Внедрение СЭД: выводы для руководства

376
Система электронного документооборота (СЭД) была внедрена в нашей компании в 2009 году, поэтому сегодня мы имеем не только практический опыт внедрения, но и аналитику по ее эксплуатации и развитию. В данной статье предлагается акцентировать внимание именно на особенностях проекта внедрения, важных для руководства компании, поскольку общие цели и задачи внедрения СЭД в различных организациях схожи, чаще всего это – автоматизация типовых процессов ДОУ.

Особенности проекта внедрения СЭД

Когда в проект по внедрению СЭД вовлечены руководители высшего звена, без участия которых он может не получить должного внимания и соответственно использования, внедрение происходит не только активнее, но и эффективнее. Руководители уже на тестовых примерах при внедрении СЭД в нашей компании высказывали пожелания, предложения, замечания, которые оперативно могли быть реализованы. Таким образом мы создавали рабочий инструмент и для руководителей, и для сотрудников.

На заметку

Если опытная эксплуатация не начата, пользователи не вовлечены в процесс тестирования, то ввод в промышленную эксплуатацию либо значительно затянется, либо будет настроен не работоспособный продукт.

В нашей организации переломным моментом в период внедрения СЭД стало совещание, проведенное генеральным директором компании, на котором он попросил вывести отчет из системы на экран и показать, у кого из сотрудников какие имеются документы в системе, в том числе со статусом «не начато». Все смогли увидеть, что в личной папке генерального директора все документы (задания) были отработаны – созданы резолюции и задания, а у тех же, к кому задания поступили, они были «не начаты».  После этого совещания руководители компании довольно быстро освоили СЭД (при этом их функционал был минимизирован до нажатия одной кнопки при необходимости введения резолюции, а на Ipad была и вовсе настроена возможность введения голосовой резолюции).

По статистическим данным, и по сей день топ-менеджмент компании работает в системе в несколько раз активнее, чем рядовой персонал. Это объясняется тем, что в нашей организации нет большого штата секретарей и помощников, поэтому система является инструментом, с помощью которого реализуются управленческие функции, в том числе создаются поручения, накладываются резолюции, осуществляется контроль исполнения.

Сегодня динамично развивается функция контроля исполнения: топ-менеджер имеет возможность в любое время видеть исполнение выданных резолюций и поручений сотрудниками, а в СЭД присутствует возможность формировать статистику и отчетность, в частности, для визуализации количества заданий у исполнителей, что позволяет отслеживать своевременность и точность выполнения поручений и т.п. Таким образом, все сотрудники мотивированы к выполнению необходимых заданий в СЭД, так как это может быть проверено в любой момент.

Показатели успешности проекта внедрения

Организация, в которой планируется внедрение или появилась инициатива перехода на электронный документооборот, должна сформулировать свои цели и критерии выбора системы, в том числе определить показатели успешности проекта, самостоятельно.

Например, это можно сделать в проекте технического задания на внедрение СЭД. Пусть все будет изложено простым и доступным языком, нежели «красиво», но абсолютно непонятно описано и сформулировано внешними консультантами. Это тоже очень важно осознавать, потому что консультанты не решат внутренних проблем, а смогут лишь автоматизировать хаос, если внедрение будет проводиться без активного участия со стороны подразделений компании и своевременного принятия управленческих решений по фактам выявляемых отклонений.

Одним из показателей успешности проекта внедрения мы определили принцип «нужный документ в нужном месте» – простой принцип, который оказалось не так просто соблюсти.

Наша компания имеет территориально распределенную структуру, филиалы, управляемые общества, дочерние предприятия, поэтому группой внедрения было предложено решение с репликацией и периодическим обменом данных в СЭД между головным офисом и филиалами. Таким образом, стали возможны управление документопотоками из головного офиса, оперативный мониторинг и контроль исполнения поручений руководства в любом из филиалов, поиск документов, на который сегодня затрачивается в среднем 5-30 секунд. Процесс подготовки проекта документа по шаблону и запуск его по выбранному маршруту в СЭД в любом из филиалов занимает не более 5 минут.

Репликация (англ. replication) – механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта (например, содержимого базы данных).

В ходе внедрения и эксплуатации СЭД в нашей компании были выявлены преимущества, получаемые в результате комплексной автоматизации процедур управления документами, таких как:

  • разработка и регламентация процессов управления документами;
  • классификация и систематизация документов;
  • унификация форм документов и процессов.

Ранее данные подпроцессы просто не выделялись из «абстрактного» для многих делопроизводства и, соответственно, не работали на улучшение и повышение эффективности работы с документами.

Критерии успешности или эффективности СЭД, тем не менее, для каждой организации могут быть своими, так же как и настройки самой СЭД. Массив новой информации по работе с электронными документами, автоматизация делопроизводства и  само внедрение СЭД пока не дают нам исчерпывающих ответов о правилах построения работы с документацией в электронном виде.

Можно руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а для акционерных обществ – еще и Федеральным законом от 26.12.1995. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Однако не существует руководящих государственных нормативных документов в области выбора СЭД, так же как и СЭД, которая прошла бы сертификацию на соответствие необходимым требованиям в стране, хотя, на взгляд автора, это существенно упростило бы процедуру внедрения СЭД и первый этап работ для любой организации.

Поэтому мы выделили бы еще один из важнейших положительных моментов от внедрения СЭД, наиболее понятный Внедрение СЭД: выводы для руководстваруководству компании, – это управление документами на основе ГОСТов, осуществляемое при соблюдении государственных требований к документационному обеспечению и документам, и соответствие принципам системы менеджмента качества.

К настоящему времени в ЗАО «ССК» с помощью СЭД реализован полный цикл управления документацией с учетом рекомендаций ГОСТов. Установлены четкие требования по разработке локальных нормативных актов (ЛНА) – внутренних регламентов в соответствии с матрицей бизнес-процессов компании.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Преимущества внедрения СЭД

В СЭД нашей компании сосредоточен документационный и управленческий контент по каждому направлению деятельности.

В процессе внедрения и развития СЭД в нашей организации была оптимизирована структура управления документами, которая сегодня обеспечивает:

  • установление взаимосвязи между документом одного процесса, его создателем и контекстом создания документа;
  • размещение документа и его взаимосвязей в СЭД;
  • установление связей с другими документами.

Рассмотрим процесс оптимизации документооборота компании на примере заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК) и регистрации документов.

Регистрационные настройки в СЭД выполнены таким образом, чтобы максимально упростить и даже минимизировать действия сотрудника в СЭД. Поэтому часть полей заполняется автоматически, а регистрационные данные (дата и номер) также автоматически переносятся из РКК в документ.

Регистрационно-контрольная карточка имеет следующие поля и закладки:

Закладки

Их назначение

Поля

Их назначение

ОСНОВАНИЯ

Содержит основные данные по документу

НАЗВАНИЕ

Указывается полное название документа

ДОКУМЕНТЫ И ССЫЛКИ

Содержит файлы, данные о версиях документа и связях

ВИД ДОКУМЕНТА

Выбирается из справочника видов документов

СВОЙСТВА

Содержит дополнительные сведения о проекте, версиях, контрольных сроках

НОМЕР

Выбирается из справочника с учетом установленного индекса по виду документа

ЗАДАЧИ

Содержит данные о рассылке документа и состоянии у получателя

ИНИЦИАТОР

Выбирается из справочника Руководителей, имеющих полномочия инициировать документ

ЖУРНАЛ ПЕРЕДАЧ

Содержит данные о распечатке и передаче оригинала документа

ПОДПИСАНТ

Выбирается из справочника Руководителей, уполномоченных подписывать определенные виды документов

УТВЕРЖДАЕТ НД

Заполняется в случае, если  распорядительный документ утверждает нормативный документ или ЛНА; содержит данные о названии документа, владельце процесса, актуальности

СОДЕРЖАНИЕ

Краткое содержание документа, цель, пояснения исполнителя

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Сотрудник, подготовивший документ (ФИО, должность, подразделение, тел.)

ПОДПИСАН, ЗАРЕГИСТРИРОВАЛ,

Справочные данные о регистраторе, дате подписания

ЗАРЕГИСТРИРОВАН

Содержит дату документа

Состояние РД

Выбирается из справочника, содержит данные о состоянии в случае изменения, отмены

Конфиденциально

Если установлен данный признак, документ доступен только для сотрудников, имеющих права на работу с такими документами

Хранение*

Содержит данные о размещении оригиналов на бумажных носителях в архивном помещении

*Данная настройка в стадии проработки.

На рис. 1 приведена РКК и отмечено состояние работы с документом.

Внедрение СЭД: выводы для руководства

Рис. 1. РКК и состояние работы с документом

На рис. 2 отмечены связи с документом.

Внедрение СЭД: выводы для руководства

 Рис. 2. Связи основного документа с дополнительными в РКК

Таким образом, на всех этапах прохождения проекта затрачивается минимум времени для согласования проекта и утверждения проекта в СЭД, поскольку вся «история» сосредоточена в системе. А при регистрации документа не требуется производить дополнительные манипуляции с файлом (открыть, ввести данные, сохранить, закрыть), чтобы получить другую необходимую для осуществления регистрации информацию. Происходит существенная экономия времени при потоковой регистрации документов, так как часть реквизитов уже заполнена и переходит с РКК проекта на РКК утвержденного документа (рис. 3, 4).

Внедрение СЭД: выводы для руководства

Рис. 3. Автоматический перенос реквизитов на документ. Поля в РКК распоряжения

Внедрение СЭД: выводы для руководства

Рис. 4. Заполнение полей в документе Word

В нашей компании помимо регистрации также автоматизированы и формализованы следующие методы работы с документами:

  • Классификация и индексирование – создание ссылок, группировка, присвоение имен, обеспечение конфиденциальности, доступ пользователей, а также поиск, отбор и идентификация особо ценных документов.
  • Упорядочение документов – создание логической структуры и последовательности, как для бумажных дел, так и для электронных директорий, что упрощает последующее использование документов и справочную работу.
  • Формализация – использование установленных шаблонов и маршрутов для упрощения процедур оформления документов, получения необходимых согласований.

Все вышеперечисленное в значительной степени позволяет экономить временной ресурс пользователей при создании документов и работе с поручениями.

Особенности, выявленные в процессе эксплуатации системы

К настоящему времени имеются практические и статистические данные для проведения аналитики и рефакторинга системы. По прошествии времени некоторые настройки потребовали пересмотра и технического усовершенствования в связи с развитием и обновлением платформы СЭД, а также в связи с усовершенствованием внутренних процедур.

Рефа́кторинг (англ. refactoring) – процесс изменения внутренней структуры программы, не затрагивающий ее внешнего поведения и имеющий целью облегчить понимание ее работы.

В частности, была произведена корректировка в процессе согласования документов, а именно: уменьшены сроки на каждом этапе прохождения проекта документа, разработаны дополнительные шаблоны документов и их маршруты, типовые формы договоров для обеспечения быстродействия как пользователей в СЭД, так и самой СЭД.

В то же время нами были выявлены несколько аспектов, которые не всегда изначально принимаются во внимание при подготовке и реализации проекта внедрения СЭД, но на которых необходимо заострить внимание читателя:

1. Роль службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в проекте внедрения СЭД должна быть ключевой.

СЭД – инструмент для работы с документацией; в ней в первую очередь должны учитываться установленные в организации правила работы с документами, но они не должны при этом вступать в противоречие с законодательно-нормативными требованиями, хотя и должны упрощать функции, которые не требуются пользователям.

Разобраться в существующих правилах и тонкостях их применения должны специалисты, имеющие теоретические и практические знания в области документационного обеспечения управления.

2. Наличие в организации регламентов, устанавливающих правила работы с документами и порядок действий различных участников документооборота, а также маршрутов и шаблонов, крайне желательно: в таком случае понадобится лишь продумать сценарий настройки в СЭД.

Например, процесс «Протокол»: вход – создание проекта протокола (заполнение шаблона и запуск процесса), выход – протокол подготовлен, согласован, подписан, зарегистрирован и исполнен. Документ и его историю можно отследить на каждом этапе.

3. Постоянный мониторинг хода проекта, активное участие представителей соответствующих профильных подразделений в тестировании настроек системы.

Например, работу с распорядительными документами в системе рекомендуется тестировать вместе с реальными участниками процесса, а не только силамиинженеров по внедрению.

4. Разработка (или участие в разработке) программ обучения конечных пользователей СЭД и повышение квалификации сотрудников в области ДОУ. Знания в области ДОУ необходимы практически каждому сотруднику (включая топ-менеджеров), работа которого предполагает создание, согласование, подписание, исполнение документов и т.д.

Например, в нашей компании было проведено ранжирование вопросов, связанных с работой в СЭД и документами, и проведено обучение пользователей согласно ролям, предполагаемым в СЭД – «Согласующее лицо», «Исполнитель», «Инициатор» и т.п. Также было проведено обучение для руководителей – владельцев процессов по теме «Управление документами в СЭД. Регламентация и актуализация», а для новых пользователей были созданы видеокурсы, тестовые задания и предусмотрено плановое ежегодное обучение.

5. Подключение представителей служб ДОУ к проектам внедрения и эксплуатации других информационных систем для грамотного вовлечения новаций и интегрируемых данных в общую систему документационного обеспечения компании.

СЭД должна быть интегрирована с другими системами, используемыми в организации, для корректного формирования справочников, планирования ресурсов и численности персонала, расчета KPI и прочее. Например, с модулем «1С», где происходит формирование приказов по личному составу, которые являются значительной частью документации компании, формируются в электронном виде в «1С», но имеют важные особенности архивного хранения на бумажном носителе.

Мы не сразу учли последний аспект, и в настоящее время в компании используется традиционный подход к архивному хранению документов на бумажных носителях, а некоторые статистические данные приходится формировать или корректировать вручную, пока не решены вопросы интеграции систем,

В контексте этой статьи я бы назвала электронным архивом фонд пользования отсканированными образами документов, находящихся на бумажных носителях, и документов, созданных в других системах организации, интегрированных в СЭД. Такое определение приводится в связи с тем, что тема архивного хранения документов в электронном виде наименее изучена и повсеместно пока не применяется, что, в свою очередь, связано с «узким» пониманием процесса сохранения документов, архивного хранения документов. Пока еще бытует представление об архиве как об отдельной запирающейся комнате со стеллажами, куда можно отнести папки с документами. Можно повесить табличку на дверь такого помещения и считать, что с архивом в организации все «в порядке». А с электронным архивом еще проще: он сохраняется на персональных компьютерах, серверах и пр. Но, к сожалению, такое представление в корне не верно. И что самое интересное, именно требования к архивному хранению документов, по сути, должны стать определяющими при установлении правил делопроизводства. В этой области еще предстоит анализировать лучшие практики и выбирать оптимальные решения в вопросах консолидации и использования архивов документов на бумажных носителях и электронных документов, образующихся в разных программных комплексах.

Следует отметить ряд не решенных до конца проблем в связи с отсутствием длительной практики других организаций, аналитики и объективных оснований для принятия корректных управленческих решений по вопросам, касающимся создания электронного архива, перехода на использование мобильных устройств, облачных технологий. И если мобильные и облачные технологии пока только изучаются и потребность в них еще окончательно не определена, то вопросам работы с архивом необходимо уделить большее внимание и выделить ресурсы. А так как архивное хранение зачастую выпадает из перечня типовых («всем понятным») процессов, о нем тем более не стоит забывать.

Например, вполне допускается создать фонд пользования отсканированных образов документов, находящихся на бумажных носителях, и ввести эти документы в общий документопоток для возможности оперативного использования, мониторинга и пр. При этом не всегда нужно будет обращаться к оригиналам документов или их копиям на бумажных носителях, которые вынужденно пересылаются по почте, экспресс-почте, электронной почте в больших объемах. Таким образом, процессом документационного обеспечения можно управлять, как и любым другим производственным процессом, т.е. управлять ресурсами организации, экономить время, а значит, и деньги.

И в заключении хотелось бы обратить внимание, что далеко не во всех коммерческих структурах руководство с должным вниманием относится к документационному обеспечению управления. Делопроизводство представляется затратной частью деятельности организации, устаревшей бюрократической необходимостью, не имеющей влияния на бизнес, поэтому этот аспект деятельности зачастую не получает достаточных ресурсов – ни кадровых, ни финансовых. Управление документами, основанное на применении СЭД, должно изменить сложившееся традиционное представление о делопроизводстве и может быть выстроено таким образом, чтобы создавать для руководителя понятные, простые механизмы работы с документами и демонстрировать «прозрачность» процессов хода исполнения поручений. Таким образом становится возможным использовать этот инструментарий для повышения производительности труда сотрудников, упорядочения процессов и правил, аналитики по исполнительской дисциплине и контролю выполнения поручений. Также внедрение СЭД позволит корректно применять новые технологии и, как следствие, это окажет положительное влияние на повышение управляемости организации любой формы собственности.

В.А. Чёботова, начальник отдела документационного обеспечения ЗАО «Сибирская Сервисная Компания»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль