Документирование совещаний

1437
Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении. Видов совещаний, как известно, множество, и классифицируют их по самым разным признакам – от периодичности проведения до количества участников. Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола. Рассмотрим эти этапы подробно с точки зрения оформления документов.

Подготовка. Приглашаем на совещание 

Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей.Документирование совещаний

При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что по ГОСТ Р 6.30-2003 допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам. Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется). При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес. В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер.

Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации. В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п.

Приведем пример письма-приглашения на совещание со списком рассылки:

Закрытое акционерное общество

«Строительная компания Урала»

(ЗАО «СКУ»)

ул. Репина, д. 55, г. Челябинск, 234567

Тел./факс: (345)678-90-12,

http://www.sitename.com

ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123

ИНН 1234567890, КПП 123456789

Руководителям организаций

(по списку)

09.06.2014   454/04-08

На №______от________

О совещании

Уважаемые господа!

        В исполнение Приказа Главы города Челябинска от 15.05.2014 № 454-5/П «О благоустройстве» приглашаем вас принять участие в совещании по вопросу строительства детского спортивного городка «Олимпийский».

         Совещание состоится 16.06.2014 в 11:00 по адресу: г. Челябинск, ул. Репина, д. 55, каб.12 (конференц-зал).

         Просим вас подтвердить свое участие до 15:00 11.06.2014 по телефону (345)678-90-18 или по электронной почте email. Контактное лицо – секретарь директора по строительству Анастасия Полянская.

Приложения: 1. Копия Приказа Главы города Челябинска от 15.05.2014 № 454-5/П на 3 л. в

  1. экз.

            2. Повестка дня совещания на 1 л. в 1 экз.

  1. Список рассылки на 1 л. в 1 экз.

Директор по строительству                                  Рубашкин                            А.С. Рубашкин

А.Г. Полянская

(345)678-90-18

Закрытое акционерное общество

«Строительная компания Урала»

(ЗАО «СКУ»)

Список рассылки к письму от 09.06.2014454/04-08

Адресат

1

Заместитель Главы города Челябинска по благоустройству Н.А. Поливанова

2

Председатель общественного совета «Детский спорт» П. А. Коромыслов

3

Генеральный директор ЗАО «Энерготрест» Е.К. Лужин

4

Генеральный директор ООО «Строительные системы» О.Г. Петров

5

Советник генерального директора ООО «Карьер» Л.М. Новиков

Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению. Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо.

Собрание на высоком уровне  2 ур.

Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО.

Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем. Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества.

Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания. Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Согласие»

(ООО «Согласие»)

ПРИКАЗ

                           11 марта 2014 г.                                                    № 324-ОД

Москва

О проведении общего собрания участников общества

           В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 8.2 Устава ООО «Согласие» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Провести очередное общее собрание участников Общества 28 апреля 2014 г. по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 45 (конференц-зал), в 11:00.
  2. Определить место регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества, по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 42-1 (приемная генерального директора). Время начала регистрации – 28 апреля 2014 г., 10 часов 30 минут.
  3. Определить повестку дня общего собрания участников Общества:
  • утверждение годовых результатов деятельности Общества;
  • принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;
  1. Финансовому директору Тимофееву О.В. в срок до 17 марта 2014 г. подготовить следующие материалы для направления в целях ознакомления участникам общего собрания Общества:
  • годовой отчет Общества;
  1. Помощнику генерального директора Лисицыной А.В. уведомить участников Общества о проведении очередного общего собрания в порядке, предусмотренном Положением о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества, до 21 марта 2014 г.
  2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                  Котков                                              И.М. Котков

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор                                     Тимофеев                             О.В. Тимофеев      

                                                                           11.03.2014

Помощник генерального директора             Лисицына                             А.В. Лисицына  

                                                                           11.03.2014

А.В. Лисицына

10-02

В дело № 01-05

Лисицына

21.03.2014

На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости. Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом.

Протокол

Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. О том, как оформляются протоколы, можно узнать в следующих нормативных документах:

  • ГОСТ Р 6.30-2003.
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Реквизиты протокола 

Протокол содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации – поскольку протокол оформляется на общем бланке документов, изобретать ничего не нужно; достаточно лишь подготовить бланк в соответствии с Приложением Б к ГОСТ Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 – общий бланк, рисунок Б.5 – бланк конкретного вида документа);
  • наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
  • заголовок к тексту – здесь могут быть указаны вид совещания, его тема либо состав, например:

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

или

ПРОТОКОЛ

совещания по вопросу утверждения проекта …

или

ПРОТОКОЛ

собрания рабочей группы по …;

  • дата документа – дата проведения совещания;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления документа;
  • текст документа;
  • подписи председательствующего и секретаря;
  • визы ознакомления.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, протокол может содержать также:

  • гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  • резолюцию – это не совсем корректно с точки зрения классического делопроизводства, но когда в организацию от вышестоящей инстанции приходит для исполнения протокол без сопроводительного письма, руководителю приходится ставить резолюцию прямо на протоколе.

Отметка о наличии приложения после текста протокола не делается. Сведения о наличии приложений принято давать в тексте протокола.

Текст протокола

Различают краткую и полную формы протокола. В краткой форме не фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и остается только принятое по ним решение. В полной форме протокола, напротив, скрупулезно записываются темы выступлений, ход возможной дискуссии, результаты голосования и т.д., а уже потом – решение по вопросу.

Все зависимости от формы, текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части перечисляются согласно своим функциям присутствующие на совещании лица и указывается повестка дня.

Участники совещания вносятся в протокол в следующем порядке:

  1. Председатель.
  2. Секретарь.
  3. Прочие присутствующие.

Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если в совещании участвуют представители разных организаций, то фамилии сопровождаются должностями и указанием места работы. Если «Присутствующих» больше 15 человек, список составляется отдельно и прикладывается к протоколу, тогда на самом документе пишется просто:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 20 чел. (список прилагается).

«Присутствующих» следует отличать от «Приглашенных» на заседание лиц.

Если первые – полноправные участники совещания, принимающие решения по вопросам повестки дня, то «Приглашенные» могут быть вызваны, например, для того, чтобы дать экспертную оценку по какому-либо вопросу, в качестве наблюдателей и т.п. Решений они не принимают.

В повестке дня последовательно перечисляются вопросы, которые планируется обсудить на совещании. В кратком протоколе еженедельного оперативного совещания повестка может и отсутствовать, но если совещание собирается по четко обозначенному вопросу, требующему одного или нескольких решений, то она обязательна. Вопросы повестки должны быть сформулированы предельно емко и конкретно.

Каждый вопрос повестки дня освещается по следующей схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Схема может дополняться, например, разделом «ГОЛОСОВАЛИ», разделом «ВОПРОСЫ» или обойтись без раздела «ВЫСТУПИЛИ», но в целом логическая структура протоколирования всегда остается неизменной: сначала вопрос, потом решение.

Решение, принятое по вопросу, может быть как нормативным, так и поручительским. К первым относятся всевозможные «утвердить», «рекомендовать», «принять», «назначить» и т.п., тогда как вторые содержат в себе задачи для определенных исполнителей со сроками исполнения.

Конечно, вряд ли в ходе заседания секретарю удастся составить полностью корректный протокол. Скорее всего, будут вестись лишь черновые записи на бумаге и одновременно – звукозапись на диктофон. После совещания секретарь расшифрует свои черновики и составит документ по полной форме.

Готовый протокол желательно согласовать с выступавшими на совещании. Для этого участник проставляет свою визу на левом поле протокола напротив своей фамилии и темы выступления или мнения. После этого протокол подписывается председателем и секретарем.

Приведем образец полного протокола совещания:

Журавлева

Птицын

Закрытое акционерное общество «Агротехника»

(ЗАО «Агротехника»)

ПРОТОКОЛ

совещания рабочей группы по разработке и внедрению

системы мотивирования работников ЗАО «Агротехника»

           04.06.2014                                                                      № 6                                                                                                                            №5

Москва

Председательствующий: Черных Е.В.

Секретарь: Лапина О.П.

Присутствовали: Журавлева О.Г., Максимова Р.М., Пашкин П.Р., Рачкова

                               И.Г., Щитков К.И.

Приглашенные: Птицын А.А., Яковлева В.И.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Утверждение Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника».

  1. СЛУШАЛИ:

Журавлеву О.Г. Презентация проекта Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника».

ВОПРОСЫ:

Пашкин П.Р. Переход на новую систему материального стимулирования планируется осуществлять поэтапно или сразу в полном объеме?

Ответ: Внедрение системы материального стимулирования будет производиться поэтапно. Один из этапов – перевод на систему работников центрального офиса с целью выявить особенности перехода и оптимизировать систему для последующего внедрения на всем предприятии.

ВЫСТУПИЛИ:

Птицын А.А. Проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» не противоречит действующему трудовому законодательству.

ГОЛОСОВАЛИ:

В голосовании приняло участие 7 человек.

Вопрос: Представить ли проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров?

«За» – 6 человек,

«Против» – 1 человек,

Воздержалось 0 человек.

РЕШИЛИ:

Представить проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров.

….

Председательствующий                    Черных                               Е.В. Черных

Секретарь                                            Лапина                              О.П. Лапина

С протоколом ознакомлены:

Зам. директора                                      Серегин                          В.В. Серегин

05.06.2014

Главный бухгалтер                             Леонтьева                      И.П. Леонтьева

05.06.2014

Начальник отдела персонала             Гладкова                         С.А. Гладкова

05.06.2014

Юрисконсульт                                  Васильев                          Е.П. Васильев

05.06.2014

В дело № 01-08

Лапина  05.06.2014

Исполнение протокола: после совещания

После того как совещание завершилось, а подписанный всеми нужными лицами протокол составлен, остается выполнить еще ряд действий. В первую очередь нужно разослать участникам копии протокола. Если все работают в одной организации, достаточно рассылки по электронной почте. Коллегам же из других компаний копия направляется с сопроводительным письмом.

Во вторую очередь нужно составить план выполнения мероприятий по решениям, принятым на совещании, и информировать каждого исполнителя о его задаче и сроке ее выполнения. Делать эту работу обычно приходится секретарю или помощнику председательствующего; он к тому же является и контролером по исполнению задач.

Внутри организации задача по протоколу ставится в общем порядке: электронное письмо, задача в СЭД и т.п.

Приведем пример информационного письма в другую организацию, в котором излагаются задачи по итогам совещания.

Общество с ограниченной ответственностью «СОКОЛ-М»

(ООО «Сокол-М»)

ул. Летчиков, д. 158, г. Киров,

123456, Тел./факс: (5678) 90-12-34,

 site

ОКПО 12345678,

ОГРН 1234567890123,

ИНН 1234567890, КПП 123456789

06.06.2014  № 565-и/14

На №______от_______

Генеральному директору

               ООО «Лагуна»

                Е.П. Голубенко

Об исполнении протокола

Уважаемый Евгений Павлович!

         В исполнение Протокола заседания Межотраслевой комиссии по обеспечению безопасности работников вредного производства от 05.06.2014 № 6 прошу Вас выполнить намеченные мероприятия до 01.07.2014.

Приложение: копия Протокола на 5 л. в 1 экз.

Генеральный директор                              Шабанов                                          Л.Е. Шабанов

М.А. Карпенко

(5678) 90-12-34, доб. 1-89   

Итак, мы рассмотрели основные документы, которыми оформляется подготовка, проведение совещаний, а также деятельность после их завершения.

Надеемся, что полученная информация поможет вам более эффективно работать с документами и избегать многих распространенных ошибок.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль