Роль специалистов в сфере ДОУ в успешной интеграции компании в новую структуру

96
В компании сменились владельцы, а сама организация стала частью крупного холдинга. Что специалисты по документационному обеспечению управления могут сделать для успешной интеграции компании в новую структуру? Как избежать рисков, связанных с изменением организационной структуры, и каким образом эти изменения могут сказаться на нашей ежедневной деятельности? Об этом поговорим в статье.

При реорганизации, являющейся следствием поглощения организации более крупной коммерческой структурой, встают вопросы управления процессами, проходящими сквозь всю иерархию новой организационной структуры. Такие процессы обычно называют сквозными и именно к этой группе процессов относятся процессы документооборота и документационного обеспечения управления.

Таким образом, именно на представляемое вами подразделение ляжет максимальная нагрузка в части интеграции в новую структуру управления.

К основным сложностям службы ДОУ в этом случае можно отнести масштабирование используемой в холдинге системы электронного документооборота на представляемую вами организацию либо, если у вас уже используется СЭД, переход с используемой в настоящий момент системы на ту, что используется в холдинге в целом. Безусловно, существует вероятность и «обратного» масштабирования или миграции, однако, как показывает опыт, именно СЭД, с которой взаимодействует руководство холдинга, и становится в дальнейшем системой электронного документооборота всей организации в целом. Рассмотрим риски каждой из этих ситуаций в отдельности, учитывая при этом, что их сходство в обеих ситуациях достаточно велико, а наиболее вероятный путь развития ситуации - это масштабирование системы холдинга.

Масштабирование СЭД холдинга на вашу организацию подразумевает, что на момент объединения компаний в представляемой вами организации собственная система электронного документооборота не эксплуатируется. То есть это означает, что документооборот в организации ведется по старинке на бумаге либо для этих целей может использоваться неспециализированное программное обеспечение, к примеру, журналы регистрации документов могут вестись в Microsoft Еxcel, также как и контроль исполнения документов.

В этом случае проект масштабирования очень близок по своей сути к проекту внедрения СЭД в организации в целом и состоит из следующих этапов:

  • Обследование системы документооборота организации, выделение и документирование процессов документационного обеспечения управления, подлежащих автоматизации.
  • Внедрение нормативной базы автоматизируемого документооборота либо, если это невозможно, ручное регулирование переходного периода.
  • Функциональное сопоставление внедряемой системы с требованиями к автоматизируемым процедурам ДОУ.
  • Обеспечение работников, занятых в процедурах обработки документации, требуемым аппаратным обеспечением: персональными компьютерами, периферийными устройствами, т.е. подготовка АРМ - автоматизированных рабочих мест.
  • Унификация системных справочников, адресных книг и маршрутов прохождения документов.
  • Обучение работников службы ДОУ и прочих заинтересованных лиц надлежащему взаимодействию с системой.
  • Опытная эксплуатация, при которой фактически одновременно эксплуатируются обе модели документооборота — старая и новая.
  • Промышленная эксплуатация внедренной системы, при которой для работы с документами используется уже новая СЭД.

Роль специалистов в сфере ДОУ в успешной интеграции компании в новую структуруОсновные риски в таком проекте следующие:

Во-первых, жесткое разделение на «до внедрения» и «после» может привести к тому, что весь комплекс документов, ранее наработанный организацией, будет недоступен для эксплуатантов СЭД; иначе говоря, работа со старыми документами будет производиться так же, как и раньше.

Решить эту проблему можно с помощью ретроконверсии документации текущего делопроизводства, то есть потребуется оцифровать эти документы и ввести их в систему таким образом, чтобы работа с ними была продолжена уже в СЭД.

Во-вторых, если ваша организация ранее работала с СЭД и миграция данных уже имела место, то риском является как раз некорректное ее (миграции) проведение.

Во избежание этого обязательной дополнительной процедурой является валидация мигрированных данных в новой системе: установление их целостности, полноты и корректности.

В-третьих, существует вероятность, что отдельная часть работников службы ДОУ будет иметь значительные затруднения при переходе на новую систему.

Для минимизации этого риска потребуется надлежащая регламентация новой системы документооборота организации уже в структуре холдинга, причем, регламентирован должен быть каждый процесс в отдельности и таким образом, чтобы сам регламент мог использоваться и в справочных, и в учебных целях. Дополнительно к этому в случае выраженной реализации риска необходимо назначить и по-возможности обучить у вендора системы электронного документооборота определенную небольшую группу сотрудников, которые в дальнейшем станут инструкторами СЭД. Их задачей дополнительно к остальным обязанностям станет помощь тем работникам, которые медленнее других обучаются работе с системой; они же должны стать «первой линией» реакции на нештатное поведение системы.

В-четвертых, существует риск столь кардинального изменения процедур документооборота, что последний, вместо осуществления функций поддержки системы управления предприятием, оторвется от нее и станет обузой.

Для исключения этого риска может потребоваться дополнительный переходный период на реорганизацию процессов управления и встраивание их в ландшафт процессов управления холдинга — с одной стороны, а с другой — на изменение процессов документационного обеспечения управления для того, чтобы обеспечить их актуальность и соответствие требованиям бизнеса.

Таким образом, при интеграции процессов документационного обеспечения управления в ландшафт соответствующих процедур холдинга существует достаточно большое количество рисков, которых, тем не менее, можно успешно избежать либо уменьшить их негативное влияние на процесс интеграции в целом. Основной же задачей при этом остается повышение эффективности системы ДОУ в целом за счет использования ресурсов холдинга и минимизация отклонений при прохождении различных видов документации в структуре в целом.

СЛОВАРЬ

Ретроконверсия, или ретроспективная конверсия – это промышленный (т.е. в больших объемах) перевод текстовых данных из графического вида в цифровой машиночитаемый вид путем сканирования и автоматического распознавания либо вручную.

Валидация - это процесс проверки данных на соответствие неким заранее известным правилам (формату, требованиям).

А.А. Назаренко, руководитель группы консалтинга, INLINE Technologies

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль