Согласование проектов документов

168
Процедура согласования проектов документов – одна из важнейших при оформлении документов. Управленческие документы используются при анализе хозяйственной деятельности организации, планировании и финансировании работ, для обеспечения права собственности, при возникновении споров, при предъявлении претензий, исков и т.д. Для решения этих задач необходимо, чтобы документ обладал юридической силой, иначе свои основные функции он не выполнит.

Юридическая сила документа

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) дает следующее определение термину «юридическая сила документа»:

 «Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из этого определения следует, что:

  • информация, содержащаяся в документе, должна соответствовать действующему законодательству;
  •  организация имеет право издавать документы только в пределах своей компетенции (как правило, это определено Уставом (положением) организации);
  •  документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми именно к этому документу.

Не следует забывать и о требовании достоверности информации.

Документ обретает юридическую силу только после его подписания. Подпись руководителя на документе означает, что он берет на себя всю полноту ответственности не только за информацию, содержащуюся в документе, но и за все последствия, которые наступят или могут наступить после введения документа в действие.

Подписывая документ, руководитель должен быть уверен, что все требования, обеспечивающие юридическую силу документа, соблюдены. Для этого и применяется процедура согласования проектов документов.

Виды согласований     

Чтобы грамотно организовать согласование проекта документа, нужно иметь четкое представление о том, для чего это делается, какие задачи решаются при осуществлении этой процедуры.

На практике часто встречаются ситуации, когда исполнитель, зная о необходимости согласования проекта документа, не имеет четкого представления о том, с кем его надо согласовать. Следствием этого является избыточное согласование, когда проект документа согласовывают с теми должностными лицами и организациями, чье согласование не является необходимым. Это не только загромождает документ лишними реквизитами, но и значительно увеличивает время на его Согласование проектов документовподготовку.

В моей практике был пример такого «избыточного» визирования. Проекты приказов ректора, касающиеся учебной работы, согласовывались не только с проректором по учебной работе (его виза требуется исходя из содержания документов), но и со всеми заведующими кафедрами. Логика такого визирования была проста: «Раз заведующие кафедрами упомянуты в приказе в качестве исполнителей, то их виза необходима». Это не только значительно затягивало процедуру подписания документа, но и вело к курьезной ситуации - по сути, руководитель просил согласия исполнителя на то, чтобы дать ему поручение.

Внутреннее согласование

Согласование документа может быть внешним и внутренним.

Внутреннее согласование проектов документов осуществляется путем их визирования.

Виза должностного лица на документе сообщает руководителю, что те вопросы, за которые отвечает визирующий, проработаны и ошибок в них нет. Если у должностного лица, визирующего документ, есть замечания, то они излагаются на отдельном листе бумаги, а в визе делается отметка «Замечания прилагаются».

Исходя из требований, обеспечивающих юридическую силу документа, можно определить обязательные визы согласования проекта документа.

Это виза юриста, отвечающего за соответствие документа действующему законодательству; виза лица, отвечающего за ведение делопроизводства в организации и, соответственно, за правильное оформление документов; виза исполнителя, гарантирующего достоверность информации.

Визирование проектов документов иными должностными лицами зависит от содержания документов.

Если, например, в документе затронуты вопросы финансового характера, то виза должностного лица, отвечающего за финансовую деятельность организации, становится обязательной.

Визы согласования состоят из наименования должности лица, визирующего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты визирования, например:

Зав. канцелярией

Соболева В.И. Соболева

10.06.2013

При большом объеме визируемых документов удобно использовать штампы, куда от руки вносятся только личная подпись и дата.

Визы согласования документа проставляются:

  • на документах, подлинники которых помещаются в дела, – на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);
  • в служебных письмах – на копии документа, помещаемой в дело;
  • на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) – на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Внешнее согласование

Внешнее согласование проекта документа оформляется грифом согласования.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Грязнова        А.Г. Грязнова

27.05.2013

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2013 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
ОАО «Росгосстрах»
от 05.06.2013 № 10

Гриф согласования размещается ниже реквизита «подпись». В случае, когда согласование производится с несколькими организациями, грифы согласования размещают на отдельном листе согласования.

На практике часто встречаются случаи, когда гриф согласования по политическим мотивам  размещают на одном уровне с грифом утверждения слева от него.

С одной стороны, это нарушение требований ГОСТ 6.30-2003, но с другой – требования данного стандарта носят рекомендательный характер и, следовательно, организация вправе сама решить, где размещать гриф согласования.

Это допущение не относится к федеральным органам исполнительной власти, оформление документов которых регламентировано Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

Согласование проектов документов (как внешнее, так и внутреннее) гарантирует обеспечение юридической силы документа перед подписанием или утверждением документа. Согласование проектов документов нужно проводить только с теми должностными лицами, в компетенции которых лежит тот или иной параметр юридической силы документа. Не следует согласовывать документ по принципу «со всеми, кто упомянут в документе», т.к. с точки зрения обеспечения юридической силы эти визы не значимы, а временные затраты на их получение бывают весьма значительны.

О.Н. Солнцева, преподаватель Центра компьютерного  обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль