Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД

284
В настоящее время многие организации заинтересовались внедрением автоматизированного электронного документооборота, вместо ведения привычного, бумажного. Электронный документооборот – это совместная работа пользователей с электронными документами, регламентированная в рамках определенных процессов, так как технологии работы с электронными документами принципиально более эффективны.

Зачем нужна система электронного документооборота?

СЭД внедряется для обеспечения всех функций поддержания бумажного документооборота, а также учетно-контрольных функций до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме (к примеру, передачи на архивное хранение). К основным функциям поддержания бумажного документооборота относятся: создание и использование шаблонов разных типов документов, организация защиты и разграничения доступа к электронным документам, процессы обсуждения и согласования документов, возможность контекстного поиска, поддержание версионности некоторых видов документов (положений, инструкций и др.), интеграция с системой электронной почты, публикация документов, оповещение об изменениях в ранее изданных документах и т.д.

Вышеизложенные возможности СЭД существенно повысят эффективность управления документами организации, а следовательно улучшат функционирование организации в целом, не считая оптимизации и ускорения процедуры работы с документацией.

Роль службы ДОУ на всех этапах внедрения СЭД чрезвычайно высока. Именно с технического задания начинается процесс выбора СЭД Однако, с самого начала необходимо понимать, что это только начало проекта, и с окончанием этого этапа степень участия службы ДОУ не уменьшается, а только начинает расти. Это стартовая точка, с которой должен начинаться сложный комплексный проект.

Почему служба ДОУ должна быть заинтересована в написании ТЗ на внедрение СЭД?

Первый выигрыш в работе в СЭД: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.

Второй выигрыш: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.

Третий выигрыш: снижается время подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений.

Основные этапы создания ТЗ на разработку СЭД

Необходимо очень квалифицировано подходить к подбору специалистов, которые будут участвовать в процессе написания ТЗ.

К примеру, поручить только специалистам ИТ отдела выбрать СЭД и написать ТЗ с требованию к процессам, так как специалисты ИТ отдела лучше разбираются в информационных технологиях, то в итоге вероятно обнаружить, что СЭД выбиралась  субъективно (по принципу максимального удобства в расположении кнопок и полей на форме или приоритете платформы). Также специалисты ИТ отдела не учтут интересов других участников документооборота, не проанализируют требований системы в территориально-распределенной среде в корпоративном режиме эксплуатации.

Оптимальным решением будет создание рабочей группы (ответственные сотрудники ключевых структурных подразделений организации) во главе с бизнес-заказчиком (в данном случае – руководителем структурного или функционального подразделения), состоящую из представителей всех вовлеченных в процесс подразделений организации (пользователей, которые будут работать с системой; консультантов (кто является держателем той или иной системы ЭД), специалистов ИТ отдела, которые будут поддерживать систему; бизнес-аналитиков; внутренних контролеров; специалистов службы ДОУ, сотрудников юридической службы, финансовой службы, службы безопасности и др.

Цель создания рабочей группы - обеспечить пользователей, объединенных решением общих задач, информацией, распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. А также для совместной подготовки различного рода шаблонов документов, коллективной работы с ними, создания  разнообразных библиотек электронных документов с развитыми возможностями построения папок – схем, категорий доступа к информации, упорядоченного хранения документов, контроля документов и др.

Рабочий коллектив определит:

  • распределение прав доступа к документам;
  • возможности импортирования документов из различных электронных систем (к примеру, электронной почты);
  • необходимость и политику разграничения полномочий пользователей в системе;Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД
  • создание документов с использованием утвержденных шаблонов;
  • создание замечаний к документу без изменения его содержимого;
  • централизованную навигацию по всему хранилищу документов;
  • контроль версионности документов;
  • совместную работу над проектами документов;
  • обеспечение совместного рассмотрения и согласования документов;
  • оперативное взаимодействие сотрудников всех уровней;
  • необходимость территориально-распределенной обработки документов;
  • обеспечение и поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
  • изменение статуса документов в процессе работы с ними;
  • согласование, ознакомление, архивирование документов и др.;
  • поисковые данные документов по типу, ключевым словам, реквизитам, заголовкам, авторам, датам создания.

Описание ролей участников процесса и их функции

Должны быть подготовлены подробные ролевые инструкции для участников бизнес-процесса в соответствии со списком участников данного технического задания и пр.

Одним из ключевых структурных подразделений в организации, от кого необходимо получить ТЗ для внедрения СЭД, как упомянуто выше, является служба ДОУ.  Квалифицированные специалисты службы ДОУ обеспечивают единый порядок организации и ведения делопроизводства (в основном ОРД) в организации.

Важными вопросами, которые должна затронуть служба ДОУ при написании ТЗ, являются:

  • разработка шаблонов документов с учетом требований по составу и расположению реквизитов документов (ОРД и ряда других информационно-справочных документов: служебных записок, писем, положений, протоколов и др.)
  • участие в процессах маршрутизации и согласования документов;
  • правила составления, оформления и хранения документации.

Основные требования к системе, которые следует прописать службе ДОУ в ТЗ для внедрения СЭД

В ТЗ специалисты службы ДОУ определяют цели автоматизации того или иного маршрута работы, к примеру для:

  • упорядочения работы с распорядительными документами и исключения их потерь;
  • сокращения сроков выполнения работ по подготовке, согласованию и подписанию документов;
  • повышения исполнительской дисциплины за счет внедрения эффективных инструментов контроля;
  • уменьшения количества несоответствий при выполнении работ в ходе согласования распорядительных документов;
  • организации доступа к распорядительным документам всем заинтересованным лицам;
  • сокращения времени поиска необходимой документации;
  • сокращения затрат на сбор данных по процессу согласования распорядительных документов;
  • повышения эффективности управления за счет сокращения времени прохождения документов, автоматизации контроля исполнительской дисциплины и повышения прозрачности деятельности организации (если необходимо).

Внесение предложения по определению участников бизнес-процессов и определение их функций

Участником бизнес-процесса могут быть любые сотрудники, инициаторы.

Инициатор – любой сотрудник организации, имеющий возможность инициировать согласование распорядительных документов. Инициатор может:

  • формировать текст распорядительного документа;
  • создавать регистрационную карточку распорядительного документа (с чистого листа или на базе шаблона) в СЭД и ее заполнение (вне автоматизированного процесса);
  • определять список сотрудников, участвующих в согласовании документов;
  • корректировать текст распорядительного документа в соответствии с замечаниями согласующих лиц, сведенными системой в лист согласования;
  • инициировать повторное согласование;
  • снять документы с согласования.

Согласующим сотрудником в данном процессе становится сотрудник организации, принимающий участие в согласовании другими сотрудниками распорядительных документов, которые:

  • рассматривают распорядительный документ;
  • подготавливают  замечания по проектам распорядительных документов;
  • выносят решения по проектам распорядительных документов  (согласовано / не согласовано).

Утверждающий сотрудник Генеральный директор или другое лицо, уполномоченное на утверждение распорядительных документов. В его функции входит:

  • рассмотрение распорядительных документов;
  • занесение  замечаний по проектам распорядительных документов;
  • вынесение решения по проектам распорядительных документов (утверждено /не утверждено).

Регистратор сотрудник ДОУ, ответственный за регистрацию и согласование организационно-распорядительных документов, осуществляет:

  • проверку корректности выделенного номера;
  • распечатывание, подпись и прикрепление отсканированной копии документа к карточке;
  • определение списка рассылки распорядительных документов (согласовывая с инициатором документа);
  • инициацию процесса рассылки.

Уведомляемый сотрудник – сотрудник, который получает согласованный  приказ или распоряжение.

Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД

Рис. 1. Общая схема бизнес-процесса согласования распорядительных документов, подлежащего автоматизации

Описание графических элементов, используемых в схемах бизнес-процессов

Для наглядного пояснения работы алгоритма бизнес-процесса необходимо использовать условные графические элементы (разрабатывается совместно с рабочей группой).

Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД

Определение видов документов, которые включаются в ТЗ

Например, для документации ОРД: приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции; для справочно-информационной документации: служебные письма, внутренние служебные записки и др.

Внесение предложений по поисковым запросам, в том числе определение параметров для поисковых запросов для различных видов карточек:

  • регистрационный номер документа;
  • номер проекта документа;
  • вид документа (приказ, распоряжение)
  • дата создания;
  • состояние документа;
  • дата подписания документа;
  • кто подписал (утвердил) документ;
  • тема документа (о чем?);
  • автор;
  • согласующий сотрудник.

Также на данном этапе обсуждается возможность поиска как по отдельному параметру, так и  по их совокупности и по контексту для строковых параметров. Предложить варианты слов для поиска.

Определение обязанностей сотрудников службы ДОУ в рамках бизнес-процесса согласования ОРД:

  • определение  маршрута согласования;
  • контроль сроков согласования,  автоматическая рассылка уведомлений об их превышении;
  • учет циклов согласования;
  • автоматическая смена состояния карточки в зависимости от текущих этапов бизнес-процесса;
  • рассылка уведомлений при завершении процесса согласования;
  • выделение/освобождение регистрационного номера распорядительного документа;
  • перенос проекта распорядительного документа в реестр проектов документов;
  • перенос согласованного документа в общий реестр (архив) документов.

Представления

Определение необходимых полей, содержащих информацию:

  • полный номер документа;
  • дату создания, для проекта (дату регистрации для актуального документа);
  • тема документа (О чем?);
  • автор (исполнитель/инициатор);
  • начало осуществления действия (дата подписания), может быть оговорена в приказе;
  • окончание действия (свойство);
  • состояние (актуален/действует; отменен (уточнение), изменен (уточнение).

Определение правил регистрации документов

Служба ДОУ описывает метод присвоения нумерации документам (включая нумерацию проектов документов), т.е. каким образом будет происходить регистрация.

Например, регистрация происходит один раз, номер не может изменяться или переходить к другому документу, нумерация валовая, начиная с № 1, в пределах календарного года.

Для примера, предлагаем описать процесс разработки приказа или распоряжения

Приказ и распоряжение реализуются в СЭД на базе стандартной карточки внутреннего документа, c вложенными файлами приказа или распоряжения и их приложениями в любом формате.

В соответствии с настройками справочника типов карточки видов «Приказ», «Распоряжение» должны иметь следующие вкладки: «Основная», «Документы и ссылки», «Свойства», «Категории» и «Задачи».

Для видов «Приказ» и «Распоряжение» в справочнике типов должны быть настроены дополнительные свойства, необходимые для реализации бизнес-процесса и формирования отчетов.

В таблице приведен список полей и дополнительных свойств карточки. Дополнительные свойства карточки располагаются в виде полей на вкладке «Свойства» карточки документа. Состав и значения дополнительных свойств могут меняться по ходу БП в зависимости от текущего этапа работы с документом.

Таблица 1

Состав полей и свойств регистрационных карточек «приказ» и «распоряжение»

Наименование поля

Вкладка карточки

Способ определения

Доступ пользователя

Описание поля

Тема

Основная

Инициатор

Редактирование
(обязательное поле)

Предмет приказа или распоряжения.

Вид документа

Основная

Инициатор

Только чтение

(обязательное поле)

Вид документа «Приказ» или «Распоряжение». При создании карточки выбирается из «Справочника типов», затем блокируется редактирование.

Автор

Основная

Система

Редактирование (обязательное поле)

Лицо, инициирующее подготовку документа (По умолчанию ставится равным Инициатору).

Документ от

Основная

Инициатор

Редактирование

Дата создания документа.

Зарегистрировал

Основная

Система

Чтение

Сотрудник, зарегистрировавший проект документа (создавший карточку). Выставляется автоматически.

Номер документа

Основная

Инициатор

Чтение, редактирование только регистратору

Регистрационный номер документа. Нумерация проектов документов и утвержденных документов осуществляется различными нумераторами.

Состояние

Основная

Система

Редактирование (обязательное поле)

Состояние, в котором находится документ, Автоматически изменяется Системой в зависимости от этапа прохождения БП.

Согласующие лица

Основная

Инициатор, Система

Только чтение

Сотрудники, в данный момент рассматривающие проект документа.

Получатели

Основная

Система

Чтение, редактирование Инициатору или Регистратору

Список сотрудников, по которому производится рассылка согласованного документа.

Срок согласования

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Срок согласования, устанавливается в днях.

Бессрочный

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Устанавливается, для приказов  или распоряжений по основной деятельности

Согласующий сотрудник 1

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Сотрудник, с которым необходимо согласовать проект документа.

Согласующий сотрудник 6

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Сотрудник, с которым необходимо согласовать проект документа.

Утверждающий сотрудник

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Сотрудник, который должен утвердить проект документа.

Номер проекта

Свойства

Система

Только для чтения

Номер проекта документа, заполняется автоматически при регистрации документа.

Контролер сроков согласования

Свойства

Инициатор

Чтение, редактирование только Инициатору

Сотрудник, которому будет направляться уведомление о превышении сроков согласования.

Вид закладки «Свойства» регистрационных карточек документов.

Таблица 2

Список состояний согласуемого документа на протяжении бизнес-процесса

Этап процесса

 Состояние

Проект

Состояние  устанавливается по умолчанию при создании новой карточки приказа или распоряжения. В этом состоянии карточка должна находиться до того момента, когда Инициатор примет решение о том, что документ подготовлен им к согласованию

На согласовании

Состояние устанавливается автоматически при запуске процесса согласования.

На утверждении

Состояние устанавливается, когда проект передается на утверждение Утверждающему сотруднику.

Утвержден

Состояние устанавливается автоматически при поступлении документа на регистрацию после утверждения Утверждающим сотрудником.

Действует

Состояние устанавливается, когда этап регистрации завершен: документу присвоен номер, отсканирована и прикреплена копия документа.

Отклонён

Состояние устанавливается автоматически в случае отклонения документа в процессе утверждения.

Отозван

Состояние устанавливается автоматически в случае снятия документа с согласования.

Не действует

Состояние устанавливается вручную или автоматически с помощью дополнительного БП.

Получение задания на подпись проекта приказа или распоряжения

Служба ДОУ может предложить формулировку задания, которое высылается Утверждающему сотруднику после этапа параллельного согласования.

Тема задания имеет вид:

На подпись: Проект документа: <Приказ №01-01/01 от 15.02.2010>

Содержание задания имеет вид:

Вам направлен на подпись проект документа <Приказ №01-01/01 ‘О работе в выходной день’ от 15.02.2010>

Документ согласован, файл документа, его карточка и краткая форма листа согласования прикреплены к карточке задания на закладке «Файлы и ссылки»

Необходимо выбрать один из вариантов завершения из списка в верхней области карточки задания и нажмите кнопку "Завершить".

«Подписать», если документ подготовлен правильно

«Отправить на доработку», если требуются коррективы, при этом необходимо внести замечания в поле «Содержание» на закладке «Отчет»

«Отклонить», если дальнейшая работа над проектом документа не целесообразна.

И.В. Баранова, руководитель секретариата холдинговой компании

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль