Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании

78
В настоящее время большая часть государственных структур и крупных организаций, а также все возрастающая доля компаний среднего и малого бизнеса включают в свой управленческий инструментарий различные средства автоматизации.

Так, различные решения в виде учетных систем, таких как 1С:Бухгалтерия, Парус, позволяют значительно сократить затраты на бухгалтерский учет в целом, снизить количество ошибок и загруженность ответственного за этот участок работ персонала, а автоматизированные системы поддержки управления организацией и ее информацией, к которым можно отнести в том числе широко распространенные системы электронного документооборота, помогают сделать основную часть процессов управления, а в частности, документоориентированные процессы, более прозрачными и эффективными. Очевидно, что совмещение функциональности различных информационных систем на предприятии способно дать заметное повышение эффективности процессов, вплоть до выраженной при их взаимодействии синергии.

Информационное пространство компании

В классическом понимании этого термина информационное пространство компании составляет совокупность информационных систем, используемых организацией для осуществления деятельности. Если же дать более современное определение, то информационное пространство организации состоит из (документированной) информации, оказывающей действие на все внутренние и внешние процессы компании, а также процессов, позволяющих управлять этой документированной информацией.

Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании

Очевидно, что идеальным решением в данной ситуации могла послужить одна-единственная информационная система, которая бы предоставила возможность хранения корпоративной документации и управления правами доступа к ней со стороны работников. Также эта информационная система должна обеспечить функциональность управления документированной информацией системы.

Однако ввиду большого разнообразия самой документации создать такую общую систему в настоящий момент времени не является реальным, хотя отдельные вендоры и предпринимают к этому попытки.

Впрочем, качество компонентов таких систем столь различно, что организация, взявшая на себя риск внедрения подобной информационной системы, действует по принципу того, что «сумма удовольствий» оказывается равной нулю, да и внедрение таких систем возможно только на относительно небольших предприятиях, относящихся к малому и среднему бизнесу. Решения для крупных организаций и государственных структур, применимых в нашей стране, в настоящее время не существует.

Рассмотрим основные виды корпоративной документации и типы информационных систем, составляющих информационное пространство таких структур.

Любая организация, к примеру, производственно-коммерческая, в процессе своей деятельности создает документно-информационную среду, в которую входят:

  • документы общего документооборота (входящая, исходящая организационно-распорядительная и др. документация, обращения граждан);
  • документы кадрового документооборота (личные карточки, приказы по личному составу и др.);
  • договорная документация (договоры и приложения к ним, акты и тд.);
  • документы систем менеджмента (документация регулярного менеджмента — положения и регламенты, системы менеджмента качества и экологического менеджмента и др.);
  • технические документы (отраслевые и внутренние стандарты, относящиеся к производству либо оказанию услуг);Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании
  • технологические документы (внутренняя документация, относящаяся к производственному процессу, фиксирующая факты);
  • бухгалтерские документы (первичная и учетная бухгалтерская документация);
  • записи (документальные фиксации фактической информации, акты).

Государственные и муниципальные структуры, чья основная деятельность исключает деятельность коммерческую, дополнительно имеют следующие группы документов:

  • правовые акты (приказы, распоряжения и др., область действия которых распространяется вовне структуры);
  • контрольная и надзорная документация (акты, предписания и др.).

Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании

Для управления всем этим многообразием документированной информации организации используют различные виды информационных систем, позволяющих производить обработку тех или иных информационных потоков. Как следствие, жизненный цикл многих видов документов многократно прерывается из-за того, что его части проходят в различных информационных системах - такой подход не может быть и не является эффективным. Для переноски документов внутри компании обычно используются их распечатанные экземпляры (так называемые твердые копии). В отдельных случаях в процессе исполнения одного документа он размножается в количестве 15-20 экземпляров, кроме того, до 20% бумажной документации невосстановимо теряется, что однозначно указывает на то, что именно моменты перевода информации из одной информационной системы в другую являются “бутылочными горлышками” процесса в организации, которые нужно устранить, так как они препятствуют нормальной работе компании в целом.

Интеграция

Интеграцией называется организация взаимодействия информационных систем предприятия таким образом, чтобы маршруты информационных потоков и потоков документации проходили через различные информационные системы предприятия в зависимости от текущей потребности. Что может дать организации интегрированная система электронного документооборота, то есть СЭД, связанная интеграционными интерфейсами с остальными информационными системами организации? Рассмотрим ответ на этот вопрос подробнее на конкретном примере документоориентированного процесса “Направление работника в командировку”.

Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании

  1. Работник создает в системе электронного документооборота карточку командировки, куда вносит сведения о цели командировки, организации, в которую он направляется, указывает контактное лицо, дату приезда и отъезда, заполняет бюджет командировки с предположительным переченем расходов по ней, а также вводит прочие сведения, необходимые для решения сопутствующих административных вопросов. После этого он направляет карточку командировки на согласование своему непосредственному руководителю. Срок выполнения процедуры в СЭД — 20-30 мин, без нее — 1-2 ч.
  2. Руководитель (согласующее должностное лицо) получает в системе электронного документооборота карточку командировки и, при согласии с ее реквизитным составом, согласовывает ее, направляя на дополнительное согласование финансовому контролеру. Срок выполнения процедуры в СЭД — 5 мин, без нее — 20 мин.
  3. Через интеграционный шлюз происходит запрос лимита по бюджету из учетной системы поддержки бюджетирования на предприятии, полученные сведения совместно с карточкой командировки направляются посредством СЭД финансовому контролеру для проведения согласования. Финансовый контролер по согласованию с руководителем и самим командируемым может секвестровать бюджет командировки в целях соблюдения бюджетной дисциплины подразделения или проекта в целом. Срок выполнения процедуры в СЭД — 5 мин, без нее — 1 ч.
  4. СЭД посылает информацию в кадровую систему, которая позволяет создать комплект документов, необходимых для направления работника в командировку, который сразу отправляется генеральному директору организации для проведения подписания. Срок выполнения процедуры в СЭД — 5 мин, без нее — 30-40 мин.
  5. Одновременно с отправкой информации в кадровую систему сведения о командировке направляются в секретариат для покупки билетов и бронирования гостиницы по месту пребывания командированного. Срок выполнения процедуры в СЭД — 20-30 мин, без нее — не менее 1 ч (при покупке билетов в электронном виде).
  6. Одновременно с передачей информации в кадровую систему данные об авансе командированному передаются в бухгалтерскую учетную систему, после автоматизированного создания проводки данные об авансе передаются в кассу для проведения выплаты. Срок выполнения процедуры в СЭД — 20-30 мин, без нее — не менее 2-3 ч.

Далее система информирует о том, что командируемый либо ассистирующее ему лицо могут взять билеты, подписаться в приказе о направлении работника в командировку и забрать авансовую выплату. Процесс можно считать завершенным.

Рассмотрим эффективность процесса с точки зрения сроков его прохождения от возникновения служебной потребности о направлении в командировку до выдачи на руки всей сопутствующей документации и авансовых выплат.

Номер этапа

Срок выполнения этапа в СЭД

Срок выполнения этапа не в СЭД

Примечания и дополнительные условия

1

0,3 — 0,5 ч

1 — 2 ч

2

0,1 — 0,15 ч

0,3 ч

3

0,1 ч

1 ч

4

0,1 ч

0,5 — 0,6 ч

5

0,3 — 0,5 ч

1 — 2 ч

Возможны временные задержки вследствие рисков

6

0,3 — 0,5 ч

2 — 3 ч

Возможны регламентные временные задержки

Интеграция СЭД как путь повышения эффективности компании

Таким образом, в идеальном случае, т.е. при наличии всех работников на местах и их готовности к работе, чистые временные затраты на оформление работника в командировку составляют:

  • при классическом подходе — от 5,8 до 8,9 нормочасов;
  • при использовании СЭД, интегрированной в информационное пространство компании, — от 1,2 до 1,85 нормочасов.

В итоге при детальном рассмотрении документоориентированных процессов возможен рост эффективности выполнения того или иного процесса не только в процентном отношении, но и в разы.

Теперь необходимо остановиться на том, что интеграцией не является, несмотря на возможное сходство с процессами, описанными в предыдущем разделе:

  • массовая миграция данных из одной информационной системы в другую, проводимая, к примеру, в рамках модернизации корпоративных информационных систем.

Так, полный перенос документов из старой системы электронного документооборота интеграцией не является;

  • периодическая перегрузка данных между информационными системами с использованием промежуточных файловых форматов, совместимых с обеими синхронизируемыми таким образом ИС.

Такой подход чаще носит название синхронизации данных между информационными системами. Он позволяет осуществлять обмен данными офлайн, к примеру, обеспечивая возможность специалистам информационной службы перевезти и синхронизировать особо большие объемы электронной документации между СЭД различных территориально удаленных структур холдинговых компаний.

Заключение

Так что же такое интеграция информационных систем и в чем ее привлекательность для организации, которая решится на столь существенные изменения в своей информационной среде?

Интеграция — это объединение разнородных информационных систем организации таким образом, чтобы обеспечить бесшовное прохождение документоориентированных процессов в течение всего жизненного цикла вне зависимости от типов и видов электронной документации. Как понятно из определения, интеграция может происходить путем развития функциональности какой-либо определенной базовой информационной системы. Обычно это система электронного документооборота (СЭД/ЕСМ) или система планирования ресурсов и производства (ERP).

Суть интеграции состоит в объединении разрозненных информационных систем в единую метаструктуру таким образом, чтобы для обеспечения максимальной эффективности работы основной системы использовались информационные ресурсы всего остального корпоративного информационного пространства.

Учитывая, что на настоящий момент времени действительно универсальных решений, объединяющих информационное пространство организации в единую информационную систему, которая обеспечит полное покрытие задач организации и в плане основной деятельности, и в поддержке ее обеспечивающих процессов, нет, именно интеграционный подход позволяет максимально приблизиться к созданию единого универсального решения, что способно очень значительно повысить эффективность управления организацией путем повышения в разы эффективности ее бизнес-процессов. Кроме того, значительно повышается прозрачность и качество управления организацией в целом.

В настоящее время очень многие вендоры-производители систем электронного документооборота и отраслевых и универсальных ERP-систем имеют в своем арсенале уже разработанные интеграционные коннекторы, позволяющие создавать связки из основной системы и большинства распространенных учетных информационных систем. В дальнейшем, очевидно, этот рынок пойдет по пути универсализации, что в будущем даст возможность сконструировать информационную систему практически произвольной функциональности, способную реализовать весь комплекс IT-задач как любой коммерческой организации, так и государственной структуры и структуры местного самоуправления.

СЛОВАРЬ

Универсальные  ERP-системы—управление ресурсами предприятия.

Отраслевые  ERP-системы – управление ресурсами предприятия определенной отрасли.

 Коннекторы - это соединительные элементы, служащие для объединения разрозненных элементов системы в единую конструкцию.

А.А. Назаренко, директор по качеству, компания “ИнтерТраст”

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль