Информационное сопровождение конференции

145
Подготовку конференции можно разделить на две части: организационную и информационную. Во второй части нашей статьи мы расскажем об информационном сопровождении конференции: о составлении программы мероприятия, подготовке раздаточного материала, подготовке презентаций к показу, ведении протокола. Воспользовавшись нашими рекомендациями, вы сможете эффективно спланировать мероприятие, не упустив ни одной мелочи.

Составление программы мероприятия

При оставлении программы мероприятия необходимо учесть, что в нее включаются не только выступления докладчиков, но также приветственное слово руководителя, обсуждение отдельных вопросов небольшими группами (breakout sessions),  подведение итогов,  перерывы на ланч и кофе-паузы, культурная программа и т.д. Это позволит рассчитать вам чистое время, оставшееся на  сами выступления, и соответственно определить временной регламент для каждого докладчика.  

Таблица со списком гостей, которую мы рекомендовали составить в предыдущем номере нашего журнала, поможет вам сориентироваться, на какое время конференции лучше запланировать выступление того или иного докладчика, поскольку отдельные участники   подтвердили свое  присутствие только в определенные дни конференции.

Программа мероприятия рассылается всем участникам по электронной почте. О любых изменениях в расписании конференции нужно незамедлительно оповестить всех участников.

Ниже приводится образец составления расписания. Обратите внимание, что к каждой должности следует добавить название компании и страну, которые представляет докладчик.

oduction Meeting Agenda, August 15 and 16, Moscow, Russia

  Thursday, August 15

       8.45-9.00        Coffee & Tea                   

      9.00-9.15         Welcome                                                Peter Brown, Operations Manager, New int Co., NL

      9.15-9.30         Goals for Moscow event                         James Richer, CFO Global Legal Division, New int Co., NL

      9.30-9.45         Feedback of the offshore trips                Peter Brown, Operations Manager, New int Co., NL

     9.45-10.45        Off-shore case studies                            Gabriel Kim, Advisory Manager, Kim & Partners, USA

    10.45-11.00                                                                     Break

   11.00-12.00           Cloud technology                                Hans Wuite, Senior IT-manager, Wolke GmbH, DE

  12.00-13.00    Automatic eess environment                        Vicente Sanches, CSO, New int Co., ES   

   13.00-13.45         Lunch

  13.45-14.45 Publishing software                                         Martin  Bolten, Sr. Consultant, eess Soft, UK  

   14.45-15.00                                                                     Break

  15.00-16.00 Break-out session   

  16.00-16.30 Feedback of the break out-session                    All

    17.15-                                                                              Evening ogram       

Friday, August 16

8.15-8.30      Coffee & Tea                            

8.30-9.15      Trends in int buying                                        Jan Verburgt, occurement Manager, int & Paper, BE

9.15-10.15    Off-shoring: now and in the near future           Jasper  Palmen, Deputy CSO, Offshore Consulting, SE

10.15-10.30  Break

10.30-11.15  Implementation of new software                     Marco Velasces, oduction Manager, New int Co., IT

11.15-12.00  Break-out session                                

12.00-12.30  Feedback of the break- out session              All

12.30-13.00  Wrap-up                                                     Peter Brown/ James Richer /All

ЭТИ ЛЮДИ УЖЕ УПОМИНАЛИСЬ + УЧАСТВУЮТ ВСЕ

13.00-          Lunch and the end of the ogram

Подготовка презентаций

В первой части нашей статьи  мы говорили о том, что следует заранее запросить файлы у участников, делающих презентации.  Помимо проверки на совместимость с программным обеспечением, можно провести следующую подготовительную работу:

  1. Проверка на комплектность.  Прочитайте презентацию от начала до конца и убедитесь, что в ней нет логических нестыковок, например, идет отсылка на таблицу, а таблица отсутствует.  В случае обнаружения подобного рода ошибок свяжитесь с автором презентации и попросите его добавить недостающую информацию:

It seems to me that a table you refer to at page 7 is missed. Could you please check your esentation one more time?

  1.  Проверка орфографии и пунктуации.  Конечно, мы не предлагаем вам взять на себя функции профессионального корректора, достаточно будет воспользоваться средствами автоматической проверки орфографии, чтобы выявить опечатки и ошибки. Как показывает практика, такие случаи не так уж и редки, особенно если автор презентации не является носителем английского языка.
  2. Уточнение аббревиатур и профессионального сленга.  Зачастую составители презентаций используют  абрривеатуры, сокращения и професиональные жаргонизмы, распространенные в компании, где они работают, но малоизвестные за ее пределами. Уточните у составителя значение и вставьте расшифровку в презентацию:

Could you please tell me what this abbreviation stands for? Could you please explain me the meaning of this collocation?Информационное сопровождение конференции

  1. Общий вид презентации. Если общий вид презентации, на ваш взгляд, не очень привлекателен: слишком много схем, таблиц, мелкий текст на протяжении нескольких страниц, – то указать на это автору будет нарушением этикета, но можно попытаться привлечь внимание вашего руководителя, и, возможно, вопрос о доработке материала удастся решить на более высоком уровне.

По окончании конференции будет возможность выслать всем желающим заинтересовавшие их презентации.

Подготовка раздаточного материала

Раздаточный материал можно условно разделить на две группы:

– информация о сторонних компаниях, приглашенных на конференцию, которые предлагают свои услуги вашей компании;

– краткое содержание и дополнения к выступлениям ваших коллег из зарубежных подразделений.

  1. Информация о сторонних компаниях. Как правило, представители приглашенных компаний сами готовят раздаточный материал в виде толстых ярких цветных буклетов, изобилующих самыми разнобразными деталями о деятельности той или иной компании и предлагаемых услугах и товарах. Однако в потоке рекламного «шума» можно легко упустить основную идею, которую пытаются донести до аудитории потенциальные поставщики услуг и товаров. Поэтому совершенно не лишним будет составить краткое описание каждой приглашенной компании (Company ofile). Информацию для такого описания можно почерпнуть на официальном сайте компании, из предоставленных рекламных материалов, а также из открытых интернет-источников.

Company ofile

Company name:

Company Location:

Company Contact:

Main Services and oducts:

Short Company History:

Key Personnel and Number of Personnel:

Branch Locations:

Major clients:

Main Competitors:

Revenues and Growth:

oducts/Services esented at the conference:

  1. Информация о выступлениях коллег из зарубежных подразделений.

 Подготовке раздаточного материала отводится важная роль в руководствах по составлению презентаций, поскольку основные сведения, цифры, факты, графики и схемы, изложенные на бумаге, помогают слушателю сконцентрироваться на самой презентации и не отвлекаться на «лихорадочное конспектирование» услышанного и увиденного. Однако далеко не все докладчики уделяют этому вопросу должное внимание.Поэтому еще на этапе запроса электронной версии презентации необходимо выяснить у докладчика в вежливой форме, будут ли предоставлены какие-либо дополнительные материалы:

If you have some hand-outs in addition to your esentation to be inted and distributed among the audience you can also attach all necessary files to your e-mail and I will be glad to help you with them.

Даже если сам выступающий и не задумывался о подготовке дополнительных материалов, то такой запрос может навести его на подобную мысль, что поможет сделать процесс выступления более интересным и позволит аудитории чувствовать себя более расслабленно.

В крайнем случае, если выступающий не предоставил никаких дополнительных материалов, можно просто распечатать его презентацию и раздать участникам конференции.

Протокол мероприятия

Поскольку международная конференция отличается от официальных собраний, заседаний и деловых переговоров,  на которых проводятся голосования, принимаются ключевые решения и т.д., то и протокол будет предоставлен в форме отчета о проведенном мероприятии.

В данном отчете необходимо указать место и время проведения конференции, полный список участников, список докладчиков, краткое содержание выступлений. Поскольку в результате проделанной  подготовительной работы вы уже обладатаете всей перечисленной информацией, то можно подготовить первый вариант протокола еще до начала конференции, а в ходе уже самого мероприятия  вносить комментарии, замечания, предложения, результаты обсуждений и т. д.:

The audience was especially interested in …

Some participants exessed their doubts about …

The breakout session turned out to be a lively discussion about …

The German delegation came up with a oposal to …

The esentation of … raised a lot of questions …

Opinions about … divided during the breakout session …

Закончить отчет можно перечнем решений, выводами, списком дальнейших действий по итогам конференции:

It was decided to further investigate the possibility of …

It was generally accepted that collaboration with the XXX Company would bring positive results.

The first pilot oject will be launched in the Spain branch of the company in three months.

The further meetings with reesentatives of YYY Company are planned for September.

Заключение 

Подготовка  и проведение международной конференции – сложное и ответственное задание, выполнение которого требует от персонального асссистента предельной собранности, внимания к деталям и умения работать в мультизадачном режиме.

Мы надеемся, что наши советы и инструкции помогут вам не упустить ни одной важной детали и провести мероприятие на самом высоком уровне.

Домашнее задание.

  1. Составьте расписание предстоящей встречи.
  2. Составьте письмо с уточняющими вопросами по присланным презентациям.
  3. Составьте краткое описание одной из компаний, участвующих в конференции.
  4. Подготовьте протокол-отчет о прошедшей конференции.

    И.А. Блех, переводчик, менеджер-координатор

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль