Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

1721
Цикл статей о возможностях Google для канцелярии завершим статьей о Google Формах. Этот сервис предназначен для сбора информации онлайн. У Google Форм множество опций: кроме анкет и опросных листов здесь можно создавать удобные списки электронных адресов для рассылок (а также вообще любые списки) и даже проводить конкурсы. Но поскольку мы ищем возможности использовать Google для целей ДОУ, рассмотрим только одну функцию Форм – создание анкет (опросников) с последующим представлением результатов.

Службе документационного обеспечения управления – той, которая является стратегически важным подразделением компании, а не просто присваивает номера документам и отправляет почту, – требуется время от времени собирать информацию от других отделов. Цель исследований более чем благородная: улучшить качество взаимодействия с другими подразделениями, отладить автоматизированные процессы и сделать их более удобными для коллег и так далее. Цели могут быть и вполне приземленными, например, узнать количество дел, заведенных за прошедший период, или собрать отчетные данные у ответственных за делопроизводство об исполнении документов работниками… Одним словом, любая задача, подразумевающая письменные ответы на вопросы респондентом, может быть легко решена с помощью Google Форм.

На что способны Google Формы?

  • Google Формы (как, впрочем, и другие гугл-сервисы, рассмотренные нами в предыдущих статьях) дают возможность совместной работы над опросным листом сразу нескольких пользователей. Это подразумевает и совместное составление, когда каждый пользователь пишет вопросы в пределах своей компетенции, и согласование с немедленным редактированием. Очевидно, что все это изрядно экономит время на составление формы.
  • Имеется функция так называемых разветвленных опросов. Это означает, что следующий вопрос респонденту может быть назначен в зависимости от его ответа на текущий.
  • Созданную форму можно не только отправить респонденту по электронной почте, но и выложить в социальные сети, а также разместить на сайте компании.
  • Обрабатывать результаты опроса можно прямо в реальном времени, настроив их трансляцию в Google Таблицы.
  • Каждая форма при необходимости снабжается фотографиями, иллюстрациями, видео.
  • Сервис предоставляет безграничные возможности для оформления созданных анкет. Можно выдержать созданную форму в корпоративных цветах или выбрать одну из сотен готовых иллюстраций, тем и цветов.

Напомним, что и автору, и тем, кто будет работать над формой совместно с автором, для создания анкеты понадобится войти в своей гугл-аккаунт.

Создание опросного листа. Вопросы

Работа начинается со страницы сервиса Google Формы. Для этого нужно набрать запрос в поисковой системе и перейти по соответствующей ссылке из результатов поиска. Откроется презентационная страница сервиса. Находим в центре экрана кнопку Создать форму, нажимаем на нее и переходим на страницу создания новой формы (рис. 1).

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 1. Окно создания формы

Поскольку нельзя использовать абсолютно все функции Google Форм в опросном листе, который мы приведем далее в качестве примера, изучим эту страницу в ее «нулевом» формате.

  • На месте слов Новая форма автор анкеты впишет название анкеты.
  • Описание формы – поле для ввода информации об анкете. Здесь можно оставить приветствие для респондентов и при необходимости дать инструкции по заполнению формы.
  • Затем следует блок составления вопроса анкеты. Кнопки в правом верхнем углу блока предназначены для редактирования сохраненного вопроса, копирования и удаления.
  • Содержание поля Вопрос понятно из названия.
  • Поле Пояснение заполняется, если респондентам нужно дать инструкции по ответу именно на этот вопрос.
  • Тип вопроса. Все возможные типы вопросов появляются при открытии выпадающего списка в (рис. 2):
    • текст – краткий ответ (одно-два слова или число);
    • текст (абзац) – развернутый ответ из нескольких предложений;
    • один из списка – стандартный тест с возможностью выбора одного варианта ответа;
    • несколько из списка – стандартный тест с возможностью выбрать несколько вариантов ответа;
    • выпадающий список – выбор ответа из выпадающего (скрытого ранее) списка;
    • шкала – выбор ответа по шкале от 1 (0) до 10, например, в целях оценки чего-либо;
    • сетка – выбор ответа из таблицы;
    • дата – выбор респондентом даты из календаря, например, чтоб указать день своего рождения в анкете;
    • время – выбор респондентом времени, например, удобного для личного интервью с составителями анкеты.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 2. Типы вопросов

  • Чекбокс Перейти на страницу ответа доступен только для тех типов вопроса, которые подразумевают выбор респондентом вариантов ответа, уже предложенных автором опросника. Если поставить галочку в этот чекбокс, то можно построить «ветвь» опроса.

Например, если респондент ответит «Да» на вопрос «Регламентирован ли в вашей организации процесс хранения документов», то в следующем шаге его попросят выбрать из всех возможных ЛНА по архивному делу в компании те, которые действуют именно в его организации. Если же ответ будет «Нет», то опрос продолжится дальше.

Затем, в зависимости от выбранного автором типа вопроса, нужно будет написать варианты ответа, настроить параметры шкалы, календаря или времени. При желании можно добавить специальное поле Другое для ответа в свободной форме.

  • Содержание поля Расширенные настройки тоже зависит от выбранного типа вопроса:
  • в текстовых это проверка данных

например, если ответом на вопрос является число, как в математическом примере, то тут же осуществляется проверка Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Формправильности ответа и респонденту можно даже сообщить об ошибке;

  • в вопросах-тестах это возможность перемешать варианты ответа;
  • в сетке (таблице) можно перемешать строки и установить параметр «по одному ответу на столбец»;
  • шкала, дата и время не имеют расширенных настроек.
  • Кнопка Готово сохранит вопрос, а галочка в чекбоксе Сделать вопрос обязательным не даст респонденту проигнорировать его.

При нажатии на кнопку ниже Добавить элемент появится точно такой же элемент окна, в котором автор создаст новый вопрос. Операцию можно повторять столько раз, сколько нужно.

Если же нажать на стрелку рядом с кнопкой Добавить элемент, то выпадет список того, что конкретно можно добавить в качестве следующего элемента (рис. 3).

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 3. Добавление элемента

 Основные и расширенные элементы – это уже известные нам типы вопросов; особенность выбора их отсюда состоит в том, что элемент будет добавлен без полей Вопрос, Пояснение и Тип вопроса.

Набор элементов под заголовком Макет рассмотрим подробнее. Здесь можно:

  • объединить несколько вопросов в один раздел и озаглавить их (Название раздела).

Например, в анкете для желающих поступить на работу: «Анкетные данные», «Сведения об образовании», «Опыт работы», «Согласие на обработку персональных данных»;

  • создать «ветку» вслед за вопросом (Разрыв страницы);
  • а также загрузить изображение или видео (Изображение и Видео).

Автор может создать вопросы в произвольном порядке, а затем выстроить их в нужной последовательности или разделить по разделам. Каждый элемент окна, содержащий готовый вопрос, легко перемещается мышкой и переносится туда, куда нужно.

Общие настройки опросного листа

Общие настройки анкеты задаются из поля над ней (рис. 4). Здесь мы видим три функции, включить которые можно, поставив нужные галочки:

  • Показывать ход выполнения в нижней части страницы – если включить эту опцию, при работе респондента над анкетой будет виден индикатор ее заполнения;
  • Только один ответ на человека – каждый респондент может ответить на вопросы единожды;
  • Перемешать вопросы – отображение вопросов в произвольном порядке.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 4. Настройки формы

Под вопросами находится последний блок настроек, который называется Изменить подтверждение (рис. 5). Этот блок позволяет:

  • в поле Ответ записан ввести текст, который будут видеть респонденты, заполнившие и отправившие анкету.

Например,  «Спасибо за своевременное предоставление информации!»;

  • направлять респондентам ссылку для повторного заполнения анкеты;
  • создать ссылку, обладатели которой смогут просматривать результаты опроса;
  • позволить респондентам возвращаться к анкете и редактировать свои ответы после отправки.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

 Рис. 5. Блок настроек «Изменить подтверждение»
 

Совместный доступ к работе над опросным листом

Функция облачного сервиса Google, которую трудно переоценить, – возможность предоставить коллегам доступ к своему документу (в нашем случае анкете) для совместного редактирования. Если автору при работе над опросным листом требуется консультация коллеги, то открыть доступ к форме можно двумя способами. Путь к каждому из них лежит через вкладку верхнего меню Файл (рис. 6).

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 6. Меню Файл

Способ № 1. Команда Пригласить редакторов. При нажатии на эту ссылку откроется окно, в котором в поле Пригласить пользователей нужно будет ввести электронные гугл-адреса будущих редакторов, после чего нажать на Готово.

Способ № 2. Команда Отправить соавторам. Здесь точно так же вводятся адреса редакторов в соответствующее поле, после чего дополнительно форму можно отправить им по электронной почте.

Обратите внимание: если обычно Google предоставляет три уровня доступа посторонних пользователей к создаваемому документу (редактирование, комментирование, чтение), то формы можно только редактировать. Кроме того, редакторы будут иметь доступ и к результатам опроса. Пользователи, указанные в качестве соавторов, получат на e-mail приглашение к работе над формой и прямо из письма смогут перейти в нее по ссылке.

Оформление опросного листа

За оформление готовой формы отвечает кнопка Сменить тему (обведена в рамку на рис. 1).

По умолчанию форма представлена на нейтральном бело-сером фоне с буквами черного цвета разной степени интенсивности. Эти нейтральные настройки можно изменить, выкрасив форму в корпоративные цвета (спектр неограничен) и поместив на нее логотип организации.

Для этого нажимаем на Сменить тему. Справа появляется столбец с аналогичным названием. Здесь представлены темы по умолчанию, и первой из них идет стандартная (рис. 7). Нажимаем на нее, затем – на появившуюся тут же кнопку Настройка.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 7. Изменение темы

Теперь можно выбрать и загрузить логотип в поле Изображение заголовка, а также отформатировать текст названия формы, ее описания, вопросов и т.д. (рис. 8). Результаты тут же отображаются слева.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 8. Настройка формы

Чтобы вернуться к списку тем, требуется нажать на Темы по умолчанию. Здесь те авторы, которых не устраивает стандартное и корпоративное оформление, могут найти множество тем и отредактировать их по своему вкусу.

В качестве примера мы создали опросный лист для исследования процесса хранения документов в филиалах организации (рис. 9).

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 9. Готовая форма

Отправка опросного листа

После того, как составлены все вопросы и отмечены все нужные настройки, форму нужно просмотреть и  разослать респондентам.

Взглянуть на опросный лист глазами респондента просто: достаточно нажать на кнопку Открыть форму (подчеркнута на рис. 1). Готовая форма откроется в новой вкладке браузера. При необходимости можно вернуться и отредактировать ее.

Рассылка формы респондентам происходит следующим образом. В блоке настроек Изменить подтверждение (см. рис. 5) нажимаем на кнопку Отправить. Откроется окно, представленное на рис. 10.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 10. Рассылка формы

Довести опросный лист до респондентов можно несколькими способами:

  • отправить ссылку на форму (видна в поле; ссылка может быть длинной и короткой, последняя больше подходит для социальных сетей и мобильных устройств);
  • выложить опросный лист на сайт организации, что очень удобно для сбора клиентской обратной связи (нажимаем на кнопку Встроить, копируем код и вставляем его в нужный раздел сайта);
  • отправить анкету в социальные сети (Google+, Facebook, Twitter);
  • разослать по электронной почте.

Автору формы остается только выбрать подходящий способ и выполнить необходимые действия.

Ссылки на форму, присланные по электронной почте и в мессенджерах открываются легко и на компьютере, и на мобильном устройстве.

Очень важное уточнение: респонденту необязательно иметь аккаунт Google, чтобы получить доступ к анкете по ссылке, в социальной сети или на сайте. В идеале адреса электронной почты респондентов все-таки должны быть тоже заведены на Google. Это гарантия того, что анкета будет доставлена им в рабочем состоянии. В противном случае есть риск, что форма будет открыта некорректно.

В качестве эксперимента мы отправили наш опросный лист на адреса, заведенные в Mail.ru и Outlook. Из письма в Mail.ru анкета была заполнена и отправлена без проблем, а в Outlook пришла в виде текста без возможности выбрать результат. Оформление не было сохранено ни в одном из писем.

Представление результатов

Разумеется, самое главное в опросном листе – это ответы наших респондентов. Каждый, кто хоть раз проводил даже самое элементарное анкетирование, знает, что самое трудное – не составить анкету, а обработать результаты опроса. Google позаботился и об этом. В Формах есть возможность настроить представление ответов в Таблицах.

Чтобы сделать это, нужно нажать на кнопку Просмотреть ответы. Она находится между уже изученными кнопками Сменить тему и Открыть форму (см. рис. 1). В новой вкладке откроется Google Таблица, при этом графы в ней будут носить названия вопросов. По мере того, как респонденты будут высылать автору заполненные опросные листы, в графы будет вносить информация согласно ответам. Информация обновляется сразу же, как закончивший работу над опросником коллега нажимает кнопку Готово. Чтобы просмотреть результаты, автору нужно нажать на ту же самую кнопку Просмотреть ответы.

Как выглядит заполненная таблица с ответами на опросный лист из нашего примера, можно посмотреть на рис. 11.

Анкеты, опросные листы и анализ результатов опроса с помощью Google Форм

Рис. 11. Представление результатов

Как видим, перед нами стандартная Google Таблица. К ней можно настроить доступ других пользователей, сформировать ответы в диаграмму, отформатировать представление, а в результате – представить отчет об анкетировании в желаемом виде. Самое главное Google уже сделал: результаты сведены в удобную таблицу.

Завершая цикл о возможностях сервисов Google для канцелярии, призываем вас не бояться использовать в ежедневной работе новые технологии. Интересные и, что важно, бесплатные онлайновые новинки появляются регулярно, несколько раз в год – за ними нужно просто следить.

Е.Н. Кожанова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль