Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

174
На практике часто встречаются ситуации, когда в организации есть СЭД, которая по каким-то причинам эксплуатируется частично, либо вообще нет никакой системы, автоматизирующей работу с документами, или же инициативной группой совместно с руководителем заинтересованного подразделения пока еще только ведется проект по выбору и внедрению новой СЭД, результатом которого должна стать автоматизация документооборота.

Однако до момента выбора и полномасштабного внедрения информационной системы может пройти несколько месяцев (иногда – более года), а уже в текущий момент необходимо решить вопрос с регистрацией документов, организовать согласование проектов документов, наладить контроль исполнения поручений и так далее.

Безусловно, перечень функций, подлежащих автоматизации, должен быть учтен в функциональных требованиях, которые готовятся проектной группой и на основании которых производится выбор, настройка и внедрение СЭД.

Вместе с тем, есть технологии, позволяющие на короткий период организовать документооборот с применением стандартных офисных программ, таких как MS Word, Excel, Outlook и проч., силами сотрудников.

Организация регистрации документов с использованием офисного программного обеспечения и общего сетевого ресурса подразделения ДОУ

Если какая-либо информационная система, автоматизирующая работу с документами, в организации отсутствует, специалисты подразделения ДОУ могут организовать регистрацию документов в электронном виде, например, сделать регистрационный журнал в MS Excel.

Форма регистрационного журнала входящей корреспонденции

Рег. №

Дата регистрации

Исх.№

Дата

Отправитель

Адресат

Тема

Отв. исполнитель

Срок исполнения

Название организации

Должность, ФИО

Должность

ФИО

Форма регистрационного журнала исходящей корреспонденции

Рег. №

Дата регистрации

В ответ на №

Дата

Отправитель

Адресат

Тема

Отв. исполнитель

Должность

ФИО

Название организации

Должность, ФИО

Внимание! При ведении регистрационного журнала в электронном виде желательно соблюдать следующие правила:

1.      Регистрационный журнал должен размещаться на сетевом ресурсе, доступном для внесения записей исключительно сотрудникам подразделения ДОУ.

2.      Сотрудники ДОУ должны иметь возможность вносить данные, но не удалять их.

Аналогичным образом может быть организована работа с регистрацией распорядительных и иных документов.

Применение общедоступных офисных программ позволяет не только временно организовать регистрацию и учет документов, но и осуществлять поиск, вести контроль сроков исполнения при помощи фильтров или полнотекстового поиска.

Временная организация процесса согласования проектов документов в электронном виде с использованием общего сетевого файлового ресурса и почтовой системы

Кроме выполнения таких простых функций, как регистрация документа, с применением офисных программ, возможно в электронном виде реализовать и более сложные процессы работы с документами, например, процесс согласования, для которого кроме наличия MS Office также необходимо:

·         определить и разграничить функциональные роли участников процесса;

·         определить, какие еще информационные ресурсы, кроме стандартного офисного  программного обеспечения, требуются для организации процесса;

·         определить порядок выполнения процесса;

·         разработать нормативный документ, описывающий основные этапы реализации процесса;

·         создать структуру папок на общем сетевом файловом ресурсе, где будут размещаться проекты документов на разных Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организацияхэтапах работы с ними;

·         осуществить настройки доступа на общем сетевом файловом ресурсе для разных групп участников процесса;

·          провести обучение персонала, задействованного в процессе.

Нужно уточнить: в контексте статьи будет идти речь о таком понятии, как общий сетевой файловый ресурс. В данном случае мы будем понимать выделенное на сервере организации место для работы определенной группы пользователей (участников процесса согласования проектов документов).

Участники процесса согласования проектов документов

Основными участниками процесса согласования проектов документов в организации могут быть:

Исполнитель, Руководитель Исполнителя, Сотрудник подразделения ДОУ, Согласующее лицо, Ответственный за подписание.

Данный список не является конечным; в каждой конкретной организации он может значительно варьироваться.

На участников процесса согласования проектов документов могут возлагаться разные функции.

Например, Исполнитель может нести ответственность за:

·         подготовку проекта документа, а также комплекта сопроводительных документов;

·         определение срочности согласования;

·         доработку по замечаниям, полученным от сотрудников подразделения ДОУ и согласующих, а также подготовку информации о внесенных в проект документа изменениях;

·         своевременный ответ на все вопросы согласующих лиц по проекту документа;

·         организацию согласования проекта документа с контрагентом (если, например, оформляется договор или иной многосторонний документ);

·         контроль сроков согласования инициированных проектов документов и т.д.

Руководитель Исполнителя может при согласовании проекта документа подтверждать актуальность и корректность информации, зафиксированной в документе.

За Сотрудником подразделения ДОУ могут быть закреплены такие функции, как:

·         проведение предварительной проверки проекта документа перед его направлением на согласование;       

·         организация согласования проектов документа в соответствии с действующими в организации полномочиями;

·         организация замещения отсутствующих лиц, принимающих участие в согласовании проектов документов;

·         общий контроль сроков согласования проектов документов.

Согласующее лицо может осуществлять:

·         рассмотрение проектов документов, поступивших на согласование в рамках действующих полномочий в установленном внутренними нормативными документами порядке;

·         формирование замечаний по рассматриваемым проектам документов;

·         делегирование права рассмотрения проектов документов подчиненным сотрудникам.

На Ответственного за подписание документов можно возложить функции по:

·         формированию бумажной версии согласованного проекта документа (включая прошивку);

·         передаче подготовленного документа на подпись уполномоченному лицу и получению подписанного документа;

·         передачу подписанного со стороны организации многостороннего документа Исполнителю для организации подписания со стороны контрагента (контрагентов).

Важно! Общую ответственность за корректность оформления документов, полноту и точность предоставленной информации правильнее закрепить за Исполнителем, поскольку именно он владеет полной информацией по документу, занимался его подготовкой, а также подготовкой сопроводительных документов и дополнительных материалов.

Информационные ресурсы (включая программное обеспечение), задействованные при организации процесса согласования

При реализации предлагаемой временной технологии организации согласования проектов документов в электронном виде будут задействованы следующие информационные ресурсы:

Таблица 1

Перечень информационных ресурсов, необходимых для организации процесса согласования с использованием стандартного офисного программного обеспечения

Название ресурса

Выполняемые функции

Ответственный

Общий сетевой файловый ресурс для организации процесса согласования

·         Формирование папок и наполнение их файлами проектов документов, которые будут направлены на согласование;

·         организация хранения файлов согласованных и подписанных документов

Сотрудник подразделения ДОУ

Почтовая система

Отправка сообщений о необходимости рассмотрения проектов документов, о доработке проектов документов участникам процесса согласования;

автоматическое формирование напоминаний о необходимости рассмотреть проект документа

Сотрудник подразделения ДОУ

Сетевой ресурс подразделения ДОУ

·         Временное размещение файлов документов до момента помещения их в папки на общем сетевом файловом ресурсе;

·         ведение реестров проектов документов

Сотрудник подразделения ДОУ

Для организации хранения и поиска документов, проходящих согласование в организации, следует решить вопрос с созданием общего сетевого файлового ресурса, на котором будут храниться файлы с документами.

На практике удачным примером оказалось создание общего сетевого файлового ресурса для организации процесса согласования на платформе MS SharePoint, что позволило не только решить вопрос с распределением прав участников процесса, но и максимально использовать возможности офисных программ.

Чтобы участники процесса понимали последовательность действий при согласовании документов, знали, кто, что и в какой момент должен выполнять, понадобится определить основные этапы процесса и последовательность выполнения операций. Предложим примерную схему процесса согласования документов в организации (рис. 1).

Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

Рис. 1. Примерная схема процесса согласования проектов документов в организации

Разработка внутреннего нормативного документа

Для того чтобы процесс «заработал», необходимо не только выявить его основных участников, распределить зоны ответственности, но и разработать и внедрить нормативный документ, в котором будет описана организация процесса согласования проектов документов (т.е. разработать локальный нормативный акт по организации процесса согласования документов с использованием доступных средств автоматизации).

В своей статье я не буду подробно описывать данный локальный нормативный акт, перечислю только те моменты, на которые следует обратить особое внимание.

Прежде всего, в документе должны быть четко определены функциональные обязанности  участников процесса, а при разработке нормативного акта надо помнить, что нельзя допускать пересечения зон ответственности участников процесса; в противном случае можно получить конфликты и проблемы в управлении процессом.

Поскольку процесс будет выполняться не в автоматизированном режиме, в целях его упрощения рекомендуется согласование всех проектов документов выполнять параллельно (т.е. проект документа должен рассылаться на согласование всем участникам процесса) и от одного подразделения в Лист согласования включать не более одного согласующего. Такой подход не только позволит уменьшить срок согласования документов, но и в значительной мере сократит число его участников.

Кроме того, желательно установить ограничения по срокам и срочности согласования проектов документов.

Например, для срочных проектов (должна быть соответствующая отметка Исполнителя в сопроводительном письме к проекту документа) срок согласования – 1 рабочий день, для документов с обычной срочностью (не имеющих отметку Исполнителя о срочности) срок согласования – 3 – 5 рабочих дней.

В случае получения замечаний от Согласующих лиц, Исполнитель обязан в течение 1 – 3 дней (в зависимости от срочности проекта документа) внести соответствующие корректировки, после чего проект документа должен быть повторно направлен для согласования, при этом желательно получить от Исполнителя комментарии о внесенных изменениях, что позволит согласующим лицам быстрее рассматривать документы, по которым на первом этапе были высказаны замечания.

В некоторых случаях, если в проект документа вносились незначительные правки (например, были исправлены орфографические ошибки, технические опечатки), можно рекомендовать продолжение согласования проекта документа теми согласующими лицами, которые еще его не успели рассмотреть (без повторного полного согласования всеми участниками процесса). При внесении правок, оказывающих влияние на существенные условия документа (изменение сроков, суммы, условий выполнения работ, площади помещения и проч.), рекомендуется проводить повторное согласование проекта документа.

Локальный нормативный акт должен содержать не только описание процесса, но и формы документов, которые будут оформляться в рамках процесса. Поскольку предполагается, что процесс согласования будет автоматизирован частично, то к нормативному документу может прилагаться форма Листа согласования, Таблицы замечаний и т.д.

 Формат документа, направляемого на согласование

Для сокращения времени на работу с проектами документов предлагается формировать их в виде единого файла, который кроме текста документа будет содержать Лист согласования, а также Таблицу замечаний. В файле рекомендуется размещать сначала Лист согласовании, затем – Таблицу замечаний, далее – текст документа.

 Форма Листа согласования

 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к № _____ от «__»______20__г.

Заголовок документа

Исполнитель:

Должность

ФИО

Отметка о согласовании –

Первый этап.

Дата

Отметка о согласовании –

Второй этап.

Дата

Вызы согласования:

Должность согласующего лица

ФИО

Отметка о согласовании –

Первый этап.

Дата

Отметка о согласовании –

Второй этап.

Дата

Форма Таблицы замечаний

ТАБЛИЦА ЗАМЕЧАНИЙ

Замечания согласующих лиц

Отметки Исполнителя об устранении замечаний/ комментарии о причине невозможности внесения изменений в проект согласно замечаниям, дата

№№ разделов, пунктов, подпунктов

Содержание замечаний, ФИО, дата

Применение стандартной функции MS Word (если документ подготовлен в этом формате) позволяет разделить страницу на две части и осуществлять одновременную работу как с Листом согласования / Таблицей замечаний, так и непосредственно с текстом согласуемого проекта документа.

Для того чтобы контролировать ход процесса согласования всех проектов документов организации, рекомендуется вести соответствующий реестр, форма которого также может быть приложением к локальному нормативному акту.

Порядок учета проектов документов, проходящих согласование

В целях организации информационно-справочной работы по проектам документов, которые проходят или проходили процедуру согласования в организации, рекомендуется ввести отдельные реестры на каждый вид документов.

Примерная форма реестра учета проектов документов

№ проекта

Вид документа

Тема

Исполнитель

Дата направления в ДОУ

Дата отправки на доработку

Дата направления на 1-й этап согласования

Дата направления напоминания

Дата направления на 2-й этап согласования

Дата направления напоминания

Дата передачи на подпись

Данная форма не является конечной: каждая организация может варьировать перечень данных, которые являются важными при организации процесса согласования.

Формат номера проекта, а также количество знаков в нем определяются исходя из потребностей организации (видов и количества документов, которые будут проходить согласование).

Пример формата номера проекта документа (приказа):

00005-Пр13, где:

00005 – порядковый номер проекта;

Пр – условное обозначение, указывающее, что на согласование был направлен приказ;

13 – год, в котором проходило согласование проекта документа.

В случае формирования единого реестра для всех распорядительных и нормативных документов организации (приказы, распоряжения, стандарты, методики, положения и т.д.) рекомендуется ввести условное обозначение каждого вида документа.

Например, приказы – Пр; распоряжения – Расп; положения – П и т.д.

Для удобства работы и быстрого ведения поиска необходимых документов на общем сетевом файловом ресурсе желательно в названиях папок применять тот же идентификационный индекс, что и у документов, которые в них размещены (т.е. название папки = идентификационный индекс документа).

Важно! Данная форма разработана в целях хранения общей информации по организации процесса согласования и должна заполняться сотрудниками подразделения ДОУ, которые непосредственно занимаются проверкой и направлением на доработку или на согласование проектов документов.

Также данная форма позволяет получать информацию о сроках согласования документов, анализировать причины сбоев в процессе.

Для того чтобы участники процесса согласования могли получать документы для проставления виз и внесения замечаний, могли видеть документы, которые прошли процедуру согласования и находятся на подписи, необходимо на общем сетевом файловом ресурсе создать систему папок и правильно настроить доступ пользователей к ним.

Приведем примерную структуру папок, которые требуется сформировать на общем сетевом файловом ресурсе (рис. 2.):

Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

Рис. 2. Пример организации структуры папок на общем сетевом файловом ресурсе

По мере того как документы будут проходить согласование, подписание, передаваться на исполнение, папки с соответствующими файлами должны перемещаться из папки верхнего уровня «На согласовании» в папку верхнего уровня «Архив». Соответствующая отметка о состоянии документа может делаться сотрудником подразделения ДОУ в реестре.

Для того чтобы разные участники процесса могли выполнять возложенные на них функции, нужно правильно распределить права доступа к созданным на сетевом ресурсе папкам.

Схему предоставления доступа участникам процесса согласования можно построить следующим образом:

Папка верхнего уровня «На согласовании»:

·         сотрудники подразделения ДОУ – доступ на создание, редактирование, перемещение документов и папок;

·         другие пользователи – доступ на чтение и редактирование файлов в папках.

Папка верхнего уровня «На подписи»:

·         сотрудники подразделения ДОУ – доступ на создание, редактирование, перемещение документов и папок;

·         другие пользователи – доступ на чтение.

Папка верхнего уровня «Архив»:

·         сотрудники подразделения ДОУ – доступ на перемещение документов и папок.

Возможна организация более детализированного доступа, например, на уровне папок, в которых размещены файлы проектов документов, однако при «ручном управлении» доступом такая детализация потребует значительных временных затрат.

Но нельзя забывать, что даже самый оптимальный процесс не начнет корректно выполняться, если своевременно и полномасштабно не провести обучение участников этого процесса.

Обучение участников процесса согласования

Несмотря на то что предлагаемая технология является временной, все же рекомендуется провести обучение участников процесса согласования (Исполнителей, согласующих лиц, сотрудников подразделения ДОУ), что позволит снять многие вопросы по организации процесса, а возможно, и выявить слабые места в самой процедуре.

Также можно разработать рабочую инструкцию или памятку, в которой можно перечислить основные положения, процедуры и функции участников процесса.

Организация согласования проекта документа

Для организации процесса согласования сотрудникам подразделения ДОУ необходимо формировать почтовое сообщение участникам процесса, в котором должно быть указано, какой документ и в какие сроки требуется рассмотреть, и в которое также будет вложена гиперссылка на файл проекта документа, размещенный на общем сетевом файловом ресурсе.

Кроме гиперссылки на файл согласуемого проекта документа, к письму могут прилагаться сопроводительные материалы.

Например, к договору могут быть приложены материалы с итогами проведения тендера или конкурса.

Чтобы работа с проектом документа осуществлялась оперативно и корректно, сотрудникам подразделения ДОУ рекомендуется защищать файл проекта паролем через стандартную функцию MS Word «Ограничить форматирование и редактирование» (рис. 3), что позволит участникам процесса работать с документом в режиме правки, а также видеть, кто и когда вносил изменения в согласуемый проект и что это за изменения (рис. 4).

Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

Рис. 3. Применение функции «Ограничить форматирование и редактирование» при работе с файлом проекта документа

Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

 Рис. 4. Внесение правок в проект документа, защищенный паролем

Корректное управление доступом папок, расположенных на общем сетевом ресурсе, позволит участникам процесса при получении соответствующего почтового сообщения о необходимости рассмотрения проекта документа открыть по гиперссылке файл согласуемого документа, проставить в Листе согласования файла визу или написать комментарии к документу в Таблице замечаний.

Почему данная технология предлагается в качестве временной?

Несмотря на то что данная технология позволит работать с проектами документов в электронном виде, хранить всю информацию об истории согласования, она, тем не менее, может применяться только на протяжении незначительного временного периода (особенно если в организации проходит согласование большое количество проектов документов) ввиду ее сложности и трудоемкости.

В чем заключается трудоемкость? Прежде всего, в том, что на сотрудников подразделения ДОУ возлагается функционал, который обычно автоматизируется СЭД:

·         формирование маршрута согласования;

·         формирование письма-уведомления о необходимости рассмотрения проекта документа;

·         проставление в письме и контроль в ручном режиме сроков согласования;

·         направление напоминаний согласующим лицам;

·         ведение реестра документов, которые проходят процедуру согласования в организации;

·         формирование по запросу руководителей организации отчетов о нарушении процедуры согласования документов.

Вместе с тем, приведенные промежуточные решения вполне позволяют оптимизировать процессы согласования, учета, регистрации документов и подготовить организацию к внедрению полноценного электронного документооборота.

Е.В. Романченко, эксперт в сфере делопроизводства  и электронного документооборота

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль