Требования к интерфейсу СЭД: как сделать систему эффективной и удобной

214
Решая задачу выбора для организации современной системы электронного документооборота, специалисты как по информационным технологиям, так и по документообороту не уделяют должного внимания интерфейсу пользователя информационной системы.

Одна из причин – широкая популярность так называемых «толстых» клиентов, устанавливаемых на компьютер пользователей, которые превращают его в автоматизированное рабочее место. Интерфейс таких решений был достаточно однообразен у всех производителей СЭД, так как, базируясь в большинстве своем на том инструментарии, которыми снабжали разработчиков такие вендоры, как Microsoft, Borland и IBM, интерфейсные решения со схожей функциональностью были практически одинаковы и визуально, и с позиции пользовательского опыта. В последние несколько лет, ознаменовавшихся тенденцией вытеснения устаревших решений  «толстых» клиентов «тонкими», основанными на веб-технологиях, вопрос дизайна пользовательского интерфейса СЭД стал как никогда актуальным. Из-за существующего разнообразия применяемых решений стало очевидным то влияние, которое оказывает интерфейс системы электронного документооборота и на затратную часть проекта внедрения, и на эффективность работы с системой в целом.

В настоящее время к системам ЭДО предъявляются значительно более высокие требования, чем несколько лет назад, когда их функциональность сводилась исключительно к управлению документацией нескольких типов.

Сейчас СЭД – это, прежде всего, программное обеспечение, осуществляющее поддержку системы управления организацией. И, как следствие, у такой информационной системы одновременно с расширением функциональности появилось значительно больше типов пользователей, у каждого из которых своя совокупность выполняемых задач, автоматизированных с помощью СЭД.

Таким образом, одним из важнейших факторов, демонстрирующих именно ориентированность на пользователя и его задачи, является индивидуализированный интерфейс для каждой из групп пользователей, с помощью которого руководитель организации может получать обработанные данные по автоматизированным управленческим процессам в целом, а делопроизводители подразделений - вводить и регистрировать документацию

Чтобы разобраться, какое влияние пользовательский интерфейс СЭД оказывает на эффективность работы с системой и  (что очень важно!)  чтобы выделить основные критерии, способствующие выбору более эффективной в части пользовательского интерфейса СЭД, обратимся к схеме, представленной на рисунке ниже.

Требования к интерфейсу СЭД: как сделать систему эффективной и удобной

Структура требований к интерфейсу СЭД  (к рисунку – точки везде убрать)

Удобство пользователя – главная задача интерфейса информационной системы

В настоящее время многие программные продукты, в том числе и системы электронного документооборота (ЭДО), эксплуатируют единые интерфейсные решения, продиктованные необходимостью использования стандартных элементов управления, основанных на операционной системе Microsoft Windows либо функциональности IBM Lotus Notes. Тем не менее, при работе практически с любыми информационными системами, в том числе и системами электронного документооборота, присутствующими сегодня на отечественном рынке, возникает устойчивое ощущение, которое впоследствии часто подтверждается, что разработка интерфейса пользователя для той или иной системы проводилась руками самих разработчиков без привлечения специалистов по предметной области, пользовательскому опыту, графике и дизайну. Результатом этого являются чаще всего необычайно насыщенные интерфейсные формы, которые кроме необходимой для выполнения той или иной задачи информации предоставляют также огромное количество очень интересных, но совершенно не нужных непосредственным исполнителям данных.

Нередко, рассматривая даже выраженно дифференцированный по типам пользователей интерфейс СЭД, можно обратить внимание на большое количество графических элементов (пиктограмм, иконок). Несмотря на очевидную эстетическую привлекательность такого подхода, является очевидным тот факт, что большое количество графических элементов оформления значительно замедляет срок овладения пользователем функционалом информационной системы.

 Ускоряют же изучение функционала активные интерфейсные элементы (активация которых вызывает какую-либо Требования к интерфейсу СЭД: как сделать систему эффективной и удобнойфункциональность), содержащие текстовую подпись, а при длительном наведении курсора - отображающие контекстную помощь по активируемой функциональности и ее использованию. В идеальном же случае вывод подписи под элементом управления должен быть настраиваемым, чтобы при обучении пользователя сделать возможным его информирование, а после окончания обучения была бы возможность убрать надписи. Таким образом обеспечивается максимальная производительность без необходимости перечитывать подпись элемента управления всякий раз при обращении к нему.

Эффективным подходом, позволяющим сделать управление информационной системой еще более гибким, является использование клавиатурных комбинаций, с помощью которых можно получить доступ к той или иной функциональности системы в значительно меньшие сроки, чем при использовании графического интерфейса.

Информационные сообщения не должны быть излишне краткими. Они должны содержать сведения о том, что пользователю нужно сделать дальше, и, по возможности, включать активные элементы интерфейса, обеспечивающие возможность выбора пользователем необходимого функционала системы.

Цветовая гамма интерфейса пользователя

Немаловажную роль при взаимодействии пользователя с корпоративной информационной системой вообще и системой электронного документооборота в частности является общая цветовая гамма интерфейса пользователя:

одни цветовые комбинации способны приводить к повышению скорости работы с СЭД, одновременно снижая нагрузку на зрение, что уменьшает количество ошибок при вводе текстовой информации; другие же, наоборот, могут вызывать повышенную утомляемость работника, вплоть до появления головных болей.

Цветовая палитра СЭД должна обеспечивать возможность персонализации, то есть настройки цветовых схем пользователем индивидуально, в соответствии с особенностями эстетического восприятия таким образом, чтобы обеспечить ему максимально комфортные условия работы с информационной системой. Однако индивидуальная настройка оформления отдельных элементов нежелательна, так как, во-первых, это требует большого количества времени, а во-вторых, допускает возможность ошибочной настройки пользователем цветовой схемы, которая в дальнейшем негативно отразится на эффективности пользователя при работе с системой либо вызовет психофизиологический дискомфорт.

Оптимальным решением в этой ситуации является подход, при котором пользователю предлагается несколько (не более 10) преднастроенных цветовых схем, которые, с одной стороны, позволят удовлетворить практически любой эстетический вкус, а с другой - будут сбалансированы таким образом, чтобы гарантировать эффективную работу пользователя, выбравшего ту или иную схему в качестве основной.

Обучение пользователей работе с СЭД

На этапе обучения большая часть пользователей системы знакомится с ее функциональностью и именно на этом этапе закладываются те знания и навыки, которые позволят эксплуатировать СЭД в дальнейшем.

Одним из важнейших аспектов в обучении работе с системой в части пользовательского опыта является интуитивность интерфейса. Но несмотря на специфику термина, для работы с системой интуицию применять не следует - достаточно заложить методические аспекты, аналогичные тем, с которыми пользователь системы уже знаком и использует при работе с другими приложениями:

это могут быть функциональные графические элементы (иконки), сходные с элементами аналогичной функциональности, используемые в приложениях, уже знакомых пользователю, к примеру, классических офисных. Аналогично можно использовать клавиатурные комбинации — «горячие клавиши» должны обеспечивать функциональную симметрию с офисными приложениями или соответствовать аналогичным сокращениям операционной системы.

Отдельно заслуживает рассмотрения унификация функциональных элементов системы: одно и то же функциональное действие системы должно вызываться посредством одинаковых (и с точки зрения дизайна, и с точки зрения расположения на экране) элементов управления.

Подход, при котором, к примеру, вызов процедуры согласования из разных документов будет различен, значительно усложнит не только процесс обучения работы с системой, но и снизит эффективность ее эксплуатации в дальнейшем.

Непосредственная работа в системе

Одно из требований, в обязательном порядке предъявляемое к системе, заключается в реализации максимальной скорости ее работы, исключающем любые временные простои, при которых действия пользователя будут ограничены по любой причине. Несмотря на то что пользователь в состоянии заметить отклонения в ритмических событиях, не превышающих 0,4 секунды, он не может сложить два небольших временных отрезка. Таким образом, даже при появлении небольших временных простоев, связанных с задержками при обращении сервера СЭД к платформе или проблемам локальной сети предприятия, пользователю в это время необходимо предоставить визуальный сигнал, символизирующий задержку.

В простейшем случае это могут быть уже всем изрядно надоевшие вращающиеся песочные часы, в случае более сложного решения - выводимый статус-бар, визуализирующий как степень выполнения той или иной задачи, так и расчетное время, через которое задача будет выполнена в полном объеме.

В свою очередь, говоря о субъективной удовлетворенности пользователя от взаимодействия с интерфейсом системы электронного документооборота, необходимо отметить такой общеизвестный факт, что значительно легче и приятнее использовать в работе и осваивать эстетически привлекательный интерфейс. Несмотря на практически полное отсутствие каких-либо руководств по разработке интерфейсов пользователя программного обеспечения и информационных систем вообще, можно выделить несколько аспектов, выполнение которых приводит к созданию эстетически привлекательных решений:

  • внимание к деталям.

Интерфейс пользователя состоит из большого количества отдельных элементов, тщательность проработки которых не всегда заметна сразу, зато некачественную проработку даже одного из них увидеть достаточно просто. От данного фактора зависит уверенность пользователя в том, что интерфейс СЭД может обеспечить длительную и эффективную работу пользователя с системой;

  • ориентированность интерфейса на длительное двунаправленное информационное взаимодействие пользователя с СЭД.

Если интерфейс вызывает любые сильные эмоции, то скорее всего работать с ним длительное время будет достаточно затруднительно.

Интерфейс пользователя системы электронного документооборота должен быть, прежде всего, незаметен в процессе его использования; в то же время он должен соответствовать логике и задачам, реализуемым системой, и обеспечивать положительный эмоциональный фон в процессе эксплуатации. Поэтому при создании интерфейса СЭД нужно следовать следующим правилам:

  • интерфейс должен быть визуально «неощутим» - это позволит пользователю сосредотачиваться на работе;
  • контрастность элементов должна обеспечиваться не изменением насыщенности цветового ряда, а расположением в нем пустот;
  • интерфейс должен быть максимально насыщен визуальными закономерностями — они отлично запоминаются при работе;
  • таких элементов, как яркие цвета и острые углы, в реализации интерфейса быть не должно.

Безусловно, о выборе эстетически привлекательного для максимального количества пользователей интерфейса системы электронного документооборота можно написать очень много, тем не менее, есть один фактор, который ни в коем случае нельзя исключать при выборе: интерфейс СЭД должен быть реализован и разработан профессионалами как в предметной области, так и в области промышленного и веб-дизайна. Тогда гарантируется появление эстетически привлекательного решения, функционально удовлетворяющего требованиям, о которых было написано ранее.

Несмотря на то что в нашей стране выбор систем электронного документооборота организациями осуществляется не только по функциональным и финансовым соображениям, а зачастую и по «политическим» мотивам, такой подход, являясь деструктивным, все-таки постепенно уходит в прошлое. На первое место выходят те задачи, ради которых организация и внедряет у себя СЭД: автоматизация деловых документоориентированных процессов в частности и поддержка системы управления предприятия в целом.

Тем не менее, очевидная стагнация рынка СЭД, начавшаяся в 2010-2011 гг., требует новых подходов и при проектировании корпоративных информационных систем, и при осуществлении выбора того или иного решения, присутствующего на рынке. Появление требований к интерфейсу пользователя систем электронного документооборота позволяет качественно сдвинуть акцент при выборе систем такого рода в сторону характеристик, обеспечивающих более эффективное внедрение и использование. Также такие решения приводят к тому, что организация — будущий эксплуатант СЭД начинает рассматривать качественно спроектированный и реализованный пользовательский интерфейс как конкурентное преимущество, в результате чего стремится обеспечить дальнейшее обучение и эффективное взаимодействие с системой своих работников - а это помогает сделать и остальные процессы организации более прозрачными и продуктивными в целом.

СЛОВАРЬ

«Толстый» клиент — это приложение, обеспечивающее расширенную функциональность независимо от центрального сервера, который является лишь хранилищем данных, а вся работа по обработке и представлению этих данных переносится на машину клиента.

«Тонкий» клиент — компьютер или программа-клиент, которая переносит все или большую часть задач по обработке информации на сервер.

Алексей Назаренко, директор по качеству, компания «ИнтерТраст»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль