Документирование

217
Для успешного использования бесспорных преимуществ СЭД требуется сначала качественно подготовить нормативную базу и своевременно ее обновлять, а также правильно разработать формы и образцы необходимых документов. Далеко не в каждой организации, применяющей СЭД, можно увидеть именно такое положение дел. О необходимости ведения в организациях табеля и альбома форм документов, наличия сборника типовых и трафаретных текстов документов и графика документооборота – читайте в статье.

Включенные в табель форм документы должны быть правильно подготовлены, т.е. составлены и оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. При этом под составлением документов понимается работа над содержательной частью проекта документа (текст, таблица, анкета), а под оформлением – придание содержательной части документа юридической силы (т.е. «превращение» письменной информации собственно в документ).

       В условиях функционирования систем электронного документооборота особенно важно свести к минимуму трудозатраты на подготовку документов, т.к. для решения задач, связанных с документированием, можно максимально использовать все преимущества СЭД:

  • наличие обширной нормативно-правовой и справочной базы для составления грамотных с юридической точки зрения текстов документов;
  • наличие форм документов, которые можно быстро заполнять без риска что-либо упустить, забыть или неправильно оформить.

       Особенно негативно на работе организации сказывается  «недосмотр» в области обновления действующих и введения в базу данных новых нормативных документов.

Так, опрос участников нескольких семинаров для работников служб ДОУ показал, что в октябре-декабре 2010 г. и даже в январе-феврале 2011 г. не все из них знали об утверждении приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень начал действовать с 01.10.2010 и именно этим документом следовало пользоваться при подготовке (в том числе в автоматизированном режиме) номенклатуры дел организации на 2011 г., чего, естественно, во многих организациях сделано не было.

       Отметим, что никто из опрошенных не ведет делопроизводство «вручную», у всех есть та или иная система электронного документооборота. Но составной частью этих СЭД почему-то не является подсистема ведения (а в более строгом смысле – кодификации) нормативно-правовой базы. Полагаем, что подобные ситуации не допустимы и должны быть устранены.

Важно знать!      

Периодически обновляться должна и сама СЭД, что, казалось бы, очевидно и само собой разумеется, но из-за необходимости выделения дополнительных средств в практике наблюдается не всегда.

Основное внимание в данной статье будет уделено разработке альбома форм документов, составляемого в соответствии с утвержденным табелем форм документов. Повседневное и многократное использование образцов управленческой документации, заложенных в СЭД, требует исключения каких-либо ошибок в оформлении документов.

Альбом форм документов

       На первый взгляд, создание альбома форм документов – задача не сложная. О делопроизводстве много пишут в книгах и специальных журналах, приводят примеры составления различных документов, которые часто включаются в базу данных при разработке СЭД. Вместе с тем следует прямо сказать о том, что не все встречающееся в публикациях можно «вставлять» в альбом форм документов и затем использовать в полной уверенности, что создаваемые документы отвечают установленным требованиям.

       Приведем распространенный пример оформления такого массового документа, как должностная инструкция:

                                                                                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                приказом директора

                                                                                                                ООО «СТАРТ»

                                                                                                                от _________ № _____

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря канцелярии

(Структура текста)

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права
  5. Ответственность
  6. Служебные взаимоотношения

             С инструкцией ознакомлен:

            

              должность                           личная подпись                          расшифровка подписи  

                                                           дата

       Аналогично оформляются и положения о структурных подразделениях организации. Что можно сказать о подобном оформлении? Сначала вспомним, что названные документы имеют серьезное юридическое значение для каждого работника, т.к. относятся к локальным нормативным актам. За невыполнение требований, содержащихся в данных документах, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Однако исполняться должен именно документ, а не просто составленная работодателем «деловая бумага», которая не имеет юридической силы из-за отсутствия необходимых реквизитов (в приведенном примере нет реквизитов бланка документа и реквизита «Подпись»).

На фоне таких грубых ошибок можно уже не говорить о других, не столь важных просчетах в данных формах документов (дляДокументирование утверждения  должностной инструкции, как правило, нет необходимости издавать приказ руководителя; слово «УТВЕРЖДЕНО» должно быть согласовано по роду существительного с видом документа; тексты данных документов при их разработке согласовываются с заинтересованными должностными лицами, что должно быть отражено в форме документа).

       Таким образом, важно не просто наполнить СЭД формами и образцами документов, но и обеспечить их соответствие установленным требованиям.

       Альбом форм документов может включать формуляры (модели, схемы) документов, представленные в следующих видах.

  1. В виде утвержденных постановлениями соответствующих ведомств унифицированных форм документов с присвоенными им обозначениями, если документы входят в унифицированную систему документации (УСД). Например, по функции «Управление персоналом» в Альбом включаются унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты (формы № Т-1, Т-2, Т-3 и т.д.):

Документирование

2. В виде формуляров документов и образцов оформления документов, содержащихся в методических разработках ВНИИ документоведения и архивного дела. Например, формуляры положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, образцы оформления протоколов, актов, служебных записок и др.

Документирование

       3. В виде шаблонов, схем и примеров документов, не включенных в состав УСД и разрабатываемых по усмотрению организаций с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003: примеры составления и оформления приказов по основной деятельности, служебных писем, документов, связанных с трудовыми отношениями и т.д.

Документирование

Сборник типовых и трафаретных текстов документов 

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм является Сборник типовых и трафаретных текстов документов. Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро и качественно составлять служебные документы по возникающим вопросам.

На заметку!

Важной задачей службы ДОУ является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

       Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов –положений, должностных инструкций, договоров.

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), целесообразно подготовить типовые тексты таких документов, как: правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Названные документы будут использоваться в филиалах с учетом особенностей деятельности конкретного подразделения, связанных с территориальными, климатическими, национальными, социальными и другими условиями.

       Трафаретные тексты, как правило, разрабатываются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

Например, организация ежегодно принимает студентов вузов для прохождения производственной практики, предварительно определяя их численность и места работы. Соответствующее предложение, направляемое в вуз, может быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации.

       График документооборота организации

Для успешного решения всего комплекса вопросов, возникающих при документировании управленческой деятельности, помимо названных выше документов необходимо подготовить График документооборота организации, позволяющий описать «жизненный цикл» документа от создания или получения до исполнения или отправки. В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документами, указаны их исполнители и приведены основные характеристики выполняемых процедур, например:
_____________________________________________________________________________

                                                                                           УТВЕРЖДЕН

                                                                                                                приказом ООО «СТАРТ»

                                                                                                   от 01.02.2011 № 7

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документирование

График документооборота организации – это сводный график, составными частями которого являются графики документооборота структурных подразделений, отражающие особенности состава документации и технологии ее обработки в конкретных подразделениях.

       Каждый из рассмотренных документов разрабатывается специалистами структурных подразделений организации под методическим руководством службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Подготовленные проекты документов подписываются их разработчиками, согласовываются с заинтересованными должностными лицами и утверждаются приказом руководителя организации.      

       Изменения в нормативно-методические документы по ведению делопроизводства вносятся приказами руководителя организации. При большом количестве изменений документы утверждаются заново.

В. И. Андреева канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль