Локальное регулирование делопроизводства

599
Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами традиционно является инструкция по делопроизводству, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации.

Как правило, в инструкциях по делопроизводству описывается только порядок обработки организационно-распорядительной документации, несмотря на то, что существенные особенности можно выделить при работе, например, с кадровыми, конфиденциальными и некоторыми другими документами. Кроме того, отметим, что в нашем журнале  уже затрагивался вопрос о целесообразности разработки нескольких инструкций по делопроизводству с различными подходами к данной проблеме.

Можно по-разному отвечать на вопрос о количестве и содержании инструкций по делопроизводству в организации, все ранее высказанные мнения специалистов, безусловно, заслуживают интерес и являются основанием для продолжения начатой дискуссии. Но сейчас хотелось бы подчеркнуть, что на практике далеко не во всех современных организациях, особенно относящихся к среднему и малому бизнесу, есть названный локальный нормативный акт по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству не только не утрачивает своего значения в условиях внедрения электронного документооборота, а напротив, способствует его успешному функционированию. Поэтому считаем целесообразным рассмотреть основные требования к его содержанию и оформлению.

Содержание инструкции по делопроизводству: основные разделы   

Текст инструкции по делопроизводству может включать различные разделы, названия и состав которых определяются самой организацией. Охарактеризуем наиболее важные из них.

Общие положения. Это обязательная вводная часть инструкции, где, прежде всего, определяется назначение данного документа, цель и задачи его разработки. В разделе должно быть указано, в соответствии с какими нормативными правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства разработана инструкция и на какие системы документации она распространяется.

Следует отметить, что вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время.

Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. При этом в инструкциях по делопроизводству должны учитываться условия и специфика деятельности федерального органа исполнительной власти. Другие организации при разработке инструкций по делопроизводству могут руководствоваться (в связи с отсутствием иного) рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения  управления (М., Главархив СССР, 1991).

В данном разделе также устанавливается, кто отвечает за состояние делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство в области документирования управленческой деятельности и контролирует работу с документами. Здесь же целесообразно показать, как осуществляется прием-передача дел при смене специалистов, работающих с документами, а также при их замене в период отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), какие действия следует предпринимать в случае утраты или порчи документов.

Состав документов организации. В разделе определяются виды документов, используемых для документирования функций управления, сферы их применения, места создания и использования. Материалы этого раздела являются основой для разработки табеля и альбома форм документов организации.

Подготовка документов. Здесь рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов:

состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы, особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, распорядительных, информационно-справочных и др.).

       В данном разделе следует определить полномочия работников организации по согласованию, подписанию и утверждению документов, а также необходимость и формы участия в подготовке документов специалистов других организаций.

        В самостоятельный подраздел рекомендуется выделить требования к языку и стилю служебных документов.

       На заметку!       

 С учетом материалов данного раздела разрабатываются альбом форм документов и сборник типовых и трафаретных текстов документов.

       Организация документооборота. В этой части инструкции характеризуются все процедуры, связанные с обработкой документов в процессе их движения, отдельно для потоков документов: поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних).

       Для входящих документов важно показать, по каким критериям в ходе предварительного рассмотрения документов они подразделяются на:

  • регистрируемые в службе делопроизводства или регистрируемые в структурных подразделениях в зависимости от того, какая система регистрации (централизованная или децентрализованная) принята в организации;
  • передаваемые на рассмотрение руководителю организации или направляемые непосредственно в структурные подразделения;
  • контролируемые в ходе их исполнения или неподлежащие контролю.

       Для исходящих и внутренних документов устанавливаются основные этапы движения проектов документов, способы тиражирования документов, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости Локальное регулирование делопроизводстваот способа передачи по каналам связи: почта, факс, телеграф, электронная почта и др.

       В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы.

       На заметку!      

Материалы данного раздела инструкции являются основой для разработки графика документооборота организации.

        Вопросы ведения электронного документооборота и работы с электронными документами могут быть выделены в самостоятельный раздел инструкции или, при необходимости, в отдельную инструкцию по СЭД.

       Информационно-поисковая система по документам организации. В инструкции по делопроизводству должны быть показаны:

регистрационно-учетные формы, используемые в организации: традиционные (книги, журналы, карточки) и электронные; принятая система индексации документов; порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; используемые в организации системы поиска документов (по видам документов, по вопросам деятельности организации, ретроспективный поиск и т.п.).

       Контроль исполнения документов. В данном разделе описывается система постановки документов на контроль и ведения контроля, указывается порядок снятия документов с контроля, определяются показатели, характеризующие состояние исполнительской дисциплины, а также меры воздействия на исполнителей, нарушающих сроки исполнения документов.

Важно знать!

Особое внимание в инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву исполнения документов.

       Организация документов в делопроизводстве. В разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

        Здесь же должен быть показан порядок оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия из дел отдельных документов и т.п.

        Передача документов на архивное хранение. В инструкцию по делопроизводству обязательно должны быть включены вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

       В разделе следует описать порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующих договоров.

       Названные разделы инструкции по делопроизводству при необходимости могут быть дополнены другими по усмотрению организации, например:

особенности работы с отдельными видами документов; функциональные обязанности работников организации, занятых подготовкой и обработкой документов; осуществление контроля за состоянием системы делопроизводства; ответственность за нарушение предусмотренных инструкцией требований; направления совершенствования системы делопроизводства и др.

К инструкции по делопроизводству целесообразно приложить:

  • образцы бланков официальных документов организации;
  • образцы регистрационных форм (с примерами их заполнения);
  • разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т.д.;
  • формы документов аналитического характера (справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т.п.);

формы: номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, описей дел (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу), листа-заверителя дела, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.    

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, так как знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

       В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны виды информации, составляющей коммерческую тайну; виды и разновидности конфиденциальных документов; правила работы с этими документами; доступ к конфиденциальной информации; режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.       

      Утверждение и применение должностной инструкции в организации

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации и согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с заместителем руководителя организации, отвечающим за ведение делопроизводства, с руководителем юридической службы, с руководителями других структурных подразделений организации).

Согласованный проект инструкции утверждается приказом руководителя организации, так как введение инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников распорядительным актом руководителя, например:

_____________________________________________________________________________

Закрытое акционерное общество «ТЕХНИКА-СЕРВИС»

(ЗАО «ТЕХНИКА-СЕРВИС»)

ПРИКАЗ

30.11.2010                                                                                                   № 123

г. Москва

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

       В целях упорядочения работы с управленческой документацией, обеспечения сохранности документов и совершенствования информационно-поисковой системы по документам организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству и ввести ее в действие с 01.01.2011.

       2. Всем работникам организации руководствоваться правилами работы с документами, содержащимися в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – руководители структурных подразделений, срок – постоянно.

       3. Зав.\заведующей?\ канцелярией Ждановой Г.В. провести с 14.12.2010 по 18.12.2010 занятия с руководителями структурных подразделений организации по разъяснению основных положений Инструкции по делопроизводству. График проведения занятий представить на утверждение до 05.12.2010 и довести до сведения руководителей структурных подразделений до 10.12.2010.

       4. Зав. канцелярией Ждановой Г.В. совместно с зав. копировально-множительной службой Богдановой Р.И. обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в структурные подразделения организации в срок до 11.12.2010.

       5. Начальнику административно-хозяйственного отдела Богданову Д.И. обеспечить канцелярию необходимым комплектом регистрационных книг, учетных карточек и т.п. в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Срок – до 25.12.2010.

       6. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по организационным вопросам Федорова Д. Т.

Директор                                                         Тихонов                                                           Б.А. Тихонов

Зам. директора                                                                                                   Юрисконсульт

по организационным вопросам                                                                              Львов    Ю.Н. Львов

Федоров Д.Т.Федоров                                                                                      30.11.2010

30.11.2010

Зав. канцелярией

Жданова   Г.В. Жданова

30.11.2010

С приказом ознакомлены:

зав. копировально-

множительной службой                              Богданова         30.11.2010                           Р.И. Богданова

                                                       

 должности руководителей

 структурных подразделений                              Личные подписи                                    Расшифровки

                                                              Даты                                                        подписей

В дело № 01-06

Круглова  01.12.2010

       

О.С. Круглова

231-15-16

____________________________________________________________________________________

      

      Служба делопроизводства обязана постоянно оказывать методическую помощь структурным подразделениям организации по вопросам применения инструкции по делопроизводству.

        В дальнейшем в процессе применения инструкции по делопроизводству, как правило, возникает необходимость изменения, уточнения или отмены отдельных положений. Вносимые в инструкцию изменения должны согласовываться с заинтересованными должностными лицами и вводиться приказом руководителя организации, например:

_____________________________________________________________________________

Закрытое акционерное общество «ТЕХНИКА-СЕРВИС»

(ЗАО «ТЕХНИКА-СЕРВИС»)

ПРИКАЗ

29.01.2010                                                                                                   № 10

г. Москва

О внесении изменений

в Инструкцию

по делопроизводству

       В связи с необходимостью совершенствования в организации системы контроля исполнения документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. Внести следующие изменения  в  раздел 6. «Контроль исполнения документов» Инструкции по делопроизводству:

       1.1. В пункте 6.3 слово «упреждающий» заменить словом «предупредительный».

       1.2. Пункт 6.5 «Обязательному контролю подлежат» дополнить словами: «запросы депутатов».

       1.3. В пункте 6.7 перед словом «днях» добавить слово «календарных».

       2. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по организационным вопросам Федорова Д. Т.

Директор                                                    Тихонов                                                                Б.А. Тихонов

Зам. директора                                                                                                  Юрисконсульт

по организационным вопросам                                                                                  Львов    Ю.Н. Львов

Федоров      Д.Т. Федоров                                                                                 29.01.2010

29.01.2010

Зав. канцелярией

Жданова   Г.В.Жданова

29.01.2010

С приказом ознакомлены:

зав. копировально-

множительной службой                              Богданова         29.01.2010                          Р.И. Богданова

                                               

должности руководителей

структурных подразделений                              Личные подписи                                    Расшифровки

                                                             Даты                                                        подписей

В дело № 01-06

Круглова  01.12.2009

       

О.С. Круглова

231-15-16

____________________________________________________________________________________

      

        За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований инструкции по делопроизводству работники организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах должностных инструкций работников.

В. И. Андреева канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль