Зачем деловой этикет нужен секретарю

141
В России должность «секретарь» была учреждена Петром I в 1720 году. Требования к секретарю и тогда были очень высокими: он должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях. И обращаться к нему в то время следовало не иначе, как «Ваше благородие». К сожалению, в дальнейшем профессия секретарь стала не очень авторитетной и долгое время ограничивалась функциями «подай-принеси». Но развитие бизнеса в России и кросс-культурные отношения заставили переосмыслить функции как секретариата в целом, так и секретаря как персонального помощника руководителя в частности. В результате за последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Теперь на секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи компании.

Современный секретарь

Секретарь, как правило, – первый человек, с которым сталкивается пришедший в компанию человек; первый, чей голос слышит звонящий по телефону, и т.д. Через секретаря проходят важнейшие коммуникации в самой компании. Поэтому от того, насколько грамотен, лоялен, воспитан секретарь, зависит не только престиж компании, но зачастую и успех деловых переговоров и контактов.

Международный Профессиональный Клуб Секретарей (ofessional Secretaries International) дает следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Но надо понимать, что секретарь – это не руководящая должность. Секретарь в первую очередь – помощник, ассистент, который должен оставаться в тени, поддерживая и укрепляя положительный имидж как своего непосредственного руководителя, так и всей компании в целом. Зачастую карьерный рост руководителя сопровождается карьерным ростом секретаря. Часто грамотные секретари становятся офис-менеджерами, управляющими делами своей компании, заведующими секретариата или канцелярии, административными директорами.

Зачем деловой этикет нужен секретарю

Мало быть профессионалом в своей области и четко выполнять распоряжения руководства, надо еще суметь оставить о себе хорошее впечатление как о человеке.

Профессия секретаря очень схожа с профессией актера – он всегда в центре внимания. Улыбка, хорошие манеры, приятный голос, сдержанность в выражениях и жестах, доброжелательность и соответствующий внешний вид создадут особую атмосферу в офисе и расположат клиентов и деловых партнеров к вашей компании и вашему руководителю.

Сейчас многие российские компании испытывают необходимость в привлечении положительного внимания к своей деятельности и продукции извне. Поэтому имидж компании формируется на основе прямого контакта, при котором каждый сотрудник рассматривается как лицо организации, по которому судят о состоянии всей структуры. И роль представителей и доверенных лиц организации имеет непосредственное воздействие на создание позитивного целостного имиджа лидера, а значит, и всей компании.

Деловой этикет

Зачем деловой этикет нужен секретарюСекретарь может сыграть не последнюю роль в выстраивании желаемого имиджа компании, в которой он работает, не только за счет своей профессиональной компетенции, но и за счет знания правил бизнес-этикета, и в особенности международного делового этикета.

Довольно часто этикет рассматривают как отдельно стоящую дисциплину, которая не имеет отношения к межличностному общению. Это довольно распространенное заблуждение, которое основано на непонимании того, что есть «общение» и что есть «этикет».

Давайте вместе попробуем разобраться в этих понятиях.

Этикет – свод правил поведения, обхождения, принятых в определенных социальных кругах.

Этикет – это не жесткие правила, которые мешают человеку жить, а наоборот – соблюдение этих правил часто помогает выйти из затруднительных положений. Этикет – правила поведения при контактах с другими людьми.

Деловой этикет включает правила поведения в бизнес-среде и является важной составляющей деловых отношений, делая их более комфортными.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении внешнего вида человека, манеры общения с партнерами, коллегами и руководством, ведения телефонных переговоров, а также порядок проведения презентаций, деловых встреч и т.д.

Деловое поведение – система поступков индивида, связанная с реализацией его деловых интересов и включающая взаимодействие с партнерами, клиентами, руководителями, подчиненными, коллегами. Деловое поведение реализуется через общение, установление взаимоотношений и принятие решений, способствующих успеху в бизнесе и позитивному имиджу (компании или человека).

Таким образом, деловой этикет – важнейшая сторона профессионального поведения делового человека.

Причины для изучения делового этикета:

Зачем деловой этикет нужен секретарю

Международный бизнес-этикет

В связи с развитием международных деловых отношений надо понимать, что зарубежный партнер – это представитель не только другого государства, но и другой культуры, которая построена на традициях, обычаях и законах данной страны. И несмотря на то, что международный бизнес-этикет регламентирует правила поведения деловых партнеров, стоит учитывать особенности ментальности различных стран – то, что считается нормальным в одной стране, может вызвать непонимание в другой. Каждая страна уникальна по-своему, имеет свою историю и свои особенности. Знание этих особенностей, в том числе и со стороны секретаря как представителя компании, покажет зарубежному партнеру вашу грамотность и компетенцию, и возможно, сыграет важную роль при заключении выгодного контракта.

Подготовка к встрече с представителями зарубежных компаний должна начинаться с изучения особенностей национального этикета вашего делового партнера.

Внимание к аспектам, данным ниже, поможет вам избежать досадных промахов во время переговорного процесса и выстроить взаимовыгодные отношения с вашими новыми партнерами.

Зачем деловой этикет нужен секретарю

Конечно, этот список вопросов можно расширить и сделать более развернутым. Но исходя из своей практики, могу сказать, что именно эти 13 пунктов являются ключевыми при подготовке к первой встрече с зарубежными партнерами.

Стоить отметить, что о некоторых странах у нас сложились определенные стереотипы, которые зачастую не имеют никакого отношения к реальной жизни, а тем более к налаживанию деловых контактов.

Например, финны – “горячие” финские парни, китайцы – хитрые и безответственные, а испанцы – конфликтные и несговорчивые люди.

К сожалению, все эти стереотипы довольно часто мешают плодотворному сотрудничеству, особенно в начале делового общения.

Для того чтобы хоть немного развеять эти заблуждения, в следующих номерах журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» вы познакомитесь с этикетными и психологическими особенностями стран Южной и Северной Америки (США, Мексика, Бразилия, Аргентина), Европы (Англия, Германия, Испания, Италия, Норвегия, Франция, Финляндия, Швейцария, Швеция), Азии (Индия, Казахстан, Китай и Гонконг, Тайланд, Турция, Япония), которые помогут понять делового партнера и правильно вести себя во время общения с представителями разных стран.

О чем важно помнить

  • Именно секретарь должен являться безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, партнерами и конкурентами.
  • Деловой этикет предусматривает правила поведения, которые требуются деловому человеку, чтобы выглядеть достойно в любой ситуации, и не только связанной с работой.
  • Подготовка к встрече с представителями зарубежных компаний должна начинаться с изучения особенностей национального этикета вашего делового партнера.
  • 13 ключевых вопросов, которые являются ключевыми при подготовке к первой встрече с зарубежными партнерами.

Е.С. Игнатьева, бизнес-консультант, коуч, имиджмейкер



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль