Мифы о профессии персонального ассистента

259
«Существует такой миф, что должность персонального ассистента — это исключительно женская профессия…». Предлагаем вашему вниманию интервью с Дмитрием Швецовым, персональным ассистентом топ-менеджера крупнейшей корпорации. Дмитрий считает, что его профессия - исключительно мужская, по крайней мере, в его случае. «Я считаю, что персональный ассистент должен быть того же пола, что и руководитель, поскольку именно в таком союзе можно вершить дела и доверять друг другу в любых вопросах. Лично я не представляю, что на моем месте могла бы быть девушка»,- размышляет он. Не будем с ним спорить, а лучше послушаем главного героя и возьмем его «мужские методы» на вооружение: в этом интервью Дмитрий делится своим опытом, рассказывает о том, что помогает ему в профессиональной деятельности, как он борется с рутиной и плохим настроением, чему он научился у своего руководителя и многом другом.

Расскажите, как складывалась Ваша карьера и профессиональная деятельность и какое образование этому предшествовало?

Мифы о профессии персонального ассистентаКогда я еще учился в кировском филиале Московского гуманитарно-экономического института на юридическом факультете, очень удачно сложились обстоятельства и мои знакомые предложили мне попробовать свои силы в подборе персонала. Этот процесс увлек меня на целых два года, хотя изначально я не мог предположить, что попаду в эту область. Компания, в которой я трудился, по местным масштабам была довольно крупной, занималась строительством жилых домов. Я успешно справлялся со своими обязанностями благодаря тому, что всегда стремился максимально точно понять, что хочет от меня заказчик или мой руководитель, и то, что им было нужно, я предоставлял в лучшем виде. Разумеется, случались и промахи, но я им был только рад, так как в этом видел повод проанализировать ситуацию и узнать, что было сделано не так, чтобы в дальнейшем подобных ошибок можно было избежать.

Мне нравится заниматься самообразованием, поскольку именно таким способом можно наиболее подробно изучить интересующий вопрос. Если же ответ не удается найти, можно обратиться к авторитетным людям (вокруг меня они всегда были) за разъяснением или посетить специализированные курсы, тренинги, семинары и т.д. На данный момент я изучаю английский язык исключительно сам, хочу себе доказать, что смогу и что в этом нет ничего сложного.

После института я снова трудился в сфере рекрутинга, только уже в Москве, но тоже менеджером по подбору персонала, причем, в единственном лице, в небольшой компании. Я сам принимал решения о выходе людей на службу и занимался их адаптацией. Именно там, на мой взгляд, я и приобрел те качества, которые мне помогли попасть в «Евросеть» (лидерство, самостоятельность, ответственность за принятие решений).

Расскажите о своей настоящей работе. Что входит в Ваши обязанности сейчас?

В «Евросеть» я попал опять-таки случайно в конце апреля прошлого года. Был дождливый осенний день, когда мне позвонили и пригласили на собеседование по поводу должности координатора управления оценки и развития персонала. За неделю я прошел четыре этапа собеседования. Трудовые обязанности показались мне интересными, и я согласился.

Спустя примерно полтора месяца мне поступило предложение от моего нынешнего руководителя, директора Управления оценки и развития персонала Павла Ромашинса, попробовать себя в качестве его персонального ассистента. Я согласился без долгих раздумий, поскольку всегда мечтал о руководителе-наставнике, у которого я буду учиться.

Павел Ромашинс в компании «Евросеть» – топ-руководитель, и в его обязанности входит по большей части разработка стратегии и ее внедрение. Еще он проводит занятия, целью которых является развитие персонала компании в целом или каких-то определенных ключевых навыков, важных для компании.

Что касается моих обязанностей, то я занимаюсь административной поддержкой практически всех проектов, которые ведет мой руководитель (занятия, тренинги, семинары, выступления), организую его перемещение по стране, помогаю при решении возникающих служебных вопросов и взаимодействии со структурными подразделениями компании, организую обучение для сотрудников.

Входит ли в Ваши обязанности выполнение личных поручений руководителя?

Выполнение личных поручений руководителя входит в мои обязанности, на то я и персональный ассистент.

Кстати, с личными поручениями был связан и один необычный случай. Как-то мне на почту от руководителя пришло письмо. В теме письма было написано «хочу», в поле для текста - пусто, а во вложении - картинка: какой-то предмет – синий с пластмассовой ручкой, а внутри все затянуто полиэтиленом. Я очень долго догадывался, что это может быть, а когда мои догадки увенчались успехом, оказалось, что в России этот товар не продают: пришлось сложными путями заказывать его в Англии. Этим синим предметом оказался воздушный бластер, который стреляет на приличное расстояние потоком воздуха.

Существует стереотип, что должность секретаря, ассистента, помощника исключительно женская. Как Вы относитесь к этому мнению?

Да, существует такой миф, что должность персонального ассистента — это исключительно женская профессия. На мой взгляд, принадлежности у этой профессии к определенному полу нет. Здесь возникает проблема выбора у самого руководителя, кого он хочет видеть в качестве помощника, кому он больше готов доверить свои дела, в ком он будет больше уверен.

Порой мне кажется, что эта профессия, наоборот, исключительно мужская, по крайней мере, в моем случае. Я считаю, что персональный ассистент должен быть того же пола, что и руководитель, поскольку именно в таком союзе можно вершить дела и доверять друг другу в любых вопросах. Лично я не представляю, что на моем месте могла бы быть девушка. Но даже если бы так случилось, то она бы точно должна была обладать набором мужских качеств, начиная с физической силы и заканчивая рассудительностью и здравым смыслом.

Частенько на занятия мы приносим свое оборудование и вещи, которые будем использовать, а все это в совокупности весит очень много.

Иногда режим нон-стоп отнимает все силы и время; частенько нужно руководствоваться не эмоциями, а здравым смыслом. Хотя бы по этим причинам у меня возникает мысль, что комфортнее быть персональным ассистентом именно мужчине (в моем случае).

Последнее время появляется все больше вакансий персональных ассистентов и помощников. Это правильно, поскольку их труд сильно разгружает руководителя и дает ему больше свободного пространства для основных и новых дел.

А какими Вы видите перспективы своего карьерного роста? В каких направлениях планируете развиваться?

Говоря о дальнейшем развитии, главная задача у меня стать не узкопрофильным специалистом, а развиваться в разных областях, чтобы не зависеть от потребностей рынка, быть гибким и уметь во всем находить неординарные решения. Если подумать, кем именно я вижу себя через определенный промежуток времени, точно могу сказать, что я буду заниматься своими проектами.

Хотелось бы попробовать себя в тренингах, в бизнес-консультировании, возможно, в более отдаленном будущем заняться преподавательской деятельностью, в идеале – иметь свой бизнес.

Какие профессиональные и личные качества Вы приобрели за время работы персональным ассистентом?

За все время, что я тружусь персональным ассистентом, я стал более активен, настойчив, уверен в себе и своих силах. Если раньше при выполнении каких-либо задач в голове возникал внутренний диалог (сомнения, страхи, отговорки типа «а что если…»), то сейчас он полностью отсутствует: я все делаю на автомате и в процессе уже корректирую свои действия в зависимости от того, как складывается ситуация. Я начал еще больше читать, поскольку чувствую, что порой мне не хватает информации.

Если я раньше мог прочитать одну книгу в месяц, то сейчас я параллельно изучаю три менее чем за месяц: аудио-книгу слушаю, когда еду в офис, вторую книгу читаю, когда возвращаюсь домой, третью — перед сном. Кстати, это очень хороший тренажер для структурирования мыслей, когда читаешь несколько книг одновременно.

Не хочу признавать это, но, по всей видимости, я стал трудоголиком. С одной стороны, это хорошо: ведь чтобы собрать урожай, надо его сначала посеять. Но с другой стороны, остается мало времени на личные дела (но на данный момент для меня это не настолько важно).

Я научился планировать. Важно уметь планировать не ежедневно, а еженедельно - это повышает эффективность не только профессиональной, но и личной деятельности в разы.

Вы человек активный и жизнерадостный. Расскажите о Ваших способах борьбы с рутиной и плохим настроением.

Никогда не страдал перепадами настроения или депрессиями, всегда находил способы с этим справляться. С рутиной бороться не надо, если не считать ее таковой. Достаточно просто выходить за стандартные рамки привычных дел или вносить немного творчества в рутинный процесс.

Самый наглядный пример — это служебная переписка, рутина еще та. Когда я пишу письмо, выбираю какое-то нестандартное приветствие, в тексте использую вместо обычных слов более интересные выражения.

Например, моя подпись не стандартная «с уважением, Дмитрий Швецов», а «с добрым словом и позитивной мыслью, Дмитрий Швецов».

Также в письмах при обращении я пишу, например, не «Иван, добрый день!» или «Иван, здравствуйте!», а стараюсь подобрать каждый раз что-то новое. Если за окном солнце, то я пишу: «Иван, отличного солнечного дня!» или же просто «прекрасного дня!».

Быть может, это иногда получается как-то корявенько, тем не менее, такой подход не дает мне считать переписку рутиной.

Вне сомнения, есть дела, которые совершаются исключительно согласно определенным требованиям, и это повторяется изо дня в день. С этим тоже можно справиться: ведь всем известно, что с каким настроем подойдешь к делу, так оно и пройдет. Позитив, жизнерадостность, творческий подход и здравый смысл — вот инструменты, которыми можно разнообразить повседневные обязанности.

С чего должен начаться рабочий день, чтобы он прошел «на ура»?

Мой день начинается очень быстро. С того момента, как я открыл глаза, и до того момента, как оказался на улице, проходит минут 5-6, не больше. По утрам я всегда выгуливаю собаку, и я взял себе за правило делать это сразу, как только проснулся. На это есть две причины: моя собака не любит ждать, и вторая — это побуждает быстро вставать, чтобы взбодриться и задать себе темп на целый день.

Не так давно прочитал в книге, что для выработки привычки необходим 21 день. Сейчас ставлю один интересный эксперимент, прошло 6 дней: каждое утро, спускаясь в метро, начинаю улыбаться и ловить взгляды людей, это поднимает мне настроение. Цель: делать это автоматически, а не каждый раз «включать» улыбку.

Когда я приезжаю в офис, у меня уже хорошее настроение, позитивный настрой, бодрость – все то, что нужно для хорошего начала трудового дня. Разумеется, бывают и сбои в моей программе, но это и к лучшему - иначе я чувствовал бы себя роботом.

Каковы Ваши основные правила планирования рабочего дня? И применимо ли вообще понятие «график» к Вашей работе?

Четкого графика (с 9:00 до 18:00) у меня нет. День начинается всегда по-разному и заканчивается еще более неожиданно. У меня есть текущие задачи, которые мой руководитель ставит передо мной ежедневно. В части таких постоянных дел планировать трудовой день/неделю достаточно просто:

по каждой категории моих обязанностей я выделяю срочные и несрочные дела, срочные выполняю сразу, для несрочных — определяю промежуток времени, в течение которого я могу их выполнить, и стремлюсь в него уложиться.

Но очень часто возникают задачи незапланированные, которые ставит передо мной мой руководитель, тогда я меняю план действий или же делаю все параллельно — благо, в наше время технологии позволяют очень многое.

Например, находясь на встрече, можно с телефона успевать отправлять важные письма.

Бывают такие моменты, когда я не знаю, как лучше поступить. Тогда ценный совет руководителя очень помогает и придает уверенности и силы.

Такое бывает при составлении каких-либо документов или при взаимодействии с другими подразделениями компании, когда нужно что-то от них получить. Мой руководитель подсказывает, к кому лучше подойти, что это за человек и как с ним общаться.

Планирование дня/недели руководителя уже сложнее, поскольку срочность он определяет сам, и задачи в процессе могут корректироваться. Есть ряд задач, которые не имеют сроков и особой важности - о них я иногда забываю, но ровно до того момента, пока они не станут мегасрочными или пока вдруг у меня не появилось время ими заняться.

У всех периодически возникают какие-то мелкие задачки, которые с каждым днем накапливаются и накапливаются, а когда подходит время с ними разобраться, оказывается, что их накопилось очень много, и теперь, чтобы их выполнить, нужно немало времени. С такой ситуацией я однажды столкнулся, и с тех пор стараюсь не накапливать такие задачи, а выполнять их сразу, как только они появляются. Это очень хорошее правило, поскольку оно учит быстро переключаться с одной деятельности на другую, а иногда и делать что-то параллельно, тем самым повышая свою эффективность.

Считаете ли Вы себя для своего руководителя незаменимым человеком?

Незаменимых людей не бывает! Бывают люди, которых заменять не хотят, так как они очень полезны. Я довольно прилично в некоторых делах разгружаю своего руководителя. Но помимо профессиональной пользы важным критерием в удачном сотрудничестве является доверие. Между мной и руководителем абсолютное доверие и свобода в выражении своих мыслей.

Если я что-то хочу сказать руководителю – я подхожу и говорю ему об этом, а не размышляю, как лучше преподнести эту информацию. Если я считаю, что задачу, которую он мне поставил, можно решить по-другому, я обязательно об этом сообщу: скажу, какие плюсы и минусы, на мой взгляд, здесь существуют.

С руководителем я постоянно на связи, и если рано утром или ночью придет смс или зазвонит телефон, в этом ничего страшного нет. Ночью, конечно, мы стараемся не звонить друг другу, но смсками частенько перекидываемся, особенно если он находится в другом городе или стране, когда имеется разница во времени и дело очень срочное.

Также не менее важно правильное выполнение поставленных задач – у меня бывают промахи, я иногда позволяю себе некую вольность, но за все свои вольные действия я несу полную ответственность.

Имея в виду профессиональную деятельность, я считаю, что как только человек перестал учиться, перестал черпать новые знания, остановился в развитии, его надо сразу менять. Моя тяга к знаниям и развитию на данный момент настолько велика, что меня совершенно незачем заменять.

Каким, по Вашему мнению, должен быть идеальный руководитель?

Руководитель не должен быть идеальным. Иначе от него быстро сбегут, а если и не сбегут, то пользы своим подчиненным он не принесет.

В моем понимании идеальный руководитель — это человек, который обладает определенным набором качеств, которые подчиненные хотели бы в нем видеть.

Если бы я собирал образ идеального руководителя, я неосознанно наделил бы его всеми теми качествами, которые делают мое взаимодействие с ним комфортным. Но в абсолютном комфорте нет пользы. Чтобы чему-то научиться, нужно периодически максимально отдаляться от зоны комфорта, поэтому слово «идеал» мне бы не хотелось употреблять по отношению к своему руководителю.

Руководитель — это учитель, а задача хорошего учителя – уметь использовать разные способы и методы для того, чтобы передавать знания, причем, передавать их так, чтобы эти знания усваивались. Задача подчиненного (ученика) - выполнять все, что говорит руководитель, и довериться выбранному курсу, но при этом не терять самообладания и думать самому.

Если брать во внимание рамки компании, то отношения руководитель-подчиненный по типу учитель-ученик — это верный путь к успешным проектам и, как следствие, к прибыли компании.

Чему Вы научились у своего руководителя?

Я давно заметил за собой такую особенность: я невольно копирую тех людей, с кем слишком часто общаюсь или взаимодействую по каким-либо вопросам. Причем, это происходит само собой, чему я очень рад. У своего руководителя я перенимаю все, что мне кажется полезным, но пока не получается перенять то, что расходится с моими принципами или просто с какими-то вещами, до которых я, наверное, еще не дорос. Очень многие говорят, что мы похожи, теперь я понимаю, почему. Манеру поведения перенять не сложно, а вот знания и опыт, которыми владеет мой руководитель — этому мне предстоит долго учиться. Иногда его выходы из сложных ситуаций меня очень сильно удивляют.

Если говорить о конкретных качествах, которым я научился у руководителя, то я:

  • перестал лениться, проводить время без пользы, задумываться о том, как на меня посмотрят и что подумают при выражении своих эмоций;
  • стал более мобилен, настойчив, уверен, коммуникабелен;
  • научился набирать смс со скоростью света;
  • начал использовать вещи по их назначению.

Самый элементарный пример – это липучка на зарядном устройстве от ноутбука, которая скрепляет провод. Если раньше я скручивал его как попало, то сейчас аккуратно сматываю и скрепляю липучкой;

  • стал более внимательным к деталям.

А если у Вашего начальника плохое настроение, как Вы на него реагируете?

Если у моего руководителя плохое настроение, то у меня оно хорошее, если у моего руководителя хорошее настроение, то у меня оно еще лучше. Ни для кого не секрет, что настроение передается, а отличное настроение передается гораздо быстрее. Отсюда вывод: будь в хорошем настроении, и ничто, и никто не сможет тебе его испортить, пока ты сам этого не захочешь.

За все время, пока мы трудимся вместе, у нас не возникало каких-либо серьезных конфликтных ситуаций, да и несерьезных я тоже не припомню. Они, возможно, и были, но, не побоюсь этого слова, мудрость моего руководителя и мое позитивное отношение ко всему не дают развиваться каким-либо негативным проявлениям.

Я человек неконфликтный, на недовольство или злость у меня один ответ - это улыбка. Умный человек никогда не сделает плохого, не станет кричать или критиковать не по делу, а на дураков внимание обращать нет смысла.

Что для Вас важно в общении с людьми?

Для меня в общении с коллегами очень важен командный дух - он мотивирует. Приятно ощущать, что есть люди, к которым можно обратиться за помощью по вопросам, в которых ты не компетентен. Или когда все трудятся над одним проектом, но каждый выполняет разные функции, а потом все соединяется и получается один единый рабочий механизм.

Хорошая команда, по большей части, это не та, в которой сложились отличные взаимоотношения и люди похожи друг на друга, а та, в которой все абсолютно разные, но зато при достижении общего результата они образуют одно целое, единый механизм, который обладает максимальным КПД.

Также важно понимание при взаимодействии с коллегами из других подразделений. Результатом любого общения может быть 4 исхода: проигрыш-выигрыш, выигрыш-проигрыш, проигрыш-проигрыш и выигрыш-выигрыш. Я всегда придерживаюсь результата выигрыш-выигрыш, а здесь без понимания никак не обойтись - чтобы достичь желаемого и при этом не оставить в проигрышной ситуации оппонента. Разумеется, можно добиваться того, чего хочешь, любыми путями, и в том числе идти по головам, но это не мой путь. Для меня важно сохранить хорошие отношения.

Бывает, что в сложившейся ситуации имеются два противоположных мнения, и договориться не получается. Тогда я предлагаю не делать выводов до тех пор, пока обе стороны не придут к чему-то общему. И редко когда кто-то отказывается от такого варианта.

Как сделать максимально эффективной коммуникацию между коллегами по работе, деловыми партнерами и т.д.? Есть ли здесь универсальные правила, которые подходят всем и всегда?

Любая коммуникация или когда о чем-то договариваются либо пытаются быть услышанными – это продажа в той или иной мере. У меня есть универсальное правило в общении, которое действует. Оно звучит очень просто: хочешь добиться положительного результата - выясни истинную потребность своего собеседника и дай ему то, что он хочет. При этом нельзя забывать про позитивный настрой и доброжелательность.

Расскажите о том, как проводите свободное время, о хобби.

В свободное время я чаще всего читаю. Кроме этого, я уже лет семь играю в русский бильярд. В студенческие годы посвящал этому очень много времени, чтобы помимо удовольствия получать еще и доход. На данный момент играю исключительно ради удовольствия, но не так часто, как хотелось бы. Также стараюсь поддерживать себя в хорошей физической форме. Пока было тепло, занимался на турнике и брусьях, совершал велосипедные прогулки. С наступлением холодов в планах начать бегать, благо у дома есть отличный пруд, вокруг которого можно наворачивать круги. А еще я коллекционирую интересные, забавные, смешные видеоролики, которых сейчас накопилось порядка 1000.

Приближается прекрасный весенний праздник, праздник женственности и красоты – 8 марта. Пожелайте что-нибудь нашим читательницам и вообще всем женщинам планеты.

Я хочу пожелать вам море цветов, больше ярких солнечных дней, счастья вселенского масштаба и, конечно же, богатырского здоровья, подкрепленного чистой, искренней любовью!

С Дмитрием Шевцовым беседовала редактор по работе с авторами
журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» Власова Юлия

Дмитрий Швецов, координатор управления оценки и развития персонала,
персональный ассистент директора Управления оценки и развития персонала,
корпорация «Евросеть» (штаб-квартира «Москва»)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль