Внедрение системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»

125
Системы электронного документооборота могут внедряться разными способами. Одни компании предпочитают, чтобы все работы выполняла специализированная ИТ-компания. Другие внедряют основной функционал при помощи подрядчика, а дальнейшее развитие системы ведут собственными силами. Примером такого подхода является внедрение системы электронного документооборота на заводе ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО».

Предпосылки внедрения

Компания КНАУФ - лидер строительного комплекса России, крупнейший немецкий инвестор в строительной отрасли России, Украины, Казахстана и Молдовы, производящий высококачественную продукцию из местного сырья с привлечением местных специалистов. На территории России в настоящий момент действуют 10 производственных предприятий КНАУФ и 9 маркетинговых фирм (в том числе  «КНАУФ-Маркетинг Красногорск»), а также разветвленная сеть учебных центров. Кроме того, успешно функционируют еще три предприятия в Украине, три - в Казахстане и по одному - в Молдове и Узбекистане, созданы маркетинговые фирмы в Украине, Казахстане, Белоруссии и Узбекистане, открыты представительства в Грузии и Азербайджане.

Внедрение системы электронного документооборота, описанное в статье, производилось на производственном предприятии ООО  «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО».

Численность сотрудников ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» составляет примерно 450 человек, из них около 100 являются пользователями компьютерной сети предприятия. В документооборот, так или иначе, вовлечены сотрудники всех подразделений предприятия, начиная с генерального директора и заканчивая сотрудниками филиала завода в Архангельске и карьера в поселке Светлый Архангельской области.

В компании «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» для автоматизации работы с документами с 1999 г. использовалась система DocsOpen канадской компании PCDocs. По сути, это была не система документооборота, а структурированное хранилище электронных документов. В силу этой ограниченности по функционалу со временем DocsOpen перестала удовлетворять потребностям компании. Кроме того, разработчик прекратил поддержку этой системы, что сделало практически невозможным ее развитие.  

В итоге руководство «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»  решило устранить эти проблемы за счет внедрения современной системы электронного документооборота, которая позволила бы согласовывать и подписывать документы в электронном виде.

Выбор системы и подрядчика

При выборе системы документооборота были рассмотрены эффективные решения для предприятий с числом пользователей компьютерной сети от 50 до 100 человек. Было решено учесть опыт других компаний группы, т.к. в момент выбора системы на одном из предприятий группы КНАУФ в России уже была внедрена и использовалась система Directum, а на другом – DocsVision.

Из-за того, что были получены положительные отзывы от пользователей и технических специалистов обеих систем, в дальнейшем обе системы были  рассмотрены в качестве возможного решения. И та, и другая платформа устраивали как по стоимости лицензий и внедрения, так и по своим функциональным возможностям. Свой выбор на системе DocsVision специалисты ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» остановили по нескольким причинам. Их привлекли удобный интерфейс и открытый язык программирования, используемый разработчиками. Важным фактором стала возможность настройки бизнес-процессов в системе силами своих специалистов без программирования.

После выбора платформы ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» приступило к выбору подрядчика. Специалисты компании рассматривали системных интеграторов, которые представлены в Санкт-Петербурге, имеют опыт внедрения системы DocsVision и реализованные проекты на предприятиях, сопоставимых с заводом КНАУФ.  Основных требований к подрядчику было три: наличие опыта внедрения системы, наличие штата специалистов по внедряемой системе, наличие собственных типовых решений конфигурации системы и бизнес-процессов.

В результате этого предварительного рассмотрения были отобраны три компании, которые в наибольшей степени Внедрение системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»удовлетворяли основным параметрам. Сотрудники «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» (в их числе директор предприятия, начальник канцелярии, начальник отдела ИТиС) встретились с представителями всех компаний, чтобы обсудить задачи предстоящего проекта, его рамки, предполагаемый процесс внедрения. По результатам этих переговоров ИТ-компании составили коммерческие предложения, на основе которых был проведен тендер в виде конкурса предложений. Полученные варианты сравнивались по стоимости проекта, расчетным трудозатратам подрядчика и стоимости часа работы специалиста. Кроме того, учитывались отзывы о компании и портфель реализованных проектов. В результате проведенного конкурса для внедрения системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» была выбрана компания Digital Design.

Реализация проекта

На первом этапе специалисты «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» совместно с сотрудниками Digital Design разработали техническое задание на внедрение системы, взяв за основу требования, составленные начальником канцелярии. Изначально планировалось автоматизировать ограниченный набор бизнес-процессов предприятия, связанных с документооборотом.

 Внедряемая система должна была решать следующие задачи:

  1. Создание единого хранилища для работы с документами.
  2. Автоматизация процессов делопроизводства:
    • регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
    • рассылки входящей корреспонденции внутри компании;
    • назначение поручений (резолюций по документам) и контроль их исполнения;
    • согласование внутренних документов (организационно-распорядительных документов, служебных записок и др.);
    • автоматизация процесса согласования договоров.

Далее Digital Design совместно со специалистами предприятия произвели установку и настройку системы в соответствии с техническим заданием. После тестирования СЭД было проведено обучение администратора и нескольких ключевых сотрудников – в том числе начальника канцелярии и специалистов ИТ-отдела предприятия – в Центре Технического Обучения Digital Design. Затем работе с системой были обучены и другие сотрудники предприятия – на это раз силами специалистов ИТ-отдела. Только после этого СЭД была запущена в промышленную эксплуатацию.

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем компании Digital Design, комментирует: «Модуль «Делопроизводство», входящий в состав системы, поддерживает организацию внутреннего документооборота в рамках всей организации, включая филиалы. Поиск документов в хранилище (см. рис. 1) осуществляется на основе исходных атрибутов и содержания документов. Система обеспечивает создание и рассылку заданий по поручениям (резолюциям) с указанием исполнителей и сроков исполнения. Кроме того, внедренное решение позволяет контролировать исполнительскую дисциплину».

Внедрение системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»

Рис. 1. Поиск документов в хранилище

Модуль «Управление бизнес-процессами» (см. рис. 2) позволяет организовать прозрачный управляемый процесс согласования договоров. Благодаря ему в системе построен электронный регламент процесса заключения договоров и дополнительных соглашений, охватывающий стадии внутреннего согласования договора, его подписания, передачи второй стороне, фиксирования результата рассмотрения контрагентом и, наконец, регистрации и хранения заключенных договоров (см. рис. 3).

Внедрение системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»

Рис. 2. Модуль «Управление бизнес-процессами»

Внедрение системы электронного документооборота в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»

Рис. 3. Регистрация и хранение заключенных договоров

В процессе внедрения системы электронного документооборота руководство «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» решило проводить ее дальнейшее развитие собственными силами. Для этого после запуска системы ее администратор (сотрудник ИТ-отдела завода) прошел курс обучения от компании Digital Design по настройке системы и разработке ее бизнес-процессов. Дальнейшее развитие системы электронного документооборота «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»  осуществляет своими силами.

Руководство завода и, в частности, генеральный директор оказывали всестороннюю поддержку проекту, принимая самое активное участие в обсуждении технического задания и предложенных вариантов автоматизации бизнес-процессов. Это, несомненно, поспособствовало тому, что все работы по проекту были выполнены в установленные сроки.

Развитие системы

После запуска системы в  промышленную эксплуатацию начальник канцелярии уделила пристальное внимание развитию системы для совершенствования того, что было внедрено на первом этапе проекта. От нее поступил ряд интересных предложений по развитию системы, которые были реализованы силами ИТ-специалистов «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО». В результате проведенной работы в систему  было добавлено много новых функций и бизнес-процессов. В настоящее время на предприятии благодаря СЭД  на платформе DocsVision автоматизированы следующие процессы:

  1. Внутреннее согласование договоров и дополнительных соглашений в электронном виде, в том числе и договоров филиала в Архангельске.
  2. Электронное согласование, рассылка на ознакомление  и исполнение приказов и распоряжений.
  3. Ведение протоколов совещания и контроль исполнения задач совещаний.
  4. Регистрация и маршрутизация входящей и исходящей корреспонденции.
  5. Электронное согласование заявок на закупку, сформированных в SAP.
  6. Регистрация командировочных документов.
  7. Регистрация и обработка входящих и исходящих претензий.
  8. Регистрация и маршрутизация заявок в ИТ-отдел на ввод материалов и контрагентов в SAP.

 Система электронного документооборота позволила значительно сократить затраты рабочего времени на согласование документов. Теперь всегда известно,  у кого именно нужный документ находится на согласовании, также ведется электронный архив документов. Это значительно уменьшает время на поиск документов и снимает необходимость многократного копирования бумаг для каждого заинтересованного сотрудника или подразделения. В дополнение к вышеперечисленному, система позволяет оперативно отслеживать выполнение различных заданий, что обеспечивает контроль исполнительской дисциплины. Удобной функцией, по мнению участников проекта, является механизм замещения сотрудников, при включении которого задачи работника может выполнять как он сам, так и его заместитель.

В настоящее время в ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»  ведется подготовка к переходу на новую версию системы – идет этап тестирования.

Елена Калабина, начальник канцелярии ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО»

«Я не принимала непосредственного участия во внедрении системы, поскольку приступила к работе в то время, когда СЭД была уже практически готова. Хочу отметить, что вести делопроизводство стало проще и удобнее во многих аспектах. Сканированные документы хранятся упорядоченно,  благодаря чему в любой момент времени можно легко найти нужный файл. Наиболее часто используемые функции – это сканирование и хранение документов, работа с входящими/исходящими документами и согласование договоров. Ни по одной из них нареканий нет, все работает корректно.

Надо отметить, что я довольно быстро и без проблем освоила систему в рабочем порядке. За пару дней мне показали основные принципы ее работы. И хотя в дальнейшем, конечно, возникали вопросы, но в гораздо меньшем количестве, чем ожидалось.

СЛОВАРЬ

SAP - это комплексное решение для среднего и малого бизнеса, сочетающее в себе возможности CRM-системы и модулей, предназначенных для ведения финансового учета и логистики.

Артем Петухов, начальник отдела информационных технологий и связи, ООО «КНАУФ ГИПС КОЛПИНО» 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль