В облака с «О7.ДОК»

129
В сфере ИТ-технологий последние несколько лет достаточно быстро укрепляют свои позиции так называемые «облака», а также стало устойчивым словосочетание «облачные технологии в СЭД». Именно о том, как СЭД можно развернуть в облаках, мы и поговорим сегодня, но вначале определимся с терминологией этого направления. Мнения большинства экспертов сводятся к следующему определению: «облако – это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям ИТ-сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».

Выделяется несколько моделей предоставления облачных услуг:

Инфраструктура как услуга (IaaS) – предоставление различных ИТ-ресурсов клиентам. Модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры.

Платформа как услуга (PaaS) – предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и т.д.).

ПО как услуга (SaaS) – предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть.

Общая структура облаков ясна, но нужны конкретные примеры и решения.

Национальная облачная платформа 07.com

Компания «Ростелеком» в 2012 году выступила с инициативой по созданию национальной облачной платформы 07.com, которая включает как раз все вышеперечисленные модели. Национальная облачная платформа (НОП) – комплекс интегрированных информационных систем, предназначенный для предоставления органам исполнительной власти различного уровня, органам местного самоуправления, коммерческим организациям и физическим лицам услуг по модели облачных вычислений.

Создание НОП является приоритетным направлением подпрограммы «Информационное государство» Государственной программы РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)».

«Ростелеком» в своей концепции по созданию НОП опирается на ряд преимуществ облачных вычислений для различных структур – как коммерческих, так и государственных:

  • сокращение расходов на оборудование и программное обеспечение (упрощение и удешевление обслуживания ИТ-инфраструктуры, уменьшение расходов на приобретение программного обеспечения, повышение гибкости в использовании ПО);
  • повышение эффективности ИТ-процессов (упрощение тестирования и разработки, упрощение работ по развертыванию и управлению системами, качество поддержки используемого ПО).

Насколько жизнеспособна выдвинутая концепция – мы выясним далее на конкретном примере,  реализованном в прикладном решении «О7.ДОК» – облачном сервисе электронного документооборота (по модели SaaS), являющемся частью НОП O7.com.

«О7.ДОК»   

«О7.ДОК» – это облачная СЭД, разработанная на базе платформы «eDocLib». Продукт был разработан компанией «Электронные Офисные Системы», лидером российского рынка по количеству внедрений СЭД и ECM-систем, сделанных по заказу компании «Ростелеком». «О7.ДОК» предназначена для автоматизации бизнес-процессов электронного документооборота и делопроизводства организаций. Провайдер услуги «Ростелеком» взял на себя обязанности по предоставлению серверной инфраструктуры, техническому сопровождению, безопасности и защите данных сервиса электронного документооборота, а компания «ЭОС» с ее партнерской сетью, в свою очередь, взяла на себя обязанности по настройке, внедрению и технологическому сопровождению системы (рис. 1).

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 1. Схема распределения обязанностей по реализации программного продукта

К рисунку  - везде кавычки шевроны. Едоклиб тоже в кавычках. Технологического не переносить о

Интерес к «О7.ДОК» есть у многих государственных и коммерческих организаций, но все ждут «живых» примеров, опыта успешного внедрения и начала полноценной работы в облачной СЭД у других организаций. В данной статье мы поделимся опытом реализации масштабного проекта по внедрению облачного продукта «О7.ДОК» в учреждениях здравоохранения Владимирской области.

Внедрение продукта «О7.ДОК» происходило в Департаменте здравоохранения, в Государственном бюджетном учреждении здравоохранения особого типа Владимирской области «Медицинский информационно-аналитический центр» (МИАЦ) и лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ) области.

Предметом деятельности МИАЦ является организация сбора, обработки и  анализа статистических данных о сети, кадрах, деятельности учреждений здравоохранения и состоянии здоровья населения, и управление системой статистического  учета и отчетности в медицинских организациях.

В Департаменте здравоохранения рабочие места были установлены у руководства и делопроизводителей, в МИАЦ к работе в «О7.ДОК» были подключены помимо руководства и делопроизводителей специалисты центра, а в ЛПУ рабочие места получили все делопроизводители.

Цель проекта      

Проект по внедрению программы «О7.ДОК» осуществлялся в рамках программы «Модернизация здравоохранения Владимирской области на 2011-2013 гг.» с целью развития системы электронного документооборота в здравоохранении Владимирской области.

До внедрения системы Департамент здравоохранения, МИАЦ и ЛПУ осуществляли учет практически всех документов с помощью журналов регистрации, а обмен происходил посредством тиражирования бумажных копий документов и электронной почты. Подведомственные учреждения Департамента территориально удалены, что затрудняло передачу документов, и соответственно в дальнейшем достаточно сложно было отследить движение документа и осуществить полноценный контроль.

При помощи программного решения «О7.ДОК» руководство МИАЦ поставило перед собой цель наладить обмен документами в электронном виде по защищенным каналам связи между Департаментом здравоохранения администрации Владимирской области, МИАЦ и всеми подведомственными ЛПУ.

Задачи внедрения 

Основная цель определила задачи внедрения. Безусловно, необходимо было перевести регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов Департамента здравоохранения, МИАЦ и ЛПУ  в электронный вид при помощи системы «О7.ДОК», а также отработать технологию обмена и движения документов между Департаментом, МИАЦ и ЛПУ. СЭД должна была обеспечить систематизацию зарегистрированных документов, сократить время на их поиск, а также решить вопросы по контролю исполнительской дисциплины и ведению отчетов исполнителей. При этом во время реализации проекта необходимо было учесть разграничение доступа сотрудников к документам в условиях работы в единой В облака с «О7.ДОК»базе данных пользователей, в которую входит более чем 100 организаций.

Также СЭД должна обеспечить возможность  коллективной  работы с документом нескольким сотрудникам одновременно, работы с проектами документов в электронном виде и удаленной работы сотрудников.

В целом после внедрения СЭД должен повыситься уровень информационной поддержки и эффективности организационно-управленческой (административной) деятельности организаций.

На внедрение сервиса электронного документооборота в учреждениях здравоохранения Владимирской области был объявлен открытый аукцион. Приложением к аукциону выступало очень подробное техническое задание с перечислением всех основных требований к сервису. Ниже названы требования к СЭД в целом, но в самом техническом задании дается еще более подробное описание.

«Требования к сервису электронного документооборота в целом:

Сервис электронного документооборота должен обеспечивать следующие процессы делопроизводства:

  •  автоматизацию полного жизненного цикла документа;
  •  поддержку электронного и смешанного документооборота;
  •  регистрацию и учет корреспонденции;
  •  работу с проектами документов в электронном виде (создание, визирование, подписание);
  •  регистрацию полученных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе подписанных ЭП;
  •  применение различных шаблонов формирования регистрационного номера документа;
  •  наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;
  •  пересылку документов для исполнения по заданным маршрутам;
  •  быстрый поиск по всем реквизитам, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов;
  •  отправку оповещений и уведомлений пользователям;
  •  учет версионности документов;
  •  систематизацию и классификацию зарегистрированных в системе документов;
  •  организацию персонального рабочего места пользователя (создание личных папок, личных поисковых запросов);
  •  протоколирование работы пользователей с Сервисом;
  •  списание в дело;
  •  управление доступом пользователей к данным и функциям Сервиса».

Для того чтобы реализовать поставленные цели и задачи, требовалось программное обеспечение, для которого необходима соответствующая ИТ-инфраструктура в организации (мощный сервер, сеть и т.д.) – это требование решили обойти в связи с ограничением бюджета на внедрение программного продукта, поэтому выбор пал на облачные технологии.

Открытый аукцион выиграла компания «Ростелеком», предложив свой сервис –«О7.ДОК». Субподрядчиком реализации проекта по внедрению выступила компания «ЭОС».

У компании «ЭОС» существует довольно развитая партнерская сеть, и к реализации работ в Департаменте здравоохранения администрации Владимирской области были привлечены наиболее квалифицированные партнеры в сфере облачных технологий, имеющие значительный опыт внедрения продуктов на базе платформы «eDocLib» –  компания «КС-Консалтинг».

Реализация проекта  

Как и любой проект по внедрению системы электронного документооборота, проект по внедрению системы «О7.ДОК» проходил поэтапно. После того, как определились с целями и задачами проекта, специалисты отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» перешли к этапу обследования документооборота.

  1. Изучение нормативной базы.

Перед обследованием документооборота на местах была тщательно изучена нормативная база, регламентирующая работу с документами в Департаменте здравоохранение, МИАЦ и ЛПУ.

Анализ нормативной базы, в частности, инструкции по делопроизводству Департамента здравоохранения администрации Владимирской области, положения о ведении делопроизводства по обращениям граждан и т.д., помог специалистам, внедряющим СЭД, выяснить, какие правила применяются при регистрации документов, отследить маршруты движения документов и действия ключевых участников документооборота при работе с документами.

  1. Интервьюирование.

Для полноценной настройки «О7.ДОК» и ознакомления с ситуацией «как есть» был проведен детальный опрос ключевых участников документооборота.

У каждого специалиста было выяснено: какие функции при работе с документами он выполняет и  какие документы через него проходят.

В результате проведенного интервьюирования сотрудников была получена более конкретная информация  в части специфики работы с документами в подразделениях, информация о работе с внутренними документами, создаваемыми в учреждении, и  работе с проектами документов.

В процессе обследования сформировалась определенная технологическая схема движения документов, которая была положена в основу настройки системы, а также была использована при написании Регламента работы в единой системе электронного документооборота «О7.ДОК» Департамента здравоохранения администрации Владимирской области (далее – регламент).

Регламент стал результатом полноценного обследования документооборота и анализа информации по работе сотрудников с документами, а его утверждение в Департаменте здравоохранения послужило фактом согласования предлагаемой организацией-исполнителем модели работы с документами в системе «О7.ДОК».

Настройка системы 

Настройка осуществлялась специалистами ООО «КС-Консалтинг». В ее основу были положены модель работы с документами, описанная в регламенте, а также  пожелания пользователей, которые удалось выяснить в результате обследования.

Основные пожелания пользователей при работе в «О7.ДОК»  – это вопрос настройки личного рабочего пространства (личных папок, фильтров, часто используемых поисковых запросов). На основе этого была сделана настройка для типовых пользователей. Одновременно уточнялись пожелания пользователей по организации работы с проектами документов, требования и пожелания о том, какие документы в подразделениях нужны в оригинале, а какие достаточно доставить в электронном виде, а также какие печатные формы и шаблоны документов нужны в системе.

В основу модели работы с документами лег принцип однократной регистрации документа, т.е. регистрация документа по месту его первичной регистрации в СЭД или подписания и последующий учет в СЭД по единому номеру в рамках работы Департамента здравоохранения администрации Владимирской области и подведомственных учреждений (МИАЦ и ЛПУ).

В «О7.ДОК» было решено наладить учет входящей, исходящей корреспонденции, а также внутренних служебных документов и приказов по основной деятельности. 

Работа с входящими документами    

«О7.ДОК» функционирует в среде интернет-навигатора Microsoft Internet Explorer. Для доступа к системе необходимо знать лишь сетевой адрес веб-сервера, свой логин и пароль.

В Департаменте работа с входящими документами до внедрения СЭД  «О7.ДОК» строилась по стандартному маршруту: регистрация – рассмотрение – исполнение – контроль – списание в дело.

Система внесла в стандартную схему ряд существенных преимуществ:

  • однократная регистрация позволила сократить время на перерегистрации документа в подведомственных учреждениях: в одной регистрационно-контрольной карточке  (далее – РКК) (рис. 2) теперь содержится вся информация о движении и исполнении этого документа;

Регистрационно-контрольная карточка – документ СЭД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа.

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 2. РКК в системе «О7.ДОК»

  • отказ от тиражирования бумажных копий документа для руководителей, исполнителей и контролеров:  после регистрации к РКК прикрепляется электронный образ документа и далее идет движение не бумажной копии документа, а РКК и прикрепленного электронного образа документа;
  • настройка личного рабочего пространства пользователя – более наглядное визуальное отображение документов, находящихся в оперативной работе (на исполнении и на контроле), а также возможность осуществлять поиск документов по всей базе данных (рис. 3).

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 3. Личные папки пользователя-руководителя

Движение РКК и прикрепленного электронного образа документа в системе «О7.ДОК» (рис. 4) осуществляется при помощи поручения «Резолюция» (предусматривает отчет и контроль) и поручений «На рассмотрение» или «На ознакомление» (без отчетов и контроля), а также внутренней рассылки в рамках «О7.ДОК» по внутренним адресатам.

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 4. Схема движения документов в системе «О7.ДОК»

Факт исполнения документа отображается в системе в виде отчета, который имеет возможность ввести каждый пользователь (рис. 5).

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 5. Окно отчета по резолюции в системе «О7.ДОК»

Документы, требующие рассмотрения, ознакомления или исполнения, рассортированы по личным папкам пользователя системы «О7.ДОК».

Работа с проектами исходящих и внутренних документов       

В системе «О7.ДОК»  предусмотрена работа с проектами исходящих и внутренних документов. Движение регистрационной карточки проекта документа (РКПД) с прикрепленным электронным образом проекта осуществляется при помощи поручений «На визирование» и «На подпись».  Стандартная схема работы с проектом документа: создание – согласование – утверждение – регистрация – была реализована в системе «О7.ДОК», и в результате пользователи получили возможность:

  • создавать РКПД в системе «О7.ДОК» с автоматической генерацией шаблона документа соответствующего типа (рис. 6);
  • осуществлять согласование и утверждение проекта в электронном виде;
  • обсуждать проекты документов в электронном виде;
  • создавать версии РКПД;
  • в любое время найти нужный проект документа.

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 6. Создание проекта документа в системе «О7.ДОК»

Пользователи для оперативной работы используют свои личные папки, в которых отображаются записи проектов документов, требующих согласования и утверждения.

  Реализован механизм, когда исполнители резолюции вышестоящей организации в качестве отчета по поручению готовят проект документа вышестоящей организации, который будет направлен от имени и за подписью руководителя вышестоящей организации. Далее этот проект проходит электронное согласование (рис. 7).

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 7. Схема электронного согласования в системе «О7.ДОК»

Результаты проекта  

В результате проекта по внедрению решения «О7.ДОК» мы получили единый документооборот для Департамента здравоохранения и подведомственных учреждений (МИАЦ и ЛПУ), который функционирует на одной удаленной платформе в рамках единой СЭД. Удалось подключить более 300 пользователей, что позволило уже через несколько месяцев говорить о существенных изменениях и положительных результатах проекта:

  •  создание единой базы данных на удаленном сервере (в облаках) позволяет обеспечить работу специалистов Департамента, МИАЦ и ЛПУ в едином информационном пространстве;
  •  работа в единой базе значительно облегчает поиск нужных документов (рис. 8);

В облака с «О7.ДОК»

Рис. 8. Поиск документов в системе «О7.ДОК»

  •  однократная регистрация документов способствует сокращению времени на обработку документов и аккумулирует всю информацию о работе с одним документов в одной РКК;
  •  распределение прав доступа пользователей к различным документам и возможностям системы обеспечивает соблюдение конфиденциальности и безопасности;
  •  отказ от тиражирования копий значительно сокращает количество бумажных документов;
  •  в системе более четко отслеживается исполнение документов и налажен контроль исполнительской дисциплины;
  •  весь процесс по подготовке проекта документа – согласование, утверждение, обсуждение – перенесен в электронный вид;
  •  личное рабочее пространство пользователя стало более наглядным. В системе «О7.ДОК» присутствует визуальное отображение документов, находящихся в оперативной работе (на исполнении и на контроле);
  •  реализована возможность электронного обсуждения отдельных документов аналогично форуму.

Таким образом, проект по внедрению системы электронного документооборота в облаках показал свою полную жизнеспособность на практике. Система «О7.ДОК» – это существенный шаг вперед в развитии как систем электронного документооборота, так и облачных технологий в целом.

Мнение эксперта

А. В. Балабанов,

генеральный директор ООО «КС-Консалтинг»

Говоря о преимуществах решения, следует обратить внимание на то, что в описании реализации данного проекта полностью отсутствует целый раздел работ, обязательный для «стандартного» внедрения СЭД и связанный с покупкой ПО и развертыванием его на оборудовании заказчика.

Не выполнялись обследование серверной группы на соответствие требованиям ПО, модернизация серверов для обеспечения этих требований, развертывание системного серверного ПО, его настройка, настройка резервного копирования данных, установка на сервер ПО СЭД, установка ПО на рабочие места…

Весь этот комплекс работ заменило выделение необходимой вычислительной мощности в ЦОД, развертывание типового серверного пула и узла «О7.ДОК», выполняемое буквально в течение пары часов специалистами компаний «Ростелеком» и «ЭОС».

Установка системы на рабочие места пользователей также не требуется: достаточно сообщить пользователю ссылку для входа в систему через веб-браузер.

Увеличение производительности серверов и расширение дискового пространства в процессе развития системы также не потребует трудоемких работ и серьезных вложений благодаря применению облачной модели.

Несомненно, потребности ЛПУ в рабочих местах СЭД гораздо больше. Для обеспечения внутреннего безбумажного документооборота городским ЛПУ, например, требуется порядка 20-25 рабочих мест. Основной перспективой развития проекта является именно увеличение количества рабочих мест и перевод большего числа процессов работы с документами в электронный вид в ЛПУ.

Большие перспективы развития проекта и в части более полного использования функционала «О7.ДОК». На данном этапе ставились задачи задействовать основные функции СЭД для всех участников документооборота, а система может гораздо больше – ее можно использовать и как средство внутреннего электронного взаимодействия. В «О7.ДОК» есть система внутренних мгновенных сообщений, функции управления заданиями, причем, необязательно связанными с документами.

А.Н. Сергеева, ведущий специалист отдела внедрения, ООО «Корпоративные системы – Консалтинг»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль