Автоматизация документооборота в холдингах

50
В предыдущей публикации мы отмечали, что при выборе СЭД для холдинга следует обращать особое внимание на некоторые существенные факторы, связанные с необходимостью включения новой системы в информационную среду холдинга, возможностью управления документопотоками, учетом сложной организационной структуры холдинга.

Верное решение принимается один раз

Еще раз перечислим ключевые моменты, на которые нужно обращать пристальное внимание при принятии решения по выбору СЭД для внедрения в холдинге:

  • желательно, чтобы выбираемое решение было реализовано на тех же программных платформах, что и информационные системы, автоматизирующие работу кадрового подразделения и бухгалтерии;
  • выбираемое решение должно позволять поддерживать сложную матричную структуру холдинга, многочисленные бизнес-процессы;
  • выбираемое решение должно обладать гибкими настройками (включая настройку доступа);
  • необходимо, чтобы выбираемое решение легко масштабировалось, было модульным;
  • важно, чтобы выбираемое решение было апробированным в крупных территориально распределенных компаниях;
  • важно, чтобы программный продукт был методично развиваемым, чтобы в его проектировании принимали участие не только лучшие ИТ-специалисты, но и были учтены требования отечественного делопроизводства, нормативно-методической и законодательной базы;
  • важно, чтобы программный продукт соответствовал самым жестким требованиям по информационной безопасности в части отказоустойчивости и быстродействия, решения вопросов управления доступом;
  • желательно, чтобы решение было сертифицированным.

Безусловно, важным фактором при выборе СЭД является наличие собственных специалистов, имеющих достаточный опыт работы с выбираемым решением. 

Удобно, когда специалисты холдинга умеют выполнять работы по настройке и модификации системы, устранению сбоев в ней. Однако далеко не всегда этот фактор является ключевым при выборе решения, т.к. у компании всегда остается возможность пригласить сторонних специалистов (аутсорсинг) или воспользоваться услугами поставщика решения.

Также при выборе системы для автоматизации документооборота далеко не последнюю роль может сыграть стоимость всего проекта (а не только выбранного решения), которая складывается из стоимости:

  • лицензий самой информационной системы;
  • лицензий базового программного обеспечения;
  • технической поддержки;
  • серверного и иного оборудования (включая транспортные расходы и стоимость установки при установке оборудования в территориально удаленные подразделения или общества холдинга);
  • доработки информационной системы (если потребуется);
  • миграции данных (при наличии другой информационной системы и принятии соответствующего решения);
  • работ поставщика решения по настройке системы и внедрению проекта;
  • обучения персонала (пользователи, предметные специалисты, системные администраторы и т.д.);
  • командировок (если предполагается внедрение в территориально удаленных подразделениях или обществах холдинга).

Стоимость проекта, безусловно, имеет важное значение, но также не является ключевой позицией при выборе информационной системы, поскольку, как показывает практика, самыми основными при принятии решения являются два Автоматизация документооборота в холдингахфактора – это широкие функциональные возможности выбираемой информационной системы и ее потенциал для развития.

Выбранное  относительно недорогое решение, не обладающее двумя названными качествами, через некоторое время (для разных компаний временной промежуток будет различным) придется заменять на более совершенное, что приведет к дополнительным инвестициям.

Кроме того, хотя для многих этот момент может показаться незначительным, важным при выборе решения является удобный интерфейс информационной системы, поскольку это оказывает самое непосредственное влияние на работу пользователей, на их восприятие системы и отношение к работе с ней.

Что делать, если мнения разделились или выбрано несколько подходящих решений?

Если в процессе выбора потенциальных решений для внедрения оказалось несколько, вопрос окончательного выбора осуществляется следующими способами.

В первом случае уполномоченные лица, принимающие решение по окончательному выбору информационной системы, еще раз должны проанализировать все предъявляемые к системе требования и, сопоставив их с возможностями каждого конкретного решения, осуществить окончательный выбор.

Пример такого сравнения может быть представлен в виде следующей таблицы:

Автоматизация документооборота в холдингах

СЛОВАРЬ

СКЗИ - средство криптографической защиты информации, предназначенное  для подписывания  файлов ЭЦП с целью подтверждения подлинности информации и ее авторства и шифрования этих файлов при передаче по открытым каналам связи для обеспечения конфиденциальности.

Стоит отметить, что количество сравниваемых критериев может быть различным и нет необходимости проводить сравнение по всем. Для анализа и получения верного результата необходимо сравнить ключевые критерии, имеющие важность и для пользователей, и для подразделений, которые будут осуществлять техническую поддержку, и для руководства компании.

Также в случае выбора двух или более равнозначных решений можно прибегнуть к научным методам выбора, например, к методу анализа иерархий, разработанному в 1970 г. американским математиком Томасом Саати. Сегодня его используют довольно часто при необходимости получения точного результата сравнения на основании разработанных критериев. При этом критериями, участвующими в сравнении, могут выступать не только стоимостные показатели, но и функциональные требования, технические характеристики и т.д. Метод анализа иерархий нашел широкое применение в различных областях деятельности.

Скажем несколько слов о самом методе. Первым этапом применения метода анализа иерархий является структурирование проблемы выбора в виде иерархии или сети. В наиболее элементарном виде иерархия строится с вершины (цели), через промежуточные уровни-критерии (технико-экономические параметры) к самому нижнему уровню, который в общем случае является набором альтернатив. После иерархического воспроизведения проблемы устанавливаются приоритеты критериев и оценивается каждая из альтернатив по критериям. В методе анализа иерархий элементы задачи сравниваются попарно по отношению к их воздействию на общую для них характеристику. Система парных сведений приводит к результату, который может быть представлен в виде обратно симметричной матрицы.

Не будем описывать детали выбора решения, отметим только, что в результате попарного сравнения показателей получается точный результат, основанный на ранее сформированных критериях оценки.

«Договор дороже денег»

Эта крылатая фраза принимает более широкое значение, когда речь заходит о реализации проекта. Возможно, некоторые удивятся, когда узнают, что первым шагом реализации проекта является не обучение пользователей и не установка выбранной информационной системы на персональные компьютеры пользователей, а проработка и заключение договора с поставщиком выбранного решения.

На что нужно обратить внимание на этом этапе? Прежде всего – на четкое определение функционала каждой из сторон-участников проекта, а также на сроки реализации каждого этапа проекта. От того, насколько точно все будет прописано в договоре, будет зависеть, насколько четко будут осуществляться реализация проекта и контроль за его ходом.

В случае необходимости доработки приобретаемой информационной системы между сторонами должны быть подробно сформулированы и согласованы требования по реализации. Обычно документ, в котором все прописывается, носит название «Техническое задание» и является неотъемлемой частью договора. Но могут быть и иные варианты оформления технических документов. Важно, чтобы требования не только были изложены заказчиком, но и согласованы исполнителем, определены все нюансы, включая формат исполнения, сроки, оформляемые в процессе выполнения задания документы, указана ответственность каждой из сторон в случае нарушения сроков и некачественного выполнения работы. Упущение одного из перечисленных факторов может привести к следующим последствиям:

  • заказчик может получить не тот вариант реализации программного продукта, который он хотел;
  • исполнителем могут быть нарушены сроки выполнения работ;
  • у заказчика будет отсутствовать возможность предъявить претензии по неудовлетворительному исполнению заказа в связи с неправильным оформлением договорных или иных документов (протоколов, актов).

Упущения на этапе заключения договорных отношений могут стать причиной дополнительных расходов (финансовых, ресурсных), повлиять на репутацию поставщика решения, а также привести к неудачной реализации проекта в целом.

«Пилот» – это не летчик

Специалисты, профессионально занимающиеся проектной деятельностью, «пилотами», «пилотными этапами» или «пилотными проектами» называют пробные проекты, которые выполняются с ограниченным функционалом внедряемой информационной системы либо осуществляются в отдельных подразделениях организации (частичная реализация проекта).

Если говорить про реализацию проектов по автоматизации документооборота в холдинговых компаниях, то пилотный проект часто выполняется в двух-трех территориально удаленных обществах холдинга с частью функционала внедряемой СЭД. Такой подход позволяет в реальных условиях оценить:

  • правильно ли были сформулированы требования к информационной системе;
  • соответствует ли выбранное решение сформулированным требованиям;
  • может ли выбранное решение поддерживать сложную организационную структуру холдинга;
  • может ли выбранное решение поддерживать многочисленные процессы обработки документов различных юридических лиц – участников холдинга;
  • насколько безотказно работает система в условиях территориальной распределенности.

В случае выявления проблем в работе информационной системы на пилотном этапе должны быть произведены работы по выявлению причин сбоев и неполадок. Для выполнения работ по устранению нештатных ситуаций в работе информационной системы привлекаются высококвалифицированные специалисты поставщика или разработчика решения.

На пилотном этапе также может быть предусмотрено проведение дополнительных настроек в СЭД для максимальной адаптации информационной системы к автоматизируемым процессам конкретной компании.

Только после удачного завершения пилотного проекта, когда есть уверенность, что информационная система полностью адаптирована к условиям эксплуатации, настроена и работает без сбоев, рекомендуется приступать к полномасштабному внедрению проекта.

Пользователь – главное звено любого проекта

Несмотря на то что основной задачей СЭД является автоматизация документооборота, без участия людей эта система работать не может. При этом пользователям в проекте уделяется не меньшее внимание, чем настройке информационной системы, так как сотрудники, задействованные в работе с документами,  должны обладать целым комплексом знаний, умений и навыков, чтобы использовать внедренную СЭД. Неготовность или нежелание пользователей полноценно участвовать в процессе внедрения информационной системы могут поставить весь проект на грань провала.

Сегодня к вопросу обучения пользователей холдинги относятся крайне внимательно. Поставщики различных решений для автоматизации документооборота предлагают не только сами информационные системы, но и различные обучающие программы для пользователей этих систем. Стоит отметить, что предлагается обучение не только пользователей с функционалом исполнителей, которые, например, будут создавать карточки документов в СЭД, направлять их на согласование, готовить и предоставлять отчеты по поручениям в системе, но и других групп пользователей.

Так, зачастую отдельно предлагается провести обучение предметных специалистов (делопроизводителей), которые отвечают за правильность выполнения процессов учета и регистрации документов, контроль исполнения документов и поручений, многие другие процессы, связанные с обработкой документов. Обучение этой группы пользователей обычно является более глубоким, так как профессионалам в области делопроизводства и архивного дела приходится не только работать с карточками документов, но и создавать многочисленные шаблоны, вести справочники в системе, управлять доступом.

Если в холдинге предполагается работа с документами руководителей высшего звена, то их предпочтительно тоже обучить как отдельную группу пользователей, поскольку функционал, выполняемый руководителями в информационной системе, в большей мере связан с вопросами принятия решения по документам, согласования документов, что не совпадает с функциями других пользователей. Интерфейс рабочего места в СЭД, с которым обычно работают руководители, также отличается от интерфейса  иных пользователей.

Несмотря на то что поставщики СЭД почти всегда предлагают техническую поддержку в качестве отдельного сервиса, компании чаще предпочитают иметь своих квалифицированных специалистов, обеспечивающих бессбойное функционирование систем, поэтому обучаться работе в новой СЭД могут не только пользователи, но и ИT-специалисты.

В заключение хочется подчеркнуть, что пренебрежение к ключевым этапам проекта, связанным с реинжинирингом и формализацией процессов, формированием требований к выбираемому решению с учетом сложной организационной структуры и документопотоков холдинга, оформлением договорных отношений, содержащих требования к качеству и срокам выполняемых работ, разграничению полномочий и зоны ответственности на каждом этапе реализуемого проекта, проведению работ по обучению пользователей, может привести не только к нарушению сроков реализации проекта, но и к его провалу. И наоборот, поэтапное выполнение всех рекомендаций  по организации проекта выбора и внедрения СЭД в холдинге позволяет осуществить проект в оптимальные сроки и с минимальными рисками.

Е.В. Романченко, начальник Управления делами, Связной Банк (ЗАО)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль