СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству

255
Электронное правительство и — в более широком смысле — электронное государство могут функционировать только при наличии эффективных механизмов обмена юридически значимыми электронными документами между всеми юридическими и физическими лицами - участниками документооборота: государственными организациями, предприятиями, служащими и гражданами. Сегодня основным инструментом работы с электронными документами являются системы электронного документооборота. И именно требования обмена электронными документами определяют главные тенденции их эволюции и развития.

Эволюция систем электронного документооборота

В 1990-х годах произошла настоящая офисная революция: персональные компьютеры, объединенные в сети, стали основным технологическим инструментом офисной деятельности. Создание, обработка, доставка и хранение документов в электронном виде обеспечивают принципиально более высокую эффективность документационной деятельности. Поэтому одной из первых задач, которую стали решать с помощью персональных компьютеров в офисе, стала автоматизация делопроизводственной деятельности: создание документов, их регистрация, перемещение, контроль, хранение  и т.д.

На начальном этапе системы автоматизации делопроизводства (за ними со временем закрепилось название - системы электронного документооборота, СЭД) обеспечивали только учет документов в централизованной делопроизводственной службе организации (секретариат, канцелярия, управление делопроизводства и т.д.) (см. рис.1).

В этих системах хранилась и обрабатывалась преимущественно регистрационно-контрольная информация о документах, их движении и исполнении, таким образом, они заменяли традиционные системы журнально/картотечного учета. СЭД также позволяли хранить электронные версии самих документов, которые использовались для информационно-справочных целей.

На следующем этапе развития рабочие места СЭД стали устанавливаться за пределами централизованной делопроизводственной службы - в подразделениях организации.

Это позволяло оперативно доводить до подразделений информацию о направленных в их адрес документах, а в ответ получать от подразделений информацию о состоянии работы с документами.

В то же время СЭД стали выходить за рамки одной отдельно взятой организации, обеспечивать документационную деятельность сети взаимосвязанных территориально распределенных организаций, обеспечивая обмен документационной информацией и электронными версиями документов.

Дальнейшее развитие СЭД уже вышло за традиционные рамки делопроизводственной деятельности: к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц организации, участвующих работе с документами: как исполнителей, так и руководителей.

Для этих категорий пользователей важной была не столько работа с учетной информацией, сколько работа с самими документами. И это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организаций.

В настоящее время СЭД позволяют отказаться от работы с бумагой внутри организации, но - до выпуска официального документа. Работа с электронными версиями заканчивается созданием бумажного проекта официального документа, который затем подписывает руководитель. Именно бумажные оригиналы хранятся и передаются в архивы, бумажные оригиналы или их бумажные копии отправляются в другие организации и гражданам. Т.е. по сути сегодняшние СЭД являются лишь средством оптимизации работы с бумажными оригиналами и обслуживания бумажного документооборота. Причины этого: недостаточность нормативной базы использования электронных документов, недостаточный уровень информатизации и просто инерция культурной традиции бумажного делопроизводства.

Понятно, что в условиях использования СЭД исключительно для оптимизации внутренней работы с документами, к этим системам не предъявлялось никаких внешних требований, поскольку СЭД непосредственно не взаимодействовали друг с другом: с их помощью не создавались электронные оригиналы, они не обменивались друг с другом электронными документами, не обеспечивали межведомственное и межкорпоративное электронное взаимодействие.

Новый этап развития СЭД – переход к безбумажному документообороту

Реалии последних лет привели пересмотру представлений о месте и роли информационных технологий в нашем обществе, активным действиям по созданию электронного правительства, основанного на  безбумажных формах взаимодействия. Этому способствовал и огромный прогресс в массовом использовании информационных технологий, в т. ч. с использованием интернета и мобильных устройств, и высокий уровень развития и повсеместное распространение СЭД, и появление нового поколения руководителей, привыкших к активному использованию информационных технологий во всех сферах жизни.СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству

Это выразилось в начавшемся в 2010 году кардинальном пересмотре законодательства и других нормативных актов с целью снятия всех барьеров для повсеместного использования электронных документов, а также в принятии в 2010 году государственной программы «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». В числе ключевых индикаторов этой программы – показатели электронного документооборота: доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота, а также количество федеральных государственных услуг, которые население может получить с использованием сети интернет. Рассмотрим подробнее, каким образом решение этих задач связано с развитием СЭД.

СЭД и электронный документооборот между органами власти

В 2009 году началась реализация проекта межведомственного электронного документооборота органов власти Российской Федерации (МЭДО).

Этот проект предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия органов власти к электронному взаимодействию СЭД органов власти. Для решения такой задачи была создана защищенная транспортная (почтовая) система, обеспечивающая информационный обмен между органами власти. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой системе и – с помощью специальных программ-преобразователей (адаптеров) - могут принимать или отправлять документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате (см. рис 2).

На первом этапе проекта - в 2009-2010 гг.  отрабатывалась технологии приема-отправки электронных документов.

Вместо обмена бумажными копиями документов ведомства стали переходить к обмену электронными сканами бумажных оригиналов. К июню 2011 года уже 35 органов власти осуществляют обмен электронными документами с Аппаратом Правительства и Администрацией Президента РФ. Это позволяет не только сократить сроки доставки документов, но значительно сэкономить человеческие и материальные ресурсы на отправку-прием бумажных документов.

На следующем этапе, который начался в 2010 г., решалась задача обеспечения прозрачности работы с документами в органах власти. СЭД, подключенные к транспортной системе МЭДО, стали обмениваться не только документами, но информацией о состоянии работы с ними.

Например, система ведомства, получившего документ, скажем, из СЭД Аппарата Правительства РФ, по мере исполнения этого документа отправляет в СЭД Аппарата Правительства уведомления о регистрации документа, о передаче его исполнителю, о подготовке проекта доклада – ответа на поступивший документ и т.д. (см. рис.3.)

В 2011-2012 гг. предполагается завершить подключение к системе МЭДО всех федеральных органов исполнительной власти, высших органов власти субъектов федерации, а также ряда других органов власти. Доля безбумажного документооборота в общем объеме документооборота в 2013 году должна быть доведена до 35%. Проекты межведомственного электронного документооборота, аналогичные федеральному, ведутся во многих субъектах федерации.

Переход к работе с электронными оригиналами документов

Сама по себе организация межведомственного электронного документооборота не решает проблему выпуска электронных оригиналов (подлинников) документов. Пути решения этой проблемы сформулированы  в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утв. распоряжением  Правительства от 12.02.2011 № 176-р. В этом документе, в частности, предусматривается утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых в органе власти должно осуществляться в форме электронных документов. Предполагается, что уже с 2012 года работа с документами из этих перечней будет осуществляться в безбумажной форме. Какие же проблемы понадобиться решить для этого?

Традиционный бумажный документооборот построен на привычной самодостаточности бумажного документа для любого участника документооборота. Мы видим бланк учреждения, текст документа, кем и когда он подписан, собственноручную подпись, места, где проставляются другие подписи, регистрационные номера, даты и т.п. Чтобы воспроизвести подобную метафору в электронном документообороте, нужно отработать целый ряд решений. В частности, создать технологию, которая в соответствии с принятым порядком позволит нескольким лицам последовательно подписывать документ электронной подписью, внося в него при этом дополнительные данные (например, номера и даты).  Обеспечить возможность просмотра созданного электронного документа и проверки электронной подписи – вне и независимо от той СЭД, в которой они были созданы. Принять нормативные документы, определяющие порядок создания и заверения бумажных копий электронного оригинала документа.

Другим важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является обязательная работа руководителей, в том числе – лично первых лиц,  в СЭД. Если руководители не будут работать в системе электронного документооборота, подписывая электронные документы, то электронный документ просто не будет выпущен. Сейчас активно ведутся исследования по выработке оптимальных сценариев работы руководителей в СЭД. С одной стороны, появление удобных мобильных устройств типа планшетов, упрощает задачу, с другой стороны, даже самая высокая эргономичность решений вряд ли позволит многим руководителям справиться с собственноручным подписанием того огромного количества документов, с которыми им сейчас приходится иметь дело. Вероятно, понадобиться перераспределение полномочий и пересмотр регламентов выпуска документов.

Еще одним важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства.

СЭД и оказание услуг в электронной форме

Что такое процесс оказания электронной услуги? Это отправка гражданином или предприятием электронных документов - заявки и прилагаемых к ней документов, в адрес органа власти. Эта заявка, в свою очередь, инициирует процесс электронного документооборота по реализации услуги в одном или нескольких ведомствах и, возможно, на предприятиях. Информация о ходе и результате этого документооборота, а также необходимые документы направляются заявителю. Таким образом, собственно деятельность по реализации электронной услуги должна осуществляться в СЭД ведомств и предприятий, включенных в регламент исполнения услуги.

Решение задач по оказанию услуг в электронной форме осуществляется в рамках проекта создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Этот проект предполагает создание федерального и региональных порталов государственных услуг с личными кабинетами для физических и юридических лиц. Владелец кабинета может непосредственно на портале оформить заявку на услугу. Далее СМЭВ пересылает эту заявку в ведомства, участвующие в оказании услуги, а также обеспечивает управление ходом реализации этой заявки, информируя об этом заявителя. В ведомстве же заявка попадает в систему электронного документооборота, которая собственно обеспечивает процесс рассмотрения этой заявки (см. рис.4). Таким образом, эффективная реализация электронных услуг возможна лишь при эффективной организации внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Требования к современной СЭД

Как следует из обзора тенденций, СЭД уже сегодня должны претерпеть существенные изменения, обеспечив решение целого ряда новых задач:

  • работа руководителей, в т.ч. с использованием мобильных планшетных устройств
  • выпуск, обработка и хранение электронных оригиналов документов
  • различные виды межведомственного взаимодействия, сформулированные в проектах МЭДО, СМЭВ и недавно принятом ГОСТе Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами».

Исходя из этого, в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» предусмотрены следующие мероприятия:

  • определение требований к информационным системам электронного документооборота
  • создание (модернизация) информационных систем электронного документооборота с целью обеспечения соответствия этих систем предъявляемым к ним требованиям
  • мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и представление доклада о выявленных сложностях и перспективах осуществления данного процесса.

Конечно, указанные мероприятия относятся к органам государственной власти. Однако государство, являясь главным регулятором документационных процессов, отвечает за создание единого документационного пространства в обществе. Поэтому все субъекты электронного документооборота нашей страны должны будут строить свои СЭД с учетом этих требований.

Рис.1. Эволюция СЭД

Рис. 2. Архитектура системы МЭДО

Рис.3. Схема документооборота в системе МЭДО

Рис.4. Взаимодействие СЭД и СМЭВ при оказании электронных государственных услуг

В.Э. Баласанян,  к.т.н., председатель совета директоров компании «Электронные Офисные Системы»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль