Документ, контент, информация и современная СЭД

328
В нашей сегодняшней статье мы попытаемся проследить эволюцию систем электронного документооборота, основываясь на развитии информационного общества и информационных технологий. В процессе такой эволюции возникали новые термины, происходило расширение смыслового содержания основных используемых в документообороте понятий, а также изменение самих подходов к управлению документооборотом и управлению компанией. С этой целью для начала определим заявленные в заголовке понятия и их взаимосвязь, а затем рассмотрим, каким образом они влияют на формирование функциональности современных СЭД.

Информация

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio» – сведения, разъяснения, изложение.

Само слово «информация» вошло в русский язык в Петровскую эпоху: впервые оно фиксируется в «Духовном регламенте» 1721 г. в значении «представление, понятие о чем-либо».

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация определяется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Информация может быть структурированной и неструктурированной. Структурированная информация состоит из взаимосвязанных элементов, которые размещаются в таблицах и обрабатываются базами данных (СУБД). Структурированию Документ, контент, информация и современная СЭДподдается не вся информация.

Неструктурированные данные относятся к информации, которая или не имеет определенной модели данных, или не организована определенным  моделью способом: это могут быть как текстовые, так и не текстовые данные – корпоративные и личные электронные письма, текстовые сообщения, записи телефонных разговоров, тексты документов, статьи, презентации, публикации в блогах и социальных сетях, изображения, аудио- и видеофайлы.  

По статистике более 80% информации в компании относится к неструктурированной. Такую информацию сейчас принято называть контентом.

Контент

Слово «контент» происходит от английского «content» – содержание. Это собирательный термин для любой информации, которая содержится в информационном ресурсе.

Виды контента:

  • текстовый – отчеты, руководства, инструкции, статьи, книги и т.п.
  • графический – этот контент представляет собой разные виды графики: схемы, рисунки, картинки, анимацию, фотографии, скриншоты, слайды.
  • аудиоконтент – к нему относятся музыка, аудиозаписи с лекций, вебинаров, интервью.
  • видеоконтент – это ролики, фильмы, презентации, видеоуроки и прочие видеоматериалы.

Документы, переведенные в электронный вид, тоже относят к контенту. Контентом также называют все информационное наполнение документов.

Документ

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, но сама информация не выступает достаточным признаком документа. У документа есть вторая составляющая – материальная, без которой он существовать не может. Это его физическая сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Жизненный цикл документа – это движение документа от момента создания или получения до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения (рис. 1).

Документ, контент, информация и современная СЭД

Рис. 1. Жизненный цикл документа

Как видно  из  рисунка, жизненный цикл документа состоит из этапов, включающих создание или получение документа, его согласование, в процессе которого могут создаваться различные версии документа, окончательное утверждение, сохранение финальной версии в электронном архиве. С этого момента документ становится записью в хранилище данных предприятия.

Этап работы с документной информацией в электронном архиве называют управление записями.

Он включает сам процесс хранения документной информации в соответствии с установленными  сроками, использование ее в процессе оперативной работы, проведение экспертизы ценности по окончании срока хранения или невостребованности и уничтожение.

Сохраненная документная информация может также быть использована для различных коммуникаций и в процессе групповой работы. С этой целью она публикуется в различных форматах и на различных носителях. Она может размещаться на корпоративном портале, в рабочих социальных сетях, пополняя их веб-содержание. Этот этап жизненного цикла называют управлением публикацией или веб-содержанием.

Все вместе эти этапы объединяют понятием «управление жизненным циклом информации».

Жизненный цикл контента

Жизненный цикл контента складывается из сбора, накопления, хранения и доставки информации. На всех этапах действуют процессы управления. Это демонстрирует «дорожная карта» контента от некоммерческой организации AIIM (Ассоциация по управлению информацией и изображениями), представленная на рис. 2.

Захват (Capture) информации. На этом этапе жизненного цикла информация создается или импортируется в систему извне. Информация может быть создана человеком. Это бумажные и электронные документы, всевозможные заполненные формы, мультимедийная информация. Информация может также создаваться различными приложениями и импортироваться в систему, например из  ERP- или CRM-систем, либо поступать по каналам электронного обмена в виде электронных данных или форм.

На этапе захвата или ввода информации в систему используются следующие технологии: сканирование документов, распознавание отсканированных образов документов, оцифровка изображений, обработка форм, агрегация (обобщение) информации, интеграция (объединение) из различных источников, классификация.

Хранение (Store) контента. Для хранения могут быть использованы базы данных, хранилища данных, файловые системы, различные библиотеки, носители.  Выбор той или иной технологии хранения обуславливается объемом информации, сроком хранения, параметрами доступа к ней пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности, политиками предприятия.

Документ, контент, информация и современная СЭД

Рис. 2. Структурная схема управления корпоративным контентом

На этапе хранения решаются следующие задачи: поиск, контроль версий, регистрация прибытия/убытия документов и информации, извлечение документов и информации, аудит действий пользователей.

 Архивирование или обеспечение сохранности (eserve).

Для решения этих задач могут быть использованы следующие варианты: специальные архивные форматы, например PDF-A, вывод информации на архивные носители (бумага, микрофильмы), резервное копирование и восстановление информации, конвертация и перенос на другие носители.

Доставка (Delivery) информации потребителям или распространение.  Распространение информации может происходить в печатном виде, с помощью электронного взаимодействия или веб-технологий. При этом должны решаться такие задачи: управление правами доступа, управление отчетами, печатью и публикациями, организация доступа с мобильных устройств, организация межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Управление (Manage). В этой сфере выделяют несколько видов деятельности: управление документооборотом, управление электронными записями (Records Management), управление цифровыми активами (Digital Asset Management), управление электронной почтой (E-mail Management), управление веб-контентом (Web Content Management), управление бизнес-процессами (Business ocess Management, Workflow), организация взаимодействия (Collaboration).

На «дорожной карте» имеется еще одна ветвь – аутсорсинг. Аутсорсинг (Outsourcing) – это передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Сейчас многие компании прибегают к передаче отдельных функций по управлению документами сторонним организациям. Широко распространен аутсорсинг хранения информации, сканирования и обработки документов и т.п.

Информационные системы обработки документов

Параллельно с развитием рассмотренных понятий эволюционировали и информационные системы их обработки.

На рис. 3 представлена история развития систем СЭД/ЕСМ от компании «ИнтерТраст».

История российского электронного документооборота начинается еще в 80-х годах прошлого века с автоматизации делопроизводства в государственном секторе. Это были системы автоматизации классического делопроизводства, предназначенные исключительно для секретарей и делопроизводителей и позволяющие вводить регистрационно-контрольные карточки, вести журналы входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан, осуществлять поиск по реквизитам, составлять делопроизводственные отчеты для руководства.

Документ, контент, информация и современная СЭД

Рис. 3. История развития систем электронного документооборота от компании «ИнтерТраст»

С увеличением объема документооборота крупные организации стали автоматизировать работу с документами, разрабатывая индивидуальные системы управления документами с помощью своих ИТ-специалистов. Системы были нацелены на строго регламентированные процессы и встраивались в информационную и управленческую инфраструктуру организации. Они были немасштабируемые, т.е. не были способны изменить структуру автоматизируемых процессов, и со временем начинали сдерживать развитие компании, у которой с расширением бизнеса изменялась и структура управления, и состав бизнес-процессов.

В середине 90-х годов появились компании – разработчики универсальных СЭД, адаптируемых под любые нужды заказчика. Эти компании предлагали коробочные решения с возможностью расширения функциональности при внедрении.

В конце XX века в связи с прогрессом менеджмента качества стал широко применяться процессный подход к управлению, который дал толчок развитию технологий workflow (поток работ).

Поток работ – это последовательности операций (работ, функций), выполняемых в рамках конкретного бизнес-процесса отдельными сотрудниками с использованием той или иной информации (документов, данных из БД, сообщений электронной почты и т.д) и в соответствии с некоторыми правилами, которые диктуют порядок выполнения работы, определяют маршруты движения документов и сроки выполнения отдельных функций.

В СЭД появился новый процессно-ориентированный модуль – так называемый движок workflow, и системы стали применять для автоматизации документооборота деловых бизнес-процессов на предприятии.

Использование движка workflow позволило изменять и при этом оптимизировать автоматизируемые бизнес процессы. При необходимости более глубокого реинжениринга бизнес-процессов стали внедряться модули ВРМ (Business ocess Management) – мощные инструменты для управления бизнес-процессами.

С развитием Интернета и появлением сайтов и корпоративных порталов, на которых публиковались документы и информация по взаимодействию сотрудников и других участников бизнес-процессов, пришло понятие веб-контента – информационное  наполнение веб-сайта.

На российском рынке появились западные разработчики со своими платформами, в основе которых лежал принцип работы с контентом – информационной составляющей документа. Это так называемые ECM-системы (Enterise Content Management) – системы управления контентом предприятия. Что они изменили?

Независимая исследовательская компания Forrester Research определила ECM как интегрированный подход к управлению документами и веб-содержимым.

Согласно определению Ассоциации по управлению информацией и изображениями (AIIM), ECM представляет собой «совокупность подходов, методов и инструментов, предназначенных для захвата, систематизации, хранения и поиска контента и документов, связанных с бизнес-процессами организации».

СЭД стали развиваться в направлении ЕСМ, обеспечивая следующую функциональность:

  • управление документами (Document Management);
  • управление образами документов (Document Imaging);
  • управление записями (Records Management);
  • управление потоками работ (workflow);
  • управление веб-контентом (WCM);
  • управление мультимедиа-контентом (DAM);
  • управление знаниями (Knowledge Management);
  • управление документно-ориентированным взаимодействием (Collaboration).

На рубеже 2010-х годов с развитием мобильности и социальности взаимодействий появилась потребность в более гибком подходе к организации документооборота бизнес-процессов, особенно процессов взаимодействия с разного рода клиентами. Это слабо структурированные или неструктурированные бизнес-процессы с большой долей непредсказуемости. Модули workflow и ВРМ, хорошо работающие с формальными структурированными процессами, здесь уже не справлялись. На выручку пришла новая концепция кейс-менеджмента, которая дает сотрудникам большую гибкость и свободу действий.

Концепция фокусируется на том, что должно быть сделано, но не всегда определяет, как именно. Ключевая особенность данного подхода – нацеленность на результат, на удовлетворение потребности клиента.

Кейс является своего рода справочником по работе с конкретным клиентом. Он содержит стандартный набор документов, шаблонов, форм, информацию по взаимодействию с клиентом и о задачах, которые необходимо при этом решить. Управление кейсом предполагает возможность выстраивать бизнес-процессы, исходя из конкретной ситуации, вводить исполнителей, не задействованных на начальных этапах работы, систематизировать и использовать собранные информационные материалы и документы, а также вводить новые.

Создавая типовые шаблоны кейсов и накапливая их в базе знаний, можно значительно ускорить и упростить работу пользователей ЕСМ-систем (рис. 4).

Документ, контент, информация и современная СЭД

Рис. 4. Структура кейс-менеджмента

Решая задачи кейс-менеджмента, пользователи ЕСМ-систем сталкиваются с проблемами получения необходимой информации в рамках бизнес-деятельности предприятия. Встает вопрос интеграции системы в единое информационное пространство предприятия.

Ключевые тренды в СЭД

Президент компании «Docsvision» Владимир Андреев в своем выступлении на Форуме «DOCFLOW – 2014» определил направления развития ЕСМ-систем в целях  повышения продуктивности сотрудников в корпоративной среде. Он отметил, что должны активно развиваться инструменты интеграции группового взаимодействия сотрудников, аналитические инструменты, позволяющие получать и анализировать значения ключевых показателей эффективности (KPI) деятельности сотрудников, а также инструменты управления на основе полученных KPI.

Гуру в области ECM, эксперт по информационным системам управления Стефан Кэмерон в своей книге «Управление контентом предприятия» дает следующее определение ЕСМ: «ЕСМ – это управление всеми формами информации на предприятии». 

Аналитики Gartner определяют корпоративное управление информацией (Enterise Information Management, EIM) как «интегративную дисциплину, которая позволяет структурировать, описывать и управлять информационными ресурсами независимо от организационных и технологических границ и которая направлена на повышение эффективности деятельности, обеспечение ее прозрачности и глубокое проникновение в проблемы и задачи бизнеса».

Концепция EIM включает в себя стратегию, методики, технологии и разработанную на их основе линейку программных продуктов, обеспечивающую комплексный подход к управлению данными предприятия с целью превращения их в знания, способствующие эффективному управлению бизнесом. Т.е. функциональность современных ЕСМ-систем расширяется, захватывая область аналитики и управления эффективностью бизнеса.

Директор по производству компании «АйДесайд» Александр Алёшин так определил ключевые тренды в СЭД на ближайшие годы: «это работа с контентом, не относящимся непосредственно к документам: встречи и совещания, показатели (KPI) и мониторинг, контрагенты и сотрудники. Мы видим, что происходит не только переход от управления электронными документами (СЭД) к управлению контентом (ECM), но и переключение на системы управления информацией (EIM-решения)».

Все течет, все меняется – расширяется содержание понятий, меняются привычные термины, развиваются системы электронного документооборота, изменяя функциональность и охватывая все новые сферы управления в компании. Необходимость эффективного управления корпоративной  информацией приведет к дальнейшему активному развитию систем электронного документооборота.

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль