Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

178
ОАО «Орелоблэнерго» было основано в 1985 году, сначала в форме производственного объединения, затем организация преобразовалась в открытое акционерное общество. Основные виды деятельности компании – это передача, распределение электроэнергии и обеспечение работоспособности электрических сетей. Свою деятельность компания осуществляет в областном центре, пяти городах и 17 районных центрах. На данный момент компания имеет шесть филиалов. Стремительный рост организации требует более совершенного процесса документооборота, а также удобной системы поиска и хранения корпоративной информации. Поэтому руководство компании ОАО «Орелоблэнерго» задумалось о внедрении системы электронного документооборота с целью оптимизации делопроизводственных процессов,.

Причины внедрения СЭД

Внедрением системы электронного документооборота предполагалось решить следующие проблемы в компании:

  1. Уменьшить объем документооборота и оптимизировать обработку документов.
  2. Повысить оперативность обработки информации и документации.
  3. Устранить потери документов.
  4. Увеличить скорость каталогизации документов.
  5. Сократить время на поиск, согласование и  подписание документов.
  6. Наладить документооборот между филиалами и головным офисом.

Основные цели внедрения СЭД в ОАО «Орелоблэнерго» – рациональное построение документооборота путем поддержки полного цикла жизни документа, в том числе при взаимодействии филиалов компании, обеспечение бесперебойного обмена информацией, а также удобный поиск файлов.

Процесс и критерии выбора системы

В первую очередь СЭД мы планировали внедрить для существенной минимизации бумажного документооборота, а также для обеспечения взаимодействия сотрудников в системе для работы с основными задачами компании. Помимо этого была важна скорость поиска документов и организация удобного хранилища файлов. Бюджет проекта тоже сыграл немаловажную роль, как и стоимость дальнейшей технической поддержки и непосредственно внедрения системы.

Для определения окончательных целей внедрения СЭД и формирования приоритетных факторов выбора был проведен анализ, который показал, что 80-95% корпоративной информации хранится в бумажных документах, причем 20% документов регулярно теряется либо приходит в такое состояние, что их дальнейшее использование невозможно. В связи с этим были выявлены основные «болевые» точки и сформулирован список требований к СЭД, а именно:

  •  соответствие системы государственным стандартам делопроизводства с учетом специфики отрасли;
  •  создание эффективной системы обмена информацией между сотрудниками;
  •  обеспечение быстрого обмена информацией между филиалами компании;
  •  гибкая настройка прав доступа к документам; 
  •  возможность дистанционной работы в системе;
  •  обеспечение автоматизированного рабочего места пользователя такими возможностями, как: просмотр документов и поручений, получение информационных сообщений от системы, создание новых документов и поручений, осуществление поиска документов, а также просмотр информации о сотрудниках и выполнение навигации по системе;
  •  учет сложности организационной структуры компании при автоматизации рабочих мест руководящего состава;
  •  возможность самостоятельной настройки нестандартного маршрута документов (например, утверждения заявки на оплату);
  •  создание системы контроля исполнения поручений;
  •  возможность создания задач и документов из приложений MS Office: Word, Excel, Outlook в рамках интеграции с MS Office;
  •  удобное, структурированное хранение файлов и документов.

К поиску оптимальной СЭД каждая компания подходит с разных сторон: у кого-то в штате есть необходимый специалист, который разбирается в продуктах, имеющихся на современном рынке СЭД, и знаком с последними новинками; кто-то ориентируется на мнение партнеров и прочих дружественных компаний; есть компании, руководство которых «уговаривает» на покупку той или иной СЭД красноречивый менеджер. В компании «Орелоблэнерго» на окончательный выбор СЭД повлияло мнение сотрудника из руководящего состава, который предложил рассмотреть для  внедрения систему Synergy Center.

Synergy Center – это система электронного документооборота и управления деятельностью компании, которая позволяет гибко настроить конструктор процессов документооборота, учитывая структуру компании, а также контролирует выполнение оперативных задач как отдельно взятого сотрудника, так и рабочей группы в целом. Сама система интуитивно понятна и удобна в использовании и дает возможность дистанционного доступа пользователям 24 часа в сутки 7 дней в неделю с любого мобильного устройства при наличии сети Интернет, таким образом позволяя держать все рабочие дела под контролем.

Не нужно надеяться, что после внедрения все текущие проблемы документооборота моментально исчезнут. Совместно с внедрением СЭД в компании необходимо регулярно анализировать и корректировать жизненный цикл документов и их маршруты и оптимизировать технологические цепочки.

В практическом смысле корректировка жизненного цикла документов означает, что во время движения документа происходит модификация маршрутов, форм документов и ролевых сценариев участников документооборота.

Кроме того, не стоит думать, что найдется идеальная система, учитывающая все интересы вашей компании. Любая СЭД требует качественной работы по адаптации к условиям документооборота в конкретной организации. Важно, чтобы выбранную СЭД можно было легко настроить под нужды компании, а также при необходимости внедрить расширенный  функционал.

Выбранная нами система Synergy Center должна была полностью устранить  найденные «болевые» точки в компании. Таким образом, был завершен первый этап – подбор оптимальной для нашей организации СЭД.

Осуществление предпроектного обследования 

Организация электронной системы управления в компании – задача, требующая усилий специалистов разных профилей. Начиная с момента окончательного решения о внедрении СЭД до ввода системы в эксплуатацию, происходит сложный и длительный процесс.

В рамках внедрения СЭД Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»  специалистами со стороны исполнителя была проведена масштабная работа с сотрудниками нашей компании, занятыми в сфере делопроизводства (секретарями, помощниками руководителей и другими сотрудниками, участвующими в процессе документооборота компании), были выявлены конкретные маршруты каждого из типов документов, особенности их регистрации и другие важные моменты, кроме того, документы были отсортированы по степени их секретности. Также был проведен анализ организационной структуры и основных бизнес-процессов компании и описана схема движения документов.

Такое предпроектное исследование происходило сверху вниз по организационной структуре, т.е. информация сначала собиралась у высшего и среднего руководящего звена, затем процесс сбора продолжился у специалистов, непосредственно имеющих дело с документооборотом.

На ранних стадиях обследования для сбора первичной информации была сформирована особая группа сотрудников, которые были в курсе того, что происходит в каждом конкретном подразделении, особенно в той части, что подлежит автоматизации. Со стороны исполнителя предлагалось пройти анкетирование по вопросам, связанным с внедрением электронного документооборота на предприятии.

Как правило, это были вопросы о потоке документов, их количестве, сроках поступления и передачи, маршрутах прохождения, степени конфиденциальности и др.

На основании информации, полученной в результате анализа предметной области, была построена модель документооборота для нашей компании (рис. 1). На входе – поступление различной корреспонденции (распоряжения, проекты, заявки и т.д.), на выходе  –  данные или объекты, появившиеся в результате выполнения работы  (положения, отчеты, приказы, справки, календарный план).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 1. Модель процессов документооборота

Бизнес-процессы документооборота в целом были разделены на три категории:

  • Прием и учет входящей документации.
  •  Обработка внутренних документов.
  •  Формирование исходящей информации.

Эти данные использовались при разработке мероприятий по настройке средств автоматизации для обработки документов.

Процесс автоматизации: настройка системы

Внедрение СЭД Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго» осуществлялось сотрудниками Института высоких технологий БелГУ (ИВТ БелГУ) – разработчиками СЭД. В рамках базовой настройки документооборота в системе Synergy Center было сделано следующее:

  • определены типы документов;
  • настроена регистрационная карточка для каждого типа документа;
  • сформированы маршруты движения документов;
  • распределены права доступа пользователей к документам;
  •  определены  другие  характеристики,  которые  влияют на  работу  с документами.  

Типы документов

При определении типов документов принимали во внимание два критерия: параметры документа (перечень его реквизитов) и назначение документа (особенности его использования). На основании проведенного анализа группой внедрения были выделены следующие типы документов:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • служебная записка;
  • протокол.

Настройка регистрационной карточки

СЭД Synergy Center настроили в ОАО «Орелоблэнерго» так, что каждому типу документа теперь соответствует своя регистрационная карточка (рис. 2).  Система дает возможность достаточно гибко настраивать карточку каждого типа документа путем добавления нужных полей. Набор полей определяется необходимостью качественного поиска.

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 2. Создание регистрационной карточки документа

Для каждого поля, значение которого выбирается из справочника, должен быть создан дополнительный (пользовательский) справочник, в котором будут заданы все возможные значения этого поля (рис. 2, 3).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 3. Записи справочника

Справочники используются для упрощения заполнения полей карточки. Удобнее и надежнее не заполнять поля вручную, а там, где это возможно, подставить данные из соответствующего справочника (рис. 4).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 4. Добавление поля из Справочника в карточке документа «Входящие документы»

Маршруты движения документов

На обработку внутренних документов и формирование исходящей информации повлияла модель маршрута документа, включающая следующие этапы:

  • подготовка документа;
  • анализ документа;
  • согласование;
  • утверждение;
  • подписание.

В процессе обработки входящих документов были задействованы следующие блоки (рис. 5):

  • получен;
  • на рассмотрении;
  • исполнение;
  • архив.

     Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»          

Рис. 5. Схема обработки входящих документов

Автоматизация процесса «Входящий документ»

Далее мы детально рассмотрим, как был автоматизирован один из важнейших процессов «Входящий документ», предназначенный для автоматизации работы с входящей корреспонденцией, т.к. этот процесс наиболее популярен среди специалистов ОАО «Орелоблэнерго».

Маршрут входящего документа настроен следующим образом:

  1. Регистрация. Входящий номер присваивается автоматически. Далее заполняется регистрационная карточка с атрибутами. Корреспондент отправляет адресату необходимую документацию. Затем сотрудник принимает документ и смотрит, существует ли такой корреспондент в справочнике; если нет, то заводит в нем новую запись. После этого сотрудник анализирует полученный документ и регистрирует его. Этапы регистрации: 

  • создается карточка, формируется номер;
  • записывается дата регистрации;
  • указывается дело и другие атрибуты.

  1. Рассмотрение.  После рассмотрения присваивается резолюция на исполнение (например, «Создать задачу по исполнению»), далее документ предоставлен к работе ответственному работнику – исполнителю. Руководитель получает уведомления о процессе работы. Рассмотрение входящего документа получателем происходит следующим образом: руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного.
  2. Контроль. Автором входящего документа контролируется исполнение поручения по зарегистрированному документу. После вынесения резолюции на исполнение создается соответствующее поручение, выполнение которого потом легко Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»отследить.
  3. Отправка в архив. Входящая корреспонденция отправляется в хранилище.  Вносится пометка об исполнении документа, далее он переносится в электронное хранилище. Затем документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в архив электронного хранилища.

В Synergy Center каждому документу соответствует своя карточка и процесс, определяющий порядок работы с документом, также распределяются права доступа пользователей. При переходе на следующий этап согласования каждый участник процесса автоматически получает об этом уведомление в системе (рис. 6).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 6. Всплывающее окно «Новое событие»

При установке соответствующих настроек пользователь может получать уведомление о событии в виде всплывающего окна или сообщения на свой электронный адрес (рис. 7).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 7. Уведомление на электронную почту

Права доступа пользователей к документам

Для работы в системе создаются группы прав, посредством которых пользователи системы получают доступ: к объектам системы, на инициирование типов документов, к папкам хранилища документов.

Чтобы наладить работу с процессами, было настроено дерево, в котором раскрыта проектная деятельность организации. Дерево управления состоит из элементов управления, которые отличаются набором прав для каждой роли.

Далее мы расскажем о других возможностях системы, которые были настроены в нашей организации.

Электронное хранение 

Все управление в ОАО «Орелоблэнерго» осуществляется через документы, а они, в свою очередь, после исполнения попадают в электронный архив. На языке системы  этот раздел называется «Хранилище документов» (рис. 8). Использование электронного хранилища системы Synergy Center дает следующие преимущества:

  • сохранность документа. В отличие от бумаги, электронный документ нельзя случайно повредить, порвать или пролить на него кофе;
  • надежность хранения. Документ, загруженный в хранилище, будет храниться десятки и сотни лет. Его невозможно потерять или утратить;
  • безопасность. С электронным документом работает только тот сотрудник, которому он необходим. Электронный документ не попадается на глаза посторонним;
  • легкость поиска. Все электронные документы всегда под рукой. Любой документ можно найти в течение минуты;
  • простота доставки. Электронные документы не надо никуда носить (например, для сбора подписей), их доставка осуществляется мгновенно;
  • одновременная работа. С электронным документом могут одновременно работать несколько пользователей.

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис.8. Пункт меню «Хранилище документов»

Контроль исполнения 

Для успешного и эффективного управления различными процессами в организации нужно иметь возможность получать достоверную информацию о сроках и качестве исполнения задач и проектов. Зачастую руководителю бывает непросто контролировать весь объем поручений, получаемый сотрудниками, объективно оценивать реальную загруженность персонала, собирать все данные о проделанной работе. Эту проблему смогла решить СЭД Synergy Center.

 Внедрение в нашей компании СЭД позволило перейти на качественно новый уровень контроля исполнительской дисциплины, поскольку теперь любой документ либо задание, поступающие сотруднику, сохраняются в системе, что как минимум исключает возможность их потери или отговорок «такого поручения не было».

Каждый участник документооборота может сам вести контроль исполнения документов, автором которых он является, в пункте меню системы «Контроль моих процессов». Работать со списком процессов достаточно легко: объекты могут быть сгруппированы с применением фильтров и выстроены по дате создания, типу документа, состоянию процесса и др. Использование данной фильтрации позволяет понять, какой объект требует контроля (рис. 9).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 9. Пункт меню «Контроль моих процессов»

Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность, которые предусмотрены в системе в пункте меню «Отчеты».

Если руководителю необходимо получить данные по активности пользователя при выполнении задач, он  может сформировать отчет по определенным параметрам (рис. 10), используя для этого пункт меню «Реестр по задачам» (рис. 11).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 10. Результирующий файл сформированного отчета

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 11. Пункт меню «Реестр по задачам»

Развернутую информацию о том, когда сотрудник последний раз совершал вход в задачу или об активности в задаче, руководитель может получить в отчете «Статистика пользования системой» (рис. 12, 13).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 12. Пункт меню «Статистика пользования системой»

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 13. Результирующий файл сформированного отчета

Для получения статистической информации по исполнению сроков задач по выбранному типу документов (входящие/исходящие письма, приказы, служебные записки и т.д.), которые находятся в определенном состоянии (на подготовке, на рассмотрении, на подписании и т.д.), существует отчет «Исполнительская дисциплина» (рис. 14, 15)

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 14. Пункт меню «Исполнительская дисциплина»

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 15. Результирующий файл сформированного отчета

Отчет «Статистика по документам» позволяет отследить количество созданных выбранным пользователем документов (входящие/исходящие письма, приказы, служебные записки и т.д.), причем сортировка документов происходит по их статусам (действующий, не вступил в силу, просрочен и т.д.) (рис. 16).

Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

Рис. 16. Отчет «Статистика по документам»

Сформированный отчет выгружается в приложение MS Excel. После обработки представленных в этом виде отчетов руководитель может быть проинформирован, чем занят его сотрудник, а сотрудник может быть уверен, что исполнил все поручения руководителя.

Обучение сотрудников компании работе в СЭД

Обучение сотрудников включало отдельные курсы для администратора системы Synergy Center и для обычных пользователей.

Обучающий курс администратора СЭД состоял из ответов на следующие вопросы:

  • как установить систему на сервер;
  • как установить и настроить клиентскую часть системы;
  • как обеспечить работу и настроить систему под нужды компании;
  • как настроить и редактировать базу пользователей системы;
  • как администрировать систему.

Обучение сотрудников и руководителей происходило в формате презентации, которая содержала в себе всю необходимую информацию о СЭД, ее функционале, возможностях и полезных особенностях.

Опытная эксплуатация заключалась в работе специалистов ОАО «Орелоблэнерго» с настроенной СЭД с целью дальнейшей передачи системы в промышленную эксплуатацию. Для самостоятельного изучения система содержит подробное руководство пользователя.

Внедрение и опытно-промышленная эксплуатация системы: проблемы и пути их решения

  Проблемы при внедрении СЭД можно разделить на три основных категории:  организационные, психологические и  технические.

  Так, перед непосредственным началом внедрения компания столкнулась с первой организационной проблемой. Дело в том, что из-за территориальной распределенности филиалов  ОАО «Орелоблэнерго»  по всей области пришлось создавать рабочую группу и организовывать приезд необходимых сотрудников в центральный офис для обучения. Основная сложность состояла в том, чтобы оставить филиалы на некоторый срок без руководящего состава.

На начальном этапе внедрения у пользователей возникали психологические трудности.

Некоторые пользователи достаточно консервативны, чтобы не относиться с легкостью к такому нововведению в компании, как СЭД. Таким сотрудникам пришлось привыкать создавать документ в системе, а не по старинке нести его руководителю в кабинет.

Технические трудности также не обошли сотрудников стороной, периодически возникали такие вопросы:

 «Как создать документ?», «Как запустить процесс работы с документами?», В ходе эксплуатации появились и другие вопросы, например: «В какой папке сейчас находится документ?», «На какой стадии находится бизнес-процесс?» и т.д.

Но со временем все знания, полученные сотрудниками во время обучения, были применены ими на практике, а ответы на возникающие вопросы сотрудники могут получить в руководстве пользователя, «зашитом» в самой системе.

В работу с системой по очереди вводились разные отделы: руководящий состав, бухгалтерия, делопроизводственное подразделение в головном офисе компании и в каждом филиале. Для этого была разработана эталонная бизнес-модель всех процессов. Но постепенно в работу с системой были переведены и все филиалы компании. В связи с этим с помощью встроенного в программу Senergy Center редактора бизнес-процессов удалось внести изменения в эталонную модель бизнес-процесса с учетом включения в работу новых участников процесса. Так, например, были пересмотрены требования к структуре электронного хранилища документов.

Хранилище документов было решено распределить строго по филиалам, т.е. сотрудники каждого филиала получили доступ только к документам, необходимым их филиалу: это помогло систематизировать хранение документов для каждого филиала, исключить путаницу и избавиться от ненужных документов. 

Таким образом, ситуация с учетом документов филиалов стала более прозрачной, помогающей быстро ориентироваться в корпоративной информации и эффективно выстраивать рабочий процесс.

Несмотря на некоторые проблемы, возникавшие в процессе внедрения СЭД и во время промышленной эксплуатации, результат от работы в системе заметен уже сейчас. Работа в компании стала значительно эффективней, а процесс документооборота –  быстрей и удобней. На данный момент доступ к СЭД имеют все работники в компании, которым это необходимо. Продолжение внедрения СЭД Synergy Center возможно вместе с дальнейшим ростом компании и увеличением количества сотрудников, которым нужно будет работать в системе.

Сегодня благодаря внедрению СЭД в компании у сотрудников появилась возможность очно или заочно проводить качественный анализ положения дел на текущий момент, отслеживать ход проектных работ и выполнения важных задач посредством функционала системы Synergy Center. Надеемся, что и в дальнейшем функционал внедренной системы будет расти, а значит, будет расти профессионализм сотрудников «Орелоблэнерго» и качество предоставляемых нашей организацией услуг.

В.Н. Кокаревич, начальник управления по работе с персоналом и управления
организационного и документационного  обеспечения ОАО «Орелоблэнерго»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль