Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

173
В любой организации имеется документооборот. Отсюда возникает необходимость упорядочивания документации, в противном случае документы теряются. А всем известно, что потеря важного документа может привести к крайне негативным для организации последствиям. Есть два варианта решения проблемы организации эффективного документооборота: наладить бумажный документооборот или внедрить электронный. Тема внедрения электронного документооборота очень актуальна на сегодняшний день. Время не стоит на месте, и бизнес становится все более динамичным с каждым годом. Методики работы прошлого века не отвечают современному ритму жизни. Особенно остро в электронном документообороте нуждаются крупные и средние предприятия. Но стоит заметить, что огромными заводами инновации принимаются достаточно тяжело. Реформы осуществляются не столь быстро, как на малых предприятиях, а персонал консервативен и с неохотой осваивает новый стиль работы. Однако в нашей статье мы хотим поделиться с вами успешным опытом внедрения СЭД на крупном промышленном предприятии.

Завод ОАО "Тяжпрессмаш" имеет более чем полувековую историю, а численность работников составляет свыше 3000 человек. За работу с корреспонденцией отвечает канцелярия, которая входит в службу управления делами (далее - служба УД).

На предприятии с момента его основания документооборот велся в бумажном виде. Вопрос о необходимости внедрения системы электронного документооборота возник еще в 2007 г., т.к. служба УД видела множество проблем в ведении документооборота на бумаге:

1. Регистрация входящей корреспонденции велась журнальным способом. Поиск документов был очень сложным. Особую трудность представлял поиск входящих писем без номеров.

2. Дополнительную проблему составляла доставка корреспонденции по цехам и отделам, которую осуществлял курьер. В связи с тем, что наше объединение занимает большую территорию, адресаты получали ожидаемые письма с опозданием, а работников на должность курьера стало находить все труднее.

3. Основная проблема заключалась в отсутствии системы контроля исполнения поручений.

Выбор системы

Службой УД было принято решение об изменении способа ведения документооборота на нашем заводе. Все вышеозвученные проблемы мы надеялись устранить внедрением системы электронного документооборота. Я подготовила докладную записку руководству о данном проекте. Руководство предприятия выразило одобрение и оказало поддержку в выборе СЭД.

Заместитель начальника службы УД и сотрудник службы автоматизированной системы управления предприятием (далее – АСУП) посетили семинары, выставки и конференции для ознакомления с различными системами электронного документооборота и для изучения технической стороны вопроса.

После этого на нашем заводе были протестированы демо-версии различных систем.

Кроме того, мы побывали с визитами на нескольких заводах, которые уже работали в СЭД, с целью изучения практики внедрения. Сотрудники этих предприятий охотно делились с нами опытом. Но изучение вопроса внедрения СЭД происходило крайне медленно, т.к. мы занимались этим помимо основной работы. В 2009 г. было наконец принято решение о приобретении СЭД. В условиях экономического кризиса того периода руководство сочло нецелесообразным выделять значительную сумму на данный проект. Таким  образом, было решено остановиться на системе 1С:Архив. Это коробочный продукт, преимуществом которого является невысокая стоимость и возможность установки на неограниченное количество рабочих мест.

Внедрение 1С:Архив

Для активного использования системы на заводе была существенно расширена компьютерная локальная сеть, которая охватила большинство подразделений объединения.

Не без внимания оказалась и организационная сторона вопроса. Был издан приказ генерального директора о поэтапном внедрении электронного документооборота и автоматизации работы службы УД. Cовместно с начальником отдела АСУП была разработана инструкция по электронному документообороту на ОАО «Тяжпрессмаш».

В инструкции были описаны действия работников канцелярии при обработке входящих документов, при регистрации приказов и распоряжений, а также действия исполнителей в подразделениях предприятия. Ниже представлена выдержка из инструкции.

Приложение 1

1. Инспектор службы УД производит обработку входящих документов, заводит карточку входящих документов в электронном виде в программе 1С:Архив.

1.1. Документы, поступившие в электронном виде (факсы, электронная почта), прикрепляются к карточке в виде файла. Документы, поступившие в бумажном виде (письма, телеграммы, курьерская почта), сканируются и также прикрепляются к карточке для дальнейшего хранения в электронном виде на сервере завода.

1.2. Инспектор службы УД представляет документы на рассмотрение руководителю. Корреспонденция, предназначенная определенным подразделениям и исполнителям, передается в электронном виде по назначению.

1.3. После рассмотрения корреспонденции руководителем инспектор службы УД вносит в карточку резолюцию и в соответствии с резолюцией направляет поручение руководителя исполнителю в программе 1С:Архив, а также в соответствии с резолюцией устанавливает права доступа к этому документу.

2. Инспектор службы УД регистрирует и направляет в подразделения приказы и распоряжения.

2.1. Инспектор службы УД заводит карточку внутренних документов в электронном виде в программе 1С:Архив и отсканированный приказ или распоряжение прикрепляет к карточке в виде файла.

2.2. В соответствии с заполненным исполнителем разносным листом инспектор службы УД отправляет сообщение и устанавливает права доступа подразделениям.

3. Начальники подразделений (у которых имеется компьютер, подключенный к сети) регулярно просматривают входящую корреспонденцию в системе 1С:Архив. Они также имеют возможность распечатать необходимые документы. Если у начальника подразделения нет ПК, подключенного к сети, то он просматривает корреспонденцию на компьютере, определенном для этих целей.

Для удобства внедрения новой системы работы был составлен график установки программы в подразделениях и обучения работе с ней, назначены ответственные.

Первоначально СЭД установили в канцелярии на 4 рабочих места.    Инспекторы канцелярии прошли обучение работе с этой системой на своих рабочих местах без отрыва от основных должностных обязанностей. Конечно, в этот период на них легла двойная нагрузка, но сотрудники успешно справились с поставленными задачами.

Далее инженер-программист из штата АСУП поэтапно проводил установку системы по подразделениям.

Вначале сотрудники учились принимать документы и искать их в папках, изучали структуру папок и подпапок. Далее необходимо было научиться направлять документы исполнителям с выдачей поручений.

В первую очередь система была установлена в тех подразделениях, руководители которых с энтузиазмом восприняли Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»новшество:  конструкторская служба, отдел главного технолога, центр управления качеством.

Когда стали заметны очевидные успехи в работе с системой, стали поступать запросы на установку ее и в других подразделениях.  Тем не менее, оставались те, кто никак не хотел принимать новый метод работы. Но и в этих подразделениях система была установлена, хотя и в последнюю очередь.

  С 2010 г. регистрация всей входящей корреспонденции, внутренней документации и ОРД проходила только в системе 1С:Архив. Работа по установке СЭД еще продолжается в территориально удаленных цехах по мере проведения локальной сети.

Опыт применения СЭД

Входящая корреспонденция

  Входящие документы поступают на наше предприятие различными способами: почтой, по факсу, по электронной почте, доставляются курьерами. Документы, подлежащие регистрации, необходимо ввести в программу.

Так выглядит папка входящей корреспонденции (рис. 1); настройка колонок произведена самостоятельно для более быстрого и удобного поиска документов.

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

Рис. 1. Папка входящей корреспонденции

Регистрация входящей корреспонденции проходит в канцелярии следующим образом: инспектор службы УД сканирует документ и заполняет карточку входящей корреспонденции. Поля карточки заполняются информацией из письма:

  •  корреспондент;
  •  исходящий номер корреспондента;
  •  содержание;
  •  наличие приложений;
  •  кому направлен на рассмотрение.

Так выглядит карточка входящего документа (рис. 2):

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

Рис. 2. Карточка входящего документа

Но на этом этапе работа с документом еще не завершена.

Инспектор службы УД представляет документы на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения корреспонденции руководителем документ с резолюцией возвращается в канцелярию. Инспектор сканирует полученный документ и заменяет им ранее отсканированный. Это и является окончательным видом документа, который остается сохраненным в системе. Затем инспектор заполняет поле карточки «Резолюция», устанавливает права доступа к документу исполнителю и направляет поручение руководителя исполнителю   (рис. 3).

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

  Рис. 3. Установление пометки "Резолюция" в карточке входящего документа

Здесь наглядно видно удобство применения СЭД и решение двух озвученных выше проблем:

  1. Регистрация корреспонденции структурирована и поиск документов значительно упрощен.
  2. Все исполнители одновременно и своевременно получают задания и доступ к документу, что сокращает сроки исполнения задания и исключает потерю документа.

Руководители подразделений регулярно просматривают полученные поручения и после выполнения задания отчитываются о выполнении. Инициатор поручения всегда может проконтролировать, на какой стадии исполнения находится выданное им поручение, что позволяет решить третью проблему – проблему контроля исполнения поручений (рис. 4).

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

Рис. 4. Окно контроля поручений

 Организационно-распорядительная документация

  К организационно-распорядительным документам на нашем предприятии относятся приказы и распоряжения, которые издаются и визируются в бумажном виде. После согласования с подразделениями документ поступает на подписание руководителю. Подписанный приказ далее следует в канцелярию, где его регистрируют и помещают в папку в соответствии с принятой на нашем предприятии номенклатурой дел.

Структуру папок и подпапок мы также создали самостоятельно в соответствии с номенклатурой дел. Так выглядит папка приказов (рис. 5). Настройка колонок смоделирована нами  для более удобного поиска.

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

Рис. 5. Папка организационно-распорядительных документов

Ниже приведена карточка внутреннего документа. Поля карточки заполняет инспектор канцелярии, а отсканированный приказ или распоряжение прикрепляются к карточке в виде файла.

К проекту приказа или распоряжения исполнитель всегда прикладывает лист рассылки, в котором указывает, в какие подразделения должен быть доставлен документ. В соответствии с этим листом инспектор отправляет сообщение и устанавливает права доступа подразделениям (рис. 6).

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

  Рис. 6. Карточка внутреннего документа

Особенности использования СЭД

Стоит также отметить, что при вводе СЭД на нашем предприятии было принято решение, что права доступа ко всем документам имеют лишь некоторые сотрудники. К их числу относятся администратор системы, дирекция и инспектора канцелярии. Всем остальным сотрудникам права доступа даются в соответствии с поручением руководителя или для исполнения приказа, распоряжения.

Права доступа к документу устанавливаются следующим образом: при заполнении карточки документа инспектор отмечает только тех пользователей из списка, которым данный документ должен быть доставлен  (рис. 7). Таким образом, другие пользователи не увидят лишней информации.

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

  Рис. 7. Окно установления права доступа

Установив доступ к документу, инспектор канцелярии направляет сообщение исполнителю (рис. 8). Ниже приведен пример того, как выглядит доставка сообщения с прикрепленным документом (рис. 9).

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

Рис. 8. Окно отправленного инспектором сообщения

Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»

  Рис. 9. Окно полученного исполнителем сообщения

Подводя итоги, надо сказать о том, что с внедрением СЭД сроки выполнения работ сотрудниками канцелярии значительно сократились, но ввиду постоянного роста количества корреспонденции на нашем предприятии объемы работ не уменьшаются. Также не уменьшилось количество бумажных документов. Но цели внедрения СЭД заключались не в этом. Самое важное – это то, что были решены озвученные выше проблемы. Руководство и сотрудники оценили удобство и пользу нового метода работы, к которому они уже привыкли. Таким образом, на начальном этапе эта система оправдала себя и дала толчок для дальнейшего развития СЭД. Сейчас мы ставим для себя следующую цель - переход на безбумажный документооборот от момента создания документов, включая согласование и заканчивая подписанием документов электронной цифровой подписью.

С.А. Паршикова, зам. начальника службы УД, ОАО "Тяжпрессмаш"

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль