Документирование проектов по внедрению СЭД

845
В последние несколько лет в России наряду с процессным подходом к управлению организации активно применяют подход проектного управления. В настоящее время публикуется большое количество материалов, освещающих современные проблемы управления проектами. Однако в них крайне мало уделяется внимания вопросу документационного обеспечения управления проектами.

Предположим, что в организации планируется внедрение СЭД. Информационная система (далее − ИС) и подрядчик выбраны, но какими нормативно-правовыми документами руководствоваться при документировании реализации проекта? Какие документы создаются на каждой стадии проекта? Какие существуют требования к проектной документации? В этой статье речь пойдет о документационном обеспечении управления ИТ-проектов по созданию информационных систем на примере проекта по внедрению СЭД.

Проектные документы делятся на три группы:

1-я группа – документы непосредственно по управлению проектом (Устав проекта, паспорт проекта, календарный план проекта, ресурсный план проекта, отчет о статусе проекта и т.д.).

2-я группа – документы, разрабатываемые на стадиях создания информационных систем (техническое задание, программа и методика испытаний, инструкции к системе и т.д.).

3-я группа – финансовые, договорные, организационно-распорядительные документы (договор, акты сдачи-приемки работ, счета, счета-фактуры, приказ о начале/завершении проекта, акт о вводе в промышленную эксплуатацию и т.д.).

Попытаемся разобраться, из каких стадий состоит создание проекта по внедрению СЭД, а также в разрезе перечисленных групп документов проанализируем существующие законодательные и нормативно-методические источники, которыми необходимо руководствоваться при документировании реализации проекта.

Планирование проекта

В качестве руководства по проектной деятельности организации прежде всего используют PMBОK (oject Management Body of Knowledge). Однако этот документ носит рекомендательный характер, поэтому не обязывает строго следовать его положениям. Во введении к нему отмечено, что PMBОK – это «свод знаний по управлению проектами» и он «представляет собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами»; другими словами, основная задача этого документа — поделиться накопленным опытом.

Рассмотрим основные положения PMBОK, касающиеся документов по управлению проектами. Прежде всего, PMBОK дает определение понятию «проект»:

 «Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов».

Согласно этим критериям, внедрение СЭД является проектом.

PMBOK предлагает разделить управление проектом на следующие группы процессов, где каждая выполняет определенную задачу в управлении проектом:

«Группа процессов инициации определяет и авторизует проект или фазу проекта.

Группа процессов планирования определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был принят проект.

Группа процессов исполнения объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта.

Группа процессов мониторинга и управления  регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом и, в случае необходимости, провести корректирующие действия  для достижения целей проекта.

Группа завершающих процессов формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению».

На стадии инициации проекта PMBОK рекомендует разработать:

  • Устав проекта, содержащий информацию о требованиях заказчика, спонсора проекта, производственной необходимости, целях проекта, назначенном менеджере и уровне его полномочий, расписании контрольных событий, допущениях, ограничениях, отношениях между участниками проекта, бюджете проекта;
  • предварительное описание содержания проекта, включающее в себя информацию о требованиях к проекту и к продукту, результатах поставки, границах проекта, длительности проекта, требуемых ресурсах и т.д.

На стадии планирования рекомендуется разработать план управления проектом,  в состав которого нужно включить: планы управления содержанием, расписанием, стоимостью, качеством, рисками, поставками, коммуникациями, обеспечения проекта персоналом.

PMBОK выделяет три основных документа проекта:

  1. «Устав проекта. Является официальной авторизацией проекта;
  2. Описание содержания проекта. Содержит описание работы, которую предстоит выполнить, и результатов поставки, которые надлежит произвести;
  3. План управления проектом. Содержит описание того, как работа будет выполняться».

Разработка только этих документов рассматривается достаточно подробно в PMBOK. Конечно же, в ходе реализации проекта создаются и другие документы, но в PMBОK они либо лишь упоминаются и не содержат какого-либо описания этих документов и требований к содержанию; либо, чаще всего, перечисляются только действия, которые необходимо выполнить.

Например, группа процессов мониторинга и управления включает в себя процесс «общее управление изменениями». Цель этого процесса – управление факторами, инициирующими изменения, а также «отслеживание внесения изменений и управление одобренными изменениями». В этом процессе ключевое понятие — «изменение». А поскольку в соответствии с PMBOK изменения должны быть одобрены, то содержание изменения, как минимум, должно быть задокументировано. Процедура одобрения/отклонения также должна быть регламентирована. Или другой пример. Процесс «закрытие проекта», Документирование проектов по внедрению СЭДотносящийся к группе завершающих процессов, необходим «для завершения всех операций всех групп процессов, чтобы формально закрыть проект или фазу проекта». Предполагается, что завершение проекта будет фиксироваться какими-то документами, но не сказано, какими именно. Сделано это все сознательно, т.к., по мнению авторов PMBOK, в каждой организации по-разному регламентированы процессы по управлению проектами, по управлению организацией в целом. Регламенты и процедуры организаций, а также опыт и знания, приобретенные при реализации других проектов, авторы PMBOK относят к категории «активов организационного процесса».

Документирование проектов на практике

На практике чаще всего проект состоит из 3-х стадий: планирование (включая процесс инициации), исполнение (включая процесс мониторинга и управления), завершение.

Итак, предположим, что в вашей организации принято решение о внедрении СЭД и вас планируют назначить руководителем проекта. С чего начать?

Стадия инициации

В том случае, если СЭД и подрядчик уже выбраны, то руководитель проекта инициирует подготовку документов: по управлению проектом (Устав проекта, календарно-ресурсный план проекта), технического задания и договорных документов (порядок заключения договоров регулируется внутренними нормативными документами организаций). Если же пока только принято решение о внедрении СЭД, то руководитель проекта совместно со специалистами ИТ-служб формирует предварительное описание содержания проекта (цели проекта, ожидаемые результаты, требования к системе, объекты внедрения, требования к длительности проекта, предполагаемое количество пользователей).

Предварительное описание проекта, во-первых, суммирует требования к СЭД, которые позже войдут в состав технического задания, во-вторых, оно необходимо для выбора потенциальных подрядчиков, т.к. на основе описания они смогут подготовить коммерческое предложение, более точно отвечающее вашим требованиям и пожеланиям, в том числе с финансовой стороны, что тоже немаловажно. Поступившие коммерческие предложения анализируются совместно со специалистами ИТ-служб, и по результатам анализа выбирается СЭД.

Стадия планирования

На стадии планирования проекта разрабатываются следующие документы: Устав проекта, календарно-ресурсный план проекта, техническое задание, а также заключается договор с подрядчиком о выполнении работ по внедрению СЭД.

После заключения договора с подрядчиком рекомендуется официально закрепить приказом начало проекта. В приказе можно зафиксировать не только сам факт начала проекта, руководителя проекта, но и состав рабочей группы.

На заметку!

 Закрепление приказом состава рабочей группы имеет единственный минус - в том случае, если состав рабочей группы будет изменен, то необходимо будет вносить изменения в приказ.

Для руководителя проекта приказ может служить хорошим административным ресурсом (превосходящим даже Устав проекта, в котором также может фиксироваться состав рабочей группы), т.к., как показывает  практика, специалисты, участвующие в проекте, не всегда охотно в нем участвуют, объясняя это своей занятостью либо тем, что это не входит в их обязанности.

Приказ дает руководителю проекта необходимые полномочия для управления проектом, а также рабочей группой, в состав которой могут входить сотрудники, административно не подчиненные руководителю проекта (например, специалисты ИТ–служб). И, наверное, самый приятный плюс приказа – премирование по результатам внедрения СЭД.

Во многих организациях уже активно применяется практика премирования сотрудников при успешном завершении проекта. Имея на руках приказ, руководителю проекта будет проще убедить руководителя организации в необходимости премирования того или иного сотрудника, участвовавшего в проекте. Состав рабочей группы проекта может также фиксироваться в договоре. Но все-таки не хотелось бы рекомендовать закреплять состав рабочей группы в Уставе или договоре: вносить изменения в эти документы более трудоемко, чем в приказ.

Общество с ограниченной ответственностью

«Профит»

(ООО «Профит»)

ПРИКАЗ

 «____» ______ 2012 г.

      №                        

О начале работ по проекту «<указать наименование проекта>»

В целях ... <кратко указываются основные причины для инициации проекта и ожидания от его реализации>:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. С 01.01.2012 начать работы по проекту «<указать наименование проекта>».
  2. Назначить руководителем проекта <должность, Ф.И.О.>.
  3. Утвердить состав Рабочей группы:
  1. <ФИО> - <должность>;
  2. <ФИО> - <должность>;
  3. <ФИО> - <должность>.
  1. Контроль исполнения Приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор                                        (подпись)                             И.О. Фамилия
Исполнение и завершение проекта 3 ур.

            Что касается документов, разрабатываемых при создании ИС, то состав и требования к их формированию содержатся в ГОСТах и методических указаниях к ним. И хотя ГОСТы носят рекомендательный характер, при внедрении ИС ими руководствуются.

  • ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания.

            ГОСТ 34.601-90 устанавливает не только стадии и этапы работ создания ИС, но и приводит достаточно подробное содержание работ каждого этапа (приложение 1 ГОСТа 34.601-90):

Стадии

Этапы работ

  1. Формирование требований к АС

1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС

1.2. Формирование требований пользователя к АС

1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания)

  1. Разработка концепции АС

2.1. Изучение объекта

2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ

 2.3. Разработка вариантов концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователя

 2.4. Оформление отчета о выполненной работе

  1. Техническое задание

Разработка и утверждение технического задания на создание АС

  1. Эскизный проект

4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям

4.2. Разработка документации на АС и ее части

  1. Технический проект

5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям

5.2.Разработка документации на АС и ее части

5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку

5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации

  1. Рабочая документация

6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее части

6.2. Разработка или адаптация программ

  1. Ввод в действие

7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие

 7.2. Подготовка персонала

 7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)

7.4. Строительно-монтажные работы

7.5. Пусконаладочные работы

 7.6. Проведение предварительных испытаний

 7.7. Проведение опытной эксплуатации

7.8. Проведение приемочных испытаний

  1. Сопровождение АС

8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами

 8.1.Послегарантийное обслуживание

Однако ГОСТом 34.601-90 допускается исключение стадии «Эскизный проект» и отдельных этапов работ, а также объединение стадий «Технический проект» и «Рабочая документация», параллельное выполнение этапов работ, включение новых этапов.

  • ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем.

            Обратите внимание на п. 2.1. ГОСТа 34.201-89:

«Перечень наименований разрабатываемых документов и их комплектность на систему и ее части должны быть определен в техническом задании на создание автоматизированной системы (подсистемы)». Другими словами, в техническом задании фиксируются все создаваемые на ИС документы и их комплектность. Это основной инструмент контроля подрядчика, в том числе с точки зрения документирования создания ИС.

           

Нормы этого ГОСТа закрепляют виды, наименования и комплектность документов, разрабатываемых при создании АС. В разделе 1 ГОСТа 34.201 приведены подробные перечни документов по каждой стадии создания ИС, а также ссылки на нормативно-методические документы, которыми необходимо руководствоваться при разработке документов.

  • ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

            ГОСТ 34.602 устанавливает состав, содержание и правила оформления документа «Техническое задание». Также в ГОСТе 34.602-89 приведены шаблоны титульного и последнего  листов ТЗ на автоматизированную систему (АС).

Как отмечено в разделе 1 этого ГОСТа, «ТЗ на АС является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации, далее — создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка при вводе в действие».

  • ГОСТ 34.603-92. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Виды испытаний автоматизированных систем.

            ГОСТ 34.603-92 устанавливает виды испытаний АС (предварительные, опытная эксплуатация, приемочные), требования к их проведению (в том числе порядок документирования), а также цели этих испытаний.

С точки зрения документирования испытаний ИС, следует обратить особое внимание на п. 1.5 ГОСТа 34.603-92, который рекомендует что для планирования всех видов испытаний разрабатывается документ «Программа и методика испытаний», т.к. именно в соответствии с этим документом проводят все испытания АС. Причем, разработчик этого документа должен быть закреплен в техническом задании или договоре. Также ГОСТом 34.603-92 закреплен порядок документирования хода испытаний, результатов испытаний.

  • Методические указания. Информационная технология. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов. РД 50-34.698-90 (утв. постановлением Госстандарта СССР от 27.12.1990 №  3380).

Этот документ содержит подробные требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании ИС, но также рекомендует при разработке документов руководствоваться государственными стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

  • Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.601-2006. Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы.

   ГОСТ устанавливает виды, комплектность и общие требования к выполнению эксплуатационных документов, в том числе требования к оформлению иллюстраций.

  • Межгосударственный стандарт ГОСТ 19.106-78. Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом.

            ГОСТом 19.106-78 устанавливаются требования к оформлению документов, выполненных именно печатным способом.

Далее мы более подробно перечислим и рассмотрим состав документов, заявленных в вышеуказанных ГОСТах.

Перечень основных документов при создании и завершении проекта

  1. Техническое задание. В нем фиксируется назначение и цели создания системы, характеристика объекта внедрения, требования к системе, перечень разрабатываемых на ИС документов и т.д. Значение этого документа в проекте сложно переоценить.
  2. Эскизный проект - совокупность конструкторских документов, которые должны содержать принципиальные конструктивные решения, дающие общее представление об устройстве и принципе работы изделия, а также данные, определяющие назначение, основные параметры и габаритные размеры разрабатываемого изделия.
  3. Технический проект - совокупность конструкторских документов, которые должны содержать окончательные технические решения, дающие полное представление об устройстве разрабатываемого изделия, и исходные данные для разработки рабочей документации.
  4. План-график работ. Документ устанавливает перечень работ, сроки выполнения и исполнителей работ, связанных с созданием АС. Документ для каждой работы, включенной в перечень, содержит:

  • наименование работы;
  • дату начала и окончания работы;
  • наименование подразделения - участника работы;
  • фамилию и должность ответственного исполнителя;
  • форму представления результатов работы.

  1. Программа и методика испытаний. Программа и методика испытаний устанавливает необходимый и достаточный объем испытаний, обеспечивающий заданную достоверность получаемых результатов.
  2. Акт приемки в опытную эксплуатацию.
  3. Приказ о начале опытной эксплуатации (ее частей). Документ содержит:

  • наименование АС в целом или ее частей, проходящей опытную эксплуатацию;
  • наименование организации-разработчика, организаций-соисполнителей;
  • сроки проведения опытной эксплуатации;
  • список должностных лиц организации-заказчика и организации-разработчика, ответственных за проведение опытной эксплуатации;
  • перечень подразделений организации-заказчика, участвующих в проведении опытной эксплуатации.

  1. Приказ о составе приемочной комиссии. Документ содержит:

  • наименование принимаемой АС в целом или ее частей;
  • сведения о составе комиссии;
  • основание для организации комиссии;
  • наименование организации-заказчика;
  • наименование организации-разработчика, организаций-соисполнителей;
  • назначение и цели работы комиссии;
  • сроки начала и завершения работы комиссии;
  • указание о форме завершения работы комиссии.

  1. Протокол испытаний. Документ содержит:

  • наименование объекта испытаний;
  • список должностных лиц, проводивших испытания;
  • цель испытаний;
  • сведения о продолжительности испытаний;
  • перечень пунктов технического задания на создание АС, на соответствие которым проведены испытания;
  • перечень пунктов "Программы испытаний", по которым проведены испытания;
  • сведения о результатах наблюдений за правильностью функционирования АС;
  • сведения об отказах, сбоях и аварийных ситуациях, возникающих при испытаниях;
  • сведения о корректировках параметров объекта испытания и технической документации.

  1. Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию. Документ содержит:

  • состав функций АС или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;
  • список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу АС;
  • порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);
  • порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования АС.

  1. Руководство по эксплуатации ИС.
  2. Руководство пользователей ИС (в соответствии с функциональными ролями).
  3. Статус-отчеты. Статус-отчетов может быть несколько: отчет, предоставляемый вам подрядчиком; отчет, который готовите непосредственно вы для коллегиальных органов, контролирующих ход проекта.

Статус-отчеты регулярно создаются на протяжении всего проекта с определенной периодичностью. Причем, периодичность предоставления отчета подрядчиком определяете вы сами (как правило, 1 раз в неделю), а периодичность предоставления отчета для коллегиальных органов определена либо Уставом проекта, либо локальными нормативными документами по управлению проектами.

 Форма отчета о статусе проекта может иметь примерно такой вид:

Наименование проекта

Руководитель проекта

Заказчик проекта

Отчетный период

Дата начала проекта

Дата окончания

Следующий отчетный период

 Выполненные задачи за отчетный период

Дата выполнения

 Выполненные внеплановые задачи за отчетный период

Дата выполнения

Описание текущих проблем

Дата обнаружения

Мероприятия по устранению

Задачи на предстоящий период

Дата выполнения

Внеплановые задачи на предстоящий период

Дата выполнения

14. Протоколы коллегиальных органов, контролирующих реализацию проекта.

15. Акты сдачи-приемки работы (в соответствии с договором внедрения СЭД).

16. Счета, счета-фактуры (в соответствии с договором внедрения СЭД).

17. Приказ о завершении проекта. Приказом фиксируется окончание проекта.

Итак, мы рассмотрели законодательные и нормативно-методические источники по документационному обеспечению управления проектами, основные виды документов, которые оформляются в ходе реализации проектов, а также коснулись некоторых моментов содержания подобных документов. В следующем номере мы углубимся в тонкости разработки Устава проекта: рассмотрим структуру проекта, попытаемся описать в Уставе процедуры согласования проектных документов, описать деятельность коллегиальных органов по управлению проектами, одним словом, попытаемся разобраться, почему Устав называют «Конституцией проекта». Также мы рассмотрим разработку календарно-ресурсного плана проекта.

Надежда Артонкина,  координатор программы проектов IT-компании

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль