Модель зрелости ЕСМ

278
В предыдущих публикациях затрагивалась тема построения комплексной корпоративной системы управления информационными ресурсами или ECM-системы («Enterprise Content Management»). В частности, рассматривались различные компоненты и технологии ЕСМ, а также программные платформы, предназначенные для их построения. Как следует из описанного, процесс развертывания развитой корпоративной ЕСМ-системы довольно сложен и включает множество этапов. То же, в целом, справедливо и для внедрения одной из важнейших составляющих ЕСМ – системы электронного документооборота. Чтобы пройти данный путь с наименьшими трудностями, рекомендуется продвигаться постепенно. А для этого необходимо иметь представление о стадиях, которые должна пройти ЕСМ-система (или СЭД) в ходе своего развития. Об этих стадиях и пойдет речь в данной статье.

«Слона надо есть по частям»

Ориентация на комплексное управление информационными ресурсами превращает внедрение ЕСМ в организации в достаточно сложный процесс. Для построения полноценной корпоративной ЕСМ-системы и полномасштабного внедрения основных ЕСМ-технологий требуется затратить существенные время и ресурсы, т.к. это многоэтапный процесс, который нуждается в тщательном планировании, обучении сотрудников и руководителей, а также, как правило,  привлечении внешних консультантов.

В связи с этим, в процессе внедрения ЕСМ необходимостью является применение системного подхода. Реализация отдельных несвязанных между собой проектов в области ЕСМ хотя и способна принести временную отдачу, но в долгосрочной перспективе может оказаться неэффективной и привести к созданию разрозненных областей автоматизации (т.н. «лоскутной» автоматизации). В результате возникает повышенный риск того, что в базовую инфраструктуру ЕСМ будут заложены проблемы отсутствия стандартизации и интеграции различных технологий между собой.

Не стоит также откладывать процесс перехода на новые принципы управления под предлогом того, что организация не готова к внедрению всего спектра ЕСМ-технологий. Данный путь потребует значительного времени и ресурсов, поэтому его невозможно преодолеть в рамках реализации одного проекта или программы. Руководству организации и сотрудникам следует изначально ориентироваться на долгосрочный процесс. При этом для его начала на первом этапе достаточно общего понимания того, в каком направлении следует двигаться для решения ключевых задач ЕСМ. После достижения первых результатов можно будет естественным путем переходить к следующему этапу внедрения.

Как определить «зрелость» системы?

Для того чтобы облегчить руководству организации процесс планирования и внедрения ЕСМ-технологий, предлагается использовать подход, основанный на т.н. «модели зрелости» ЕСМ. Данная модель была разработана специалистами четырех компаний, специализирующихся в области ЕСМ (Wipro, CMS Watch, Smigiel Consulting Group и Hartman Communicate) и описывает основные этапы в процессе построения развитой ЕСМ-системы.

Модель зрелости может использоваться в следующих целях:

  • описание этапов, которые необходимо пройти любой организации в процессе построения ЕСМ;
  • создание инструмента для оценки текущего состояния информационной инфраструктуры организации и ее управленческих процессов;
  • применение методических рекомендаций, позволяющих организации устранить имеющиеся проблемы в управлении информацией и перейти на следующий уровень «зрелости».

В модели зрелости процесс внедрения ЕСМ оценивается одновременно в нескольких «разрезах»: с точки зрения Модель зрелости ЕСМинформационных ресурсов, технологий и персонала организации.

С точки зрения управления информационными ресурсами такими критериями являются:

  • уровень управления контентом и метаданными;
  • уровень глубины регламентации управления контентом;
  • уровень управляемости контентом;
  • уровень повторного использования контента;
  • уровень доступности контента для потребителей.

И, наконец, с точки зрения информационных технологий в качестве критериев эффективности  можно выделить следующие:

  • объем используемого функционала ECM-систем;
  • широта охвата подразделений организации;
  • уровень безопасности;
  • уровень удобства использования.

С точки зрения управления персоналом выделяются следующие критерии оценки эффективности ЕСМ:

  • уровень понимания ECM и вовлечения персонала в ECM;
  • уровень отношения к информационным технологиям (ИТ) в целом;
  • понимание собственных процессов;
  • уровень сопряженности бизнеса и ИТ.

В документе, подготовленном авторами «модели зрелости», подробно описывается содержание каждого из критериев (рис.).

Модель зрелости ЕСМ

Рис. Критерии оценки эффективности в рамках модели зрелости ЕСМ

Перевести слова на рисунке на русский язык

Персонал:

  • Предметная область
  • ИТ
  • Бизнес-процессы
  • Согласованность

Информация (или информационные ресурсы):

  • Контент / Метаданные
  • Глубина регламентации
  • Управляемость
  • Повторное использование
  • Доступность

Информационные системы:

  • Функциональность
  • Широта охвата
  • Безопасность (данных)
  • Удобство (использования)

Перечисленные критерии позволяют достаточно точно оценить положение дел относительно степени развития ЕСМ в организации независимо от ее размера и вида деятельности. В то же время для разных организаций отдельные критерии могут иметь более важное значение, чем другие.

Уровни зрелости ЕСМ

Описываемая модель включает пять уровней «зрелости» ЕСМ, т.е. пять условных состояний, которые проходит каждая организация на своем пути к развитому управлению информацией. Уровни располагаются последовательно, от простого к сложному – в соответствии с качеством реализации выделенных критериев эффективности. При этом уровень зрелости определяется отдельно для каждого из приведенных выше критериев.

Для оценки эффективности организационной «зрелости» давно применяется модель Capability Maturity Model (CMM), которая также выделяет пять уровней развития, но в отношении управленческих процессов организации. Используя модель CMM, можно классифицировать этапы развития и существования предприятия в зависимости от того, как оно обрабатывает и использует информацию в процессе своей деятельности. В основу такой классификации положены требования к организации бизнес-процессов, определяемые степенью целевого управления. Уровни различаются наличием целевой функции (что ставится во главу угла деятельности) и степенью использования информации, накапливаемой в компании.

В следующей таблице приведены уровни «зрелости» в соответствии с двумя описанными моделями (уровни обеих моделей условно соответствуют друг другу):

СЛОВАРЬ

 Capability Maturity Model — модель оценки уровня зрелости процессов разработки.

Уровни зрелости ЕСМ

Уровни зрелости процессов

1.  Неуправляемый (Unmanaged)

Отсутствие целенаправленного управления и автоматизации

1.  Начальный (Chaotic)

Спонтанные информационные связи, хаотичность, непоследовательность процессов

2.  Зарождающийся (Incipient)

Отдельные очаги автоматизации для различных задачи или видов информации

2.  Повторяемый (Repeatable)

Базовые процессы, повторяемые операции

3.  Формирующийся (Formative)

Разработка регламентов обработки и хранения информации при отсутствии общей стратегии

3.  Регламентированный (Defined)

Стандартизация процессов, интеграция, наличие технологических процедур

4.  Операционный (Operational)

Управление информацией в масштабах всей организации, но с применение различных систем и технологий

4.  Управляемый (Измеряемый) (Managed)

Контроль качества, использование обратной связи

5.  Проактивный (Proаctive)

Предоставление сотрудникам различных сервисов на базе единой платформы управления информацией. Постоянная разработка, внедрение и адаптация новых сервисов

5.  Оптимизируемый (Optimized)

Постоянное развитие, самоадаптация системы

Внедрять ЕСМ лучше поэтапно

Основная идея, которая проистекает из представлений о постепенном «взрослении» сложной корпоративной системы – это итерационный подход к внедрению различных ее блоков и компонентов. Данное утверждение звучит вполне очевидно, однако, к сожалению, на практике оно очень часто практически уходит из поля зрения проектной команды или сознательно игнорируется.

СЛОВАРЬ

 Итерационный подход – разбиение процесса на стадии или «итерации» и последовательное выполнение данных стадий.

Как правило, внедрение СЭД осуществляется в комплексе с другими компонентами ЕСМ. В этом случае итерационный подход к планированию и внедрению также очень важен. При этом следует помнить, что СЭД является одним из ключевых «компонентов» ЕСМ, т.к. именно она обеспечивает управление наиболее важной частью контента организации – официальными документами. В связи с этим внедрение различных функциональных блоков СЭД должно быть согласовано с внедрением элементов базовой ЕСМ-инфраструктуры.

Таким образом, с практической точки зрения применять итерационный подход целесообразно в следующих связанных между собой областях: 

планирование и поэтапное внедрение общей ЕСМ-инфраструктуры компании; 

планирование и поэтапное внедрение различных функциональных блоков СЭД.

Иными словами, следует разбить весь процесс внедрения на функциональные блоки и правильно расставить приоритеты – в зависимости от степени готовности организации к внедрению данных технологий. Попытка внедрить все и сразу или неправильная оценка приоритетов способны привести к неудаче проекта или, как минимум, заложить в создаваемую инфраструктуру серьезные проблемы и скрытые риски, которые проявятся впоследствии.

Например, если в компании еще не выстроено общее информационное пространство (электронная почта, корпоративный портал, электронное хранилище), то попытки внедрения средств сбора аналитической отчетности или интеграционных решений будут явно преждевременны. Очевидно, что после того, как ЕСМ-инфраструктура «подрастет» и примет свой законченный вид, структура и форма представления корпоративных данных кардинально изменятся. В результате, все работы по сбору отчетности или интеграции систем придется начинать «с нуля».

Как правило, аналогичным образом обстоят дела и в случае с СЭД.

Например, не целесообразно тратить все силы на описание и автоматизацию множества сложных бизнес-процессов, если в организации еще не решены базовые вопросы – централизованной регистрации, хранения и совместного использования документов. 

В следующей таблице изображен порядок внедрения компонентов ЕСМ / СЭД (примерное соответствие уровня зрелости организации и реализуемых на данном уровне компонентов ЕСМ / СЭД).

Уровень

Задачи ЕСМ / СЭД

Компоненты ЕСМ / СЭД

  1. Неуправля-емый

Начало внедрения. Планирование будущей инфраструктуры ЕСМ и процесса внедрения его компонентов

Информационные системы отсутствуют или не используются

  1. Зарожда-ющийся

Централизованное защищенное хранение информации, обеспечение общего доступа и поиска, организация взаимодействия сотрудников

  • электронное хранилище
  • портал
  • совместная работа
  1. Формиру-ющийся

Регистрация документов, согласование проектов, контроль исполнения поручений, автоматизация основных деловых процедур и процессов

  • внедрение электронного документооборота
  • автоматизация ключевых бизнес-процессов
  1. Операцион-ный

Автоматизация специфических бизнес-задач и вспомогательных процессов. Отслеживание показателей эффективности (KPI) выполнения деловых процедур

  • бизнес-процессы (workflow)
  • отчеты
  • KPI по процессам
  1. Проактив-ный

Формирование единой интегрированной инфраструктуры ЕСМ. Постоянное улучшение взаимодействия компонентов ЕСМ.

Интеллектуальная обработка информации из различных систем, единая точка поиска по разным хранилищам, отслеживание KPI, построение диаграмм и графиков на основании анализа данных из разных источников

  • интеграция систем
  • сквозной поиск по различным источникам
  • бизнес-аналитика
  • извлечение данных (eDescovery)

Выводы – на заметку

Таким образом, детальное изучение описываемой модели зрелости приводит к следующим выводам.

  1. Важнейшую роль играет итерационный подход к планированию и внедрению. Внедрение должно происходить циклически. При этом результат каждого цикла должен обеспечивать логический переход организации на новый уровень зрелости. После этого цикл повторяется на более высоком уровне.
  2. Каждый цикл внедрения должен происходить в рамках отдельного внутреннего проекта, имеющего свои цели, сроки, ресурсы и выделенный «пилотный» участок.

СЛОВАРЬ

Пилотный участок – это «тестовая зона», в рамках которой развертывается любое внедряемое ECM-решение. После успешного тестирования данное решение обычно тиражируется для все организации.

  1. Оптимальный порядок внедрения компонентов ЕСМ и СЭД существенно зависит от положения организации в моделях зрелости ЕСМ и бизнес-процессов. Это необходимо учитывать при планировании процесса внедрения.
  2. Рекомендуется придерживаться описанной выше примерной последовательности внедрения функциональных блоков, не «перепрыгивая» через этапы. Попытка внедрить компонент или функцию, к которому организация морально не готова, является одним из основных рисков провала проекта.

Д. В. Володин, аналитик, направление Microsoft SharePoint, компания «Электронные Офисные Системы»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль