует архив в его организации. С точки зрения управленца хороший архив – тот, который предоставит документы в кратчайшие сроки. Достигать этой цели службе ДОУ предстоит самостоятельно, по минимуму затрачивая ресурсы компании.

Конфиденциальное делопроизводство

Даже если официально системы конфиденциального делопроизводства в организации нет, документы, о существовании которых знает очень ограниченный круг сотрудников, есть наверняка.

Когда таких документов становится много, начальник службы ДОУ сможет организовать конфиденциальное делопроизводство с максимальным уровнем информационной безопасности.

Выяснить опасные моменты

Среди контрагентов компании встречаются особые фирмы. К их письмам следует относиться настороженно.  Также неизбежно есть темы, на пульсе которых шеф лично держит руку. Или вопросы, требующие безотлагательных решений. Служба ДОУ должна знать их буквально наизусть. Лучшим источником информации здесь является не генеральный директор, а его помощник: генеральный, в отличие от помощника, может себе позволить о чем-то забыть.

Порядок действий над документами из «особого списка» оговаривается отдельно. Это может быть:

  • доставка документов руководителю на рассмотрение или подпись в любое время;
  • особый порядок регистрации (со специальным индексом, в отдельном журнале);
  • ограниченный доступ к документам;
  • особый порядок отправки;
  • особый порядок хранения и формирования в дела и т.п.

Скорее всего, эти действия нигде не будут описаны и отражены. Их придется запомнить и следить за тем, чтобы работники службы ДОУ не пропустили ни один из таких документов по невнимательности.

Если директор не хочет играть по правилам

Иногда пожелания руководителя по работе с документами ставят начальника службы ДОУ в тупик. Чего стоит, например, требование сканировать все документы, или распоряжение ни под каким видом не принимать почту от одного из контрагентов. Но это приказ руководства, и он должен быть выполнен.

Что стоит за подобными заданиями? Для чего директор отдал тот или иной приказ? Что он хочет получить на выходе?

Так, распоряжение сканировать каждый документ говорит, скорее всего, о желании директора собрать копии всех документов в одном месте (в локальной сети компании, в СЭД) и иметь к ним постоянный доступ.

Во вторую очередь нужно подобрать альтернативу. Маловероятно, что в большой организации удастся отсканировать каждый документ. Для этого требуются дополнительные сотрудники. Как быть? Можно перевести часть документов в электронный вид. Или убедить директора, что затраты на тотальное сканирование выше, чем на поиск документов по его запросу.

Другой, более сложный случай – действия директора противоречат законодательству. Вопросы делопроизводства негосударственных компаний редко регулируются федеральными законами. Тем не менее такие вопросы есть.

Приведем реальный пример. Компания ежедневно получает несколько десятков обращений граждан, на которые обязана ответить. Некоторое время назад во главе компании встал новый генеральный директор, имеющий  небольшой опыт управления. Знающие о существовании Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» исполнители готовили ответы в тридцатидневный срок. А затем эти ответы месяцами в виде огромных стопок бумаги лежали в кабинете директора на подписи. Всех, кто пытался убедить его в том, что ответы заявителям нужно подписывать и отправлять вовремя, новый директор подозревал в коррупции.  А главному юристу приходилось разбираться с жалобами заявителей в суды и УФАС. Дело закончилось передачей права подписи одному из топ-менеджеров.

Описанный случай  иллюстрирует главное: высокий пост не означает, что руководитель знает, что и как нужно делать. Выход прост: рассказывать и убеждать, а если не удается – искать пути обхода.

Делегирование полномочий

Когда объем документов перевалит критическую отметку, в организации встанет вопрос о распределении полномочий генерального директора в вопросах общего делопроизводства между подчиненными ему топ-менеджерами.

Проще всего разделить потоки документов по направлениям деятельности:

вся финансовая документация – директору по экономике и финансам, все, что касается производства – директору по производству и т.п.

Передачу лучше осуществлять последовательно, начиная с менее важных документов.

Оформлять ли доверенность, передавая полномочия? Да, если речь идет о заключении договоров, подписании документов кадрового делопроизводства и других документов. Неправильное оформление этих документов может повлечь за собой правовые последствия для организации. Если генеральный директор доверяет топ-менеджерам только общее делопроизводство (рассмотрение входящих, подписание исходящих писем), доверенность не нужна. Достаточно внесения соответствующих изменений в инструкцию по делопроизводству.

Мы рассмотрели основные моменты делопроизводства, которые могут быть интересны генеральному директору. Деятельность службы ДОУ в целом останется для него малопонятной. Однако видимая часть делопроизводственного айсберга должна быть безупречной!

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль