Секретариат

Роль специалистов в сфере ДОУ в успешной интеграции компании в новую структуру

  • 23 мая 2016
  • 102

В компании сменились владельцы, а сама организация стала частью крупного холдинга. Что специалисты по документационному обеспечению управления могут сделать для успешной интеграции компании в новую структуру? Как избежать рисков, связанных с изменением организационной структуры, и каким образом эти изменения могут сказаться на нашей ежедневной деятельности? Об этом поговорим в статье.

При реорганизации, являющейся следствием поглощения организации более крупной коммерческой структурой, встают вопросы управления процессами, проходящими сквозь всю иерархию новой организационной структуры. Такие процессы обычно называют сквозными и именно к этой группе процессов относятся процессы документооборота и документационного обеспечения управления.

Таким образом, именно на представляемое вами подразделение ляжет максимальная нагрузка в части интеграции в новую структуру управления.

К основным сложностям службы ДОУ в этом случае можно отнести масштабирование используемой в холдинге системы электронного документооборота на представляемую вами организацию либо, если у вас уже используется СЭД, переход с используемой в настоящий момент системы на ту, что используется в холдинге в целом. Безусловно, существует вероятность и «обратного» масштабирования или миграции, однако, как показывает опыт, именно СЭД, с которой взаимодействует руководство холдинга, и становится в дальнейшем системой электронного документооборота всей организации в целом. Рассмотрим риски каждой из этих ситуаций в отдельности, учитывая при этом, что их сходство в обеих ситуациях достаточно велико, а наиболее вероятный путь развития ситуации - это масштабирование системы холдинга.

Масштабирование СЭД холдинга на вашу организацию подразумевает, что на момент объединения компаний в представляемой вами организации собственная система электронного документооборота не эксплуатируется. То есть это означает, что документооборот в организации ведется по старинке на бумаге либо для этих целей может использоваться неспециализированное программное обеспечение, к примеру, журналы регистрации документов могут вестись в Microsoft Еxcel, также как и контроль исполнения документов.

В этом случае проект масштабирования очень близок по своей сути к проекту внедрения СЭД в организации в целом и состоит из следующих этапов:

  • Обследование системы документооборота организации, выделение и документирование процессов документационного обеспечения управления, подлежащих автоматизации.
  • Внедрение нормативной базы автоматизируемого документооборота либо, если это невозможно, ручное регулирование переходного периода.
  • Функциональное сопоставление внедряемой системы с требованиями к автоматизируемым процедурам ДОУ.
  • Обеспечение работников, занятых в процедурах обработки документации, требуемым аппаратным обеспечением: персональными компьютерами, периферийными устройствами, т.е. подготовка АРМ - автоматизированных рабочих мест.
  • Унификация системных справочников, адресных книг и маршрутов прохождения документов.
  • Обучение работников службы ДОУ и прочих заинтересованных лиц надлежащему взаимодействию с системой.
  • Опытная эксплуатация, при которой фактически одновременно эксплуатируются обе модели документооборота — старая и новая.
  • Промышленная эксплуатация внедренной системы, при которой для работы с документами используется уже новая СЭД.

Роль специалистов в сфере ДОУ в успешной интеграции компании в новую структуруОсновные риски в таком проекте следующие:

Во-первых, жесткое разделение на «до внедрения» и «после» может привести к тому, что весь комплекс документов, ранее наработанный организацией, будет недоступен для эксплуатантов СЭД; иначе говоря, работа со старыми документами будет производиться так же, как и раньше.

Решить эту проблему можно с помощью ретроконверсии документации текущего делопроизводства, то есть потребуется оцифровать эти документы и ввести их в систему таким образом, чтобы работа с ними была продолжена уже в СЭД.

Во-вторых, если ваша организация ранее работала с СЭД и миграция данных уже имела место, то риском является как раз некорректное ее (миграции) проведение.

 

Во избежание этого обязательной дополнительной процедурой является валидация мигрированных данных в новой системе: установление их целостности, полноты и корректности.

В-третьих, существует вероятность, что отдельная часть работников службы ДОУ будет иметь значительные затруднения при переходе на новую систему.

Для минимизации этого риска потребуется надлежащая регламентация новой системы документооборота организации уже в структуре холдинга, причем, регламентирован должен быть каждый процесс в отдельности и таким образом, чтобы сам регламент мог использоваться и в справочных, и в учебных целях. Дополнительно к этому в случае выраженной реализации риска необходимо назначить и по-возможности обучить у вендора системы электронного документооборота определенную небольшую группу сотрудников, которые в дальнейшем станут инструкторами СЭД. Их задачей дополнительно к остальным обязанностям станет помощь тем работникам, которые медленнее других обучаются работе с системой; они же должны стать «первой линией» реакции на нештатное поведение системы.

В-четвертых, существует риск столь кардинального изменения процедур документооборота, что последний, вместо осуществления функций поддержки системы управления предприятием, оторвется от нее и станет обузой.

Для исключения этого риска может потребоваться дополнительный переходный период на реорганизацию процессов управления и встраивание их в ландшафт процессов управления холдинга — с одной стороны, а с другой — на изменение процессов документационного обеспечения управления для того, чтобы обеспечить их актуальность и соответствие требованиям бизнеса.

Таким образом, при интеграции процессов документационного обеспечения управления в ландшафт соответствующих процедур холдинга существует достаточно большое количество рисков, которых, тем не менее, можно успешно избежать либо уменьшить их негативное влияние на процесс интеграции в целом. Основной же задачей при этом остается повышение эффективности системы ДОУ в целом за счет использования ресурсов холдинга и минимизация отклонений при прохождении различных видов документации в структуре в целом.

СЛОВАРЬ

Ретроконверсия, или ретроспективная конверсия – это промышленный (т.е. в больших объемах) перевод текстовых данных из графического вида в цифровой машиночитаемый вид путем сканирования и автоматического распознавания либо вручную.

Валидация - это процесс проверки данных на соответствие неким заранее известным правилам (формату, требованиям).

А.А. Назаренко, руководитель группы консалтинга, INLINE Technologies

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.