Выдача документов из архива организации

887
Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • для использования работниками организации;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

 На заметку!

Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Сроки использования документов

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для использования работниками организации;
  • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  • 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.Выдача документов из архива организации

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам). 

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Приведем пример заполненной заявки (требования) на выдачу документов.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

Архив

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

    13.11.2014                                     № 648

Москва

                        РАЗРЕШАЮ

                        выдачу дел

      Начальник архива

                     Степанова Р.В. Степанова

                        13.11.2014

Романов Г.А.

(фамилия и инициалы работника подразделения)

Екатеринбургский филиал, производственно-технический отдел

(наименование подразделения)

Разработка технико-экономического обоснования строительства

(цель заказа документов)

Фонд №

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Расписка пользователя в получении

Расписка работника архива в приеме

1

2

3

4

5

6

1

4

23

Проектно-изыскательские заключения (2003 г., т. 2)

Романов

Соколова

Форму заявки, подробную инструкцию по ее заполнению и образец целесообразно предложить для ознакомления работникам в инструкции по делопроизводству, положении об архиве или в другом локальном нормативном акте, регулирующем работу архива. В более «камерных» случаях, когда и организация, и ее архив невелики, можно обойтись и без письменного заказа. Факт выдачи документа итак будет зафиксирован в формах, о которых мы поговорим далее.

Книга выдачи документов во временное пользование

Выдача документов из архива фиксируется в Книге выдачи документов (Приложение 19 к Основным правилам). Особенность этого документа в том, что ведется он исключительно в бумажном виде, так как его форма предполагает личные «живые» подписи как получателя дел, так и работника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов каждый год начинается заново. Завершенная в прошедшем году книга снабжается итоговой записью и отправляется на хранение. Срок хранения книги – три года с момента возвращения всех дел.

Приведем пример титульного листа Книги выдачи документов.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № 1

Начата 13.01.2014

Окончена 29.12.2014

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные документы, независимо от того, выдавались ли они работникам организации-хозяйки архива, другой организации или физическим лицам, покидали ли архив, или ими пользовались в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов:

№ п/п

Да­та
вы­да­чи

Фонд

Опись

Ед. хр.

Ко­му вы­да­но

Рас­пис­ка в по­лу­че­нии де­ла

Да­та
воз­вра­та
де­ла

Рас­пис­ка в
воз­вра­ще­нии де­ла

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

234

16.07.2014

1

3

54

Морозов И.С. (юр.отдел)

Морозов

16.07.2014

Коваленко

235

17.07.2014

1

21

12

Лаптева Л.Д. (физ.лицо)

Лаптева

17.07.2014

Коваленко

236

17.07.2014

1

13

2

ООО «Чакона»

Игнатова

28.08.2014

Коваленко

Акт от 17.07.2014 № 45

Итого в _______ году выдано из хранилища № _______________________

                                                                                                      (цифрами и прописью)

__________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись                             Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Обратите внимание: порой может быть недостаточно указать лишь фамилию работника, получившего дело. Ведь документы может получать и посторонняя организация, и физическое лицо, пришедшее с запросом. В графе «Кому выдано» следует указать максимум информации. Если выдача дел сопровождается еще каким-либо документом (например, актом), его данные вносятся в графу «Примечание».

В начале января прошлогодняя книга закрывается. Ответственный за ее ведение работник или начальник архива составляет итоговую запись и заверяет ее своей подписью:

Итого в 2014 году выдано из архива открытого акционерного общества «Всероссийский промышленный холдинг» 826 (восемьсот двадцать шесть) ед. хр.

Начальник архива

           Степанова

Р.В. Степанова

12.01.2014

Лист использования дела

Каждое выдаваемое дело должно быть снабжено листом использования (форма листа использования приведена в Приложении 20 к Основным правилам). На нем указывается основная информация о выдаче дела: кому, когда и для чего оно понадобилось. Лист использования ведется от руки. Он вкладывается (не вшивается!) в дело и может использоваться годами. После внесения последней записи лист использования хранится в течение трех лет, как и Книга выдачи дел.

Образец заполненного листа использования дела:

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № 1

Опись № 2

Дело № 02-04

Заголовок дела: Приказы по основной деятельности

Дата использования

Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

№ использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

21.02.2008

Голованова О.Д.

Копирование

89, 123, 158, 201

Голованова

06.08.2008

Петрова И.М.

Предоставление в суд

23-24

Петрова

17.05.2010

Рассказов Л.Д.

Предоставление в прокуратуру

185

Рассказов

15.10.2014

Деревянко П.В.

Просмотр

98-150

Деревянко

Карта-заместитель дела

В то время, пока дело будет находиться в читальном зале, у коллеги или в другой организации, на его место на полку архива встанет карта-заместитель дела (Приложение 21 к Основным правилам):

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело 02-04 Приказы по основной деятельности

                         (№ и название)

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2005 год

                          (№ и название)

Фонд № 1 (архив Открытого акционерного общества «Всероссийский промышленный холдинг»)

                            (№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата выдачи

Дата возврата

1

2

3

4

1

Голованова Ольга Денисовна

21.02.2008

21.02.2008

В форме Росархива отмечено, что дело выдано во временное пользование в читальный зал. Но ведь дело может отправиться и в другую организацию на несколько недель и даже месяцев, и в прокуратуру по запросу. Поэтому стоит задуматься о том, чтобы внести в таблицу специальную колонку для отметки с указанием маршрута дела:

Выдано во временное пользование:

№ п/п

Ф.И.О. пользователя

Куда выдано дело

Дата выдачи

Дата возврата

1

2

3

4

5

1

Голованова Ольга Денисовна

Читальный зал

21.02.2008

21.02.2008

2

Петрова Инна Михайловна

Для предоставления в суд

06.08.2008

06.08.2008

Как и лист использования, карта-заместитель заводится в случае необходимости и впредь хранится в деле. Перечень не определяет сроков хранения для карт-заместителей, но логичным было бы хранить завершенные карты столько же, сколько и Книгу выдачи документов, и лист использования – три года с момента возвращения дела.

Передача документов архива в другую организацию

Если документы передаются в другую организацию, оформляется специальный акт о выдаче дел во временное пользование (Приложение 18 к Основным правилам). В акте нужно указать, помимо перечня передаваемых дел, адрес организации, которая их получает, с какой целью и на каком основании. Основанием для выдачи дел в другую организацию может быть письмо-запрос (как в нашем примере), но на этом письме обязательно должна стоять положительная резолюция руководителя компании, в архив которой обращаются.

Само по себе письмо не является основанием для выдачи дел. Кроме того, дела могут быть выданы на основании приказа генерального директора, во исполнение приказа вышестоящего ведомства и т.д.

Срок возврата документов прописывается на акте. Согласно пункту 4.5.2. Основных правил, процитированному нами выше, этот срок не должен превышать трех месяцев.

Подписывают акт руководители двух организаций, после чего подписи скрепляются  печатями организации(п. 4.5.6. Основных правил). Непосредственный прием-передача документов, а также возврат их на место фиксируются работниками архива двух организаций.

Приведем пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

АКТ

14.11.2014                                                       № 12

Москва

о выдаче дел во временное пользование

ООО «РПН-Экология»

ул. Профсоюзная, д. 345, оф. 456, Москва,

123456

Основание: письмо ООО «РПН-Экология» от 10.11.2014 №742 (вход. от 11.11.2014 № 3456/78).

Для какой цели выдаются дела: экологическое исследование

Выдаются следующие ед. хр. из фонда № 1 архив Открытого акционерного общества

(название фонда)

«Всероссийский промышленный холдинг»:

№ п/п

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

1

3

12

Технические отчеты о неизменности производственных процессов используемого сырья

31.01.2003 – 15.12.2003

118

2

2

34

Таблицы со сведениями о перевозке отходов промышленного производства

25.08.2003 – 29.12.2003

234

Всего выдается 2 (две)____________ ед. хр., срок возвращения 15.12.2014.

                                     (цифрами и прописью)

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Генеральный директор

открытого акционерного общества

«Всероссийский промышленный холдинг»

Волков П.Р. Волков

14.11.2014

(печать организации)

Генеральный директор

                ООО «РПН-Экология»

        Светланова С.М. Светланова

                14.11.2014

                   (печать организации)

Выдал дела по поручению руководства открытого акционерного общества

(наименование организации)

«Всероссийский промышленный холдинг»

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

14.11.2014

Принял дела по поручению руководства ООО «РПН-Экология»

(наименование организации)

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

14.11.2014

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

15.12.2014

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

15.12.2014

Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в выдавшем документы архиве, другой организация-заказчик забирает себе.

Мы рассмотрели порядок выдачи документов из архива организации во временное пользование как собственным сотрудникам, так и по запросам других компаний. Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль