Ведение портала в части проектной документации

349
Представим ситуацию, когда внедрение СЭД происходит, например, в холдинге с разветвленной сетью предприятий, то есть объектов внедрения СЭД несколько. Соответственно, на каждом объекте создается определенный объем проектной документации, которая должна коррелироваться с документацией других объектов внедрения. Не говоря уже о том, что руководителю проекта и администратору проекта нужно управлять потоками документации всех объектов внедрения. В этом случае всем участникам проекта необходимо единое информационное пространство. Им может быть файловый сервер или корпоративный портал, о котором и пойдет речь в этой статье.

Итак, принято решение размещать проектные документы на корпоративном портале. Чтобы рассматривать портал как единое хранилище проектных документов, следует организовать определенным образом структуру папок на портале, определиться с ответственными за размещение и актуализацию проектных документов и продумать непосредственно порядок актуализации документов.

После этого можно приступить к разработке внутреннего документа, регламентирующего ведение корпоративного информационного портала в части проектной документации. Это может быть как отдельный внутренний нормативный документ, так и раздел в общем документе, регламентирующий работу с порталом в целом. Мы рассмотрим пример именно отдельного регламента.

Структура регламента

Что касается структуры этого документа, то, конечно, он должен содержать такие общие для всех документов подобного типа разделы, как «Область применения», «Термины и определения», «Участники процесса». Кроме того, в нем рекомендуется отразить следующую информацию:

  •  структуру проектных папок.

Она может быть как унифицированной для всех типов проектов, так и уникальной для каждой программы проектов либо для каждого типа проекта;

  •  разграничение прав доступа к проектным папкам. Рекомендуется разбить пользователей на категории в зависимости от функций, которые они выполняют в проекте.

Например, разработчикам можно дать права на создание и редактирование проектных решений, а к остальным документам дать доступ только на просмотр и чтение;

  •  ответственных и сроки выполнения/периодичность размещения и актуализации проектных документов.

Как известно, задача без назначения ответственных и закрепления сроков выполнения может так и остаться неисполненной задачей. Поэтому необходимо обязательно назначать конкретных ответственных за размещение и актуализацию проектных документов и фиксировать сроки выполнения этих операций;

  •  требования к формату размещаемых документов.

Например, все проектные документы согласованы и подписаны, а их скан-копии размещены на портале. Достаточно ли будет размещения скан-копий? Во-первых, со сканами не всегда удобно работать, во-вторых, сканы невозможно будет использовать в качестве шаблонов для других проектов, т. е. извлекать выдержки из документов для каких-либо иных целей – придется их перепечатывать. Поэтому рекомендуется на портале размещать документы в двух форматах: pdf и в формате создания документа (MS Word, Excel, oject и т.д.);

СЛОВАРЬ

Microsoft oject (или MSP) — программа управления проектами, которая разработана и продаваемая корпорацией Microsoft, созданная для того, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объемов работ.

  •  возможные контрольные мероприятия, такие как аудит проектных документов.

Например, указать, что выборочная проверка проектных документов, размещенных на портале,  производится один раз в месяц.

Приведенный далее пример регламента по ведению корпоративного информационного портала разрабатывался для компании, в которой реализуются проекты, имеющие территориально-распределенную структуру объектов внедрения и объединенные для удобства управления ими в несколько программ проектов. В данном случае портал выступал не только Ведение портала в части проектной документациихранилищем проектных документов, но и единым информационным пространством для всех объектов внедрения.

Данный регламент поможет организовать совместную работу с проектной документацией таким образом, чтобы все проектные документы были размещены на портале, т.е. не терялись, всегда были актуальны и по завершении проекта был сформирован архив документации, который в дальнейшем пополнит базу знаний проектной деятельности.

Итак, регламент поможет решить следующие задачи:

  1. Организовать единое информационное пространство (это особенно актуально для территориально распределенных проектов с несколькими объектами внедрения).
  2. Создать хранилище проектных документов по всем проектам (не только по проектам СЭД). Портал выполняет роль базы знаний проектного управления.
  3. Повысить актуальность информации о проектных документах, т.е. избежать путаницы в версионности документов, потери документов; повысить статус документа (в разработке, на согласовании, на утверждении, утвержден).

Далее идет документ с приложениями. Заверстать в виде документа!

РЕГЛАМЕНТ
размещения и актуализации проектных документов на корпоративном информационном портале ООО «Пересвет»

СОДЕРЖАНИЕ

1. Область применения.

2. Участники процессов.

3. Термины и определения.

4. Требования к разграничению доступа к проектным документам, размещенным на корпоративном информационном портале.

5. Порядок размещения проектных документов.

6. Порядок актуализации проектных документов.

Приложение № 1. Структура электронного проектного репозитория.

Приложение № 2. Правила кодификации проектных документов.

Приложение № 3. Шаблон реестра проектных документов.

Приложение № 4. Контрольный лист по приемке архива проектных документов.

Область применения

  1. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок размещения и актуализации проектных документов на корпоративном информационном портале ООО «Пересвет».
  2. Положения настоящего Регламента подлежат соблюдению в Компании и ее удаленных структурных подразделениях с момента введения Регламента в действие.

Участники процессов

В рамках исполнения настоящего Регламента определен следующий список участников процессов:

  1. руководители проектов;
  2. координаторы программы проектов;
  3. администраторы проектов;
  4. технический писатель;
  5. администраторы КИП.

Термины и определения

Администратор проекта  – работник, ответственный за администрирование деятельности по проекту в рамках своей функциональной ответственности.

Администратор КИП – работник, ответственный за техническую поддержку функционирования портала.

КИП – корпоративный информационный портал.

Компания – ООО «Пересвет».

Координатор проектов – работник, ответственный за координирование работ по проекту в рамках своей функциональной ответственности.

Проектный комитет – коллегиальный орган, осуществляющий оперативное управление проектами.

Руководитель проектов - работник, ответственный за выполнение проекта.

Технический писатель – работник, осуществляющий корректуру проектных документов, разрабатывающий шаблоны проектных документов и примеры их заполнения.

Управляющий комитет – коллегиальный орган, осуществляющий стратегическое управление проектом.

Требования к разграничению доступа к проектным документам, размещенным на корпоративном информационном портале

Доступ разграничен в разрезе следующих категорий:

  • Пользователи - все работники, имеющие доступ на просмотр и чтение всех документов и доступ на создание и изменение «своих» документов.
  • Руководитель проекта – работник, имеющий полный доступ к документам проекта, которым он непосредственно управляет; имеющий доступ на просмотр и чтение всех документов прочих проектов.
  • Администратор проекта – работник, имеющий полный доступ к документам проекта, за администрирование деятельности которого он несет ответственность; имеющий доступ на просмотр и чтение всех документов прочих проектов.
  • Координаторы программы проектов - работники, имеющие полный доступ к документам программы проектов.
  • Технический писатель – работник, имеющий полный доступ к документам всех проектов.
  • Администраторы КИП – работники отдела ИТ-поддержки, осуществляющие поддержку и сопровождение КИП; имеют полный доступ ко всем документам.

Порядок размещения проектных документов

  1. Администраторы проектов несут ответственность за размещение проектных документов на КИП. Структура электронного репозитория проекта приведена в приложении № 1.
  2. В целях упрощения идентификации и классификации Уставами проектов закреплены правила кодификации документов. Правила кодификации приведены в приложении № 2.
  3. В папке «Управление проектами» (1) (1 - номер папки в структуре электронного репозитория, приведенной в приложении № 1; в этой папке консолидируется именно управленческая документация проекта: приказы, протоколы, запросы на изменения и т.д.) необходимо размещать финальные версии документов в двух форматах: формате PDF и в формате разработки документа (Word, Excel, Power Point и т.д.). Периодичность размещения – еженедельно (до 12.00 пятницы).
  4. В папке «Результаты проекта» (2) необходимо размещать финальные версии документов (2 - номер папки в структуре электронного репозитория, приведенного в приложении № 1; в этой папке размещаются финальные версии проектных документов, т.е. согласованные и подписанные. Структура этой папки аналогична структуре папки «Рабочие материалы») - результатов фазы проекта. Документы необходимо размещать в двух форматах: формате PDF и в формате разработки документа (Word, Excel, Power Point и т.д.). Периодичность размещения зависит от сроков окончания фазы проекта.
  5. В папке «Рабочие материалы» (3) (3 - номер папки в структуре электронного репозитория, приведенного в приложении № 1.  Структура этой папки аналогична структуре папки «Результаты проекта»; в этой папке размещаются промежуточные версии документов, фиксирующие прохождение этапов согласования. Однозначно сказать, что эти промежуточные версии никогда не понадобятся, нельзя, поэтому рекомендуется их также хранить на портале, но это не является жестким требованием. Если в компании будет принято решение хранить только финальные версии, то необходимость в этой папке отпадает) следует размещать версии документов, фиксирующие прохождение каждого этапа согласования.  Документы необходимо размещать в двух форматах: формате PDF и в формате разработки документа (Word, Excel, Power Point  и т.д.). Периодичность размещения – еженедельно (до 12.00 пятницы).
  6. В папке «Шаблоны и примеры» (4) необходимо размещать шаблоны и примеры заполнения документов в формате разработки документа (Word, Excel, Power Point  и т.д.). Периодичность размещения – по мере разработки шаблонов и примеров. За размещение документов в папке «Шаблоны и примеры» несет ответственность Технический писатель.

Порядок актуализации проектных документов

  1. Для осуществления контроля за полнотой и версионностью размещенных проектных документов Администратор проекта еженедельно актуализирует и размещает в корневой папке проекта (1-й уровень структуры) реестр проектных документов. Шаблон реестра приведен в приложении № 3.
  2. Координатор проекта еженедельно (до 16.00 по пятницам) проводит мониторинг размещенных проектных документов (на основании реестра проектных документов), а также проверяет соблюдение правил размещения проектных документов.
  3. По завершении проекта Координатор программы, в которую включен проект, формирует архив проектных документов, отмечая их наличие на портале в контрольном листе приемки архива (приложение № 4). После проверки документов Координатор программы переносит проектную папку в раздел «Архив».

Приложение № 1. Структура электронного проектного репозитория

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Приложение № 2. Правила кодификации проектных документов

В целях упрощения идентификации и классификации шифры проектной документации присваиваются по следующему правилу:

Примерный шифр проекта: P_F_TTT_ NNN Название документа _YYYY-MM-DD,

где:

P – код проекта;

F – код фазы проекта;

TTT – тип документа;

NNN – порядковый номер документа;

YYYY-MM-DD - дата создания документа в формате ГГГГ-ММ-ДД.

Например, АСДОУ.1.ТЗ.001.2012.11.01,

         АСДОУ.1.ПРТ.030.2012.12.11

Коды документов

Раздел кода

Код

Документ

PP

АСДОУ

Автоматизированная система документационного обеспечения управления проектами

F

1

Фаза 1. Подготовка проекта

2

Фаза 2. Развертывание СЭД

3

Фаза 3. Обучение пользователей

4

Фаза 4. Опытная эксплуатация

5

Фаза 5. Передача СЭД в промышленную эксплуатацию

TTT

АКТ

Акт

ИЗМ

Запрос на изменение объема проекта

ОИ

Операционные инструкции

ПМИ

Программа и методика испытаний СЭД

ПОЛ

Положения

ПР

Проектные решения

ПРГ

Программа

ПРЗ

Презентации

ПРТ

Протокол

ПСМ

Письмо

РЕГ

Регламент

РСЗxxx

Реестр замечаний к документу, где xxx - код документа

РСП

Реестр проблем

РСР

Реестр рисков

РСТ

Реестр

СПР

Спецификации на разработки

ОТП

Отчет о статусе проекта

ТЗ

Техническое задание

ТИ

Технологическая инструкция

УСТ

Устав проекта

ЧТЗ

Частное техническое задание

NNN

с 001 по 999

Порядковый номер документа внутри функциональной области

 Приложение № 3. Шаблон реестра проектных документов

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Ведение портала в части проектной документации

Н. В. Артонкина,  координатор программы проектов ИТ-компании

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль